Podpisy elektroniczne a archiwizacja w systemie papierowym

[Jarek]

Poszliśmy inną drogą przygotowując dla siebie ten dokument. I udało nam się przekonać do tego pomysłu właściwe władze archiwalne.

No poszliście inną drogą, tyle że to droga zabiegów magicznych. Wykorzystujecie (chyba) funkcjonalność EZD przeznaczoną do czegoś innego, tworzycie przy jej użyciu wydumane działania zastępcze, ale niczego nimi nie upraszczacie ani nie ułatwiacie. Efektem tych działań jest placebo - prawie bezwartościowy wydruk. Jak chcecie wiązać sprawę papierową z elektronicznym podpisanym dokumentem który jest tylko w EZD?

[Barsa]

To wszystko nie jest takie proste, gdy np. większość pracowników departamentu pracuje zdalnie przez 90% czasu, w tym dyrektorzy. Wtedy jakieś tam "kompensowanie" tego podpisu własnoręcznego w takich sprawach jest sensowne, choć akurat w mojej ocenie raporty z EZD to średni sposób, ale z drugiej strony jest "pod ręką" i skoro AP zgodziło się...

U mnie najlepsze jest to, że nie ważne czy to sprawa papierowa czy elektroniczna, ale zastępując na chwilę pracownika kancelarii zauważyłem, że pracownicy wysyłając dokumenty podpisane elektronicznie listami poleconymi nie dołączają nic do przesyłki oprócz sformułowania pod treścią pisma "podpisano podpisem kwalifikowanym". Dla mnie to trochę za mało, ale muszę się douczyć w temacie, żeby to "ruszyć". Po za tym skoro sądom, prokuraturom oraz podmiotom nadzorowanym to nie przeszkadza....
Kwestia jest uregulowanie główne jest tu:
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-postepowania-administracyjnego-16784712/art-39-3

ale mowa tu jest o identyfikatorze pisma a w rzeczonych pismach tego nie ma.

Ps. Kadry znów robią coś jak u gtrafalskiego, czyli drukują raporty, ale znów nie podpisują własnoręcznie xD

[Jarek]

Ale to jest całkiem proste: jak ktoś chce podpisywać tylko elektronicznie (czy pracować zdalnie przez 90% czasu) to musi mieć sprawy elektroniczne, ot i wszystko.

Nie znam żadnego powszechnie obowiązującego przepisu prawa, który by pozwalał wytwórcy dokumentacji standardowo zastępować w swoich aktach spraw, podpisane papierowe pisma własne jakimiś wydrukami z dokumentów elektronicznych.
Są tylko przepisy na dwie inne sytuacje: kiedy pismo wychodzi z jednostki i trafia do odbiorcy w postaci wydruku (reguluje to m. in. wspomniany Kpa) oraz kiedy nasza jednostka otrzymuje dokument elektroniczny i robimy z niego wydruk do sprawy papierowej (to tylko w IK).

[Barsa]

Niestety są u mnie symbole w JRWA gdzie jest jest sporo sądów, prokuratur itp., do których i od których otrzymuje się dużo papieru, ale równocześnie w tych sprawach jest korespondencja z klientem i innymi instytucjami, gdzie można już śmiało używać dokumentów elektronicznych. Przez co jest trochę dualizm a, że podpisy elektroniczne są wygodne...
Dodatkowo mam przepis (to do sprawdzenia, bo tylko o tym słyszałem od kontrolerów), że podczas kontroli jeden dokument musi być wręczony osobiście. Oczywiście robią to osoby, które rzadko pojawiaja się w siedzibie i nie oddadzą tego do składu. Wiec co zrobiono, wyjątek ale większość dokumentów jest podpisywana elektronicznie... Mam trochę takich chochołów, do sukcesywnego ogarnięcia.

[Agatka1986]

Trochę się podepnę pod wątek. Mam pytanie co do postępowania z dokumentami elektronicznymi i podpisanymi podpisem kwalifikowanym. Mam w jednostce system tradycyjny wspierany EZD. Zapist w ik są jasne jeśli czynności kancelaryjny wykonywane są w systemie tradycyjnym to drukujemy, rejestrujemy, podpisy są weryfikowane- wydruk po dekretacji przekazany komórce do zalatwienua- to dzieje się z papierem i papier jest archiwizowany, natomiast co dzieje się i co zrobić z tym dokumentem elektronicznym? Dotychczas archiwizowalam tylko papier bo taki jest system kancelaryjny ale teraz to nie mam pewności czy coś robić z dokumentem elektronicznym? 

[Jarek]

Niestety są u mnie symbole w JRWA gdzie jest jest sporo sądów, prokuratur itp., do których i od których otrzymuje się dużo papieru, ale równocześnie w tych sprawach jest korespondencja z klientem i innymi instytucjami, gdzie można już śmiało używać dokumentów elektronicznych. Przez co jest trochę dualizm a, że podpisy elektroniczne są wygodne...

To czy sprawy można prowadzić elektronicznie, nie zależy od tego jak wysyłamy i otrzymujemy korespondencję!
Wiązanie tego ze sobą to niestety częsty błąd.

Wniosek mi wpływa papierowy, odpowiedź wysyłam też papierową, ale sprawę jak najbardziej mogę prowadzić jako elektroniczną!

Mam w jednostce system tradycyjny wspierany EZD. Zapist w ik są jasne jeśli czynności kancelaryjny wykonywane są w systemie tradycyjnym to drukujemy, rejestrujemy, podpisy są weryfikowane- wydruk po dekretacji przekazany komórce do zalatwienua- to dzieje się z papierem i papier jest archiwizowany, natomiast co dzieje się i co zrobić z tym dokumentem elektronicznym? Dotychczas archiwizowalam tylko papier bo taki jest system kancelaryjny ale teraz to nie mam pewności czy coś robić z dokumentem elektronicznym?

Jeśli masz EZD, no to trzymasz te dokumenty elektroniczne w EZD.

[Barsa]

Tak prowadźmy sprawy elektroniczne dla symboli gdzie jest mnóstwo papieru, szczególnie gdzie mamy kat. A. Niech składy puchną a archiwum państwowe nie będzie wydawało zgody na brakowanie. Nie, ja podziękuję

To jest jednak prozaiczne i logiczne rozwiązanie, że dopóki nie ogarną aktem prawnym składów chronologicznych itd. to tam gdzie jest dużo papieru wygodniej jest prowadzić sprawy papierowo. Dodatkowo niech sądy też się ogarną, bo są daleko w tyle w tym temacie, ale to też kilka lat.

[gtrafalski]

Jeśli masz EZD, no to trzymasz te dokumenty elektroniczne w EZD.

To jednak nie jest, aż tak proste. Zwłaszcza w długim trwaniu. W sprawach prowadzonych papierowo w teczce aktowej musi znaleźć się odwzorowanie dokumentu elektronicznego w formie wydruku. Po to, aby dopełnić obowiązku przechowywania dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.

[gtrafalski]

No poszliście inną drogą, tyle że to droga zabiegów magicznych. Wykorzystujecie (chyba) funkcjonalność EZD przeznaczoną do czegoś innego, tworzycie przy jej użyciu wydumane działania zastępcze, ale niczego nimi nie upraszczacie ani nie ułatwiacie. Efektem tych działań jest placebo - prawie bezwartościowy wydruk. Jak chcecie wiązać sprawę papierową z elektronicznym podpisanym dokumentem który jest tylko w EZD?

Na początek uporządkujmy. Mówimy o dokumentach elektronicznych powstałych w sprawach dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej. Skoro chcemy je dokumentować w postaci nielektronicznej opcja trzymania dokumentów elektronicznych w systemie EZD odpada. Więc trzeba poszukać czegoś innego. Nie chcieliśmy podpisywać odręcznie dokumentów wychodzących w postaci elektronicznej po pierwsze ze względów organizacyjnych, po drugie ze względów prawnych (zostawiamy w aktach jednak inny dokument niż wyszedł na zewnątrz), po trzecie ze względów kultury pracy (wiele osób jest zdalnie). Wybraliśmy rozwiązanie pozwalające na zachowanie informacji o autentyczności podpisu elektronicznego, który był kiedyś złożony na dokumencie. Wiem, że to nie to samo co podpis elektroniczny, ale ze względu na sposób dokumentowania nie mamy możliwości zachowania podpisu w postaci w jakiej został wytworzony.

Zgadzam się, że to "magiczne placebo", ale to przejście między postaciami dokumentów wymaga od nas wszystkich jakiegoś rodzaju zabiegów. Odręczne podpisanie wydrukowanych dokumentu elektronicznego też jest takim zabiegiem. I wiem rozumiem, że niektórzy muszą/powinni tak robić bo są związani Rozporządzeniem z 2011 r., ale inni z nas nie są Zastanówmy się po co my to robimy. Według mnie celem jest zachowanie informacji o autentyczności dokumentu, który wystawiliśmy. Jeżeli tak, to w wg mnie raport z podpisu elektronicznego wystarczy.

Z zysków: znacząco upraszczamy sobie proces archiwizacji (pozostawiając możliwość wygotowania dokumentu, którego ktoś "zapomniał" wydrukować i podpisać po latach), ograniczamy ilość pism obiegających w papierze (bo nie ma potrzeby przedkładać do podpisu wydruku pisma).

[Aleksandra]

U mnie jest jeszcze lepiej, bo w IK nie ma w ogóle mowy o podpisie odręcznym (nasz dyrektor podpisuje elektronicznie x pism z różnych lokalizacji, więc kuriozalne byłoby wysyłać mu teraz wszystkie te pisma pocztą na biurko po to, aby podpisał te wszystkie pisma jeszcze raz - odręcznie, a potem odsyłać z powrotem do x lokalizacji  ). Mamy tylko zapis, że taki wydruk dokumentu elektronicznego ma mieć adnotację co do sposobu wysyłki i finito  AP - IK w takim kształcie podpisało.

[Jarek]

U mnie jest jeszcze lepiej, bo w IK nie ma w ogóle mowy o podpisie odręcznym (nasz dyrektor podpisuje elektronicznie x pism z różnych lokalizacji, więc kuriozalne byłoby wysyłać mu teraz wszystkie te pisma pocztą na biurko po to, aby podpisał te wszystkie pisma jeszcze raz - odręcznie, a potem odsyłać z powrotem do x lokalizacji  ). Mamy tylko zapis, że taki wydruk dokumentu elektronicznego ma mieć adnotację co do sposobu wysyłki i finito  AP - IK w takim kształcie podpisało.

To jest wykoślawienie zasad kancelaryjnych, przede wszystkim to jednak zagrożenie dla wiarygodności dokumentów. To się zapewne wzięło z czasów covidu, NDAP publikowało też takie półformalne doraźne zalecenia co do sposobu dokumentowania załatwiania spraw przy pracy zdalnej w covidzie. Zapewne wielu osobom spodobała się praca zdalna, i coś co miało być tymczasowym wyjątkiem próbuje się teraz normalizować, niestety wg modelu niczym z praw Murphyego - im głupszy pomysł tym bardziej się rozpowszechnia i utrwala.
A racjonalizować takie sytuacje da się tylko na jeden sposób - przechodzić na sprawy elektroniczne w EZD.

Nie chcieliśmy podpisywać odręcznie dokumentów wychodzących w postaci elektronicznej po pierwsze ze względów organizacyjnych, po drugie ze względów prawnych (zostawiamy w aktach jednak inny dokument niż wyszedł na zewnątrz), po trzecie ze względów kultury pracy (wiele osób jest zdalnie). Wybraliśmy rozwiązanie pozwalające na zachowanie informacji o autentyczności podpisu elektronicznego, który był kiedyś złożony na dokumencie. Wiem, że to nie to samo co podpis elektroniczny, ale ze względu na sposób dokumentowania nie mamy możliwości zachowania podpisu w postaci w jakiej został wytworzony.

Jeśli chodzi o względy prawne - czy Ty rozumiesz co napisałeś: jeśli chodzi o dokumenty papierowe w sensie fizycznym zawsze jedno pismo (egzemplarz pisma) wysyłamy a inny przechowujemy. To jest temat stary jak rozwój form kancelaryjnych - technika biurowa umożliwia zwielokrotnianie dokumentów w taki czy w inny sposób (kalka maszynowa, powielacz, drukarka) - o tym że coś jest dokumentem decyduje (oprócz identyczności treści) data i podpis. Najprostsze rozwiązanie to wydruk jednego egzemplarza pisma do akt i podpisanie go przez przełożonego.
Jeśli przepisy prawa (np. Kpa) mówią że dokument ma zawierać podpis, a wy zachowujecie tylko jakiś wydruk, to znaczy że łamiecie prawo.

Dokument próbujecie zastąpić tworem, który nie ma podstawy w przepisach. Chyba nie wiecie nawet że jest przepis (powszechnie obowiązujący) który reguluje tworzenie kopii dokumentów elektronicznych i co taka kopia powinna zawierać. Wszelkie wydruki zastępujące dokument elektroniczny w przewidzianych prawem sytuacjach mają wartość tylko dlatego że można je porównać z elektronicznym oryginałem i do tego oryginału się informacyjnie odnoszą!

Z zysków: znacząco upraszczamy sobie proces archiwizacji (pozostawiając możliwość wygotowania dokumentu, którego ktoś "zapomniał" wydrukować i podpisać po latach), ograniczamy ilość pism obiegających w papierze (bo nie ma potrzeby przedkładać do podpisu wydruku pisma).

Ale przecież sam napisałeś wyżej że nie będziecie trzymać dokumentów elektronicznych. Więc z czego niby będziecie robić te wydruki?? Ale co innego jest zabawniejsze w tej koncepcji - zdaje się nie wiesz, ale jak wygaśnie certyfikat użyty do złożenia podpisu, to już autentyczności żadnego podpisu nie potwierdzisz.

Zysków nie macie żadnych, sami generujecie sobie problem, nad którym znowu będziecie się biedzić jako cała jednostka. Brniecie krok po kroku, wybierając najgorsze rozwiązania z możliwych. I wszystko tylko dlatego że (zapewne) ktoś przyzwyczaił się do niepodpisywania papierowego egzemplarza pisma przeznaczonego do akt. Przejdźcie na sprawy elektroniczne!

[proszek]

Ale to jest całkiem proste: jak ktoś chce podpisywać tylko elektronicznie (czy pracować zdalnie przez 90% czasu) to musi mieć sprawy elektroniczne, ot i wszystko.

Przecież można wysyłać pisma podpisane elektronicznie nawet jeśli są to sprawy prowadzone papierowo. Jedno nie wyklucza drugiego i na odwrót, prawda? Mój główny dylemat pozostaje niezmienny, jak ma wyglądac egzemplarz ad acta takiego pisma podpisanego elektronicznie, wysłanego np. e-doręczeniami.

[Barsa]

eDoreczenia PUH i ich potwierdzenia odbioru to są dopiero fajne tematy do spraw prowadzonych papierowo...

[proszek]

Dokładnie.. Nie ma takich potwierdzeń jak przy PURDE. To wszystko to jest jakiś nieodkryty kosmos żadne przepisy nie regulują jak postępować z takimi rzeczami. Działami "na czuja". u nas te potwierdzenia w wysyłce PURDE drukujemy i traktujemy jak żółtą zwrotkę tradycyjną...

[Aleksandra]

Jeśli przepisy prawa (np. Kpa) mówią że dokument ma zawierać podpis, a wy zachowujecie tylko jakiś wydruk, to znaczy że łamiecie prawo.

My działamy na Ordynacji Podatkowej i nie ma w niej nic o podpisie odręcznym (Art. 144b). W naszej IK też nie ma o tym mowy, więc jakie inne przepisy masz jeszcze na myśli?