Cytat: proszek w Lipiec 07, 2025,Chciałabym upewnić się w kwestii wydruku takiego dokumentu:

- czy drukujemy dokument już z podpisem elektronicznym, a pod nim podpisujemy to pismo dodatkowo odręcznie ? (na takim wydruki wizualnie są 2 podpisy - elektroniczny i odręczny)

- czy drukujemy niepodpisany dokument i składamy na nim podpis odręczny ? (wizualnie na wydruku 1 podpis - odręczny)

To czy na wyświetlonym/wydrukowanym dokumencie podpisanym elektronicznie widać jakieś informacje o podpisie, zależy tylko od ustawień i tego jak Wam jest wygodniej. Można mieć w tworzonych dokumentach makra które zaczytają dane o podpisie (informacja że dokument podpisano elektronicznie, data, imię, nazwisko itp) czy jakąś grafikę (z podobnymi informacjami). Jeśli masz to już na dokumencie (a to jest bardzo wygodne rozwiązanie), no to klepanie na tym jeszcze pieczątki i podpis odręczny mogą być trochę mylące - więc moim zdaniem najlepiej wybrać tę drugą opcję.

Cytat: Aleksandra w Sierpień 26, 2025,My działamy na Ordynacji Podatkowej i nie ma w niej nic o podpisie odręcznym (Art. 144b). W naszej IK też nie ma o tym mowy, więc jakie inne przepisy masz jeszcze na myśli?

Art. 144b ordynacji podatkowej dotyczy wysłki, a my tu piszemy o dokumentach tworzonych "do akt". Masz to opisane w art 126 i 210 swojej ordynacji. Przechowywane pisma i decyzje muszą być podpisane.

Cytat: Jarek w Sierpień 26, 2025,To czy na wyświetlonym/wydrukowanym dokumencie podpisanym elektronicznie widać jakieś informacje o podpisie, zależy tylko od ustawień i tego jak Wam jest wygodniej. Można mieć w tworzonych dokumentach makra które zaczytają dane o podpisie (informacja że dokument podpisano elektronicznie, data, imię, nazwisko itp) czy jakąś grafikę (z podobnymi informacjami). Jeśli masz to już na dokumencie (a to jest bardzo wygodne rozwiązanie), no to klepanie na tym jeszcze pieczątki i podpis odręczny mogą być trochę mylące - więc moim zdaniem najlepiej wybrać tę drugą opcję.

tu mam właśnie dylemat - jak to się ma do formy w jakiej pismo zostało faktycznie wysłane. Czyli wysyłka w formie elektronicznej, podpis elektroniczny, a w aktach podpis odręczny. Skąd ktoś za x lat będzie wiedział ze to nie jest faktyczna ostateczna wersja tego dokumentu. Że Strona dostała pismo elektroniczne skoro w aktach leży pismo podpisane odręcznie. 

Dlatego ja bym jednak drukował raport z weryfikacji podpisu albo jednak zostawiał te "makro" czy kto tam to ma.

Cytat: Jarek w Sierpień 26, 2025,Art. 144b ordynacji podatkowej dotyczy wysłki, a my tu piszemy o dokumentach tworzonych "do akt". Masz to opisane w art 126 i 210 swojej ordynacji. Przechowywane pisma i decyzje muszą być podpisane.

Zgadza się, ale to dotyczy spraw podatkowych (te prowadzimy elektronicznie), ale chodzi mi o sprawy kadrowe, czy z zakresu logistyki, które prawie w całości są u nas w obiegu papierowym. Jaki jeszcze przepis mógłby nas obligować do podpisywania odręcznego pism elektronicznych drukowanych do akt, jeżeli nasza IK nie nakazuje nam tego robić?

Cytat: Aleksandra w Wrzesień 02, 2025,Zgadza się, ale to dotyczy spraw podatkowych (te prowadzimy elektronicznie), ale chodzi mi o sprawy kadrowe, czy z zakresu logistyki, które prawie w całości są u nas w obiegu papierowym. Jaki jeszcze przepis mógłby nas obligować do podpisywania odręcznego pism elektronicznych drukowanych do akt, jeżeli nasza IK nie nakazuje nam tego robić?

Zgodnie z § 59 ust. 1 i 2 oraz § 60 ust. 3 i 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej; 2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

Zgodnie z powyższym do akt sprawy włącza się dokument wydrukowany i podpisany odręcznie.

Dużo jednostek nie podlega po te rozporządzenie...

Cytat: proszek w Wrzesień 02, 2025,Zgodnie z § 59 ust. 1 i 2 oraz § 60 ust. 3 i 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej; 2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

Zgodnie z powyższym do akt sprawy włącza się dokument wydrukowany i podpisany odręcznie.

Właśnie ten przepis nas nie dotyczy, ponieważ mamy swoją IK i w niej mamy zapis jedynie o odnotowaniu sposobu wysyłki.

Wiem. My też nie. Ale ogólna instrukcja nie jest przypadkiem dla wszystkich tylko jrwa każdy tworzy swój?

Nie nie jest. Ogólna Instrukcja - jest tylko wzorem zawieszonym na stronie JRWA celem inspiracji.

Ale proszkowi chodziło o instrukcje z rozporządzenia z 2011 roku... Tak czy inaczej ta tylko obowiązuje samorządy i jednostki im podległe. Choć oczywiście może być wzorem dla tworzenia instrukcji, choć ta z ndap jest nowocześniejsza ale też stara.... Coś tam pracują nad nowym projektem ale z różnych przyczyn dlugo to trwa.

Ja uważam tak: Jeżeli w jednostce obowiązuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją, można nie podpisywać tylko elektronicznie, w przypadku dokumentacji prowadzonej w sposób tradycyjny/papierowy na egzemplarzu pozostającym w firmie powinien być podpis odręczny.

Cytat: Aleksandra w Wrzesień 02, 2025,Zgadza się, ale to dotyczy spraw podatkowych (te prowadzimy elektronicznie), ale chodzi mi o sprawy kadrowe, czy z zakresu logistyki, które prawie w całości są u nas w obiegu papierowym. Jaki jeszcze przepis mógłby nas obligować do podpisywania odręcznego pism elektronicznych drukowanych do akt, jeżeli nasza IK nie nakazuje nam tego robić?

A gdybym wskazał takie przepisy to znowu napiszesz mi że jednak chodzi o coś innego?    Dla porządku - takie przepisy też są. Ale na pewno macie swoich prawników, nie będę im odbierać chleba. Szkoda tylko że takich pytań nie zadano im zanim zaczęliście majstrować przy zapisach instrukcji kancelaryjnej.

IK to nie jest żaden przepis w Waszym przypadku, tylko zwykła regulacja wewnętrzna która musi być zgodna z prawem powszechnie obowiązującym, nie może kreować sytuacji wykraczających poza prawo.