Podpisy elektroniczne a archiwizacja w systemie papierowym

[proszek]

Dzień dobry czy jest tu ktoś kto może pomóc w interpretacji przepisu z IK z 2011 r:
§  59. 
1.  Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.
2.  W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:
1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;
2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).
Chciałabym upewnić się w kwestii wydruku takiego dokumentu:

- czy drukujemy dokument już z podpisem elektronicznym, a pod nim podpisujemy to pismo dodatkowo odręcznie ? (na takim wydruki wizualnie są 2 podpisy - elektroniczny i odręczny)

- czy drukujemy niepodpisany dokument i składamy na nim podpis odręczny ? (wizualnie na wydruku 1 podpis - odręczny)

bardzo byłabym wdzięczna za wyjaśnienie.

[Dory]

Wydaje mi się, że opcja numer dwa.

[gtrafalski]

Moim zdaniem 1 Idziemy po kolei według Instrukcji. Podpisujący najpierw (1) nakłada podpis elektroniczny, a dopiero potem (2) podpisuje odręcznie. W ten sposób w aktach sprawy zostaje taki dokument jak wysłaliśmy z dodatkową parafką.

Jest to jedno z wielu niedomagań stosowania Rozporządzenia z 2011 r., które naprawdę domaga się nowelizacji.

[proszek]

Powiem jak to jest u nas. Najpierw przygotowywane jest pismo na papierze, dyrekcja podpisuje odręcznie (taki dokument zostaje u nas w ad acta) Następnie pracownik merytoryczny przekształca wersję word na pdf i wysyła dyrekcji do podpisu elektronicznego. Taki dokument elektroniczny jest dalej wysyłany (e-doręczenia lub epuapem) 

[Dory]

Moim zdaniem 1 Idziemy po kolei według Instrukcji. Podpisujący najpierw (1) nakłada podpis elektroniczny, a dopiero potem (2) podpisuje odręcznie. W ten sposób w aktach sprawy zostaje taki dokument jak wysłaliśmy z dodatkową parafką.

Jest to jedno z wielu niedomagań stosowania Rozporządzenia z 2011 r., które naprawdę domaga się nowelizacji.

Masz rację, jednak opcja nr 1.

[proszek]

Czy może to być parafka, czy musi być podpis z pieczątką..

[Dory]

Czy może to być parafka, czy musi być podpis z pieczątką..

Moim zdaniem podpis. Parafki często gęsto są nieczytelne.

[gtrafalski]

Ja też myślałem o podpisie. Nie wyraziłem się do końca precyzyjnie.

[proszek]

a czy ma znaczenie fakt ze my jako jednostka organizacyjna miasta nie podlegamy pod IK z 2011 r.? Tylko bodajże pod rozporządzenie o Narodowym Zasobie Archiwalnym

[Agatka1986]

a czy ma znaczenie fakt ze my jako jednostka organizacyjna miasta nie podlegamy pod IK z 2011 r.? Tylko bodajże pod rozporządzenie o Narodowym Zasobie Archiwalnym

A co to za rozporzadzenie?
Sposób postępowania z dokumentem elektronicznym czy to z rejestracją wpływu czy to z wysyłką powinien być uregulowany w instrukcji kancelaryjnej. Generalnie dokument podpisany podpisem elektronicznym drukuje się i na nim podpisuje się osoba, która podpis wykonała- jak dla mnie pieczątka i podpis. Jeśli podpis byl wykonany w EZD sporządzam wydruk z systemu wraz z uwierzytelnieniem o informacja o złożonych podpisach i daje do podpisu osobie, która podpis wykonała. Jeśli zapisy w instrukcji kancelaryjnej nie są sprecyzowane rozważyłabym aktualizacje normtywow 

[gtrafalski]

Tak, kluczowe są zapisy w Twojej Instrukcji kancelaryjnej, którą w większości wypadków da się, po rozmowach z AP, dostosować do Twoich potrzeb i oczekiwań. Ale nie wszyscy mają tak dobrze. Urzędy gmin, miast, powiatów, wojewódzkie, marszałkowskie i administracja zespolona w województwie są zobligowani do stosowania Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. I o tym Rozporządzeniu wszyscy mówimy.

a czy ma znaczenie fakt ze my jako jednostka organizacyjna miasta nie podlegamy pod IK z 2011 r.? Tylko bodajże pod rozporządzenie o Narodowym Zasobie Archiwalnym

Ma o tyle, że tą sprawę powinna rozwiązać Twoja IK. U mnie na przykład zrobiliśmy ostatnio tak, że jeżeli w sprawie papierowej jest pismo podpisane elektronicznie to przygotowuje się wydruk pisma i załącza do niego raport z weryfikacji podpisu. I nikt tego odręcznie nie podpisuje, bo i po co?

[Jarek]

U mnie na przykład zrobiliśmy ostatnio tak, że jeżeli w sprawie papierowej jest pismo podpisane elektronicznie to przygotowuje się wydruk pisma i załącza do niego raport z weryfikacji podpisu. I nikt tego odręcznie nie podpisuje, bo i po co?

A któryż to paragraf IK reguluje Twoim zdaniem tę dziwaczną praktykę?

[gtrafalski]

Od razu dziwaczną...
We wzorcowej to par. 36 ust. 3, w IK z 2011 r. par. 59 ust. 2 pkt 2, u mnie par. 35 ust. 3.

[Jarek]

Dziwaczną - no bo z jednej strony nie wiadomo dlaczego i po co weryfikujecie podpisy własnych przełożonych, z drugiej ignorujecie wymóg własnoręcznego podpisania egzemplarza ad acta, jasno określony w IK.

[gtrafalski]

Weryfikujemy podpisy własnych przełożonych w celu zachowania potwierdzenia autentyczności wydanego pisma. To chyba wyjaśnia dlaczego. 
Nie mamy "wymogu własnoręcznego podpisania egzemplarza ad acta, jasno określonego w IK". Poszliśmy inną drogą przygotowując dla siebie ten dokument. I udało nam się przekonać do tego pomysłu właściwe władze archiwalne.