1. Pudła archiwizacyjne - proszę zmierz sobie konkretne akta. Przez lata wzory okładek do akt spraw, jak również ich rozmiary, zmieniały się. Generalnie jednak pudła archiwizacyjne o wymiarach 350x260x110 mm powinny wystarczyć.
Uwaga - Archiwa Państwowe czasami wymagają zapakowania dodatkowo każdej teczki z osobna w teczkę z materiałów bezkwasowych. Jest to zalecane zwłaszcza wtedy, gdy akta są mechanicznie uszkodzone, typu właśnie podarte okładki.
Zresztą całkiem słusznie, iż zadanie wybrania materiałów do archiwizacji zostało "zrzucone" na archiwistę - to archiwista wie, jakich materiałów potrzebuje - archiwista składa zapotrzebowanie... a następnie modli się aby to było dostępne w centralnych zakupach ^^
2. Względem dołączonych akt - sprawdź czy jest w nich zarządzenie o połączeniu spraw do wspólnego prowadzenia lub o dołączeniu akt i prowadzenia pod nową sygnaturą etc. - mogło się zdarzyć, iż ktoś kiedyś wypożyczył teczkę, a potem zamiast ją odłożyć na miejsce to zdał do archiwum bez jej wyłączania. Jeśli jednak teczka ma pozostać włączona do danej sprawy to numerujesz ją osobno.
W przypadku dołączonych akt wykonawczych - również numeracji idzie osobno.
Numerujesz oczywiście karty - jeśli AP proponuje poprzekreślanie numeracji kart i naniesienie numeracji stron to są po prostu niepoważni.
W przypadku braku kart - w opisie danej jednostki zamieść uwagę typu "brak kart 5, 16, 19".
3. Odpisy postanowień - sprawdź proszę czy nie ma nich elementów, które na wyroku nie występują - np. informacja o nadaniu klauzuli wykonalności. Nadto jeśli oryginał wyroku jest sporządzony pismem odręcznym, a odpis maszynowym/komputerowym to zalecałbym zachowanie takowego odpisu, bo niektórzy protokolanci pisali jaki kura pazurem i czasami ciężko rozczytać kto, kogo i o co pozywał.
4. Jak w punkcie 2 - zalecałbym zapakowanie takowych teczek w teczki bezkwasowe.
5. Elementy opisu określa rozporządzenie
w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015, poz. 1743), a konkretniej załącznik nr 4 do rzeczonego
Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, punkt 4.5
4.5. umieszczenie jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych (np.: pudło, teka);
opakowania zbiorcze opisuje się przez umieszczenie na grzbiecie: nazwy zespołu (zbioru)
archiwalnego i sygnatur jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz;
przy czym ja jeszcze dodaje zawsze numer zespołu archiwalnego. Radziłbym nanosić opis ręcznie - albowiem wydrukowana kartkę trzeba jakoś przymocować do pudła i tutaj powstaje problem - elementy metalowe odpadają, klej może zawierać jakieś szkodliwe związki chemiczne.
nadto z zacytowanego przepisu wynika, iż opis składa się z sygnatur archiwalnych, nie zaś ze znaków spraw.
Oczywiście wskazane jest zadzwonienie do swojego AP i wypytanie o szczegóły techniczne typu co zrobić jak okładka akt jest uszkodzona, czy pakować w teczki bezkwasowe etc. Również to AP udziela informacji od jakiego numeru masz zacząć spis.
W przypadku brakowania akt koniecznie pamiętaj o znacznych ograniczeniach w tym zakresie wynikających z art. 115 Ustawy o Sądzie Najwyższym (Dz.U. 2018, poz.5), o czym już wielokrotnie było wspominane w tym temacie.