IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: muniekdm w Maj 31, 2007,

Tytuł: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 31, 2007,
Interesuje mnie zagadnienie dotyczące wypożyczeń. Jak to jest, jeśli np. wydział cywilny chce skorzystać z akt wydziału karnego, jak to wyglada od strony praktycznej Do tej pory było tak, że pismo z zapytaniem trafiało do karnego, osoba z karnego wypożyczała akta  i przekazywała do karnego, ale moim zdanem to niepotrzebne komplikowanie, prosze o pomoc w tej sprawie
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Dzbo w Czerwiec 01, 2007,
Taki tok wydaje się słuszny.Dysponentem dokumentacji może być tylko ich właściciel.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Czerwiec 01, 2007,
Czyli powinien decydować archiwista, skoro akta zostały przekazane do archiwum i powinien udostępniać akta zainteresowanej komórce, skoro wydział karny chce skorzystać z akt cywilnego, powinno się to odbywac na podstawie karty udostępniania, cywilny wydaje zgodę i osoba z wydziału karnego odbiera akta bezpośrednio z archiwum, mam rację.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Pawel w Czerwiec 08, 2007,
Według Instrukcji Archiwalnej dla Sądów na akta udostępniane poza archiwum może wyrazić zgodę tylko kierownik komórki w której akta powstały. U mnie wyglada to tak, że wydziały między sobą załatwiają te sprawy, czyli przychodzi osoba z wydziału Cywilnego po akta cywilne (oczywiście z rewersem) i póżniej już na wydziale udostępnia drugiemu wydziałowi, czyli karnemu. Wolę w taki sposób gdyż zapobiega to wypadkom w których Wydział karny zagubiłby powyższe akta cywilne, a ja musiałbym tłumaczyć się przed kierownikiem wydziału cywilnego. Tak więc nie interesuje mnie co się dzieje z tymi aktami po podjęciu przez wydział, zawsze wydaję takie akta wydziałom, które te akta wytworzyły.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Czerwiec 29, 2007,
Mam pytanie, na jakiej podstawie wypożycza się akta, bo ja u siebie wprowadziłem rewersy. Chciałbym się dowiedzieć, jak to jest w innych sądach. Bęę bardzo wdzięczny za wzór rewersu bądź karty udostępniania.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Pawel w Lipiec 02, 2007,
Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości z 1985 r. nr 8, poz. 55. mówi dokładnie o tym na jakiej zasadzie udostępniać akta i jak powinno funcjonować archiwum zakładowe w sądzie. Ja oprócz rewersów prowadzę także ksiązki odbioru (wypożyczeń) akt dla każdego wydziału i w tej książce podpisuje mi się osoba odbierająca akta z archiwum. Jest wzór rewersu, możesz zwrócić się do Archiwum Państwowego i napewno od nich dostaniesz. Ja stosuje karty udostępnień, u góry w lewym rogu pieczątka wydziału, następnie jaka sygnatura akt, do jakiego  wydziału w jakim celu, miejsce, data, czytelny podpis (pieczątka), następnie adnotacja kiedy zwrócono akta do archiwum i podpis archiwisty. Pozdrawiam
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 03, 2007,
U mnie wygląda to podobnie, tylko, że przy dużej ilości wypożyczeń niektórzy nie chcą wypisywać rewersów, ale dziękuję za informację
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 12, 2007,
Mam jeszcze jedno pytanie odnośnie rewersów. Opracowałem wzór, który składa się z dwóch części. Jedna jest wkładana w miejsce akt na półce. Czy po zwrocie wpisując datę zwrotu akt oddaję się część rewersu do wydziału a drugą (tę, która była w miejscu wypożyczonych akt) przechowuje przez dwa lata w archiwum.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Agnieszka Pepłowska w Lipiec 13, 2007,
Wypożyczenie akt na wydział powinno odbywać się na podstawie karty udostępnień. Praconik np. wydziłu cywilnego, który chce skorzystać z akt wydziału karnego, wypełnia kartę udostepnień. Musi także uzyskać zgodę kierownika komórki organizacyjnej, ktora akta wytworzyła - wydziału karnego, wyrażoną odpowiednią adnotacją oraz podpisem na karcie udostępnień. Na podstawie prawidłowo wypełnionej karty archiwista ma prawo wypożyczyć akta na wydział.

Praktyka opisana przez Pawła nie wydaje mi się do końca słuszna.
1. jest to niezgodne z przepisami archiwalnymi, ponieważ do zadań komórki organizacyjnej nie należy udostępnianie, a więc także wypożyczanie, dokumentacji będącej faktycznie "na stanie" archiwum zakładowego. To jest zadanie archiwum zakładowego.
2. postępując w ten sposób archiwista zakładowy faktycznie traci kontrolę nad dokumentacją, bo kartę udostepnień wypełnia pracownik wydziału np. karnego, ale przekazuje akta pracownikowi wydziału cywilnego, bo to on tak naprawdę chciał skorzystać z dokumentacji, już bez potwierdzenia. Jeżeli "pośrednik" pewnego dnia nie pojawi się w pracy (różne wypadki chodzą po ludziach) będzie problem ze ściągnięciem akt do archiwum, a może nawet z ich odnalezieniem.
3. mam wrażenie, że jest to trochę "spychanie" odpowiedzialności na komórkę, która wytworzyła akta. A przecież za zasób archiwum zakładowego i za realizację zadań przypisanych archiwum odpowiada archiwista zakładowy

Przy okazji wyszło nam tu małe pomieszanie terminów. Karta udostępnień to nie jest to samo co rewers i warto o tym pamiętać. Wzór karty udostepnień można znaleźć na stronie www.archiwum.krakow.pl Warto także skontaktowac się z właściwym terenowo Archiwum Państwowym
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Pawel w Lipiec 14, 2007,
Jeśli zwróci się o akta do wydziału karnego inny sąd to te akta pobiera wydział karny i wysyła je do innego sądu nie robi tego archiwum bo nie może (w takim przypadku archiwum także traci kontrolę nad aktami). Tak samo z wydziałami w danym sądzie, jeśli np sąd ma 3 budynki i wydziały są w różnych miejscach, to po akta karne przychodzi osoba z wydziału karnego i udostępnia je do wydziału cywilnego. Wydziały stosują kontrolki udostępnień akt i wysyłanych akt.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Agnieszka Pepłowska w Sierpień 17, 2007,
Faktycznie jeżeli chodzi o wypożyczenie na zewnątrz, to wasza instrukcja archiwalna posiada zapis, że  wypożyczanie akt poza obręb jednostki organizacyjnej odbywa się "za pośrednictwem" komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła. Ale to nie zmienia faktu, że archiwista zakładowy powinien dostać chociaż kopię dokumentów obrazujących przebieg załatwienia sprawy, właśnie po to żeby mieć kontrolę nad dokumentacją, za którą odpowiada.
Natomiast w przepisach dotyczących udostępnienia dla celów służbowych nie ma mowy o pośrednictwie komórki organizacyjnej wytwarzającej akta, wręcz przeciwnie, widnieje zapis, że "dla celów służbowych akta udostępnia się na miejscu lub wypożycza poza archiwum zakładowe (...) na podstawie karty udostępnień wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce z akt skorzystać i podpisanej przez jej kierownika - po uzyskaniu zezwolenia kierownika komórki organizacyjnej, w której przedmiotowe akta powstały". No chyba że masz w swoim Sądzie nową instrukcję archiwalną (ja opieram się na tej z 1985 r.) i ona traktuje rzecz inaczej!

A co do rozparcelowania Sądu po kilku budynkach, to nie bardzo wiem o co ci chodzi?  ??? Musisz coś bliżej wyjaśnić.
 
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 17, 2007,
Chodzi o to, że niektóre wydziały mieszczą się w budynku oddalonym o 300 metrów od głównego budynku sadu, gdzie jest archiwum. Jeśli wydział karny, który jest w budynku sadu zwróci się o akta z archiwum sądu grodzkiego, który jest w drugim budynku to dotychczas procedura wypożyczeń była następująca: akta trafiały do grodzkiego, (tam ktoś potwierdzał odbiór), by za chwilę trafiły z pocztą do wydziału karnego, który jest w budynku, z którego te akta wyszły
Myślę też, że ta instrukcja była dobra 20 lat temu, gdy ilość spraw była niewielka. Opracowałem nową instrukcję, która znacznie upraszcza wypożyczenia. Nie wysyłam akt za pośrednictwem wydziałów, ponieważ przy tej ilości spraw zdarzały się przypadki, iż wydział nie odnotowywał akt wysłanych poza sąd lub zapomniał zaznaczyć zwrot, Były też bardziej kuriozalne przypadki, że akta wypożyczyła osoba z karnego (potwierdziła odbiór podpisam), po jakimś czasie akta zostały przekazane do cywilnego, który wysłął je poza sąd. Oczywiście nikt nie powiadomił mnie o tej sytuacji. Myślę, że cza pomyśleć nad opracowaniem nowej instrukcji dostosowanej do obecnych realiów polskich sądów.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Agnieszka Pepłowska w Sierpień 20, 2007,
O matko! Teraz to się chyba już nam wszystko pomieszało! ;)

Niewątpliwie instrukcja archiwalna z 1985 r. jest rzeczywiście mocno przestarzała i wymaga ponownego opracowania.
Rzecz nastęna - opisywany przez ciebie przypadek wypłynięcia akt poza sąd jest właśnie tym o czym mówiłam - utratą kontroli nad dokumentacją i jest to efekt zbyt dużej liczby pośredników w udostępnianiu dokumentacji.
Trzecia rzecz - mam wrażenie, że nastąpiła tutaj mała nadinterpretacja instrukcji z 1985 r. Mówi ona o "udostępnieniu dla celów służbowych (...) w obrębie pomieszczeń danej jednostki organizacyjnej".  Zwróć uwagę, że przez pojęcie jednostki organizacyjnej rozumiemy cały Sąd, np. Sąd Rejonowy w Koziej Wólce, a udostępnienie do celów służbowych to udostępnienie dokumentacji pracownikom tegoż Sądu. I nie ma tutaj znaczenia fakt, że różne KOMÓRKI ORGANIZACYJNE tego Sądu (tj. Wydziały) znajdują się w różnych częściach miasta. Te wszystkie budynki stanowią pomieszczenia jednostki organizacyjnej jaką jest Sąd.
Instrukcja mówi także o "wypożyczeniu akt poza obręb jednostki organizacyjnej". Rozumiemy przez to wypożyczenie akt, np. do innego Sądu lub do Komendy Policji. I wtedy rzeczwiście instrukcja wymaga pośrednictwa komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła. Podkreślam jeszcze raz, że wypożyczenie akt poza obręb jednostki organizacyjnej nie oznacza tego samego co wypożyczenie akt poza obręb budynku, w którym zlokalizowane jest archiwum zakładowe Sądu.
Uff! Ale się rozpisałam...
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Pawel w Sierpień 20, 2007,
Ale często zdarza się tak że akta trzeba udostępnic na wydział, chociażby po to aby dołączyć do innej sprawy, która toczy sie póżniej jeszcze z pół roku w różnych terminach. Za każdym razem nie są zwracane do archiwum bo przy dużej ilości wydziałów i takich spraw, archiwista nie mógłby zrobić nic innego jak tylko udostępniać i przyjmować akta. Na przykład odpisu wyroku nie da się zrobić w archiwum więc ata podejmowane są na wydział. Instrukcję można interpretować w różny sposób bo nie jest jasno określona, poza tym okres w którym została napasana zmienił się tak jak i zmieniła się ilość akt wytwarzanych w sądach a co za tym idzie liczba udostępnianych akt.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Agnieszka Pepłowska w Sierpień 20, 2007,
Tak to prawda, że udostępnień w archiwach sądach jest bardzo dużo i tutaj chyba w interesie władz sądów powszechnych leżałoby zwiększenie obsady archiwów sądowych. Co do udostępnień dla celów służbowych, to instrukcja mówi tutaj jasno, że akta udostępnia się na miejscu, w archiwum lub wypożycza się się poza archiwum ale w obrębie pomieszczeń danego Sądu. Rzeczą oczywistą Pawle jest, że nie wszystko da się załatwić w archiwum. Natomiast jeżeli akta są dołanczane akt innej sprawy, to przecież można zrobić odpowiednią adnotację w bieżącej ewidencji zasobu archiwum (wszystko po to żeby tych akt nie zgubić). Ponadto powinno być to odnotowane w Repertorium.

O ile o to ci chodziło...
Ale faktem bezsprzecznym jest, że archiwa sądowe są przeładowane, mają dużo zaległości, a archiwistów jest mało i są kiepsko opłacani i często traktowani jak ludzie drugiej kategorii, a dodatkowo przepisy archiwalne dla Sądów są przestarzałe. A może macie jakieś pomysły na usprawnienie funkcjonowania archiwów sądowych?

Rzućcie coś na forum, bo z tego co wiem sprawa nowielizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych zbliża się wielkimi krokami... ;)
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Agnieszka Pepłowska w Sierpień 23, 2007,
ej! no co? nie ma pomysłów???
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Dominik w Sierpień 24, 2007,
Warto zrezygnować z ewidencji udostępniania akt w archiwum, zwłaszcza gdy korzystanie z akt w archiwum dokonuje się to pod okiem archiwisty. Chyba, że dane archiwum ma większą liczbę archiwistów i stosowne pomieszczenie.

Termin 3 miesięcy na zwrot akt jest zbyt krótki. Ja przyjąłem 6 miesięcy, acz w przypadku akt wypożyczanych np do Sądów Okręgowych czy do Wydziału Wykonywania Orzeczeń i on jest niewystarczający.

Nawiasem mówiąc aby wszystko odbywało się zgodnie z przepisami to Wydziały Wykonywania Orzeczeń powinny mieć własną Registraturę.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Pawel w Sierpień 28, 2007,
Jednym ze sposobów na lepsze działanie archiwum, jest właśnie zwiększenie obsady archiwistów, a z tym jest naprawdę ciężko, również jeśli pomieszczenie archiwum jest tylko jedno lub są blisko siebie, a nie w innych budynkach, to również jest wielkim usprawnieniem. Niewątpliwie kontrole przeprowadzane przez AP, pomagają archiwistom, bo tak jak jedni i drudzy znają temat, a przełożeni wogóle nie wiedzą ile się robi w archiwum. Zwykle zdawkowo załatwia się temat. Gdy przychodzi kontrola pojawia się wielkie zdziwienie i dopiero wtedy coś się zaczyna dziać ze strony "Góry".

System Komputerowy, tylko kto go będzie obsługiwał, aby wdrożyć taki system,  potrzeba dużo czasu, wiem coś o tym bo próbowano wprowadzić taki program ale jak narazie bez rezultatu, gdyż zamiast brakować akta, udostępniac i przygotowywać do AP siedział bym tylko i wprowadzał dane z teczek z czasów kiedy jeszcze nikt nie słyszał o ewidencji archiwum, (wcale nie tak odległych).
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Krzysztof Koleda w Listopad 30, 2007,
Mam pod nadzorem 5 sądów powszechnych (4 rejonowe i 1 okręgowy). Tylko w 2 z nich istnieją etaty archiwistów. W pozostałych 3 taki etat jest czymś nieznanym a prezesi sa odporni na wiedze... Jeden z prezesów oświadczył wprost, że gdyby dostał od ręki 4 nowe etaty administracyjne to wszystkie poszłyby "na wydziały" a dopiero kolejny moglby "ewentualnie" zostać przeznaczony na potrzeby archiwum zakładowego... Inna pani prezes zagadnięta w kwestii braku archiwisty zakładowego uznała że (cyt!) "w MOIM sądzie nie ma takiej potrzeby". Tylko jeden z prezesów wykazał odrobinę dobrej woli i dostając zgodę na zatrudnienie nowego pracownika w biurze kuratora pół etatu przeznaczył na obsługe archiwum zakładowego a przede wszystkim skierował tę osobę na kurs archiwalny. Podsumowując! Jeśli chodzi o archiwa zakładowe to wymiar sprawiedliwości generalnie LEŻY I KWICZY! Archiwa prowadzone w miarę poprawniwe można policzyć na palcach jednej reki!
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 17, 2007,
Myślę, że czas najwyższy, aby opracować nową instrukcję, która byłaby dostosowana do obecnych realiów i dostosowana również do kodeksów postępowania.
Należąłoby także zwiększyć kompetencje archiwisty. Osoby i urzędy powinny zwracać się o akta bezpośrednio do Archiwum i to on powinien akta udostępniać, także wysyłać poza sąd. Przy wysyłce akt do innych sądów i udostępnianiu stronom nie potrzebna jest jakakolwiek zgoda, wiec czemu miałybyć udostępniane za pośrednictwem wydziału.
Myślę też, że należałoby opracować nowy wzór druku, nz podstawie którego akta byłyby udostępniane obowiązującego we wszystkich sądach.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Kwiecień 20, 2008,
Chciałbym jeszcze nawiązać do Wydziałów Wykonywania Orzeczeń, ponieważ zastanawiam się, czy akta postępowania wykonawczego (Wp) powinny być dołączane do akt głównych sprawy. W przypadku, gdy jest kilku oskarżonych do akt głównych trafia kilka teczek, dochodzą do tego jeszcze akta kuratorskie i należnośći. Na skutek tego teczka staje bardzo gruba i ciężko jest z ułożeniem jej na półce. Poza tym jak to się odnosi do przepisu mówiącego o 2cm grubośći akt. Zastanawiam się też nad tym, czy jeśli już akta WP i kuratorskie są dołączane, to kto powinien to robić. W tej chwili mam taką sytuację, że dostaję masę teczek z wydziału i osobiście je dołączaam. Czy to należy do obowiązków archiwisty?
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Alicja w Lipiec 07, 2008,
Witam! Mam pytanie do archiwistów. Jak wygląda u was w archiwach sądowych brakowanie akt spraw karnych. Chodzi mi o to czy okres przechowywania akt spraw karnych jest równoznaczny z okresem przedawnienia przestępstwa. Z jakich lat posiadacie u siebie najstarsze akta spraw karnych? Czy rację ma u mnie przewodniczący wydziału, że najbezpieczniej jest brakować te akta tylko do 1982 roku (biorąc pod uwagę, że w kodeksie karnym maksymalny okres przedawnienia to 20 lat, oczywiście z wyłączeniem spraw o zbrodnie, tu jest 30 lat). Pozdrawiam i czekam na odpowiedź.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Alicja w Lipiec 07, 2008,
Przepraszam za pomyłkę. Napisałam wyżej że maksymalny okres przedawnienia teraz to 20 lat powinno być 25 lat(oprócz zbrodni - tu jest 30 lat), w związku z czym w 2008 roku mogą być brakowane akta karne do 1982 roku. Czy w waszych archiwach jest też taka praktyka?
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Lipiec 08, 2008,
Podstawa kwalifikowania akt sądowych w tym karnych znajduje się w Rozporządzenie MS o archiwizowaniu akt spraw sądowych z 5 marca 2004 r. (DzU. Nr 46, poz.443). Żadne akta nie mają tam kategorii B 25. Wcześniejsze przepisy potrzebne do brakowania wydawane były w 1937, 1975 i 1989 r.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Alicja w Lipiec 08, 2008,
No właśnie i w tym rozporządzeniu, które bardzo dobrze znam jest paragraf 8, pkt.2 (nie niszczy się akt przed ustaniem karalności przestępstwa). Odsyłam do kodeksu karnego, ponieważ ten okres nie zgadza się z tym z rozporządzenia.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Lipiec 08, 2008,
To ja tyle tylko mogę podpowiedzieć, że żaden wykaz akt (ustalany co najwyżej rozporządzeniem) nie będzie brał miejsca przed zapisem z ustawy. I tak jest zawsze, nie tylko w sądach.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Lipiec 09, 2008,
Kodeks karny

"Art. 103. § 1. Nie można wykonać kary, jeżeli od uprawomocnienia się wyroku skazującego upłynęło lat:
   1)   30 - w razie skazania na karę pozbawienia wolności przekraczającą 5 lat albo karę surowszą,
   2)   15 - w razie skazania na karę pozbawienia wolności nie przekraczającą 5 lat,
   3)   10 - w razie skazania na inną karę."

Ja tej sprzeczności pomiędzy Kodeksem karnym , a rozporządzeniem z 2004 r. nie widzę nie widzę, w końcu jestem archiwistą, a nie prawnikiem. Jeśli jednak się mylę to należałoby szybko poinformować MS
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Dominik w Lipiec 10, 2008,
W przedmiocie brakowania akt spraw karnych jak słusznie zauważyłaś należy brak pod uwagę termin przedawnienia akt.

Na dodatek to niełatwy orzech do zgryzienia dla sędziów, gdyż Tp należy naniesc zgodnie z obowiązującymi przepisami. I tu z jednej strony mamy zapisy w par. 101 i 102 KK (mocą par. 102 do każdego z Tp z par. 101 należy dodac 5 lat z racji wszczecia postepowania). Sprawe komplikuje zmiana w par. 101 z 2005, wprowadzajacy 15 letni Tp dla akt spraw zagrozonych kara pozbawienia wolnosci przekraczajaca 5 lat (wczesniej 10 lat - pozbawienie wolnosci od 3 lat wzwyż).

W praktyce: jezeli Tp przedawnienia danej sprawy naniesiony zostal zgodnie z par. 101 i 102 KK i uplynal przed wejsciem zmiany w rzeczonym zakresie w 2005 wtedy nie ma problemu. Wystarczy jednak, ze uplywa on po wejsciu rzeczonej zmiany wowczas nalezy sprawdzic czy dany czyn w KK nie podlega pod 15 letni Tp, jezeli "tak" zostawic nalezy dana sprawe dluzej.

Nie wspomnialem tu jeszcze o jednym aspekcie, na ktory nalezy zwrocic w tej operacji, a mianowicie o sankcji karnej przypisanej do danego przestepstwa tudziez wykroczenia. To zagadnienie nalezy przesledzic dla poszczegolnych spraw jak ksztaltowala sie ona w KK w interesujacym nas okresie, tak aby ustalic wlasciwe przypisanie danej sprawy do danego Tp.

Słowem w sadach nalezy przejrzec wszystkie sprawy zakonczone do wejscia w zycie rzeczonej zmiany w Tp (poczatek 2005 r.) pod powyzszym katem. Robota to nie oczywiscie nie dla archiwisty, lecz dla sedziego i to obeznanego z KK poczawszy od 1969 r. My mozemy jeno zabiegac o to by byly prowadzone prace w tym zakresie.

Spotkamy sie wiec z sytuacja ze akta zalozone np w 1993 r. o kat. arch. B-10 z uwagi na Tp nalezy trzymac do 2012 r. itd.

Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Alicja w Lipiec 10, 2008,
Właśnie dokładnie o to mi chodziło Dominiku. W moim sądzie wraz z przewodniczącym wydziału karnego ustaliliśmy, że najbezpieczniej jest brakować akta karne do 1990 roku. A tak w ogóle wprowadzając zmianę kodeksu karnego w 2005 roku, Ministerstwo powinno było zmienić też rozporządzenie z 2004 roku odnośnie archiwizacji akt sądowych, ale oczywiście nikt o tym nie pomyślał. Sędziowie kwalifikując akta robią to na podstawie wspomnianego rozporządzenia, przynajmniej tak jest u mnie, nikt nie doczytał chyba w paragrafie 8 pkt. 2. Więc to ja mam teraz problem. A z tego co wiem w innych sądach niszczono już akta po 1990 roku, ciekawe tylko czy tam sędziowie brali pod uwagę okres przedawnienia przestępstw, bo jeśli przyjdzie komuś wznowić postępowanie a nie będzie już akt. Pozdrawiam wszystkich ciężko pracujących archiwistów sądowych.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Lipiec 14, 2008,
Przyznaję, że rzeczywiście art 8 ust 2 rozporządzenia MS z 2004 w połączeniu z art 101, a nie 103 kk. sprawia, że przy brakowaniu następuje niezłe zamieszanie. Tak jak mówiłem jestem archiwistą, a nie prawnikiem. Niech w tej kwestii wypowiedzą się Ci którzy powinni stosować te przepisy na co dzień, czyli prawnicy. Może rzeczywiście należałoby zwrócić sie do MS o wykładnie art 8 ust.2, w kontekście ust. 1. Jedno do drugiego nie bardzo przystaje, choć jest powtarzane w każdym rozporządzeniu o archiwizowaniu akt sądowych. Rzeczywiście zasialiście we mnie ziarno niepewności.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Dominik w Lipiec 15, 2008,
Przepisy rozporządzenia MS z 2004 i wcześniejszych (1989, 1975) w rzeczonym temacie są klarowne: akta powinny posiadać kwalifikację archiwalną i dodatkowo naniesiony termin przedawnienia. Zniszczyć można tę dokumentację, dla której upłynęły obydwa okresy. Jak wspomniano; w świetle zmian w Kk w par. 101 z początku 2005 r. należy przejrzeć wszystkie sprawy karne zakończone do wejścia w życie rzeczonej zmiany. To zadanie dla sędziego.
My jako archiwiści powinniśmy dopilnować aby akta posiadały wspomniane informacje (kat. arch i Tp - pierwsze na co zwracam uwagę podczas przyjmowania akt do archiwum zakładowego to sprawdzam, czy są powyższe dane) i w razie ew. zmian w przepisach, gdy daną dokumentację chcemy niszczyć czy jest to możliwe w ich świetle (ważna jest współpraca z sędzią, sędziami)

Z uwagi na powyższe w mojej jednostce z ostrożnością podchodzi się do brakowania akt karnych z początku lat 90 (z uwagi na Tp             i zmiany w Kk z 2005) Dodam, że pieczę nad tym zagadnieniem ma przewodniczący Wydziału Karnego.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 01, 2009,
Czy ktoś może mi poradzić, jaką kategorię mają  i jak długo należy przechowywać dzienniki należności sądowych.
Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: Pawel w Październik 15, 2009,
Też chciałbym wiedzieć z uwagi że posiadam ich ogromną ilość
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Mira w Styczeń 11, 2011,
Jestem początkującym archiwistą-bez doświadczenia praktycznego - pytanie moje jest więc takie: jak postępować od "A do Z" ze zbiorami wokand i teczkami typu "przekazania innym sądom", czy "zwroty odezwy"? 
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Pawel w Styczeń 12, 2011,
Jeśli chodzi o wokandy to Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 2004 rok (Dz. U. 2004 Nr 46 poz.443) Rozdział 7 Wokandy mają Kat. B3, jeśli chodzi o "zwroty odezwy" i "przekazania innym sądom" to sam nie wiem co z nimi robić i będę wdzięczny za informacje ile powyższe przechowywać i jak jest podstawa prawna.
Pozdrawiam!
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Mira w Styczeń 12, 2011,
dzięki! Będę szukać dalej i podzielę się swoimi wiadomościami jak juz będą pewne w 100% ;)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Luty 05, 2012,
Witam
Mam pytanie do wszystkich archiwistów sądowych. Czy zajmujecie się wyłącznie archiwum zakładowym, tj. sprawami zamkniętymi, czy w waszej gestii leży też archiwum podręczne wydziałów, np. wypożyczanie - udostępnianie niezamkniętych ksiąg wieczystych itp.?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Luty 08, 2012,
Archiwum ksiąg wieczystych to tak średnio podpada pod "archiwum podręczne wydziałów" ale z drugiej strony dopiero nowa instrukcja, która juz iles tam lat jest w opracowaniu ma wprowadzić zapis, iż jest to integralna część archiwum zakładowego; w porównaniu jednakoż z magazynami podręcznymi np. wydziału karnego czy cywilnego to ma "wyższy" status, trudno więc tak właściwie określić czy formalnie wchodzi w skład archiwum zakładowego czy nie.

co do meritum pytania - na szczęście nie, u mnie są to 2 odrębne magazyny (czyli tak jak być powinno), a panie w sekretariacie Wydziału co rusz jakąś księge potrzebują, czy to na potrzeby dokonania wpisów/odpisów etc. czy to dlatego że przejdzie użytkownik i coś tam chce zobaczyć/sprawdzić - nic innego bym nie robił tylko tam siedział albo co chwile był wołany

mamy też archiwum podręczne w wydziale karnym - tam się panie z sekretariatu gospodarzą a zawartość tegoż nie jest oficjalnie przejęta na stan archiwum zakładowego

czyżby ktoś uznał że masz za mało pracy i postanowił Ci to wtrynić do obowiązków? ^^
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Luty 08, 2012,
Hmm, byłam przekonana, że archiwum ksiąg wieczystych jest zwykłym archiwum podręcznym. Znajdują się tam same otwarte księgi. U siebie, tj. w archiwum zakładowym mam znowuż zamknięte księgi wieczyste.

Archiwum ksiąg wieczystych to tak średnio podpada pod "archiwum podręczne wydziałów". - możesz rozwinąć ten wątek? :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Luty 08, 2012,
Czyli księgi z repertorium AR leżą w magazynach archiwum zakładowego?

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 17 września 2001 r.
w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów.
(Dz. U. z dnia 21 września 2001 r.)
(http://www.saws.pl/asp/pliki/Przepisy/2001-102-1122.pdf)
i tam mamy
Cytuj
3. Księgi wieczyste zamknięte wraz z aktami przechowuje się w archiwum w oddzielnej części pomieszczenia przeznaczonego do przechowywania ksiąg wieczystych.
dziwne mi się wydaje takie rozdzielenie jednym ksiąg od drugich


Archiwum ksiąg wieczystych to tak średnio podpada pod "archiwum podręczne wydziałów". - możesz rozwinąć ten wątek? :)

w archiwach podręcznych wydziałów karnego/cywilnego etc. są przechowywane akta raczej młode, w przypadku ksiąg wieczystych moga to być nawet akta dawne do grundbuchów liczące sobie często ponad 100 lat, a które dalej nie są zamknięte, tak więc nie można ich przekazać do Archiwum Państwowego, zresztą jest też gros ksiąg założonych po 1945, które nadal są aktywne - a kto zaś widział "archiwum podręczne" w którym sa przechowywane takie starocie  ;D
nadto ze względu na swoje znaczenie na ogół archiwa ksiąg wieczystych są lepiej chronione niż archiwa zakładowe
nadto w http://www.saws.pl/asp/pliki/Przepisy/2004-46-443.pdf nie są one w ogóle ujęte, są tylko akta spraw cywilnych, których efektem jest dokonanie wpisu w księgach;
generalnie tylko zdrowy rozsądek i przepisy zakazujace jakiegokolwiek brakowania ksiag wieczystych podpowiadają nam nadto że archiwum ksiąg wieczystych wypełniają akta kat. A i to jest kolejny argument - w podręcznych jeśli przechowuje się kat. A to tylko przez krótki okres czasu
nadto nie bez powodu w wersji nowej instrukcji z 2009 roku, która widziałem na swe oczy, zostało wyraźnie napisane, iż "archiwa ksiag wieczystych stanowią integralna część archiwum zakładowego" - akta te powinny być objęte ścisła ewidencją

z tego co widzę to trochę to zamotałem, proszę wybaczyć pora późna  :-\

Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Luty 26, 2012,
Chciałbym jeszcze nawiązać do Wydziałów Wykonywania Orzeczeń, ponieważ zastanawiam się, czy akta postępowania wykonawczego (Wp) powinny być dołączane do akt głównych sprawy. W przypadku, gdy jest kilku oskarżonych do akt głównych trafia kilka teczek, dochodzą do tego jeszcze akta kuratorskie i należnośći. Na skutek tego teczka staje bardzo gruba i ciężko jest z ułożeniem jej na półce. Poza tym jak to się odnosi do przepisu mówiącego o 2cm grubośći akt. Zastanawiam się też nad tym, czy jeśli już akta WP i kuratorskie są dołączane, to kto powinien to robić. W tej chwili mam taką sytuację, że dostaję masę teczek z wydziału i osobiście je dołączaam. Czy to należy do obowiązków archiwisty?

Podbijam problem, który pojawia się i u mnie w sądzie. Puki co to ja dołączam teczki do akt głównych.

Po za tym dostaje różnego rodzaju pisma z adnotacją "Proszę dołączyć do akt głównych" co wydaje mi się praktyką niedopuszczalną, ponieważ:
- archiwista nie powinien ingerować w zawartość akt,
- akta powinny być zszyte, więc dołączone pisma nie powinny "latać luzem",
- karty powinny być spaginowane.

Czy szanowni archiwiści praktycy podzielą się swoim doświadczeniem? :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Luty 26, 2012,
Nasuną mi się jeszcze jeden problem - oj dużo tego -

co prawda w AZ nie można przechowywać materiałów innych niż dokumentacja, ale... Trafiają do mnie akta z wydziału karnego z dołączonymi dowodami rzeczowymi, płytami CD, kasetami VHS, żyletkami, nożami, rolkami z kasy fiskalnej itp. Uważam, że od tego jest magazyn dowodów rzeczowych. Najgorzej, że w aktach jest orzeczenie sędziego z nakazem dołączenia owych dowodów do akt głównych. Kierownik wydziału i mój przełożony twierdzą, że w tej sytuacji nic już się nie da zrobić i owe dowody rzeczowe muszą pozostać w archiwum. Spotkał się ktoś z Was z podobnym problemem?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Luty 27, 2012,
Co dołączania akt postępowania wykonawczego do akt głównych to akurat ani archiwista ani sekretariat wydziału nie ma nic do powiedzenia, gdyż rozporządzenie z 2003 roku w sprawie biurowości w sądach (ewentualnie inne przepisy ?) jasno określa co gdzie musi być dołączone, czyli jak sprawa dotyczy 5 osób, zostają skazane i każda z nich ma teczkę dozoru to nie ma rady - trzeba dołaczyć.
Co do tego kto ma dołączyć - mamy dwa wyjścia:
- wydziały dają nam akta, piszą gdzie dołączyć, archiwista dołącza do akt
- wydziały wypożyczają sprawy, dołączają akata, zdają do archiwum

Osobiście wolę pierwsze rozwiązanie bo mniej bieganiny i mniej wniosków o wypożyczenie akt, których i tak w archiwum sądowym jest sporo.
tak czy inaczej - robota z tym związana w ten czy inny sposób archiwistę "dosięgnie"

co do zaś przepisu o tym, ze akta powinny być zszyte - przecież nikt "nie rozwali" teczki postępowania wykonawczego, po to żeby karty wszyć w akta główne, nikt też nie będzie przecież wszywać takiej teczki w całości, zwłaszcza że takowa ... także powinna być zszyta. No i co do samego szycia też mam wątpliwości - wystarczy, że ktoś kiedy wystąpi o odpis orzeczenia/postanowienia etc. i juz mamy zwrotkę, którą musimy w akta wpiąć, czyliż teoretycznie znowuż wszyć, może przyjść zwolnienie ze sprawy, pismo od policji że akta do jakiejś sprawy potrzebują i jeszcze zapewnme z tuzin innych pism, które do akt trzeba wpiąć, co sprawia, ze taka teczka będzie wielokrotnie przeszywana w te i nazad co na stanie ficzynym akt musi się oodbić. Lepsze moim zdaniem są już plastkiowe klipsy archiwalne, bo można łatwo wpiąć pojedyncze pisma czy zwrotki. Tyle że jak to jest kat. A to i tak trzeba przeszyć, bo AP nie przyjmie chociaż akurat tutaj działaja słynne "regionalizmy"  :D
minus - akta z klipsami zajmują na półce nieco więcej miejsca niż akta przeszyte
No i w reszcie achiwów zakładowych obowiazuje raczej paginacja stron, w sądzie - paginacja kart, do czego znowuż AP moze sie czepić ^^

reasumują moje przydługie wywody - akta postępowania wykonawczego do akt dołaczać trzeba i w jakikolwiek sposób się tego nie zrobi i tak praca w części spadnie na archiwistę zakładowego


W kwestii dokumentacji innej niż papierowa - nie ma u mnie tego dużo, ot jakaś klisza od czasu do czasu, kaseta VHS, płyta CD/DVD. Nie jestem w tej chwili do końca pewien ale to chyba także jest regulowane stosownymi przepisami, poszukam w chwili wolnej. Faktem bowiem pozostaje, że niektóre dowody rzeczowe do archiwum trafiają, a nie które leżą w magazynach dowodów i zapewne nie dzieje sie tak bez przyczyny tylko dlatego, ze ktoś gdzieś tak napisał.
Ewentualnie możnaby rozważyć przechowywanie takowych dowodów w osobnej części archiwum, np. na osobnym regale, skoro maja inna postać niż "typowa" aczkolwiek" nie wiem czy gdziekolwiek w jakimś sądzie się tak robi
Ciekawy problem, trzeba głebiej pogrzebać, nie mniej i tutaj jakoś nie widzę aby od tego dało się uciec.

ku chwale zasobu!
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 29, 2012,
U mnie jednak stanęło na tym, iż ja jako archiwista dołączam wszystkie teczki akt wykonawczych, dozorowych etc. do akt głównych. Wydział jedynie wpisuje mi na teczce sygnaturę archiwalną, aby mi ułatwić zadanie. Gdy trzeba dołączyć jakieś pisma to jest pani z wydziału, która się tym zajmuje i co jakis czas doszywa to wszystko w archiwum pod moim okiem. Trochę tylko wkurzające jest, gdy trzeba coś dołączyć, a okazuje się, że akta były wypożyczone do wydziału i można to było dołączyć na etapie załatwiania sprawy, a nie zwracać akt do archiwum, gdy wiadomo, że np. wróci zwrotka, która trzeba będzie dołączyć. Można przecież przetrzymać te akta kilka dni dłużej i zwrócić już kompletne.
Jeśli zaś chodzi o różne dowody rzeczowe to coraz częściej zdarza się, iż sędziowie orzekają ich przepadek poprzez dołączenie do akt sprawy. Tego póki co nie da się chyba przeskoczyć. :) Narazie więc te wszystkie rzeczy trafiają do archiwum i są przechowyawane w specjalnej szafie. Zdarzają się także np. słoiki ze śladami zapachowymi, które nie są typowym dowodem i muszą być dołączone do akt spraw i one również stoją sobie w jakimś kącie archiwum.   :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Marzec 01, 2012,
A teraz mam czysto hipotetyczną sytuację. Choć ja się z nią zetknąłem w rzeczywistości. Wydział prosi o akta karne po czym okazuje się, że brak jest tam akt wykonawczych, a twierdzą na pewno że oddali akta wykonawcze do archiwum. Archiwista twierdzi, że skoro akt nie ma w aktach głównych, to nie były one dołączone do głównych. Kto ma rację i jak to sprawdzić? A akt wykonawczych brak, a tu się pali bo strona uważa że została nieodpowiednio potraktowana.
Niestety przepisy o archiwach sądowych nam nie pomogą. Akta powinny być wg. nich przekazywane do archiwum kompletnie, a kto pracujący w archiwum sądowym odpowie na pytanie ile akta karnych trafia z aktami wykonawczymi, dozoru i należnościami w komplecie.   
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Marzec 01, 2012,
Dlatego łaśnie powinna być jakaś ewidencja takowych akt wykonawczych zdawanych do archiwum, choćby to miała być tylko kartka w zeszycie.
Jeśli jednak żadnej ewidencji nie ma to ktoś przecież takie akta wykonawcze wytworzył, np. zespoł kuratorski, trzeba by zazcąć od sprawdzenia czy aby na pewno kuratorzy przekazali akta do dołączenia do akt głównych.
W samym zaś wydziale sa liczne kontrolki i w zależności od tego jakie to konkretnie akta wykonawcze były w którejś z nich te akta powinny być zrejestrowane.

Jeśłi jednak wszystko zostało sprawdzone, wszystkie wykazy mówią jasno, że akta powinny być w archiwum a ich nie ma i nie było zadnej ewidencji ich przekazywania, to problem będzie tak długo.. az akta sie znajdą ;x bo to jest tylko słowo przeciwko słowu
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Marzec 01, 2012,
Gdybyż to było takie proste. Obecne przepisy zmuszają archiwistę w sądzie  albo do naruszenia zasad archiwalnych, albo zasad biurowości sądowej. Ze tylko tu wspomnę, że prawie każdorazowo dołączenie akt wykonawczych powoduje zmianę dat skrajnych głównych akt dawno przekazanych za spisem zdawczo-odbiorczym. Nie podejrzewam, aby ktoś to robił. Sprawa więc nie ogranicza się do wypisania sygnatur na kartce i ubrania archiwistę we włączenie jednych akt w drugie. Problemów z tym fantem jest więcej, ale na forum tego na pewno nie rozwiążemy.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Marzec 01, 2012,
Problem można by częściowo rozwiazać przechowujac w archiwum osobno akta spraw, w których wykonano orzeczenie bądź nie zachodziła potrzeba wykonania takowych od tych, w których orzeczeń jeszcze nie wykonano, aczkolwiek jestem ciekaw czy gdziekolwiek w Polsce taki podział jest wprowadzony  :D

A z datami skrajnymi to temat na osobny referat.
Generalnie jednakoż, moim skromnym zdaniem, większość problemów wywodzi się z tego, iż akta sądowe są prowadzone systemem dziennikowym podczas, gdy juz od okresu międzywojennego (reforma biurowości z 1931) w prawie wszystkich archiwach instytucji państwowych niepodzielnie panuje system bezdziennikowy, co jest różnicą niosącą wielorakie konsekwencje a nie tylko takie, że jedni mają repertorium a drudzy wykaz akt. Efekt jest taki, ze systemem dziennikowym interesuja się dzisiaj archiwści pracujący w archiwach jednostek wymiaru sprawiedliwości oraz archiwiści i historycy na uniwersytetach, których jednak bardziej interesuje wiek XIX niż XXI.
Nie da się również ukryć faktu, iż po dziś dzień archiwa zakładowe są traktowane w jednostkach organizcyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości trochę po macoszemu, pomimo tego iż generalnie ostatnimi laty podobno sytuacja się poprawia. No ale jak sie czyta pismo z Departamentu Organizacyjnego MS w sprawie projektowanych zmian w roporządzeniu z 2004 roku, w którym ktos sobie wesoło rozprawia o "zwiększeniu się zbiorów" w archiwach to  ręce opadają.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Marzec 02, 2012,
U mnie została została założona kontrolka na akta wykonawcze, które mają być dołączone do akt głównych w archiwum. Kwituję odbiór i przynajmniej wiadomo, czy były przekazane, czy nie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Kwiecień 18, 2012,
Jako archiwistka z niewielkim doświadczeniem zwracam się znów o pomoc  :)

Jestem na etapie tworzenia spisów dokumentacji niearchiwalnej. Jako że nie dysponuję spisami zdawczo odbiorczymi (żadnymi) robię je roboczo na podstawie repertorium, a później sprawdzam z aktami na magazynie. Nie jest to jednak tak prosta sprawa jak sądziłam.

1) Rubryka "daty skrajne" czy to mają być te same daty, które powinny się znaleźć na spisach z-o? Tj. co zrobić jeśli zapadł wyrok w sprawie (np. cywilnej), w aktach znajduje się zarządzenie sędziego "akta odłożyć do archiwum", a po kilku latach w aktach pojawia się wniosek, np. o nadanie klauzuli wykonalności.
- Czy wtedy datą końcową jest data odłożenia akt, czy data tego wniosku?
- Okres przechowywania akt liczy się od momentu zarządzenia sędziego "akta odłożyć do archiwum", a nie wniosku? Dobrze myślę?

2) Co zrobić ze sprawami zawieszonymi? Akta te fizycznie znajdują się na magazynie, miedzy sprawami zakończonymi. W repertorium jest informacja, że sprawa jest zawieszona i przekazana do archiwum.
- Nie mogę ich zniszczyć, bo nie są to zakończone sprawy?
- Teoretycznie nie powinny znaleźć się w archiwum?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Kwiecień 19, 2012,
http://www.saws.pl/asp/pliki/Przepisy/2004-46-443.pdf

Cytuj
1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego
po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia
kończącego postępowanie w sprawie.

nadanie klauzuli wykonalności podpada pod hasło "czynności sądowe", więc od tego momentu należy naliczać okres przechwowywania, w praktyce również ta datę należałoby wpisywać jako datę końcową

co do spraw zawieszonych - w żadnym razie nie można ich brakować, co prawda sprawy cywilne mogą tak trwać z zawieszeniu nawet kilkanaście lat ale na to się nic nie poradzi, trzeba czekac na uprawomocnieine się postanowienia/orzeczenia/wyroku etc. kończącego postępowanie i dopiero od tego momentu naliczać okres przechwowywania
teoretycznie także sprawy nie zakończone nie powinny trafiać do AZ aczkolwiek w takim wypadku różnie to bywa  :-\

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Kwiecień 23, 2012,
Nadal będę męczyć temat, bo chce dobrze zrobić to brakowanie.

Cytuj
...zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

1) czyli po wydaniu postanowienia, a następnie zarządzenia sędziego "akta odłożyć do archiwum" liczę okres przechowywania

2) po 9 latach pojawia w aktach wniosek, np. o nadanie klauzuli wykonalności -> sprawę się umarza, bo wniosek złożono za późno, to:
-zmieniają się daty skrajne (niby z tych spisów z-od, których nie mam)
-okres przechowywania nie ulega zmianie

3) jeśli wniosek, np. o nadanie klauzuli wykonalności będzie pozytywnie rozpatrzony, to wtedy mają miejsce
Cytuj
czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia
? a jeśli jak w przykładzie powyżej, to nie są to czynności sądowe, bo sprawę się umarza?
-zmieniają się daty skrajne
-okres przechowywania liczy się od wydania postanowienia, a następnie zarządzenia sędziego "akta odłożyć do archiwum"? (pomijam wniosek)?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Kwiecień 24, 2012,
cóż - na prawie to ja się nie znam co prawda ale czy na pewno po 9 latach wniosek o klauzulę bedzie "umorzony"? a nie po 10 latach przypadkiem? i czemu tak właściwie mowa o umorzeniu? a nie byłoby po prostu odpowiedzi że sprawa uległa przedawnieniu i dlatego wnioskowi nie nadano dalszego biegu? a skoro nie nadano dalszego biegu to nie ma klauzuli i nie ma tym samym tutaj miejsca wykonanie czynności sądowych tylko administracyjna - przynajmniej ja tak to rozumiem

jeśli jednak masz poważne wątpliwości skontaktuj sie z AP z oddziałem nadzoru nad archiwami zakłądowymi (czy jak tam to będzie sie nazywać) - nie tylko od kontroli są ale i od pomocy, nie pogryzą ;D i zapytaj się jak to jest z rozróżniem pmiędzy datą skrajną akt a datą od której nalicza sie okres przechowywania
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 08, 2012,
Gdy zaczynałem pracę w archiwum sądu pracownik AP tłumaczył mi, iż okres przechowywania liczy się od ostatniego pisma w sprawie. (daty skrajne-pierwsze i ostatnie pismo) Każde nowe pismo wydłuża okres przechowywania, ponieważ oznacza, iz jest znowu zainteresowania daną sprawą. W spisie akt przeznaczonych na makulaturę stosujemy rubryki uwzględniające anteriorę i posteriorę. Myślę, że jest to słuszne podejście.
Myślę, że czas zmienić przepisy i jasno określić w jaki sposób należy określać okres przechowywania akt sądowych.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 08, 2012,
Słyszałem również taką propozycję aczkolwiek dalsze naliczanie okresu przechowywania akt tylko dlatego, że osoba fizyczna lub jakowaś instytucja prześle pismo z prośbą o odpis wyroku? Kuriozum jakoweś, żeby monstrum nie powiedzieć.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: arch* w Maj 09, 2012,
Zgodnie z rozporządzenie ws archiwizowania akt sądowych
Cytuj
§ 25.
1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.
Zatem punkt 1 dotyczy przede wszystkim akt karnych, wykroczeniowych, rodzinnych, tam gdzie wykonuje się orzeczony wyrok. W takim przypadku datą skrajną jest pismo kończące wykonanie orzeczenia.
Punkt 2 dotyczy spraw w których wydano postanowienie, zarządzenia, nakaz. Wówczas data końcową jest uprawomocnienie się post. nakazu, zrządzenia.

Co do klauzuli wykonalności to strona ma 10 lat na jej wniesienie. Nadanie klauzuli w żaden sposób nie wpływa na zmianę daty końcowej sprawy (chyba że sędzia odmówi jej nadania wydając tym samym odpowiednie zarządzenia czy postanowienie, ja wtedy takie akta zostawiam). Po każdorazowym wypożyczeniu akt w celu wydania odpisu lub nadania klauzuli musiałabym zmieniać na spisach z-o datę skrajną?! Przy przeszło 6 tysiącach wypożyczeń rocznie jest to niewykonalne.

Akta sądowe są specyficzne (zwłaszcza karne) dlatego przy jakichkolwiek wątpliwościach co jest czynnością sądową, kiedy uprawomocniło się postanowienie czy nakaz zawsze można zapytać sędziego.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Maj 16, 2012,
Jeszcze raz poruszę temat akt akt postępowania wykonawczego. Otóż pomyślałam, żeby przyjmować do AZ tylko akta postępowania wykonawczego, których akta główne są już w AZ. Jeśli akt głównych nie ma jeszcze w archiwum, wówczas nie przyjmować tych wszystkich kuratorskich teczek itp, bo teczki mogą wówczas zostać dołożone na wydziale do akt głównych.

Zawsze musi pojawić się jakieś "ale"...
gdy dostaję powiedzmy ok. 80 teczek do dołożenia do akt - sprawdzam na magazynie i okazuje się, że akt głównych nie ma (nie sprawdzę, czy kiedykolwiek były w AZ, bo nie mam spisów z-o). Wyjście:
1) zostawić teczkę wykonawczą i niech "czeka" na akta główne (widzę, że w starszych rocznikach taki system stosowano i niektóre teczki wykonawcze "nie doczekały się" na akta główne)
2) zwrócić teczkę do wydziału (ale szkoda mojej pracy, bo dwa razy trzeba będzie odwiedzić to samo miejsce na magazynie).

Jakieś refleksje doświadczonych archiwistów? :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 17, 2012,
U mnie pani w wydziale karnym ustala w spisaach z-o, czy akta główne zostały przekazane i przekazuje tylko teczki wykonawcze z naniesioną pozycją z wykazu. Jeśli trafią do archiwum akta wykonawcze i okaże się, że akta główne nie zostały przekazane to teczki te są zwracane wydziałowi. Można też przez pewien czas trzymać te akta w archiwum i czekać, aż akta główne zostaną przekazane, ale faktycznie można się czasami nie doczekać.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Maj 29, 2012,
Dalej ciągnę temat - to moje pierwsze brakowanie, więc pewnie sami rozumiecie  8)

Cytuj
Co do klauzuli wykonalności to strona ma 10 lat na jej wniesienie. Nadanie klauzuli w żaden sposób nie wpływa na zmianę daty końcowej sprawy (chyba że sędzia odmówi jej nadania wydając tym samym odpowiednie zarządzenia czy postanowienie, ja wtedy takie akta zostawiam). Po każdorazowym wypożyczeniu akt w celu wydania odpisu lub nadania klauzuli musiałabym zmieniać na spisach z-o datę skrajną?! Przy przeszło 6 tysiącach wypożyczeń rocznie jest to niewykonalne.

Zmiana dat skrajnych przy tak dużej ilości akt wypożyczanych wydaje mi się wręcz absurdalna, bo skoro akta są wypożyczane, bo np. strona żąda odpisu, to nie ma to żadnego znaczenia dla sprawy.

Ale klauzula wykonalności jest nadawana zarządzeniem - więc jest to "czynność sądowa". Tylko teraz pytanie, czy jest to "czynność sądowa związana z wykonaniem orzeczenia"???

Skontaktowałam się w końcu z nadzorem archiwalnym i poinformowano mnie, że przechowywanie akt liczyć należy od nadania klauzuli wykonalności -- co sprowadza się do kuriozum (moim zdaniem):
-zmiany dat skrajnych w spisach z-od,
-znaczącego wydłużenia okresu przechowywania akt (strona ma 10 lat na złożenie wniosku),
-dodatkowego przeglądania każdych akt pod wzg. poszukiwania wniosku o wykonalność.

A skoro wg. nadzoru okres przechowywania liczyć należy od nadania klauzula wykonalności, to po co sędziowie nadają zarządzenie o zakończeniu sprawy? - i rzekomo (tak mi się wcześniej wydawało) od tego momentu w spr. cywilnych liczy się okres przechowywania:

Cytuj
§ 25.
1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 30, 2012,
Ja tak sobie mniemam, iż wygląda to tak (w uproszczeniu):

1. sprawa zakończona, pozwany ma zapłacić tyle a tyle, klauzula wykonalności nie jest nadana - pozwany jest zobowiazny zapłacić ale nie może iść z tym wyrokiem/postanowieniem do komornika do egzekucji, czas na zapłatę 10 lat
2. wierzyciel składa wniosek o nadanie klauzuli wykonalności, klauzula zostaje udzielona, bieg terminu z punktu pierwszego zostaje przerwany, z tym tytułem wykonawczym można iść do organu egzekucyjnego i rzeczony może wszcząc postępowanie egzekucyjne, czas na dochodzenie wierzytelności przez wierzyciela to ponownie 10 lat

kierujac się wtedy zasadą, że nie można brakować akt przed upływem terminu w którym strona może dochodzić swoich praw to termin ich przechwowywania zostaje wydłużony

Fakt faktem, że w stosowaniu jest to bardzo nawet uciążliwe, aczkolwiek na razie nie aktualizuje spisów zd-odb na bieżąco, czynię to dopiero przy brakowaniu.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 30, 2012,
Opcji edycji posta nie widzę (jeśli pobłądziłem - mea culpa!) a zjadłem jedno słowo

Cytuj
1. sprawa zakończona, pozwany ma zapłacić tyle a tyle, klauzula wykonalności nie jest nadana - pozwany jest zobowiazny zapłacić ale wierzyciel nie może iść z tym wyrokiem/postanowieniem do komornika do egzekucji, czas na zapłatę 10 lat
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 30, 2012,
Jeszcze 20 lat temu zapadał wyrok i po wyroku nie działo się nic więcej. Teraz, zwłaszcza w sprawach karnych, często wraca sie do spraw juz dawno zakończonych. Rozpatrywane są wyroki łączne, policja bierze odpisy wyroków, sa rozpatrywane różne wnioski skazanych. Dzieje się dużo. Gdyby postępować zgodnie z rozporządzeniem z 1985 roku i liczyć okres od daty wykonania zarzadzenia kończącego sprawę bądź wykonania wyroku, nie biorąc zupełnie dat innych pism i postanowień to teoretycznie mogłaby zdarzyć sytuacja, iz ktoś rozpatruje wyrok łączny, a za miesiąc akta zostają wybrakowane, bo minął okres przechowywania liczony od wyroku. Myślę, że należałoby się głęboko zastanowić nad zmianą przepisów. W końcu daty skrajne to daty pierwszego i ostatniego pisma w teczce.
Archiwista powinien dokładnie sprawdzac akta podczas brakowania i uwzględniać wszystkie pisma okreslając daty skrajne i decydując o przekazaniu sprawy na makulaturę. Taka nasza praca. :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Maj 30, 2012,
Po raz kolejny dziękuję za odzew :)

Cytuj
Archiwista powinien dokładnie sprawdzac akta podczas brakowania i uwzględniać wszystkie pisma okreslając daty skrajne i decydując o przekazaniu sprawy na makulaturę. Taka nasza praca.

Zgadzam się, jednak wydawało mi się, że samo brakowanie pójdzie nieco szybciej - głównie na sprawdzaniu zarządzeń o zakończeniu sprawy, ale mocno się przeliczyłam. Podobnie w sprawie ilości akt, którą planowałam zniszczyć, nie spodziewałam się, że np. z rocznika 1996 zostanie tyle akt!!! (Mój szacunek wstępny opierał się tylko na wyrywkowym przejrzeniu dat prawomocności).
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Dominik w Czerwiec 16, 2012,
W przedmiocie dat skrajnych:

Za datę zakończenia sprawy biorę datę uprawomocnienia się postanowienia,... chyba, że wymaga ono konieczności wykonania czynności zawartej w wyroku tudzież postanowieniu - koszty sądowe,...

Na nadanie klauzuli wykonalności w sprawach o zapłatę nie patrzę, wszak nie odnosi się ono bezpośrednio do postanowienia o wydaniu nakazu zapłaty. Interesuje mnie tylko wyrok, postanowienie... i jego wykonanie.

W sprawach karnych biorę jeszcze poprawkę na Termin przedawnienia danego czynu, acz nie zmienia on daty skrajnej. Niemniej podczas brakowania akt spraw karnych ma on niemniej istotne znaczenie od daty zakończenia danej sprawy.

W praktyce brakuję akta spraw cywilnych do 2001r.
Z karnymi ostrożnie można rocznik 1996, ale nie będzie ich wiele.
Oczywiście przy powyższych założeniach.


Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 04, 2012,
Ostatnio zauważyłem, iż w  moim sądzie występuje spory problem w prowadzeniu teczek dla dokumentacji administracyjnej i księgowej. Wydziały nie stosują RWA i pojawiają sie często teczki zatytułowane np. "pisma różne".  Zastanawiam się, czy archiwista jest upoważniony do przeprowadzenia kontroli dotyczącej prowadzenia teczek w poszczególnych komórkach organizacyjnych zgodnie z aktualnym RWA i instrukcją kancelaryjną.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Lipiec 07, 2012,
Nie tylko upoważniony, co wręcz zobligowany. ja np. mam to wyraźnie wymienione w zakresie obowiązków.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Lipiec 08, 2012,
Chciałam zapytać Was o sprawy cywilne o eksmisję - sędziowie bardzo różnie kwalifikują te sprawy - przeważnie jako B10, ale też B30, każdy z nich ma na sprawy o eksmisję inną koncepcję. Co ciekawe sprawdziłam stare protokoły brakowania i eksmisje były potraktowane jako B10 i AP wyraziło zgodę na ich brakowanie. A jak wy traktujecie sprawy o eksmisję?

Co do źle opracowanych teczek przez komórki - zawsze można podjeść do sprawy tak: skoro komórki źle je opracowują można ich nie przyjąć do AZ, ale sekretariaty uniknęły tej przykrej sytuacji i podwójnej pracy można im pokazać jak jak to dobrze zrobić, jest to w końcu w ich interesie (aby mogły oddać akta do AZ). Szczególnie, że administracja w sądzie wytwarza dużo kat A. :)

Cytuj
Na nadanie klauzuli wykonalności w sprawach o zapłatę nie patrzę, wszak nie odnosi się ono bezpośrednio do postanowienia o wydaniu nakazu zapłaty. Interesuje mnie tylko wyrok, postanowienie... i jego wykonanie.

Wydaje mi się to jak najbardziej logiczne, jednak moje AP uważa, że klauzula wykonalności przedłuża przechowywanie akt o 10 lat, tak więc wszystkie sprawy o zapłatę musiałam przejrzeć w poszukiwaniu tejże klauzuli.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Lipiec 31, 2012,
Kata księgi należności Nk maja kat B5 czy to ma wpływ na liczenie okresu przechowywania akt np akta mają B10 + podteczka Nk B5 = B15 ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 31, 2012,
Jaka podteczka? Kartoteki mają kategorię B-10. Akta postępowania wykonawczego również. Skąd ta kategoria B-5?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Lipiec 31, 2012,
Przekazując akta księgi należności do archiwum i sporządzając spis do archiwum system nadaje im kat B5. Akta z księgi nal. zawierają również kartę dłużnika.   
Akta te są dołączane do akt głównych np VII W 1/12 których kat B3 a teczka z księgi należności to B5
lub Ns B30 a akta należności B 5 - Zaznaczam że tak  wynika z systemu w którym księga należności sądowych przygotowuje spisy akt NK.
U Ciebie takie akta są dołączane do akt głównych i ma to wpływ na czas ich archiwizowania ? 
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 31, 2012,
Uważam, że akta księgi należności powinny mieć kategorię B-10 jak akta wykonawcze. Karty powinny być przechowywane oddzielnie. W przepisach jest o tym mowa. U mnie te teczki są również dołączane do akt głównych sprawy. Jeśli akta głowne mają kat. B-3 to całość ma taką kategorię. Przy brakowaniu określając datę końcową biorę pod uwagę dokumenty zawarte w teczce księgi należności, bo moim zdaniem jest to faktyczne zakończenie sprawy (uregulowanie grzywny i innych należności sądowych).
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 31, 2012,
U mnie nie robi się spisów z-o akt księgi należności, ponieważ najczęściej trafiają do akt głównych jeszcze w wydziale. Zdarzają się jednak przypadki, gdy dostaję takie akta i dołączam je do konkretnych akt głownych.

O tym dołączaniu była już tutaj mowa wcześniej.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Sierpień 02, 2012,
"Karty powinny być przechowywane oddzielnie." Możesz mi podpowiedzieć z jakiego to wynika artykułu ?
Bardzo dziękuje pozdrawiam
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 02, 2012,
Jest o tym mowa w zarządzeniu dotyczącym funkcjonowania sekretariatów, a w zarządzeniu ministra sprawiedliwości z 30 grudnia 1985 jest mowa, w jakiej formie należy przekazywać kartoteki do archiwum.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Sierpień 02, 2012,
U mnie akta wykonawstwa dołącza się do akt głównych, również karty dłużnika - kiedyś nie dodawało się ani teczek dozoru itp., ani kart dłużnika (ale nie drążyłam tematu, dlaczego teraz sekretariaty dodają karty dłużnika do akt).

Niemniej nie ukrywam, że dołączone akta wykonawstwa do akt głównych nastręcza mi trudności przy brakowaniu:

-czy należy zmieniać daty skrajne na spisie akt do brakowania i przedłużać okres żywotności akt o ostatnie pismo z wykonawstwa? - o tym pisał już ktoś powyżej, gdybyśmy chcieli brać pod uwagę każdy wniosek pojawiający się w aktach, choćby z prośbą o wypożyczenie, czy odpis wyroku to ile dłużej te akta musiały by leżeć?

Wykombinowałam tak (nie wiem, czy dobrze), żeby okres przechowywania liczyć od momentu:
-w spr. cywilnych - prawomocność,
-w spr. karnych - po wyroku zarządzenie o wykonaniu kary (z poprawką, żeby nie zniszczyć akt, przed ustaniem karalności), ale okres przechowywania liczyć od momentu zarządzenia o wykonaniu - czyli np. wpisaniu do wykazu "WP".
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Sierpień 03, 2012,
Dziękuje za podpowiedzi :)
Przez Kartoteki można rozumieć też karty dłużnika ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 03, 2012,
Dokładnie o to chodzi. Wszystkie karty dłużnika składają się na kartotekę.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Sierpień 03, 2012,
to że tak jest, czyli że karty dłużnika składają się na kartoteki jest gdzieś wyjaśnione bo do moich to nie przemawia ;)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Sierpień 03, 2012,
Robiąc spis akt/teczek, skoroszytów/  na brakowanie z oddziału finansowego lub administracyjnego z kilku dawnych lat to czy na takim spisie ujmuję wszystkie teczki z danego roku np. 1995 i mogą na takim spisie być delegacje i szkolenia czy musze zrobić spis np osobno do teczek odnośnie szkoleń i osobno odnośnie delegacji ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 03, 2012,
Wszystkie teczki mogą być na jednym spisie. Najważniejsze, aby teczki były uporządkowane właściwie i zgodne z rzeczowym wykazem akt, żeby w jednej teczce przypadkiem nie znalazła się dokumentacja odpowiadajaca różnym hasłom RWA.

O tych kartach dłuznikach pisałem parę postów wcześniej.  ;)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Sierpień 06, 2012,
dziękuje za odpowiedzi
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Sierpień 09, 2012,
Cześć
W jaki sposób przekazujecie repertoria lub inne materiały do oprawy introligatorskiej ? Tzn. czy odbywa się to na podstawie jakiegoś pisma ?
Proszę o odpowiedź 
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Sierpień 28, 2012,
wracam znów do tematu brakowania

1) czy możecie napisać, na co zwracacie uwagę przy brakowaniu akt karnych?

-od jakiego momentu liczyć okres przechowywania? (od ostatniego zarządzenia, postanowienia sędziego w aktach?)
po wyroku jest jeszcze mnóstwo pism wszytych w akta, np. wnioski o odpis, wypożyczenie akt prokuraturze, czy innemu sądowi, pisma skazanego o skrócenie kary etc.
-szukać postanowień o przepadek dowodów rzeczowych?

2) na spisie akt do brakowania umieszczacie tylko akta sądowe i te z JAWRy?

-czy na spisie trzeba też umieszczać urządzenia ewidencyjne (kontrolki, zwrotki, zbiory wokand, terminarze), karty dłużnika (stare nie były dołączane do akt sprawy)
-czy KOR-y spisujecie jak akta sądowe, czy traktujecie jak makulaturę (tak było do tej pory u mnie w sądzie)?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 29, 2012,
Ja akurat przy brakowaniu zwracam uwagę na ostatnie pismo w sprawie, bez względu co to będzie.
Oczywiście, że na spisie do brakowania tez wymieniamy urzadzenia ewidencyjne. Mają one swoje kategorie. Karty dłużnika np. B-10 i wpisuję je pod jedną pozycje w spisie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Sierpień 29, 2012,
Jako moderator na kilku forach od szeregu lat nie mogę sie poprostu powstrzymać - używamy opcji szukaj!  ;D

o brakowaniu akt karnych i problemami z tym związanymi klik klik klikendy (http://www.ifar.pl/index.php/topic,826.msg6468.html#msg6468)

pisma o wypożyczenie akt w żadnym razie nie wydłużają okresu od którego liczymy przechowywanie akt, chociaż już ktoś w temacie tym bodajże napisał, iż jakieś AP poradziło inaczej :o
Sławetne zarządzenie w sprawie archiwzowania akt spraw sądowych stanowi
Cytuj
§ 25. 1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego
po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia
kończącego postępowanie w sprawie
(podkreślenie moje)
czyli jeśli mamy wyrok 3 lat w zawieszeniu + nadzór kuratora to naliczamy od momentu zakończenia dozoru, jeśłi mamy 3 lata więzienia to liczymy od momentu przyjścia "zwolnienia ze sprawy", jeśli mamy orzeczoną grzywnę liczymy od momentu spłaty rzeczonej albo jej umorzenia; przy czym trzeba brać również pod uwagę upływ karalności za dany paragraf o czym w linku podanym powyżej;
co do przepadku dowodów rzeczowych - nie wydaje mi się aby to podpadało pod czyność związaną z wykonywaniem orzeczenia więc daty od której naliczamy przechowywania akt to nie zmienia

co do puktu 2) - być może to wina porannej pory ale nie potrafię rozkminić skrótu "JAWRy", chyba ze tam miało być JRWA -czyli akta administracyjne/księgowe etc. przy których posługujemy się wykazem akt - w takim wypadku moje AP nie ma nic przeciwko umieszczaniu takowych akt wspólnie z aktami sądowymi na jednym spisie do brakowania

co do wszelkich pomocy ewidencyjnych - jednostki archiwalne jak każde inne i jeśli chcesz je wybrakować to na spisie się znaleźć muszą, podobnie jak karty dłużnika

co to KORy nie mam zaś pojęcia bo skrót kojarzy mi się jedynie z Komitetem Obrony Robotników  :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Wrzesień 03, 2012,
Dziękuję za odzew. :)

1) Właśnie z tym mam problem, nie wiem kiedy zwracać uwagę na prawomocność, czy zarządzenie kończące postępowanie w sprawie, a kiedy na czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia.

2) - Przepraszam, chodziło oczywiście o JRWA.
- KOR - u mnie tak się mówi na Kor. og. (Korespondencja ogólna) - do tej pory przekazywało się to po 3 latach na makulaturę, bez żadnego spisywania.
- Do tej pory u mnie w sądzie wszelkie urządzenia ewidencyjne (kontrolki, zwrotki, zbiory wokand, terminarze) były po prostu przekazywane na makulaturę, bez umieszczania ich na spisach zdawczo odbiorczych. Ale jak widzę nie była to dobra praktyka?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 04, 2012,
Wszelka korespondencja powinna być klasyfikowana w/g JRWA. Swoja drogą nie powinno występować takie hasło jak korespondencja ogólna. U mnie jest to podzielona na korespondencja w sprawach karnych, cywilnych etc i ma kat. BE-5. Chodzi o dokumentację rejestrowaną w administracji. W wydziałach korespondencja może mieć kat. BC.
 :o Jeśli kontrolki, wokandy, terminarze nie były umieszczane na spisach brakowanej dokumentacji to naprawdę bardzo zła praktyka. Bez zgody AP mozna sobie tylko niszczyć dokumentację kategorii BC.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Wrzesień 04, 2012,
takie dajmy na to terminarze mają przecież określoną kategorię archiwalną (B3) i nie można ich ot tak sobie niszczyć  :o

Termin zaś "korespodnecja ogólna" jako żywo przypomina mi hasła klasyfikacyjne z wykazów akt typu "Różne" "Varia" albo "Miscellanea" - czyli tak właściwie nie wiadomo co. W wykazie akt na pewno znajdzie sie klasa/y rzeczowe do których można ową "Korespondencję ogólną" przyporządkować.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Listopad 11, 2012,
Wygrzebałam z przygotowanej wcześniej przez kogoś na makulaturę wszelkie kontrolki, wokandy, terminarze. Kwestia spisania - formularz akt przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie sporządzony osobno dla każdego wydziału. Przykładowy wpis:

lp. / tytuł teczki / daty skrajne / liczba tomów / uwagi

1. / Terminarz Posiedzeń SSR Kowalski Jan / 2003 - 2005 / 3 /

Teraz pytanie, jaką zasadę przyjąć dla kolejności wpisów? Chronologicznie nie bardzo - w sensie:
1. Zbiory Wokand SSR Jana Kowalskiego z lat 2003-2005,
2. Terminarze Posiedzeń SSR Jana Kowalskiego z lat 2003-2005,
3. Zbiory Wokand SSR Nowak Anny z lat 2003-2005,
2. Terminarze Posiedzeń SSR Nowak Anny z lat 2003-2005,
ponieważ jak pisałam wcześniej traktowano u mnie tego typu ewidencję jak makulaturę i po upływie okresu przechowywania po prostu przekazywano do brakowania, dlatego mam dziury chronologiczne.
Czy mogła bym na spisie dla danego wydziału umieścić najpierw wszystkie terminarze (kolejność alfabetyczna - wg. nazwisk sędziów), później Zbiory Wokand, na końcu wokandy z posiedzeń niejawnych? Taka zasada wydaje mi się najbardziej przejrzysta.

A spisywanie ewidencji z Biura Podawczego?

1. / Zwroty pocztowe / 2005 - 2008 / 4
2. / Zestawienia pocztowe ? listy polecone / 2005 - 2008 / 48
3. / Zestawienia pocztowe ? listy zwykłe / 2005 - 2008 / 4
4. / Zestawienia pocztowe ? listy polecone zagraniczne / 2005 - 2008 / 4
5. / Pocztowa książka nadawcza
6. / Kontrola nadanych przesyłek

Jaką w tym przypadku przyjąć zasadę kolejności wpisów? Wydaje mi się, że najlepiej jak wypiszę alfabetycznie wszystkie te urządzenia. Tylko wtedy w przypadku "Zestawienia pocztowe ? listy polecone" będę mieć 60 tomów.
Nie dla każdego roku odnalazłam na magazynie daną pozycję, np. Pocztowe książki nadawcze mam tylko dla jednego roku. Mówiąc szczerze nie mam bladego pojęcia, co zrobić z tym Biurem Podawczym, oni nie mają swojego rozdziału z JRWA. Wydaje mi się, że stosuje się do nich zapis z rozporządzenia o przechowywaniu akt sądowych i magiczny zwrot
Cytuj
4. Przez okres 3 lat przechowuje się urządzenia ewidencyjne niewymienione w ust. 1.
. Mylę się?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 13, 2012,
Pulchra Jeśli chodzi o wokandy, terminarze to ja akurat zawsze wrzucam je na końcu spisy z aktami danego wydziału, bez chronologii. Możesz jednak to jakoś posegregować chronologiznie, jak chcesz, aby spis był czytelny dla AP. Nie wiem tylko, czy konieczne jest pisanie nazwisk sedziów.

Z dokumentacją z biura podawczego tez zawsze był u mnie problem. Musi być ona jednak klasyfikowana zgodnie z RWA. Jeśli nie mają to trzeba dodać taką klasę. Ja też stosowałem wcześniej cytowany art., bo RWA nie obehmował ewidencji wysyłanej i otrzymywanej korespondencji, ale AP to zakwestionowało. Ten rodzaj dokumentacji powinien być ujęty w RWA. W przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji NDAP jest to symbol 0141 - środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji i to wszystko ma kat. B-5.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Listopad 13, 2012,
Muniekdm liczyłam, że się odezwiesz :) dzięki

wokandy i terminarze wydziały opisują nazwiskami, dlatego też tak je spisałam. Myślisz, że wystarczy: Zbiór wokand / daty / tomy?

Mój RWA nie ma części dla Biura Podawczego, jak próbowałam się orientować w okręgu (mam JRWA dla całego okręgu taki sam) to okazało się, że inni archiwiści nie przyjmują od nich dokumentacji z braku miejsca  :o Ale faktycznie dobry pomysł, żeby wzorować się na 
Cytuj
przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji NDAP
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 13, 2012,
Myślę, że spokojnie taki opis mógłby wystarczyć. Musiałem sięgnąć do tego opracowania NDAP, bo archiwum państwowe nie wydało mi zgody na zniszczenie książek nadawczych i było zalecenie, aby zastosować się właśnie do tej przykładowej klasyfikacji.
Ja akurat aktualizowałem rzeczowy wykaz akt i dodałem takie hasło w organizacji sądu-0188 ewidencja wysyłanej i przyjmowanej korespondencji.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 20, 2012,
Mam pytanie dot. tzw. Ldz-ów. Jak wydziały powinny prowadzić takie sprawy. Jest to korespondencja, która czasami nie dotyczy prowadzonych postepowań. U mnie Wydział Cywilny kazdą sprawę rejestruje pod kolejnym numerem z dziennika i umieszcza w osobnej teczce.  Uważam, ze takie pisma należy klasyfikować zgodnie z RWA (korespondencja w sprawach...), postępować tak jak z dokumentacją administracyjną, jednakze wydział ma trochę odmienne zdanie. Czy są może jakies przepisy, które to regulują?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Listopad 20, 2012,
Nie mam pojęcia, co to
Cytuj
są tzw. Ldz-ów
.  ??? ??? ??? ???

Cytuj
Jest to korespondencja, która czasami nie dotyczy prowadzonych postepowań. U mnie Wydział Cywilny kazdą sprawę rejestruje pod kolejnym numerem z dziennika i umieszcza w osobnej teczce.


U mnie to nazywa się KOR (korespondencja ogólna), szczególnie do wydziału cywilnego mnóstwo tego przychodzi, Administracja tego nie rejestruje. Do tej pory tzw. KORy były przechowywane 3 lata i przekazywane na makulaturę bez spisów. Puki co jeszcze nie przejmowałam KORów do AZ. W każdym razie wg. RWA korespondencja ogólna ma kat. B20, nie mam pojęcia skąd te B3 dla KOR. Ta korespondencja, tak jak piszesz, nie ma związku z prowadzonymi sprawami (wtedy trafiła by do akt sądowych). Teczki z KOR-ami nie są w żaden sposób opisane, mają tylko kolejny nr/ rok. W ciągu roku jest tego ok 1 mb. Z pewnością łatwiej by się je przechowywało, gdyby tworzyły akta spraw (jak w Administracji).

Ale problem pozostaje.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: lagoo w Listopad 21, 2012,
Witam

Mam jedną prośbę. Poszukuje wzoru opisu Repertoriów Sądowych (samej księgi). Ma ktoś może jakiegoś pdf-a bądź naprowadzi mnie na odpowiednie rozporządzenie w którym taki opis znajdę. Jakiś czas temu taki wzór przewinął mi się przez ręce, bądź ekran monitora. Obecnie nie mogę się tego doszukać.


Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Listopad 21, 2012,
http://www.saws.pl/asp/pliki/Przepisy/Formularz.pdf - takie coś na stronie SAWSu mają
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: lagoo w Listopad 22, 2012,
Najlepsze jest to, że tam zaglądałem i tego nie widziałem ;)
Dzięki.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Listopad 22, 2012,
"Ja akurat aktualizowałem rzeczowy wykaz akt i dodałem takie hasło w organizacji sądu-0188 ewidencja wysyłanej i przyjmowanej korespondencji." Czy możesz zamieścić skan tego aktualnego wykazu u mnie jest problem z zatwierdzeniem go przez AP
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Listopad 22, 2012,
muniedkdm - to mój mail jeżeli możesz to bardzo proszę o przesłanie kingasr1984@interia.pl
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 11, 2012,
Interesuje mnie sposób przekazywania przez wydziały repertoriów i skorowidzów. Jak wiadomo mają one kategorię A. Czy wydziały przy przekazywaniu repertoriów do az stosują zasady dotyczące przekazywania materiałów archiwalnych?
U mnie wydziały do tej pory tego nie robiły, ale teraz bedę musiał tego wymagać. Jestem ciekawy jak to u Was wygląda, czy są z tym jakieś problemy?
Na marginesie , to u mnie od pewnego czasu kupują repertoria, które mają metalowe zakończenia na rogach. Jak karzę teraz wydziałom to ściągać to chyba przestaną mnie lubić?  :D

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 11, 2012,
U mnie przekazują na tej samej zasadzie jak resztę akt, z tym że rubryka numer 2 ("Znak teczki") pozostaje pusta, w kolejną rubrykę natomiast wpisują tytuł na zasadzie jak na przykładzie poniżej
Cytuj
Repertorium I C Sądu Rejonowego w xxxxx

problemów nie ma przy tym innych aniżeli występujace normalnie  :)

w sumie jakoś dotychczas nie zwróciłem uwagi czy repertoria mają w rogach jakieś metalowe części, trzeba zejść do magazynu się przekonać  :D
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Grudzień 11, 2012,
Za mojej kadencji nie przyjmowałam repertoriów, ani skorowidzów do AZ.
Jeśli ściągniesz te okucia, to nie zniszczysz przy ściąganiu rogów? Moje repertoria nie mają takich okuć.

Przy okazji, jak brakujecie karty dłużnika? Mam je z końca lat 80-tych i z lat 90-tych (nie pamiętam do którego roku nie wkładało się kart do akt, tylko tworzyło z nich kartoteki). Te karty ułożone są kolejno według własnych numerów, jedna kartoteka odpowiada danemu rocznikowi założenia. Zastanawiam się, na jakie daty patrzeć na tych kartach, datę spłaty? Muszę przejrzeć wszystkie karty - czy przypadkiem po 10 latach nie ma tam umorzenia spłaty z powodu niemożności ściągnięcia (pisze to na karcie)? Od którego momentu liczyć B10 dla kart dłużnika?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 12, 2012,
Z tego co widzę obecnie (aczkolwiek nie wiem jak to "drzewiej" bywało) panie z należności sądowych cierpliwości 10 letniej nie mają - wzywają do zapłaty i albo ktoś płaci albo rozkłada sobie na raty albo sprawa trafia do komornika, ten zaś albo przeprowadza skuteczną egzekucję albo umarza egzekucję bo nie ma z czego ściągnąć. W żadnym razie nie trwa to 10 lat, zazwyczaj 1-2 lata. Wszelkie czynności w sprawie egzekucji są odnotowywane na kartach dłużników, również fakt umorzenia grzywny/opłat sądowych etc..

Kart dłużnika leżących osobno na szczęście juz nie zastałem w archiwum, jednakoz wydaje mi się że B10 należało by liczyć od momentu kiedy należnośc stała się wymagalna, czyli jakby liczyć od momentu założenia to tragedia się nie stanie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 12, 2012,
Ja właśnie liczę okres przechowywania od roku założenia kartoteki. W ten sposób niszczony jest kompletny rocznik kart. Gdyby patrzeć na daty wpłat to trzeba byłoby większość kart zostawiać i pilnować okresu przechowywania. Do kart rzadko sie zaglada, a informacje o ściąganiu należnośći są przecież także w aktach zastępczych, które zostają dołączone do akt głównych sprawy.

Rozumiem metricisRegninotarii, że skoro repertoria mają kategorię A to wydziały także bez żadnych sprzeciwów to wszystko paginują.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 12, 2012,
Szczęśliwie dla wydziałów wszystkie były albo spaginowane od początku (nadrukowane) albo ktoś kiedyś tą nieszczesną paginację zrobił. Przy czym czasami była wykonana tylko foliacja ale że jak wiadomo we wszelakich aktach sądowych numeruje się karty, to się tego nie czepiałem.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 19, 2012,
Czy przed przekazaniem akt na makulaturę wyłączacie odpisy wyroków i postanowień? Ostatni pani z jednego z wydziałów stwierdziła, że tak powinienem robić. Słyszałem kiedys, ze niektórzy archiwiści to praktykują. Czy są jakieś przepisy, które o tym mówią?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 19, 2012,
Ani w instrukcji z 1985 ani w zarządzeniu z 2004 roku taki obowiązek nie jest wyartykułowany. W zarządzeniu "w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej " z 2003 roku również chyba niczego takiego nie ma aczkolwiek trzeba by dokładnie przejrzeć to wielgachne dzieło.

A czy rzeczona pani powiedziała czemu konkretnie powinno sie wyłączać, czyli czemu to tak właściwie ma służyć?

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 20, 2012,
Nie powiedziała, ale podejrzewam, ze chodziłoby o sporzadzanie odpisów postanowień i wyroków, gdy fizycznie nie będzie juz akt sprawy. Tylko chybo po to właśnie przechowuje się wieczyście repertoria, aby odtworzyć treść wyroku lub postanowienia? Czyż nie... :) Chociaż chyba nie ma przepisu, który nakazywałby takie postępowanie, gdy akta zostały juz przekazane na makulaturę.
Ostatnio był u nas taki przypadek, ze pani złożyła wniosek o wyrok w sprawie o alimenty z lat 50. Akt juz nie ma. Repertoria juz zostały przekazane do AP tak odpisano na ten wniosek i dla wydziału sprawa jest załatwiona,  a uważam, że wydział powinien sobie wypożyczyć repertorium z AP i odtworzyć wyrok na jego podstawie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 20, 2012,
Żeby odtworzyć akta to osobne postępowanie sądowe być musi, czyli po prostu nowa sprawa musiałaby być wszczęta, zapewne nie z urzędu tylko na wniosek tej osoby co składała wniosek o odpis wyroku.

I zgadzam się że od odtwarzania treści wyroku to repertoria są, nie bez powodu przechowuje się je w sądzie aż 50 lat a potem przekazuje do AP. Zresztą takie wyłączone odpisy wyroków to miałyby tworzyć jakiś osobny "zbiór odpisów wyroków" przechowywany po wsze czasy w AZ? :'(
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 30, 2012,
Już niedługo powitamy Nowy Rok i nastąpią zmiany w niektórych sądach. Na szczęście mnie to nie dotyczy, ale jestem ciekawy jak będą funkcjonowały archiwa, gdy sądy zostaną połączone w jedną jednostkę organizacyjną i powstaną wydziały zamiejscowe.
Oczywiste jest jedno, że w sądzie, w którym powstaną wydziały zamiejscowe trzeba będzie wszystko przekazać do az i rozpocząć wszystko od początku, bo przecież nowe akta będą już wytwarzane pod nazwą innego sądu.
Jestem ciekawy jak w tej nowej strukturze będzie ulokowane archiwum, bo nie wyobrażam sobie, aby było jedno dla sądu X, a w sądzie, w którym będą wydziały zamiejscowe sądu X będzie osobne archiwum dla tych wydziałów.  Co o tym myślicie?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 31, 2012,
Nas niestety łaczenie dosięgło, co prawda to do nas "przyłączają" a nie nas do kogoś ale zamieszanie jest takie że hej.

Dotychczasowe wydziały, stają sie wydziałami zamiejscowymi i otrzymują nowe numery, czyli zamiast II Wydzia Karny, będzie V Wydział Karny zamiejscowy, w związku z tym sygantury się oczywiście pozmianieją a wytwarzającym akta będzie już nie Sąd Y i Z lecz sąd X.

Co do samych archiwów zakładowych - będą (dzisiaj) przez nas formalnie przejmowane, czyli będzie jedno AZ, a od stycznia zapewne będą one filiami/oddziałami archiwum zakładowego naszego sądu.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Styczeń 22, 2013,
Cytuj
Czy przed przekazaniem akt na makulaturę wyłączacie odpisy wyroków i postanowień? Ostatni pani z jednego z wydziałów stwierdziła, że tak powinienem robić. Słyszałem kiedys, ze niektórzy archiwiści to praktykują. Czy są jakieś przepisy, które o tym mówią?
Nie spotkałam się z takim zapisem w żadnym akcie prawnym. Popieram, że od tego są repertoria.

Mam pytanie, podczas przygotowywania akt do brakowania z jednego z repertoriów cywilnych zauważyłam, że brakuje kilku akt. Tj. u mnie nie praktykowano wcześniej spisów zdawczo-odbiorczych, dlatego stan faktyczny zastany na magazynie porównywałam z wpisami do repertorium i tak przygotowałam spis do brakowania. Brakuje mi kilku akt - albo się zgubiły, albo nie odnotowano ich wysłania lub połączenia z inną sprawą w rep. Myślę, że w takim wypadku trzeba by i tak wszcząć standardową procedurę - powiadomienie kierownika komórki org., kierownika archiwum i spisanie protokołu. Dobrze kombinuję? Czy wtedy jakoby z urzędu będę sprawy o odtworzenie akt? Czy jedynie jeśli by się zgłosiła zainteresowana strona?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Styczeń 22, 2013,
Muniekdm ? czy
Cytuj
0188 ewidencja wysyłanej i przyjmowanej korespondencji
miałeś na myśli: http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/zz2011_12_15_klasy%200_3_NDAP_na%20spotkaniu_ok_III%20wersja.pdf tu nie ma takiego hasła

chcę już zamknąć to brakowanie cywilne + inne drobne rzeczy, a tu klops. Myślałam, że miałeś na myśli przykładowy RWA z Rozporządzenia MK z 2002 r., ale tam też nie ma nic takiego. Znalazłam w swoim RWA hasło ?przesyłki pocztowe? oznaczone jako B10 ? ale jest to tak ogólna rzecz, że sama już nie wiem.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Styczeń 22, 2013,
Jeśli akt fizycznie nie ma, trudno.  :( Jeśli nie było spisów to trudno ustalić, czy były przekazane. Robimy brakowanie tego, co faktycznie jest. Jeśli ktoś będzie zainteresowany tymi sprawami, których brakuje to wtedy będzie trzeba podjąć kroki w celu ustalenia, co się z tymi aktami stało. Jeśli chcesz, to teraz możesz spróbować to ustalić, ale to nie jest konieczne.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Styczeń 22, 2013,
U mnie to wyszło 0188. W tej przykładowej klasyfikacji jest 0141-środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Styczeń 22, 2013,
Wielkie dzięki za szybką odpowiedź :)

Chyba przedzwonię jeszcze do inspektorów biurowości z zapytaniem co oznacza hasło "przesyłki pocztowe", bo jeśli meli na myśli to co w tym przykładowym haśle 0141 Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji (książki pocztowe, rejestry przesyłek), to przechowywanie rośnie mi z 5 na 10 lat
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Marzec 08, 2013,
Ciekawi mnie jak u Was wygląda kwestia udostępniania podczas nieobecności archiwisty.
Ja jestem sam i w momencie dłuższego urlopu są osoby upoważnione z każdego wydziału, które mają prawo wejść i wyszukać akta. Jednakże nie do końca to się sprawdziło, w momencie, gdy te osoby równocześnie ze mną były na urlopie. Pojawił się pomysł wyznaczenia jednej osoby na mojego zastępcę na czas dłuższej nieobecności, ale chętnych brak.  :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: marcia w Marzec 08, 2013,
Z opowieści wiem, że jak u mnie była jedna osoba, to był ktoś, kto otwierał archiwum, jak klient wiedział, gdzie szukać, to było dobrze, jak nie, to czekał do powrotu archiwisty a jak była bardzo paląca sprawa, to archiwista musiał przyjechać, chyba że nie mógł :-)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Marzec 12, 2013,
Pojawił się temat przekazywania pełnych roczników. Pamiętam, że w sądach też był zawsze taki wymóg, aby przekazywać kompletne roczniki. Jednakże w Zarządzeniu MS w sprawie organizacji i działania sekretariatów sądowych i innych działów administracji sądowej w par. 43.3 pojawił się zapis "Akta należy przekazywać do archiwum zakładowego co najmniej raz na pół roku, w terminach uzgodnionych z kierownikiem archiwum" O co chodzi? Czy oznacza to, że terraz wydział może przekazać połowę rocznika, a resztę w późniejszym terminie?  ???

Swoją drogę ciekawe jest, że wydział musi to uzgadniać z kierownikiem archiwum. Najpierw trzeba być kierownikiem.   :D
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: pulchra w Marzec 12, 2013,
Cytuj
Pamiętam, że w sądach też był zawsze taki wymóg, aby przekazywać kompletne roczniki.

Absolutnie nieżyciowe i niedostosowane do realiów panujących w rejonach. O ile małe wydziały mogą sobie na to pozwolić, to tak duże molochy, jakimi są wydziały cywilne i karne już nie.
A jak sprawa sądowa się ciągnie latami, to cały rocznik ma "czekać", aż ta jedna się zakończy? Przecież po roku czasu zazwyczaj 50-60% spraw jest dopiero zakończonych.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Marzec 13, 2013,
Zgadza się. W sądach z przekazaniem kompletnego rocznika jest czasami ciężko. U mnie w praktyce wygląda to tak, że wydziały przekazują kolejny rocznik, sprawy od 1 do ostatniej w roczniku. Te sprawy, które są zakończone. Później jak się te brakujące sprawy kończą są dopisywane do właściwego spisu i przekazywane do AZ. Wiadomo, że nigdy nie zostaną przekazane wszystkie sprawy zarejestrowane w repertorium.
Chodziło mi bardziej, czy autor tego paragrafu miał na myśli, że np. w styczniu będą przekazane sprawy od 1-do 500  z rocznika, a za pół roku od 501-do końca.
Mam wrażenie, że chodziło tutaj o rozwiązanie problemu miejsca w wydziałach. Co myślicie?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Marzec 13, 2013,
a ja tym myślę sobie, iż autor tego zarządzenia poprostu, mówiąc kolokwialnie, "olał sobie" jakieś tam zarządzenie dotyczące spraw archiwalnych (kto by to czytał przeca?  :D ) a jakby go zapytać to by pewnie powiedział - co za problem, raz na pół roku ale kompletnymi rocznikami :D i tak to sobie wisi od momentu uchwalenia zarządzenia, jak mnie LEX poucza.

Co do samego zapisu - przekazywanie spraw pełnymi rocznikami jest awykonalne i ktoś kto to pisał musiał bezrefleksyjnie przepisać ten zapis z jakiegoś innego normatywu.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Kwiecień 10, 2013,
Jaką kategorię mają w Wydziałach Cywilnych sprawy Cps - przesłuchania skierowane z innych sądów?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Kwiecień 10, 2013,
U mnie jest to B10
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Kwiecień 12, 2013,
Z czego wynika ta kategoria, z rozporządzenia w sprawie archiwizowania czy może z RWAKiedys każda sprawa Cps miała swoją teczkę jak normalne akta spraw, a od pewnego czasu wydział całą korespondencję wpina do jednej teczki. Zastanawiam się, czy nie kwalifikować tego wszystkiego w/g RWA (pomoc prawna, obrót prawny z zagranicą etc.), w zależności czego dany Cps będzie dotyczył.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Kwiecień 12, 2013,
Hmm
Z tego co mi wiadomo większość Cpsów jest nadal dołączana do akt (przynajmniej była jeszcze w 2012 roku), do mnie trafia co roku dosłownie kilka jednostek Cps, zawierajacych jakieś pojedyncze wnioski o pomoc prawną, z tego co kojarzę to zawsze były wnioski o przesłuchanie pochodzące z sądów zagranicznych - przy czym są to wnioski kierowane do nas. Podobnie zresztą z aktami RCps, których kilka sztuk rok rocznie trafia do archiwum.
Czemu jednak akurat te trafiają a inne nie? Nie wiem szczerze mówiąc.

Wydziały kwalifikują je obecnie, jak mi sie zdaje, na podstawie paragrafu 14.3 rozporządzenia z 2004 w sprawie archiwizowanie akt spraw sądowych, aczkolwiek zasiałeś teraz we mnie uzasadnione wątpliwości co do tej praktyki.

Jeśli sekretariaty wydziałów traktują to jak korespodencję i wpinają do zbiorczej teczki to zastosowanie powinien mieć raczej jrwa wraz z odpowiednią klasą, która u mnie uzależnia okres przechowywania od okresu przechowywania akt sprawy, której korespondencja dotyczy.

Reasumując - będzie trzeba jednak powęszyć ocb ;D
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 05, 2013,
Ostatnio u mnie wydziały zaczęły tworzyć spisy z-o używając do tego systemu SAWA. Generalnie jest to spore ułatwienie, bo dane do spisu są zaczytywane automatycznie bezpośrednio z systemu-repertorium. Pewne problemy są z datami skrajnymi, bo system generuje daty dzienne i zdarzyło się też, że tytuły spraw różniły się od tych na teczkach. Czy macie jakieś doświadczenia z tworzenia spisów w taki sposób?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Sierpień 07, 2013,
doświadczenia na razie niewielkie nie mniej to wygląda tak, iż pracownik wybiera repertorium, wpisuje sygnaturę i resztę danych wczytywane jest z bazy danych, poza sygnaturą archiwalną - którą pracownik sam musi określić, gdyż tych danych najwidoczniej nie ma w systemie.

Z datami skrajnymi to trochę nezsens - co mnie bowiem obchodzi czy sprawa zakończona prawomocnie 15 stycznia czy 15 lipca? I tak okres przechowywania naliczać się będzie od stycznia przyszłego roku, niepotrzebne zużywanie tonera do drukarek. W przypadku np. akt spraw rodzinnych może to być nadto utrudnienie albowiem okres przechowywania nalicza się przecież od momentu zakończenia postępowania wykonawczego, co w przypadku spraw o ograniczenie praw rodzicielskich lub opiekuńczych może oznaczać przesunięcie terminu o nawet kilkanaście lat.

A z tytułami z tego co na razie widzę jest czasami problem - bo czasami pojawiają się kwiatki typu "sprawy inne" albo inne takie badziewie, które potem się okazuje być np. wnioskiem o dokonanie czynności prawnej przekraczającej zwykły zarząd majątkiem małoletniego albo wnioskiem o zgodę na wydanie paszportu dla dziecka.

Nie mniej z tego co udało mi się podpatrzeć to istnieje możliwść edytowania tego, co zostanie zassane z bazy danych, można więc np. zmienić datę krańcową lub uzupełnić tytuł.

Poza tym SAWA, zwana potocznie poporstu "Currendą" znacznie ulatwia pracę pracownikowi zdającemu akta, martwi mnie tylko, iż w ten sposób nie otrzymuje wersji elektornicznej spisu. Z czasem pewnie będzie trzeba powalczyć o jakiś, chociażby ograniczonych, dostęp do tegoż systemu.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 07, 2013,
Ten system posiada pewne błędy, ale faktycznie ułatwia pracę wydziałom przy tworzeniu spisów z-o. Ja mam program w archiwum i nasz informatyk generuje z systemu SAWA plik i potem ten spis jest zaczytywany do mojego programu. To jest bardzo dobre.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Grzesiek w Sierpień 07, 2013,
A możesz napisać jakiego programu używasz w AZ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Sierpień 07, 2013,
Pewnie można eksportować dane do pliku .csv albo podobnego i zasysać do innej bazy danych ale wtedy ten drugi program musi chyba być w jakimś tam stopniu kompatybilny z SAWA, tak więc info jaki to konkretnie program byłoby przydatne.

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 07, 2013,
Ja mam u siebie program Archsys.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Sierpień 14, 2013,
Przedłużeniem Currendy vel Sawy w archiwum zakładowym w sądzie jest program przygotowany przez Currendę nazywany Archiwum Akt oraz program służący do przesyłania danych Obce Spisy Archiwalne. W kilku sądach jest on stosowny. Służy do ewidencjonowania zasobu archiwalnego, wypożyczania akt, przygotowywania spisów akt do wybrakowania, oraz spisów akt przekazywanych do AP. O plusach i minusach należałoby napisać cały elaborat.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Wrzesień 20, 2013,
Witam,

chciałam zapytać czy przychodząc do pracy w archiwum dostaliście JRWA czy musieliście go stworzyć? U mnie dalej działają na JRWA Sadu Wojewódzkiego z 1987r. i nie zapowiada się, żeby ktoś go chciał zaktualizować. A przydałoby się.

Jako archiwista z małym doświadczeniem chciałam też zapytać jak traktujecie sprawozdania, które tworzone są w wydziałach? Czy to kat B10 jako jednostek podległych sądowi? Bo w sumie wszystkie te roczne sprawozdania ma administracja i od nich to schodzi jako kat. "A". Czy dobrze myślę?

Z góry dziękuję za odpowiedź
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 20, 2013,
Jak obejmowałem stanowisko archiwisty w moim Sądzie Rejonowym w roku 2006  funkcjonował RWA z początku lat 90-ych. Potem czywiście musiałem RWA kilka razy zaktualizować i teraz posiadamy RWA z ostatnią aktualizacją w roku 2010.
Natomiast jesli chodzi o sprawozdania w wydziałach to chyba sprawa nie jest taka prosta. Zgadza sie, ze sprawozdania w administracji bedą miały kat. A. Gdyby uznać, że wydziały w tym temacie nie sa komórka merytoryczną to byłaby kat. BC. Kiedyś jednak rozmawiałem z pania z NDAP, która stwierdziła, ze w wydziałach sprawozdania to takze kat. A, bo tam są te robocze egzemplarze i wyliczenia. Ja narazie tak to traktuję.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Wrzesień 20, 2013,
Dzięki za odpowiedź muniekdm  :)
W sprawie sprawozdań jeszcze podpytam w takim razie moje AP jak będę tam dzwonić.
A jeżeli chodzi o JRWA to jak wyglądała ta aktualizacja u Ciebie? Sam to robiłeś? Czy może z administracją, księgowością? Na podstawie tego co wytwarzacie tzn. nazw segregatorów np? Może głupie pytania ale w sumie niewiem jak się za to zabrać i od czego zacząć. A patrząc na ten stary, który mam to jest konieczność jego zmiany.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 20, 2013,
Jeśli chodzi o aktualizację to była robiona we współpracy z administracją i księgowością. Oni podpowiadali jaką wytwarzają dokumentację i jakie hasła są im jeszcze potrzebne. Pewne hasła trzeba było usunąć, trochę zmienić ich brzmienie. Potem AP dorzuciło swoje uwagi i został stworzony nowy RWA. Najlepiej jak pracownicy administracji pomogą, bo najlepiej wiedzą jaka dokumentacja u nich jest wytwarzana. 
Jak będzie trzeba to zawsze mogę podesłać mailem mój wykaz dla porównania.  :)

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Wrzesień 23, 2013,
Muniekdm a byłaby taka możliwość przesłania? Miałabym wtedy większe rozeznanie. Jakby to oczywiście nie był kłopot  :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 23, 2013,
Oczywiście, podaj maila to zaraz wszystko prześlę.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Wrzesień 23, 2013,
Przesłałam maila na priva. Jeszcze raz dziękuję  :) Daj tylko znać czy doszedł, bo niewiem czy mi komputer tą wiadomość wysłał  :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Grzesiek w Wrzesień 23, 2013,
Jeśli chodzi o aktualizację to była robiona we współpracy z administracją i księgowością.... Najlepiej jak pracownicy administracji pomogą, bo najlepiej wiedzą jaka dokumentacja u nich jest wytwarzana. 

To dla mnie jest zupełna nowość! Moje doświadczenie wskazuje, że pracownicy administracji i księgowości (ale także i inni) chcą mieć tylko jedną klasę: sprawy różne. Ostatecznie jeszcze: współpraca. Inne nie są im potrzebne i trudno wytłumaczyć, że jest inaczej. Wykaz bez klas współpraca i różne jest nie tylko nie do zaakceptowania ale i zamachem ze strony archiwisty na inne komórki ;). Dodatkowo nie mogę się całkiem zgodzić ze stwierdzeniem, że wiedzą jaką dokumentacją produkują.... Za to czasem jest śmiesznie kiedy ktoś chce przekazać do AZ teczkę "Sędzia z Teksasu" albo "kita". Przez chwilę nawet myślałem, że mam teczkę Norrisa ale rzeczywistość była prozaiczna.

Niemniej jednak życzę powodzenia z wykazem!
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 23, 2013,
Niestety Berserk masz rację. O ile u mnie panie z administracji doskonale posługuja sie wykazem, wiedzą jaką dokumentacje wytwarzaja i jaki powinien być wykaz, jakich haseł potrzebują, to z innymi komórkami, zwłaszcza z ksiegowością jest kiepsko. Księgowość z reguły nie wnosi uwag, gdy wykaz jest opracowywany. Godzi sie na proponowane hasła. Dopiero po zatwierdzeniu wykazu przez AP maja uwagi, ze cos jest nie tak. Ostatnio Główna Księgowa stwierdziła, że od nowego roku to bedą całą dokumentację prowadzić pod jednym hasłem.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kinga w Wrzesień 23, 2013,
Cześć
Jeżeli można to ja też bardzo proszę o przesłanie kingasr1984@interia.pl

Dziękuje pozdrawiam
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 23, 2013,
Tak sobie tutaj rozmawiamy o RWA i zacząłem się zastanawiać z czego bierze się ta niechęć pracowników wydziałów z jego stosowania. Nie wiem jak jest w innych urzędach, ale mam wrażenie, że w sądach jest z tym spory problem. U mnie dokumencję prowadzi zgodnie z rzeczowym wykazem akt jedynie administracja. Pozostałe wydziały wyszły z założenia, że ich RWA nie dotyczy upominają pisma w segregatorach według własnego uznania. Ciężko jest wyegzekwować właściwe postępowanie. Jak myślicie, dlaczego jest z tym taki problem?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Wrzesień 24, 2013,
Nie mam pojęcia dlaczego tak jest. Ale niechęć u mnie to też norma. A już jak coś mówię, żeby poprawić to jakbym niewiadomo co chciała i niewiadomo czego wymagała. Nawet w zwykłych spisach poprawienie kolejności akt to katorga. Oni tylko chcą wszystko zdać i nie obchodzi ich to jak  ::)

Ps. muniekdm dziękuję za maila. A czy zmiana RWA wymaga zgody jednostki nadrzędnej czy tylko AP?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 24, 2013,
Generalnie to prezes to u mnie przegląda i wysyła do zatwierdzenia do AP. Nie trzeba żadnej zgody jednostki nadrzędnej.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Grudzień 13, 2013,
Witam,

mam pytanie i prośbę zarazem. Szykuję do niszczenia akta nakazowe z wydziału cywilnego. Przy spisywaniu natknęłam się na akta gdzie są oryginały weksli, a także takie gdzie są kserokopie weksli z adnotacją, że oryginały weksli złożono do depozytu sądowego bądź kasy pancernej. I teraz moje pytanie: czy akta te z wekslami niszczę tak jak normalne akta nakazowe czyli 10 lat po uprawomocnieniu się nakazu (zakładam, nie wiem czy dobrze, że na podstawie weksli wydano te nakazy więc już nie są one potrzebne) i co z tymi wekslami w depozycie? Mają być też zniszczone skoro akta niszczę? I jak to w ogóle z wekslami jest, ile powinny być przetrzymywane? Nigdzie w przepisach nie znalazłam odpowiedzi na to pytanie, chyba, że nie zauważyłam albo nie dotarłam do odpowiednich przepisów.

Z góry dziękuję za odpowiedź
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 13, 2013,
Ja robiąc spis umieszczam informację w uwagach, że jest weksel (jeśli w aktach jest oryginał). To taka informacja dla komisji i AP, no i gdyby ktoś kiedyś się interesował czy był weksel. Myślę, ze najlepiej zapytać sędziego co zrobić z wekslami. Ja bym zniszczył wszystko razem z aktami.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Grudzień 13, 2013,
Muniekdm
ale niszczysz normalnie po 10 latach tak jak inne, tak? A miałeś sytuację, że w aktach były tylko kserokopie a oryginały w depozycie sądowym? Co wtedy robileś? Bo u mnie teraz juz tylko tak robią.
Z tymi co sa oryginały to właśnie w uwagach piszę, że jest weksel, a tam gdzie ksero to piszę, że jest ksero, a oryginał w depozycie, żeby nie było że zniknął.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 14, 2013,
Nie miałem sytuacji, że weksle sa w depozycie. Przynajmniej nic mi nie wiadomo, aby u nas wydział tak robił. Zawsze były weksle oryginalne w aktch. Niszczę wszystko po 10 latach.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 10, 2014,
Ja mam w swoim sądzie taką sytuację. W Wydziale Cywilnym pracuje pani, która oprócz swoich zdań związanych z prowadzeniem spraw cywilnych zajmuje sie także sprawami dotyczącymi funduszu socjalnego. Pani tak gromadzi u siebie całą dokumentację z tym związaną. Nadszedł czas, aby to wszystko przekazać do az. Czy teraz ta pani występuje jako samodzielny refereny, który przekazuje tę dokumentację, czy może powinna to przekazać administracja? Co z tym zrobić?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Luty 12, 2014,
Jako samodzielny referent - wytworzyła akta to niechaj teraz sama je zdaje.  :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 12, 2014,
Poruszany był tutaj kiedyś problem tzw. Ldz-ów. Wiadomo, że w zakresie dokumentacji administracyjnej należy stosować rzeczowy wykaz akt. Jednakże wiem, że dla pracowników sądów często nie istnieje instrukcja kancelaryjna i RWA. Tylko w administracji czasami jest ok. Jak myślicie, z czego to się wzięło? Dlaczego pracownicy wydziałów nie stosują się do tych normatywów? Wiem, że ten problem dotyczy wielu sądów i zastanawiam się jak można to zmienić. Jak zmusić pracowników do właściwego postępowania skoro zalecenia archiwisty i AP nie przynoszą żadnej poprawy.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 14, 2014,
Jak w wydziałach na co dzień pracują z systemem dziennikowym i wpisują sprawy pod kolejne numery w poszczególnych repertoriach to tak próbują również postępować w przypadku spraw z zakresu administracji.
Jeśli wszystko wyglądałoby jak powinno oznaczałoby to dla Wydziałów konieczność prowadzenia akt dwoma systemami kancelaryjnymi - bezdziennikowym dla akt administracyjnych i dziennikowym dla akt sądowych.
Rozwiązaniem byłoby może przymuszenie sądów przez czynniki wyższe do wprowadzenia koordynatorów czynności kancelaryjnych, coś na kształt tego co jest w samorządach, którzy zajmowaliby się szkoleniami z zakresu akt prowadzonych systemem bezdziennikowym.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 21, 2014,
A co (poza oporem materii) stoi na przeszkodzie aby takie szkolenia prowadzili archiwiści? Ja u siebie (nie w sądzie) prowadzę.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Berserc w Maj 22, 2014,
A co (poza oporem materii) stoi na przeszkodzie aby takie szkolenia prowadzili archiwiści? Ja u siebie (nie w sądzie) prowadzę.
Poza oporem nic ale opór jest zdecydowany ;) Podczas jednego ze szkoleń usłyszałem: tego się nie da tak robić, nie ma na to czasu ;) A potem przez 30 min skargi, że nie można znaleźć dokumentów (prowadzonych w systemie "własnym").... Opadają nie tylko ręce :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 23, 2014,
Czemu wpisano do przesławnej instrkcji dla samorzadów z 2011 roku coś takiego jak koordynator czynności kancelaryjnych? Ano bo opór materii zdaje się był dosyć znaczny - archiwista przychodził, mówił, że a to do innej klasy a tutaj znak sprawy źle, a komórka organizacyjna mówiła "spadaj do swej archiwalnej piwnicy"   >:( bo nie masz prawa nam mówić co mamy robić.
A teraz w instrukcji jest ładnie napisane
Cytuj
Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności
w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt
spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
i zaraz pod spodem, iż funkcję ta powierza sie archiwiście.
i juz jest podstawa do instruowania pracowników kom. org. w zakresie czynności kancelaryjnych

W sumie nie dziwę się, iż pracownicy niechętnie uczestniczą w szkoleniach takowych - przeca to zabiera czas, tego trzeba się nauczyć, a po co skoro żaden przepis do tego nie przymusza - nikt nie lubi sobie dokładać dobrowolnie więcej roboty.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Maj 23, 2014,
Witam
Mam do Was takie pytanie- jak archiwizujecie ( przechowywujecie) oryginały testamentow? U mnie do tej pory nie było to zadawane dlatego nie wiem jak do tego sie zabrać a wydział cywilny chcę mi zdać.
Czekam na propozycję
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 23, 2014,
ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej

Cytuj
§ 144. 1. Testamenty, o których mowa w § 142, po upływie co najmniej 5 lat ich przechowywania przekazuje się do archiwum zakładowego.
2. Testamenty przygotowywane do przekazania do archiwum zakładowego układa się w porządku
chronologicznym i oprawia lub inną techniką łączy w sposób trwały.
3. Przed przekazaniem zbioru testamentów do archiwum zakładowego sporządza się ich spis w trzech
egzemplarzach, z których jeden zostaje umieszczony jako karta przeglądowa na początku przekazywanego zbioru testamentów, drugi - otrzymuje kierownik archiwum zakładowego, zaś trzeci egzemplarz spisu, zawierający potwierdzenie przyjęcia zbioru przez pracownika archiwum składa się w miejscu przechowywania testamentów (vide § 142).

Problemy - ustalenie co należy rozumieć przez "łączenie w sposób trwały", zamiast oprawiać testamentom można np. dać jakaś okładkę (np. od akt spraw cywilnych) i przeszyć razem, ważne aby przy owym "łączeniu w sposób trwały" nie używać elementów metalowych i wyjmować z koszulek foliowych jeśli w takowe są testamenty wraz z prtokołami włożone.

format spisu proponuje taki jak dla reszty akt no i nadać spisowi numer ze wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Maj 23, 2014,
To zarządzenie znam tylko nie ma tam żadnych szczegółow. Czyli testament wyjąć z koperty i do teczki aktowej wszyc? A może w teczkach białych jak przygotowuje się dokumenty administracyjne? I w jednej teczce testamenty z danego roku...

Zastanawiam się jeszcze nad kategorią,
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 23, 2014,
Jak są w kopertach to można wszyć nawet z kopertami tak myślę o ile rzeczone są opisane poprzez chociażby napisanie sygnatury i imienia oraz nazwiska.
U mnie wszyli to w teczki aktowe, każdy rocznik osobno, zrobili jeszcze zbiorczy spis dla wszystkich tak przygotwanych teczek aby było wiadomo jakie roczniki poszły do AZ.

Kat. arch. to conajmniej B50, aczkolwiek patrząc na ostatnie projekty to może nawet kat. A.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 23, 2014,
 
Cytuj
Ano bo opór materii zdaje się był dosyć znaczny - archiwista przychodził, mówił, że a to do innej klasy a tutaj znak sprawy źle, a komórka organizacyjna mówiła "spadaj do swej archiwalnej piwnicy"   >:( bo nie masz prawa nam mówić co mamy robić.

Jakoś nie jestem w stanie zrozumieć dlaczego nie można w sądach wymusić stosowania IK i RWA w wydziałach. Ostatnio usłyszałem, że panie w księgowości nie są archiwistami i dlatego nie znają rzeczowego wykazu akt i nie prowadzą teczek zgodnie z tym wykazem.  :)
W samorządzie mają dobrze, bo dostali rozporządzenie z gotową instrukcją i rzeczowym wykazem akt. Był pomysł stworzenia jednolitego wykazu dla wszystkich sadów i pomysł gdzieś utknął. Dużo mówi się o sprawnym funkcjonowaniu wymiaru sprawiedliwości, trwa informatyzacja, ale jeśli chodzi o postępowanie z dokumentacją papierową to jesteśmy jeszcze w poprzednim ustroju politycznym. W samorządzie jest EZD, a my jesteśmy głęboko "w lesie". Jest problem braku miejsca w archiwach i nie ma nadziei, aby było lepiej. Smutna rzeczywistość.


Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Maj 23, 2014,
Czyli w jednej teczce aktowej jeden testament i na teczce opisane kogo dotyczy i kwalifikacja sędziego na B50( na chwilę obecną).
Na koniec spis zdawczo odbiorczy chronologicznie ze wszystkich pozycji.  Dziękuję za pomoc
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 23, 2014,
Ja bym rozumiał to trochę inaczej. W teczce zbiór kilku czy kilkunastu testamentów. Ewentualnie cały zbiór testamentów może być oprawiony. Na początku tego wszystkiego spis.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 24, 2014,
Właśnie to miałem na myśli - testamenty z jednego roku, czy z mniejszych przedziałów czasowych, jak jest ich więcej, zszyć/oprawić w teczkę aktową, na początku oczywiście spis całości. Tak by bardziej chyba wynikało z § 144 pkt.2. Za czasów PBNu każdy testament stanowił osobną teczkę aktową ale i gromadzono tam więcej niźli sam protokół i testament.

muniekdm - podobno prace cały czas trwają, podobno nawet w ścisłej współpracy z NDAP. Aczkolwiek jak nam walną jeden wspólny jwra dla SA, SO i SR to nie wiem czy my tacy szczęśliwi z tego będziemy  :-\
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Maj 27, 2014,
Dziękuję za odpowiedzi.
Zrobię tak jak radziliscie czyli testamenty w kopercie do teczki aktowej. A ten spis to macie na myśli spis zdawczo-odbiorczy z kolejnym numerem? Co wpisywać w znak teczki? Numer sprawy Ns? A tytuł teczki?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 27, 2014,
Chodzi o spis zdawczo-odbiorczy. Tytuł powinien być taki jaki wydział nadał na teczkach. Sygnatury oczywiście Ns jeśli są, bo u mnie np. niektóre testamenty wyłączone mają na teczce tylko symbol z wykazu testamentów/rok.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Maj 28, 2014,
Skoro teczka ma mieć tytuł to w jednej teczce powinien być jeden testament? A ten tytuł teczki to jaki ma mi wydział nadać?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 28, 2014,
Teczka może mieć tytuł "Zbiór testamentów za rok 1990" albo coś w ten deseń na ten przykład.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 01, 2014,
Mam pewien problem ze sprawami skarbowymi. Przed 2012r sprawy te były rozp[oznawane w Wydziale Karnym pod sygnaturą ks i okres przechowywania wynosił 10 lat. Teraz niektóre sprawy Ks przeszły na II W (wykroczenia). Wydział jednak dalej nadaje kat. B-10. Jak powinno być?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Lipiec 02, 2014,
Nadawać kategorie zgodnie ze stanem obecnym, czyli jak akta wykroczeniowe to B3 i B5, przynajmniej moim zdaniem, wiadomo, iż zdanie decydujące nalezy do sędziego.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 15, 2014,
Chciałbym wrócić do dokumentacji spraw socjalnych. Wiadomo, że funkcjonuje komisja składająca się z pracowników sadu. Rozpatruje one wszelkie wnioski. Wszelkie wnioski są jednakże kierowane do jednej osoby, która prowadzi i przechowuje dokumentację spraw socjalnych. Zwróciłem się do tej pani o przekazanie dokumentacji do archiwum, bo wiem, że zalega u niej dokumentacja sprzed kilku lat. Otrzymałem odpowiedź, że powinienem się zwrócić do komisji. Jak to powinno wyglądać? Czy komisja jako organ i twórca przekazuje dokumentację czy referent, który merytorycznie prowadzi sprawę, zbiera wnioski etc.?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: GAP1 w Październik 15, 2014,
Moim zdaniem, referent.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 17, 2014,
Jak to niektórzy lubią sobie robić pod górkę... Przecież nawet jak się zwrócisz do komisji, to ta zapewne postanowi, iż akta niepotrzebne do bieżącej działalności trzeba przekazać - i zgadnijmy kogo wyznaczy do ich spisania i przekazania do AZ...  :D

Komisja tylko rozpatruje wnioski, całość prowadzi referent więc jego sprawą jest przekazanie akt. No chyba że gdzieś w jakimś regulaminie określone są zadania komisji i jest tam wpisane, że komisja decyduje również o przekazaniu akt do AZ, co by jednak było zdziebko bez sensu.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 17, 2014,
Dla mnie też było jasne, że referent. Narazie zwróciłem się pismem do komisji i zobaczę jaka będzie odpowiedź. Może się zbiorą i gremialnie podejmą decyzję o przekazaniu dokumentacj, wspólnie stworzą spisi a pod spisem podpisze się przewodniczący.  :D
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Październik 17, 2014,
To nie komisja socjalna nie jest właścicielem dokumentacji, a Sąd. Dokumentacja spraw socjalnych jest ujęta JRWA (inaczej niż np dokumentacja związków zawodowych). Narzędziem nacisku na referenta który uchyla się od obowiązku przygotowania i przekazania dokumentacji może być interwencja u prezesa danego sądu. ;)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 13, 2014,
W związku z faktem, że nastąpiły u mnie pewne zmiany zacząłem zastanawiać się jak to właściwie jest z tworzeniem archiwów w sądach. Jest w rozporządzeniu z 2003 zapis, iż archiwum stanowi wydzieloną komórkę organizacyjną.  Gdzieś widziałem przepis, że prezes powinien powołać archiwum w porozumieniu z AP. Pani z AP stwierdziła, że właściwie nikt tego nie stosuje. Wydawało mi się, że przepisy stanowią, iż instytucja wytwarzająca materiały archiwalne musi mieć archiwum zakładowe. Dzisiaj dowiedziałem się, ze rzeczywistość jest inna. Wszystko zależy od kierowników, dyrektorów. prezesów. Jak to u Was jest?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 01, 2014,
ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości.

Załącznik do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. (poz. 55) INSTRUKCJA w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w resorcie sprawiedliwości

Cytuj
§ 3.1. W kazdej jednostce organizacyjnej resortu, w której powstają materiały archiwalne, powinno być utworzone jedno archiwum zakładowe.

nadto ustawa archiwalna, § 33.1
Cytuj
Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych
oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach
organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne.

tak więc wydaje mi się, iz nie jesto sprawa "widzimisię" kierownictwa
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Grudzień 04, 2014,
Mam pewne pytanie.
Jak to jest u Was z przyjmowaniem akt sądowych? Pewnien wydział dostał w zarządzeniach pokontrolnych zalecenie wpisywania na okładce akt nr spisu zdawczo-odbiorczego. Nr spisu nadaję dopiero ja zgodnie z nr z wykazu spisów jak akta schodzą do archiwum. Jak to jest rozwiązane u Was? Podajecie wcześniej nr tych spisów wydziałom? U mnie była sugestia, że to wydział sobie nadaje ten nr spisu. Mam nadzieję, że nie zagmatwałam tego pytania za bardzo  :) Bardzo proszę Was o odpowiedź
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 04, 2014,
Ja podaję wcześniej wydziałom numer spisu. Osoba tworząca spis z-o nanosi numer spisu i pozycję ze spisu na teczce. Nie ma z tym problemu, a dla mnie też jest łatwiej sprawdzać spisy podczas przyjmowania akt.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Grudzień 04, 2014,
Aha, też myślałam, że tak będę teraz robić. Bo usłyszałam u siebie, że w innych sądach to wydziały nadają nr spisu a nie archiwista.
A możesz mi napisać jak rozwiązujesz sytuacje gdy podajesz nr spisów jednemu wydziałowi a w międzyczasie inny wydział zniesie akta i się "wciśnie" przed ten pierwszy (u mnie tylko jeden wydział narazie ma takie zalecenia), bo wiadomo że numeracja spisów musi iść według dat przyjęcia.

I jeszcze jedno pytanie: jak układasz akta w archiwum? Wg sygnatur i lat (w sensie np. Ns od 1 do 1000) czy spisami wg których schodzą?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 04, 2014,
U mnie akurat dla każdego wydziału są osobne numery. Podaję kolejne z wykazu spisów z-o dla poszczególnych wydziałów. Spisy zdawczo-odbiorcze są tworzone osobno dla każdego rodzaju spraw Ns, C, Nc itd. rocznikami.  Osobno leżą sprawy Ns, Nc, C. Akta układane są zgodnie ze spisem, od pierwszej pozycji do ostatniej.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Grudzień 04, 2014,
Czyli dla każdego wydziału masz osobny wykaz spisów z-o? Bo ja mam jeden dla wszystkich wydziałów, oddziałów itp.

A zdaża Ci się, że na spisie który dostajesz jest np. pozycja która już kiedyś była na innym spisie i trzeba ją z tego usunąć? Co wtedy z nadanymi na aktach pozycjami?

I jeszcze jedno pytanie: jak masz poukładane np Ns zgodnie ze spisem to masz jeden spis na cały rok Ns? Czy jak masz kilka spisów to układasz tymi spisami i wtedy Ns nie są ułożone wg swoich sygnatur tylko wg tych spisów? (Niewiem czy dobrze wytłumaczyłam o co mi chodzi)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 05, 2014,
Ja w archiwum układam wedle numeracji z repertorium, nawet jeśli dany rocznik np. Ns jest na kilku spisach - o wiele łatwiej coś potem poszukać, tudzież akta na półkę odłożyć.

Jeśli zaś trafia mi sie sytuacja, iż kom. org. zdaje mi akta, które już do AZ kiedyś trafiły bo np. pomyliła im się kupka akt do zwrotu z kupką akt do zdania do AZ, to poporstu przekreślam na spisie daną pozycję, obok dodaje notatkę czemu, w tym podaje sygnaturę archiwalną akt czyli określam na jakim spisie i pod jaką pozycją dana jednostka została zdana. Bez sensu jest przecież kreślenie na wszystkich kolejnych teczkach nowych sygnatur archiwalnych.

Dla wszystkich wydziałów, oddziałów czy jakichkolwiek zdawanych akt prowadzę jeden wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, chcą zdawać akta to podaje numer, który należy wpisać, a jak się czasami zdarzy, iż numer 1234 trafi do archiwum kilka tygodni wcześniej niż 1233 to się tragedia przeca nie stanie - ważne aby żaden numer się nie powtarzał.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 05, 2014,
Generalnie mam dla każdego wydziału osobny wykaz. Zdarzyło się, że akta były wpisane drugi raz na tym samym spisie. Wtedy oczywiście sporządziłem informację, iż akta są pod innym numerem. Jeśli jest jeszcze taka możliwość to staram się, aby wydział w wpisał w wolne miejsce inna sprawę. Jeśli na teczkach są już sygnatury archiwalne to raczej nie zdarza się, aby akta były gdzieś drugi raz na innym spisie.
Jest np. jeden spis na sprawy Ns 2013, kolejny może być na C 2013 itd. Sprawy układam zgodnie ze spisem. Generalnie sprawy są spisywane zgodnie z repertorium. Zdarza się, że nie wszystkie sprawy trafiają do archiwum i pod pozycją 5 w spisie może być np. sprawa Ns 7/13. To jednak nie robi problemu.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Grudzień 05, 2014,
Bardzo dziękuję Wam za odpowiedź  :)

Muniekdm mi się czasami zdarza, że stare akta z lat 90-tych bądź wcześniejsze są spisywane a już były wcześniej na spisach, ale np. na okładce nawet pieczątki archiwum nie miały i dlatego przez pomyłkę zostały spisane drugi raz.
A co do spisów i ułożenia to pytałam bo u mnie np mam po kilkanaście spisów na każdą sygnaturę. Np. Ns 2013 mam wiele spisów bo raz spisują większość a potem mi dają uzupełniające z kilkoma aktami na spisie. Rozumiem, że u Ciebie tak nie ma  :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 05, 2014,
U mnie dopisują do konkretnych spisów akta, które są później przekazywane. Wtedy dokładam te strony z dopisanymi aktami do konkretnych spisów i potwierdzam przyjęcie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Styczeń 12, 2015,
Jaką kategorię mają u Was teczki spraw Nmo, które prowadzone są w wydziałach rodzinnych i niel.?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 14, 2015,
Kat B10 ma podstawie §18.3 wiadomego rozporządzenia z 2004 roku:
Cytuj
3. Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych, niewymienionych w ust. 1 i 2.
trochę długi okres przechowywania jak na to co się wśród spraw Nmo zwykle umieszcza, przynajmniej mnie tak się wydaje
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Styczeń 14, 2015,
Trochę tak. Ja do tej pory traktowałem to jako dokumentację administracyjną i kwalifikowałem zgodnie z RWA jako korespondencję w sprawach rodzinnych-BE-5. Od tego roku zmienił się wykaz i takiego hasła nie ma.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 14, 2015,
Ale czemu jako administracyjną? Znak sprawy jest nadawany na podstawie osobnego urządzenia ewidencyjnego prowadzonego na zasadach podobnych jak repertoria, nie zaś na podstawie klasy rzeczowej z wykazu akt, a sposób postępowania z aktami Nmo regulowany jest instrukcją "sądową" z 2003 roku, nie zaś instrukcją kancelaryjną.
Jaka więc jest tak właściwie podstawa i cel do "przechrzczenia" akt z wykazu Nmo na dokumentację administracyjną?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Styczeń 14, 2015,
Wyszedłem z założenia, że jest to zwykła korespondencja. Ustawodawca określił, że wszelkie pisma, które nie dotyczą konkretnej sprawy rozpoznawanej w wydziale rejestruje się w wykazie Nmo. Nie są to akta sprawy sądowej.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 16, 2015,
Jak dają mi te pisma w teczkach, na których jest napisana sygnatura z wykazu Nmo to przeca nie będę sie bawił i przekreślał ją nadając w zamian znak z wykazu akt.
Pomijając już fakt, że skoro to BE to w takim razie musisz przed brakowaniem zgłaszać do ekspertyzy AP?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Styczeń 16, 2015,
Nie zmieniam sygnatur. Po prostu wydział chciał to przekazać i tak wymyśliłem. Szukałem na to kategorii. Były te teczki wydzielane do ekspertyzy, chociaż ostatnio AP wydało zgodę bez niej. Swoja drogą to powinny być zmienione przepisy i określone jasno jak ze sprawami Nmo postępować.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 19, 2015,
W tym przypadku nie ma chyba co za dużo kombinować - jak na teczce mam napisane "III Nmo 1/12" no to mam sygnaturę, tytuł takoż zwykle jest na teczce plus daty skrajne, kategoria B10 i niech wydział zdaje jako i resztę akt swoich prowadzonych systemem dziennikowym.

Inna sprawa, że chyba B5 by tutaj starczyło - po roku/dwóch i tak nikt się tym nie interesuje i tylko leży i się kurzy w archiwum.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Marzec 03, 2015,
W związku z faktem, iż od marca funkcjonują u mnie biura obsługi interesanta i czytelnie akt chciałbym podpytać jak u Was wygląda udostępnianie. Przeczytałem regulamin biura i jest tam napisane, że archiwista dostarcza akta. Tylko teraz jest kwestia, czy panie z biura zamawiają z archiwum akta na podstawie karty udostępnienia czy może należałoby traktować fakt udostępnienia w czytelni tak jakby akta były udostępniane w archiwum.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Marzec 04, 2015,
BOI co prawda u mnie nie działa ale tak na zdrowy rozsądek to BOI jest komórką organizacyjną jak każda inna, zatem skoro zarówno oddziały jak i wydziały zamawiają akta na podstawie karty udostępniania to nie ma powodu aby w przypadku BOI było inaczej.

To zaś co się później dzieje z aktami to już kwestia BOI i archiwistę winno obchodzić tylko tyle aby akta wróciły do AZ w takim stanie w jakim wyszły.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Wrzesień 28, 2015,
Drodzy Ifarowicze w swej części sądowej - nieco zawiedziony Waszą postawą jestem albowiem czas chyżo pomyka a jakoś nikt nie zdecydował się poznęcać nad autorami pisma z sierpnia roku tegoż, które to z okolic Al. Ujazdowskich do sądów powszechnych przybyło, a które to o zamkniętych księgach wieczystych zrodzonych po 01.01.1947 r, jak można domniemywać z repertorium AR, choć ta nazwa nie pada, traktuje. Ja rozumiem, że skontrum, że brakowanie, że akt więcej i więcej ale bez przesady!

Abstrahując od rozważań na temat wywodów, którymi to w pierwszej części pomienionego pisma jesteśmy raczeni a nawet i od końcowego rezultatu tychże, zagłębmy się na chwilę w akapit siódmy, gdzie takie oto mądre stwierdzenie się znajduje:
"Mając na względzie wyżej przytoczone regulacje stwierdzić należy, że brak jest podstaw prawnych do przekazywania ksiąg wieczystych zamkniętych i akt takich ksiąg do archiwum państwowego. Nie stanowią one bowiem materiału archiwalnego".
(podkreślenie moje)

W wielką konfuzję wpadłem czytając tenże fragment, czymże bowiem jest ów "materiał archiwalny"? Neurony po całej mej łepetynie latały, wte i nazad, z taką prędkością, iż obawiam się, że część z nich wypadała z orbity i poleciała gdzieś daleko w przestrzeń, raniąc być może kogoś u końca swej trajektorii.
Ciekawe czy autor tegoż terminu chciał zasugerować, iż tak jak pudełko ryżu z 4 torebkami po 125 gramów z "biedry" nie może być traktowane jako materiał budowlany do postawienia domu, nawet jeśli kupimy 100 takich pudełek, tak i zamknięte księgi wieczyste nie mogą być w ogóle rozważane jako akta, które do jakiegokolwiek archiwum kiedykolwiek trafić powinny? Nie wiem zupełnie czyliż to prawda być może czy nie - widocznie nie za bardzo uważałem na lekcjach polskiego kiedy nauczycielka, omawiając poezję, zadawała owe ważkie pytanie "co autor miał na myśli".
Jakoś się wydostałem z otchłani, w którą powyższe rozmyślania mnie wrzuciły (nie było to łatwe zadanie!) i przyjąłem - proszę przyznać, bardzo szczęśliwe założenie - iż autor pisma, pomimo śmiałego wkraczania w materię archiwalną, nigdy z terminologią archiwalną do czynienia nie miał lub też popełnił czeski błąd i nikt w całym Departamencie, a nawet dwóch, wyłapać tego nie zdołał.

Zatem zmieniłem zapis na "Nie stanowią one bowiem materiałów archiwalnych" dopowiadając sobie dodatkowo w myślach "zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach". Skoro nie są to materiały archiwalne, to muszą być to materiały niearchiwalne. Zacząłem nawet rozważać jaki okres przechowywania miałby w tym przypadku zastosowanie, śpiesznie jednak je przerwałem albowiem zdałem sobie sprawę, iż jestem świadkiem wiekopomnego wydarzenia! Oto, na naszych oczach, tworzy się historia! Uzyskaliśmy bowiem niesamowite twierdzenie, obalające wszystkie inne, wewnętrznie spójne, logiczne, którego nawet sam Spock by się nie powstydził! Otrzymaliśmy bowiem księgi wieczyste, które wcale nie są wieczyste! "Niewieczyste" księgi wieczyste, które mają wieczyście zaświadczać o stanie prawnym nieruchomości, nie są materiałami archiwalnymi, mają bliżej nieokreślony czas przechowywania, jednakoż żadne Archiwum Państwowe nie wyda zgody na ich brakowanie.
I jak tu nie wierzyć, że siła tkwi w narodzie, skoro ktoś nie znający się na archiwistyce tak dzielnie zacne terminy archiwalne tworzy!

"ale sobie dworuje, nicpoń jeden, nudzi mu się, głupoty skrobie, a tam na pewno dalej napisali rozsądne wyjaśnienie swoich słusznych racyj!" - myślą sobie zapewne szanowni zgromadzeni. Zagłębmy się zatem w lekturę.
"[...] Wynika to przede wszystkim ze specyfiki instytucji ksiąg wieczystych [...]" Otóż to! Księgi wieczyste, przechowywane po wsze czasy, przez kontrole AP nawiedzające wydziały ksiąg wieczystych w całym kraju uznawane za kat. A, z całą pewnością nie stanowią materiałów archiwalnych! Albo materiału archiwalnego - czymkolwiek by on nie był.
Dalsze słowa otuchy w me serce nie wlały albowiem żadnych więcej argumentów za niewieczystym charakterem ksiąg wieczystych nie przedstawiają. Do ostatniego akapitu czekać musiałem cierpliwie, aż me szarawe oczy ujrzały słowa, ostrożną skreślone ręką:  "Przedstawiona opinia nie ma charakteru wiążącej wykładni prawa". Uff! Jest jeszcze nadzieja dla urzeczywistnienia wieczystości ksiąg wieczystych również w aspekcie archiwalnym.

Oczywiście o wiele prościej byłoby, dla wszystkich jak sądzę, napisać, iż brak jest przepisów normujących tryb i zasady przekazywania zamkniętych ksiąg wieczystych założonych po 01.01.1947 do Archiwów Państwowych (takie stanowisko prezentuje autor pisma), w związku z czym Departament prosi o wstrzymania procesu przekazywania tychże akt, po czym uchwalić stosowne przepisy, które określą czy akta przekazywane być mają czy nie, a jeśli tak - na jakich zasadach.
Myślę, iż jeden, najzupełniej zwykły, prosty w swej budowie, podpunkt w siakimś tam normatywie o treści "Księgi wieczyste zamknięte założone po 01.01.1947 nie podlegają przekazaniu do Archiwów Państwowych ze względu na ich przydatność dla celów bieżących." mógłby tutaj być pewnym rozwiązaniem.
Dla pewności można by jeszcze dodać "akta te nie mogą zostać zniszczone, muszą być przechowywane wieczyście" - na wypadek gdyby ktoś, kiedyś, niekonieczne chcący, postanowił zmierzyć się z zadaniem takiego sformułowania zakazu przekazywania akt do AP z którego by wynikało, iż akta takowe należy stanowczo zniszczyć.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 13, 2015,
Z tymi księgami wieczystymi to faktycznie nie lada problem jest. Zawsze byłem przekonany, że skoro nazywają się wieczyste to należy je do końca świata i jeden dzień dłużej przechowywać. Ostatnio jednak dowiedziałem się, że owe księgi można niszczyć. Przynajmniej te współczesne dokumenty, ponieważ są też w wersji elektronicznej. Ja się tą radosną twórczością MS nie przejmuję. Poczekam aż będą faktycznie przepisy regulujące postępowanie z księgami wieczystymi. Póki co zamierzam przekazać akta gruntowe do AP i tyle. Wydziały Ksiąg Wieczystych to jest w ogóle "czarna dziura" w przepisach. No ale przynajmniej dobrze, że ktoś sobie przypomniał, że należy uporzadkować te kwestie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 20, 2015,
Za oknami szaro i buro, więc może coś na rozweselenie.  ;)
Otóż dostałem ostatnio przeniesienie do Wydziału Cywilnego aby zarchiwizować akta. Później sam sobie je do archiwum przyjmę.  :)
Jest moc!
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rafał Rufus Magryś w Październik 20, 2015,
:)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Październik 21, 2015,
Za oknami szaro i buro, więc może coś na rozweselenie.  ;)
Otóż dostałem ostatnio przeniesienie do Wydziału Cywilnego aby zarchiwizować akta. Później sam sobie je do archiwum przyjmę.  :)
Jest moc!
Możesz też potem kręcić nosem na sposób uporządkowania i zalecić coś innego  8)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 21, 2015,
Możesz również wpisać tylko połowę akt na spis, resztę schować gdzieś w archiwum i twierdzić, że ich nie masz  ;D
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 15, 2015,
Takie mam pytanie odnośnie paginowania repertoriów. Generalnie repertoria posiadają numerację nadrukowaną. Ja jednak spaginowałbym  je od nowa, bo pierwsza strona zapisana nie ma numeru. Zastanawiam się tylko czy jest sens, czy może zostawić tę numerację?  Jeśli jednak paginować to czy każdą kartę oddzielnie czy traktować dwie strony jako całość jak teraz?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 16, 2015,
Za dużo czasu masz czy co?  :D Zostaw jak jest i dopóki AP nie będzie Cię batem zmuszać do paginowania, a wszelkie próby oporu zawiodą, to nie tykaj.

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 29, 2016,
Jak to u Was w sądach jest z archiwizowaniem. Kto tworzy spisy? Jak pisałem wcześniej zostałem oddelegowany do archiwizowania spraw w wydziale cywilnym. Teraz też kierowniczka wydziału rodzinnego kombinuje abym im zrobił spisy, bo podobno pracownicy nie mają na to czasu. Czu Was też pojawiają się takie pomysły?
Jak to jest zorganizowane?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Lipiec 07, 2016,
Witam
Czy przyjmujecie do archiwum ( a jak tak to w jakiej formie) zlecenia wywiadow kuratorskich i wnioski skazanych o pomoc postponitencjalna z zespolow kuratorow? Sa to pisma trzymane w segregatorach. Osobno za dany rok. Traktowac to jako teczki administracji i nadzoru czy jako "inne urzadzenia ewidencyjne" i jako zbiorowka z danego roku przekazac z kategoria B3?
Jak to jest u Was? Dodam ze do tej pory nie byly przekazywane do archiwum takie teczki.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 07, 2016,
Ja kwalifikuję tę dokumentację jako administracyjną. Jest kwalifikowana zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Mamy hasła "sprawy organizacyjne dotyczące kuratorów", Według tego hasła kwalifikuję wywiady, ryczałty etc. Na pomoc postpenitencjarną też mamy osobne hasło. W większości będzie to u nas kat. B-5.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Lipiec 07, 2016,
Czyli do kazdej teczkiz danego roku  jest spis spraw a kazdy kolejny numer sprawy to kolejne zlecenie wywiadu? Czyli np w danym roku bedzie 400 spraw?
I tak samo z pomoca? Kazdy wniosek skazanego to kolejny numer ba spisie spraw
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 07, 2016,
Tutaj może być problem, bo u mnie też nigdy nie przejmowano się dokumentacją wytwarzaną przez kuratorów. Niedawno zwróciłem na to uwagę, że jest to też dokumentacja, która powinna być prowadzona zgodnie z IK i RWA. Myślę, że powinien być spis spraw, chociaż te wywiady są prowadzone pod sygnaturą jakiejś sprawy albo mają nadaną sygnaturę z wykazu dozorów. Tak też powinno być w przypadku pomocy postpenitencjarnej, każdy wniosek to kolejny numer sprawy.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Wrzesień 20, 2016,
Takie mam dzisiaj pytanie. Czy wypożyczacie akta stażystom?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Wrzesień 21, 2016,
Przecież nie schodzą sobie do AZ dlatego, że im tak coś strzeliło do głowy tylko dlatego, iż kierownik sekretariatu przydzielił im określone zadania, jeśli ich realizacja wymaga informacji znajdujących się w akatach w AZ to nie widzę przeciwskazań aby wypożyczali akta z AZ.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Październik 11, 2016,
Wypożyczam, w sumie to do mnie najczęściej schodzą stażyści po akta, bo wysyłają ich tam pracownicy wydziałów. Oni odbierają akta, podpisują się w zeszycie i zwracają je.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Październik 11, 2016,
Mam pewne pytanie.
Czy wiecie może jakie certyfikaty powinien posiadać introligator, żeby mógł zając się księgami hipotecznymi (m.in. ich oprawą)? Są jakieś przepisy, które coś mówią na ten temat? Muszę udzielić informacji, mam na to bardzo mało czasu i zupełnie niewiem gdzie szukać informacji.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 12, 2016,
Najlepiej skontaktować się z Oddziałem Konserwacji Archiwum Państwowego.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 12, 2016,
Księgi hipoteczne? A co to w ogóle jest?
W Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych są dawne księgi wieczyste(zwane Grundbuchami) - może o to chodziło?
Jeśli by o to chodziło - nie ma w nich żadnych tajnych danych, co więcej przychodząc do Sądu można mieć do nich wgląd, wystarczy podać oznaczenie konkretnej księgi. Nie wydaje mi się więc aby w tym wypadku potrzebne były jakieś certyfikaty.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Październik 12, 2016,
Tak, dawne księgi wieczyste (hipoteczne  - przynajmniej u nas funkcjonuje takie określenie).
Dzwoniłam do Archiwum Państwowego i mają wytyczne odnośnie konserwacji takich ksiąg i mogą je udostępnić, co do samego introligatora nie ma żadnych wymogów :)
Dziękuję za pomoc  :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 12, 2016,
Tak się jeszcze zastanawiam czy te księgi nie kwalifikują się już do przekazania do AP. Jeśli tak to Archiwum Państwowe zajmuje się konserwacją po przekazaniu. Przynajmniej u mnie tak jest.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Październik 12, 2016,
W sumie to u mnie nie ma ksiąg wieczystych. Wydział i ich archiwum jest gdzie indziej. Mnie tylko zapytano o te potrzebne certyfikaty.
Możliwe,  że rzeczywiście już się kwalifikują do przekazania,  ale nawet nie orientuje się o jakie lata może chodzić.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Śpioszek w Październik 12, 2016,
Archiwum Państwowe niekoniecznie może chcieć przyjąć dokumentację w stanie do konserwacji, niby dlaczego miałoby się narażać na koszty dezynfekcji i całej reszty. Wszystko zależy od tego czy coś wymaga np. natychmiastowej, profesjonalnej interwencji oddziału konserwacji, czy jednostka przekazująca jest w stanie wykonać to we własnym zakresie (czytaj za swoje finanse)... :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Październik 18, 2016,
Kiedy trafiaja do archiwum akta karne? U mnie sekcja przekazuje jak oskarżony zaplaci grzywne lub jak jest postanowienie o karze pozbawienia wolnosci za nieuiszczona grzywne. Moim zdaniem akta powinny trafiac po okresie zawiasow. Czyli wyrok byl w 2016 roku, dostal 2 lata w zawieszeniu na 4 to akta do archiwum moga trafic w 2020 r. I z taka data zakonczenia przekazac do archiwum. Czy u Was tak jest?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 18, 2016,
Teoretycznie akta powinny trafiać po wykonaniu wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia. Praktycznie wiem, że akta do archiwum trafiają szybciej, po dwóch latach. Akta powinny być przekazywane kompletne, z wykonawczymi, teczkami dozoru, wzaw, etc, ale wobec braku miejsca na przechowywanie akt w sekretariatach raczej nie ma szans na egzekwowanie tego przepisu.  :(
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 19, 2016,
Cytuj
Tak się jeszcze zastanawiam czy te księgi nie kwalifikują się już do przekazania do AP. Jeśli tak to Archiwum Państwowe zajmuje się konserwacją po przekazaniu. Przynajmniej u mnie tak jest.

Księgi wieczyste kwalifikują się do przekazania do AP tylko wtedy, jeśli wszystkie karty (karta - odpowiednik księgi wieczystej jaką znamy po 01.01.1947) zostaną zamknięte i o ile Przewodniczący Wydziału Ksiąg Wieczystych wyrazi na to zgodę, bo może uznać, iż przez jakis czas po zamknięciu księgi wieczyste mogą być jeszcze przydatne.

Nadto w załączniku do zarządzenia z 2015 roku jest standard przygotowania akt przekazywanych do AP i punkt 4 zdaje się wyklucza zdawanie akt uszkodzonych, tj. takich wymagajacych konserwacji.

Cytuj
Kiedy trafiaja do archiwum akta karne? U mnie sekcja przekazuje jak oskarżony zaplaci grzywne lub jak jest postanowienie o karze pozbawienia wolnosci za nieuiszczona grzywne. Moim zdaniem akta powinny trafiac po okresie zawiasow. Czyli wyrok byl w 2016 roku, dostal 2 lata w zawieszeniu na 4 to akta do archiwum moga trafic w 2020 r. I z taka data zakonczenia przekazac do archiwum. Czy u Was tak jest?
Akta trafiają do AZ po zapłaceniu grzywny/innego świadczenia pieniężnego. Natomiast teczki wykonawcze często pojawiają się później, jak już akta trafią do AZ, co powoduje konieczność ich późniejszego dołaczania. No i oczywiście jak jest wniosek o odwieszenie kary to wpływa wniosek o wypożyczenie akt, potem akta wracają, po jakimś czasie znowuż wypożeczenie bo wpływa informacja o warunkowym zwolnieniu, oczywiście na okres próby z dozorem kuratora i ponownie mamy akta wykonawcze...

Nie mniej w przypadku wydziału karnego, jak również zresztą rodzinnego - to ja nie wiem ile w sekretariatach musiałoby być miejsca żeby wszystkie takie akta pomieścić. No i straszny bałagan, gdy część rocznika jest w AZ, część w sekretariacie, część jeszcze może w ewidencji należności i potem tylko ciągłe sprawdzanie gdzie są akta. Prościej jest zdać wszystko do AZ i potem wypożyczać.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Październik 19, 2016,
Czy prosciej to bym tego nie powiedziala. A jaka date zakonczenia wpisuja na spisie? Taka data nie bedzie uwzgledniala kary w zawieszeniu a ro wlasnie po zakonczeniu zawiasow liczy sie okres przechowywania. U nas jest program do obslugi archiwum i pojawia sie problem. Narazie akt karnych nie brakuje ale np. Akta zdane w 2016 a zawiasy sie koncza w 2020 r. i taka date skrajna powinnam wpisac.
Chcialam od nowego roku wprowadzic wlasnie takie przekazanie po uplywie zawiasow/ kary pozbawienia wolnosci, ale widze ze moze byc ciezko.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 24, 2016,
Wpisują datę prawomocności, w sumie przy brakowaniu potem trzeba wszystko sprawdzać ale skoro i tak biorę każdą teczkę w ręce to nie jest to aż tak uciązliwe.

O ile wszystkie teczki miałyby RFID, wszystko zintegrowane w systemie to nie byłby zapewne taki problem ale do tego to jeszcze daleko.

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 17, 2017,
Z życia archiwisty zakładowego w sądzie   :)
 
Rozmowa z panią kierownik w Wydziale Rodzinnym .

Dlaczego rejestrujecie korespondencję w Nmo?
Bo my nie may liczby dziennej.
Ale jest rzeczowy wykaz.
Tak to się powinno nazywać?



Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 06, 2017,
Cisza jakowaś dziwna a tutaj doniosłe rzeczy się dzieją! Projekt nowego rozporządzenia w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub składnic akt w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych zastępującego rozporządzenie z 1985 roku.

Dotarł już? Czytaliście?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Grudzień 06, 2017,
Cisza jakowaś dziwna a tutaj doniosłe rzeczy się dzieją! Projekt nowego rozporządzenia w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub składnic akt w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych zastępującego rozporządzenie z 1985 roku.

Dotarł już? Czytaliście?
A link jakiś do projektu można by było prosić?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Grudzień 08, 2017,
Witam serdecznie, mam pytanie odnośnie akt dawnego RODK, a obecnie OZSS (Opiniodawczy Zespół Specjalistów Sądowych). Mój poprzednik zostawił spory bałagan, kwalifikując wszystko do kat. B20. Niestety nie mogę znaleźć żadnej podstawy prawnej, która tłumaczyłaby akurat taką decyzję. Pomożecie?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 08, 2017,
Kajka - nie wiem czy projekt jest dostępny gdziekolwiek online, był natomiast przesłany do Sądów drogą elektroniczną (skan wydruku w pdf rzecz jasna), me oczęta ujrzały go 4 grudnia. Za podstawę przyjęto przykładową instrukcję dostępną na stronie NDAP https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarządzanie-dokumentacją/instrukcje-i-wykazy-akt/przykładowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne - po przystosowaniu do "realiów sądowych".

Nowe rozporządzenie było długo wyczekiwane przez archiwistów pracujących w Sądach i mam nadzieję, iż brak komentarzy jest związany z tym, iż wszyscy pieczołowicie studiowali treść projektu aby w zakreślonym terminie odpowiedzieć czy wnoszą jakoweś uwagi czy nie i stąd cisza!

trąbka - a czy tenże poprzednik naniósł cokolwiek dotyczącej samej kwalifikacji (np. klasa rzeczowa z wykazu akt) czy tylko jest sama kategoria B20?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Grudzień 11, 2017,
Jest tylko samo  "B20". Mało tego, przejrzałem JRWA (starą i nową wersję), w żadnej z nich taka kategoria nie widnieje. Obawiam się, że gość po prostu kazał w OZSS wpisać cokolwiek mając świadomość zbliżającej się emerytury i tego, że już nie doczeka brakowania.
Wydawało mi się, że akta OZSS traktowane są jak akta spraw, czyli kategoria będzie sprecyzowana w odrębnym przepisie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 11, 2017,
Z tego co kojarzę to chyba do tej pory kwestia kwalifikowania dokumentacji OZSS nie została uregulowana.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Grudzień 12, 2017,
Przecież to jest tragedia. Żaden sąd nie brakuje tych akt?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 13, 2017,
Żaden z mi znanych nie brakował ani nawet nie zgłaszał chęci brakowania.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Grudzień 19, 2017,
dzięki za odpowiedzi, mam jeszcze jedno pytanie. Moja frustracja sięgnęła zenitu, więc przymierzam się do zmiany programu obsługującego Archiwum (nie zgadniecie jaki ;) ) z tego względu chciałem Was zapytać na jaki obecnie program zwrócić uwagę? Jaki stosujecie w swoich sądach?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Grudzień 23, 2017,
Co to jest: dokumentacja OZSS?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: koszmar_obsta w Grudzień 23, 2017,
Jest to dokumentacja Opiniodawczego Zespołu Specjalistów Sądowych
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 26, 2017,
Odnosząc się do projektu nowego rozporządzenia o archiwach to chciałbym bardzo, aby wreszcie weszło w życie. Moim zdaniem ta obecna wersja projektu jest bardzo dobra. Dobrze, że reguluje miejsce archiwum w strukturze jednostki. Jest mowa o EZD, składach chronologicznych. Jest to wyprzedzanie rzeczywistości, bo nie widzę sądu, który stosowałby ezd. No ale ok :) Trochę brakuje mi zapisów dotyczących archiwizacji dokumentacji elektronicznej, jak to powinno technicznie wyglądać.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 28, 2017,
Przede wszystkim projekt tegoż rozporządzenia wprowadzał wprost pewne rzeczy, które w innych AZ są od jakiegoś czasu. Na ten przykład jest zapisane wprost, iż archiwista może odmówić przyjęcia akt i w jakich warunkach, co dotyczy również akt spraw sądowych czy możliwość prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej. Zlikwidowano również konieczność sporządzania "planów pracy" co zalatywało nieco poprzednią epoką. Dodano zapis, iż akta przekazuje sie na podstawia terminarza ustalonego z AZ.

Rozporządzenie miało wejść od początków Nowego Roku (podobno) jednakoż dzisiaj 28.12 i żadnej informacji co z tymże projektem dzieje sie dalej, oby zatem nie podzielił losu wszystkich poprzednich projektów...

Jedyny duży brak tegoż rozporządzenia to brak wyraźnego rozdzielenia zadań archiwum zakładowego i archiwum ksiąg wieczystych, tak aby było wiadomo kiedy archiwista zakładowy wykonuje swój zakres obowiązków a kiedy wchodzi w obszar działania archiwum ksiąg wieczystych. Mała wzmianka o księgach wieczystych dawnych, które utraciły moc prawną tylko jeszcze sprawę dodatkowo gmatwa.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Styczeń 04, 2018,
Witam wszystkich :) Mam pytanie odnośnie JRWA dla sądów funkcjonalnych, czy powinien się różnić od wykazu akt normalnego sądu? Pracuje w małym sądzie, gdzie kadry i finanse mamy w Sądzie Okręgowym, to wtedy?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 08, 2018,
Nie, nie powinien. W przypadku gdy zadania z zakresu kadr/finansów wykonują pracownicy Waszego Sądu to winni się stosować do Waszego wykazu i ik, jeśli natomiast są pracownikami Sądu Okręgowego to do wykazu i ik tegoż Sądu.

Nie ma potrzeby wprowadzania zmian w wykazie tylko dlatego, iż sąd jest określany jaku "funkcjonalny", zwłaszcza iż, jak to w naszym kraju bywa, za kilka lat pewnie znowu coś pozmieniają/zlikwidują/utworzą.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Styczeń 08, 2018,
Sprawa dokumentacji b. RODK była poruszana od bardzo dawna w pismach Ministerstwa nie koniecznie kierowanych do archiwum, a raczej do samych RODK.

Pismo Dyrektora Departamentu Spraw Rodzinnych i Nieletnich z dnia 6.05.1998 r. (RN II 780/3/96) dotyczącego określenia kategorii i okresów przechowywania dokumentacji RODK.
Pismo Dyrektora Departamentu Organizacyjnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 12.12.2011 r. (DO-I 5002-6/11) dotyczącego postępowania z dokumentacją wytworzoną w RODK.

W tych pismach pojawia się kategoria B-20, ale tylko dla określonej kategorii dokumentacji
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Styczeń 09, 2018,
Bardzo dziękuję za odpowiedź.
PS. Kogoś mocno poniosło z kategorią, po 10 latach już i tak nikt z pracowników OZSS tych akt nie używa
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Styczeń 09, 2018,
Jak niszczycie stare pieczątki w Sądzie ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 10, 2018,
Z tego co widziałem to powołuje się komisję, komisja stwierdza, iż pieczątki nie są już do niczego potrzebne, robi się ich odciski na kartce papieru i dołącza do protokołu, aby było widać co poszło do zniszczenia, następnie, po "błogosławieństwie" Prezesa niszczy się rzeczone.

Oczywiście nie jest to zakres działania archiwisty.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Styczeń 11, 2018,
Dziękuję za odpowiedź, wiem że to nie należy do zadań archiwisty, ale mam to na stanie w archiwum i oczywiście ja muszę zrobić z tym porządek, wiecie jak to jest :p
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Styczeń 22, 2018,
Zaczęłam dziś robić spis na brakowanie akt, sąd, wydział karny, rok 1989. Otóż na niektórych aktach widnieje kat. A. Jest ich dość sporo, teraz moje pytanie czy wszystkie akta z A zostawiać, pomimo tego że są to przeważnie sprawy o niepłacenie alimentów i np. o kradzież paszy. Czy dla kat. A zrobić odrębny spis ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Styczeń 23, 2018,
Zaczęłam dziś robić spis na brakowanie akt, sąd, wydział karny, rok 1989. Otóż na niektórych aktach widnieje kat. A. Jest ich dość sporo, teraz moje pytanie czy wszystkie akta z A zostawiać, pomimo tego że są to przeważnie sprawy o niepłacenie alimentów i np. o kradzież paszy. Czy dla kat. A zrobić odrębny spis ?
kat. A i B muszą być na osobnych spisach
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Luty 14, 2018,
Hej :) Chciałabym się zapytać czy w zasobach Waszego archiwum znajdują się materiały Oddziału Finansowego, a mianowicie:

* Plany finansowe dochodów i wydatków budżetowych,
* Analizy. Bilanse,
* Sprawozdanie finansowe - roczne,
* Preliminarz dochodów i wydatków budżetowych,

i do jakiej kategorii archiwalnej są zakwalifikowane ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Luty 19, 2018,
Wszystko powyższe powinno być ujęte w Waszym wykazie akt i tam winnaś szukać informacji.

Tak na "oko": zapewne sprawozdanie finansowe - roczne będą miały kat.A, całkiem możliwe, iż również plany finansowe/preliminarze. Analizy natomiast mogą być różne i różniste, podobnież jak bilanse, zależy więc czego rzeczone dotyczą.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Luty 20, 2018,
Witam,
jak postępujecie z wnioskami wpływającymi do Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego, które zostały odrzucone z powodu braku podstaw? Często różni malkontenci piszą nieuzasadnione skargi, które nie zostają uwzględnione - nie wpisuje się ich nawet do Repertorium SD, nadając wyłącznie numer Ldz.
Zupełnie nie wiem jak zlikwidować to bagno pozostawione po moim poprzedniku.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Luty 27, 2018,
Witam :)
Mam pytanie.
Jak przygotowujecie dokumenty Oddziału Finansowego do brakowania to we wniosku do AP jaką wpisujecie podstawę kwalifikowania dokumentacji?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 27, 2018,
Jako podstawę wpisuję jednolity rzeczowy wykaz akt. trzeba podać zarządzenie, na podstawie którego został wprowadzony.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Marzec 16, 2018,
Witam, czy wiadomo coś więcej w sprawie grudniowego projektu Instrukcji Archiwalnej? Pies pogrzebany?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Kwiecień 12, 2018,
Czy dostajecie pisma z wydziałów dotyczące ustalenia, czy toczyły się postępowania? Ja dostaję ostatnio tego dużo z cywilnego. Wskazałem, iż pisma te powinna rejestrować i przechowywać administracja. Teraz dziewczyny stwierdziły, a prezes wydał zarządzenie, że mam sam to rejestrować. Nie jestem do końca przekonany odo takiej praktyki.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Kwiecień 16, 2018,
Czyli do Sądu wpływa pismo, Prezes Sadu/Przewodniczący Wydziału daje dekretację na archiwistę, archiwista rejestruje, załatwia sprawę i udziela informacji bezpośrednio wnioskującemu?
To rzeczywiście byłoby nieco nietypowe rozwiązanie albowiem nie spotkałem się o tym aby archiwista w Sądzie udzielał jakiejkolwiek informacji dotyczącej zasobu archiwum bezpośrednio "na zewnątrz" bez udziału Oddziału Administracyjnego lub Wydziału, gdzie odpowiednio Prezes Sądu/Przewodniczący Wydziału decyduje o tym komu i co udostepnić.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Kwiecień 16, 2018,
Tutaj chodzi bardziej o korespondencję wewnętrzna. Wydział Cywilny zwraca się do archiwisty czy toczyła się sprawa. Ja ustalam i odpisuję wydziałowi.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Kwiecień 16, 2018,
Takowe praktyki są mi znane - jeśli zakres dat, które wymieniono we wniosku wskazuje, iż akta znajdują się w AZ, a przede wszystkim - skorowidze i repertoria do tychże akt znajdują się w AZ, to sprawa trafia do mnie. Przeprowadzam kwerendę i informuje o rezultatach, przy czym jeśli akta znajdę to z powodów czasowo-praktycznych nie piszę jakowychś oficjalnych pism, wydział musi tylko wypełnić kartę udostępnień akt jako zawsze musi.
Gorzej jeśli akt nie ma - wtedy sporządzam odpowiedź w której informuje o zakresie kwerendy i ustaleniach np. iż akta przekazano do AP z datą taka a taką albo że sprawa sie toczyła pod sygnatura taka a taką ale akta uległy już brakowaniu (zdarza się jak ktoś poszukuje spraw o zapłatę sprzed kilkunastu albo i więcej lat) lub zwyczajnie kwerenda nie dała żadnych rezultatów.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 11, 2018,
Jaką kategorię mają sprawy o ustalenie kontaktów? U mnie zawsze sędziowie dawali B-10. Teraz pani sędzia stwierdziła, że powinno być B-30.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 14, 2018,
Z rozporządzenia z 2004 roku
Cytuj
Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw:
1)   o rozwód i separację;
2)   dotyczących alimentów;
3)   z zakresu opieki i kurateli;
4)   z zakresu czynności przekraczających zwykły zarząd majątkiem osoby podlegającej władzy rodzicielskiej.

nie bardzo widzę tutaj podstawę do określania 30 letniego okresu przechowywania tego typu spraw;
inna sprawa że 10 letni okres rzeczywiście może być nieco za krótki - jak sprawa toczy się o kontakty z dzieckiem 5 letnim to po upływie 10 lat nie osiągnie 18 lat, kiedy już samo może decydować, może więc i p. sędzia ma nieco racji aczkolwiek nie ma ku temu podstawy prawnej

w każdym bądź razie dotychczas nie widziałem aby ktoś dawał sprawom o ustalenie kontaktów kat. B-30
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Maj 22, 2018,
Czy trafiło do Was pismo z Ministerstwa odnośnie wstrzymania brakowania akt w związku ze skarga nadzwyczajna ( nowe rozporządzenie dot. sadu najwyzszego, które obowiązuje od kwietnia) Z tego pisma zrozumialam, że nie można wybrakowac akt w latach w 2018- 2021 w których może być wniesiona skarga nadzwyczajna.
Powiedzcie mi że to jakis żart ewentualnie wyprowadźcie mnie z błędu, że źle zrozumialam pismo

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 23, 2018,
Nie, to nie żart. Zakaz brakowania do 03.04.2021 wszystkich spraw które uprawomocniły się po dniu 17.11.1997r.

Wiedziałem, że jakieś ograniczenia mogą z tego tytułu wprowadzić, jednakże raczej myślałem iż zadziałają bardziej rozsądnie, ograniczając zakaz do SO i SA oraz wybranych grup spraw z SR. Niestety zrealizowali najczarniejszy scenariusz.
Wnoszenie skargi nadzwyczajnej w sprawach z rep. Nc wydziałów grodzkich, w których nigdy nie wydano klauzuli wykonalności albo sprawa jest o niezapłacony bilet? Sprawa z rep. Npw gdzie jakiegoś małolata oskarżono o demoralizację a tenże małolat ma dzisiaj już 25 lat? Rewizja w sprawie karnej z artykułu 178a kk? I tak można by mnożyć.

Jedyne co można brakować:
- akta spraw o wykroczenia oraz wykroczenia skarbowe (rep. Ks w części) - nie przysługuje na nie skarga nadzwyczajna
- akta spraw karnych, uprawomocnione przed datą 17.11.1997 - nie ma tego zbyt wiele, aczkolwiek blokada niszczenia akt do roku 1990, wprowadzona na wniosek IPN, została zniesiona, więc jeśli ktoś jeszcze ma takie starocie to odrobinkę może się tym poratować
- akta z rep. RC o alimenty i rozwód z lat 80-tych

Nic natomiast nie można zrobić ze sprawami cywilnymi, których wpływ ostatnio przebija kolejne poziomy absurdu.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Maj 23, 2018,
Dziękuję za wyczerpującą odpowiedź, jednak nie takiej się spodziewałam :(
To zrobię przegląd akt w archiwum i wybrakuje wszystkie które uprawomocniło się przed 1997 r. ( karne, cywilne)
Następnie będę się ratowała brakowaniem teczek administracyjnych, bo one też nie podlegają skardze nadzwyczajnej.
I zostaje jeszcze wydział rodzinny sprawy RC ( o rozwód i alimenty- zakończone do 1987 r. Rozumiem że sprawy o rozwód ( sąd rejonowy) w tym okresie mają kwalifikacje B30?

No i wykroczenia, których też jest sporo a na szczęście mają kwalifikacje B3.

Pytanie
Jeżeli do AP wyslalam wnioski na brakowanie przed 3 kwietnia to czy po otrzymaniu zgody mogę takie akta wybrakowac jeśli uprawomocniły się po 1997r?

Oraz czy brakowaniu podlegają akta spraw kolegium do spraw wykroczeń z lat 1997-2001?
 
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 23, 2018,
Akta Kolegium można brakować :) Nie wiem czy AP wyda zgodę na brakowanie. Podejrzewam, że może być brak zgody.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 24, 2018,
Kontaktowałem się z AP bo miałem podobną sytuację i odpowiedź była jasna - wobec treści pomienionego pisma nie ma mowy o wydaniu zgody na brakowanie. Proponuję zatem wysłać pismo do AP że cofacie swój wniosek, bo po co mają to sprawdzać, wydawać decyzję, że nie wyrażają zgody etc. - szkoda papieru.

Co do spraw o rozwód - co prawda na teczce będzie kat. A i 50 letni okres przechowywania ale rozporządzenie z 2004 (tekst jednolity Dz.U. 2014 poz. 991) § 31 zmieniło kategorię tych akt na B30 (z nielicznymi wyjątkami - sprawdź to proszę).

Akta administracji/księgowości nie są sprawami sądowymi, więc oczywiście można brakować.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Maj 29, 2018,
A co z aktami komorniczymi? Zalega mi na półce kilka roczników, można brakować? Czy też należy się wstrzymać do 2021 roku
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 30, 2018,
O ile są to akta komornicze gdzie komornik działał jako urzędnik państwowy zatrudniony w Sądzie Rejonowym - nie zaś przy Sądzie Rejonowym jak obecnie, to akt tych dotyczą te same ograniczenia co i reszty akt spraw sądowych.

Aczkolwiek to tylko moja opinia, dla pewności należałoby się skontaktować z AP albo napisać do MS z prośba o wyjaśnienie. 
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Michał Szot w Maj 30, 2018,
1 czerwca 2018 r. wchodzą w życie dwa zarządzenia Ministra Sprawiedliwości:
- Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 maja 2018 r. zmieniające zarządzenie w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/download,3554,182.html (https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/download,3554,182.html)
- Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 maja 2018 r. w sprawie ustalenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Sprawiedliwości https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/download,3554,183.html (https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/download,3554,183.html)

W Ministerstwie Sprawiedliwości przestaje obowiązywać instrukcja archiwalna z 1985, w pozostałych jednostkach resortu - bez zmian.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Maj 30, 2018,
1 czerwca 2018 r. wchodzą w życie dwa zarządzenia Ministra Sprawiedliwości:
- Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 maja 2018 r. zmieniające zarządzenie w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/download,3554,182.html (https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/download,3554,182.html)
- Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 maja 2018 r. w sprawie ustalenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Sprawiedliwości https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/download,3554,183.html (https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/download,3554,183.html)

W Ministerstwie Sprawiedliwości przestaje obowiązywać instrukcja archiwalna z 1985, w pozostałych jednostkach resortu - bez zmian.
"Będzie, będzie zabawa, będzie się działo..."
Archiwistom w MS pozostaje życzyć powodzenia.
A JRWA też do zmiany?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Michał Szot w Maj 30, 2018,
1 stycznia 2019 MS ma przejść na EZD, tego dnia wejdzie w życie nowa instrukcja kancelaryjna, w wykazie akt zmiany są wprowadzane nawet kilka razy do roku, także wszystko możliwe ;)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 30, 2018,
Normalnie nie wierzę w to co tutaj widzę  :o Coś się wreszcie ruszyło w kwestii zmiany przepisów.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Czerwiec 02, 2018,
Czy do tej pory to Wy archiwiści nanosiliscie sygnaturę archiwalna na teczkach przekazywanych do archiwum? Prowadziliscie wykaz spraw wspólny dla wszystkich wydziałów dla akt sądowych i akt administracji i nadzoru?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Czerwiec 04, 2018,
Ostatnio było, ponownie, pismo w sprawie ujednoliconej instrukcji kancelaryjnej dla wszystkich sądów powszechnych, może tym razem coś się ruszy?

Cytuj
Czy do tej pory to Wy archiwiści nanosiliscie sygnaturę archiwalna na teczkach przekazywanych do archiwum

różnie jest to rozwiązanie w Sądach - w niektórych nanoszą w wydziałach, w niektórych sami archiwiści

Cytuj
Prowadziliscie wykaz spraw wspólny dla wszystkich wydziałów dla akt sądowych i akt administracji i nadzoru?

oczywiście, dla wszystkich akt przekazywanych do AZ prowadzisz wspólny wykaz spisów zd-odb.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Lipiec 25, 2018,
Nie, to nie żart. Zakaz brakowania do 03.04.2021 wszystkich spraw które uprawomocniły się po dniu 17.11.1997r.

Wiedziałem, że jakieś ograniczenia mogą z tego tytułu wprowadzić, jednakże raczej myślałem iż zadziałają bardziej rozsądnie, ograniczając zakaz do SO i SA oraz wybranych grup spraw z SR. Niestety zrealizowali najczarniejszy scenariusz.
Wnoszenie skargi nadzwyczajnej w sprawach z rep. Nc wydziałów grodzkich, w których nigdy nie wydano klauzuli wykonalności albo sprawa jest o niezapłacony bilet? Sprawa z rep. Npw gdzie jakiegoś małolata oskarżono o demoralizację a tenże małolat ma dzisiaj już 25 lat? Rewizja w sprawie karnej z artykułu 178a kk? I tak można by mnożyć.

Jedyne co można brakować:
- akta spraw o wykroczenia oraz wykroczenia skarbowe (rep. Ks w części) - nie przysługuje na nie skarga nadzwyczajna
- akta spraw karnych, uprawomocnione przed datą 17.11.1997 - nie ma tego zbyt wiele, aczkolwiek blokada niszczenia akt do roku 1990, wprowadzona na wniosek IPN, została zniesiona, więc jeśli ktoś jeszcze ma takie starocie to odrobinkę może się tym poratować
- akta z rep. RC o alimenty i rozwód z lat 80-tych

Nic natomiast nie można zrobić ze sprawami cywilnymi, których wpływ ostatnio przebija kolejne poziomy absurdu.
a sprawy wydziałów penitencjarnych? Warunkowe zwolnienia etc.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Lipiec 30, 2018,
Nie mam doświadczenia w pracy z aktami wydziałów penitencjarnych, nie wiem więc co konkretnie tam się znajduje nie mniej patrząc na ustawę o SN
Cytuj
Art. 89. § 1. Od prawomocnego orzeczenia sądu powszechnego lub sądu wojskowego kończącego postępowanie w sprawie, może być wniesiona skarga nadzwyczajna
(podkreślenie moje)

decyzja o warunkowym zwolnieniu jest częścią postępowania w danej sprawie, często sprawy nawet nie kończy (np. zostaje orzeczony dozór kuratora na czas próby) więc ja bym takowych akt nie brakował

prace nad rozporządzeniem w sprawie okresów przechowywania akt podobno idą pełną parą więc może po jego wprowadzeniu nam się nieco rozjaśni
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Sierpień 01, 2018,
Szybkie pytanie

Przygotowuje akta administracji i nadzoru do brakowania. W obowiązującym zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 maja 2018 r. nie doszukałam się wzmianki o komisjach do brakowania. Jedynie o napisaniu oświadczenia przez kierownika komórki o upływie okresu przechowywania dokumentacji.

Czy brakowaliscie już dokumentację w oparciu o nowe zarządzenie? Wystarczy napisana informacja i podpisana przez kierownika?

Rozumiem też że zarządzenie które powoływało komisję do brakowania akt administracji i nadzoru należy anulować.

Ratuje się i brakuje co mogę aby zwolnić miejsce na nowe akta które przybywają do archiwum w ogromnych ilościach.



Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Sierpień 01, 2018,
Obowiązek powołania komisji określony jest w § 44 instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w resorcie sprawiedliwości stanowiącej załącznik do rozporządzenia w sprawie ustalenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych (nazwa już po zmianie).
Rozporządzenie o którym mówisz (poz. 183), nie zmienia treści § 44. Rozporządzenie z 1985r. nadal obowiązuje, zostało tylko znowelizowane.

Gdzie więc konkretnie patrzyłaś, iż znalazłaś informację
Cytuj
napisaniu oświadczenia przez kierownika komórki o upływie okresu przechowywania dokumentacji
?

Chyba, iż zajrzałaś do treści Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 maja 2018 r. w sprawie ustalenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Sprawiedliwości (poz.184) - to jednakoż zarządzenie dotyczy tylko i wyłączenie AZ Ministerstwa Sprawiedliwości - nie zaś AZ w Sądach.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archiwistka123 w Sierpień 02, 2018,
Dziękuję za szybką odpowiedź i za wyprowadzenie mnie z błędu.

We wniosku na brakowanie jako podstawę prawną będzie
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985f w sprawie ustalenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych Dz.Urz. MS z 2018 póz 183? Czy nadal Dz. Urz. MS z 1985 nr 8 póz. 55?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Sierpień 02, 2018,
Rozporządzenie MKiDN z 20 października 2015 znosi powoływanie komisji. My to mamy w swoich przepisach resortowych, ale tylko dla akt spraw sądowych. Dla dokumentacji administracyjnej nie trzeba powoływać komisji. Ja już nawet do AP nie wysyłam tych protokołów. Wystarczy oświadczenie.
Dla administracji i nadzoru podstawa prawna będzie JRWA wprowadzony zarządzeniem prezesa.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Sierpień 03, 2018,
Podstawą prawną dla akt z zakresu administracji i nadzoru będzie zarządzenie wprowadzające jwra i wykaz akt - bo to wykaz akt określa czy okres przechowywania upłynął czy nie.

Nie zgadzam się z twierdzeniem, iż nie ma obowiązku powoływania komisji do spraw brakowania w przypadku brakowania akt z zakresu administracji/nadzoru/księgowości - § 44 nie zawiera jakichkolwiek wyłączeń dla tego typu dokumentacji, co więcej stanowi, iż w przypadku brakowania akt spraw sądowych członkiem komisji powinien być sędzia - co świadczy o tym, iż ustawodawca przewidział, iż nie tylko akta sądowe będą brakowane, nie ma więcej tutaj mowy o jakimś przeoczeniu tej kwestii.

Co do wysyłania protokołu - po wejściu w życie rzeczonego skontaktowałem się z AP i uzyskałem informację, iż AP chce otrzymać tylko to co jest w rozporządzeniu z 2015 roku - natomiast protokoły musimy nadal sporządzać na swoje własne potrzeby, bo przepisy nam to nakazują - czyli protokół robimy sztuk jeden i po podpisaniu trafia ad acta.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Sierpień 14, 2018,
Czy ktoś z koleżeństwa, w związku z trwającymi pracami nad nową ustawą o pracownikach sądów, przygotował jakieś propozycje dotyczące bezpośrednio archiwistów? Praca w warunkach szkodliwych dla zdrowia, ilość archiwistów na X mb itp. pojawia się okazja by powalczyć w końcu o jakieś prawa dla nas.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: mathai w Październik 12, 2018,

Jedyne co można brakować:
- akta spraw o wykroczenia oraz wykroczenia skarbowe (rep. Ks w części) - nie przysługuje na nie skarga nadzwyczajna
- akta spraw karnych, uprawomocnione przed datą 17.11.1997 - nie ma tego zbyt wiele, aczkolwiek blokada niszczenia akt do roku 1990, wprowadzona na wniosek IPN, została zniesiona, więc jeśli ktoś jeszcze ma takie starocie to odrobinkę może się tym poratować
- akta z rep. RC o alimenty i rozwód z lat 80-tych


muszę w rozmowie z dyrektorem to jakoś udowodnić, że te akurat można, a moja ciasna głowa nie ogarnia na jakiej podstawie  stwierdzono w cytowanej wypowiedzi,  że akurat to można brakować, będę bardzo wdzięczny za tę informację
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Październik 12, 2018,
Należy sięgnąć do art. 89, 90 oraz 115  ustawy o Sądzie Najwyższym z dnia 8 grudnia 2017 r. (Dz.U. z roku 2018, poz. 5)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: mathai w Październik 12, 2018,
Dziękuję, w piśmie które otrzymałem był tylko 115, faktycznie 90 rozjaśnia moje wątpliwości
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 15, 2018,
Btw - Dyrektor? Przeca to Prezes odpowiada za AZ.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Październik 17, 2018,
Dzień dobry, chciałabym żeby ktoś mi wytłumaczył raz na zawsze jak prowadzić ewidencję w archiwum zakładowym sądu. Ile jakich spisów dla kat. A i B, ile przekazujemy do AP, ile do brakowania, ile egzemplarzy wymagać od oddziału i wydziału, czy wykaz spisów oddzielnie dla A i B, czy oddzielnie dla wydziałów itd. itd. Jeśli ktoś by miał chwilę czasu bardzo proszę o pomoc, pozdrawiam
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 22, 2018,
Prowadzi się wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, stosujemy w nim numeracją ciągłą bez podziału na kat.A i B i na lata kalendarzowe - czyli wykaz jest tylko jeden. Chyba, że jest to archiwum zakładowe prowadzone wspólnie dla kilku sądów, wtedy każdy sąd ma własny wykaz spisów.

Kat. A - 4 egzemplarze - 1 do teczki, gdzie gromadzisz spisy akt dla danej komórki organizacyjnej, 1 do teczki gdzie gromadzisz wszystkie spisy, 1 egzemplarz zwracasz komórce organizacyjnej, która akt przekazywała, 1 wysyłasz do AP
kat. B - 3 egzemplarze - tak jak powyżej poza ostatnim punktem - spisów kat. B nie wysyła się do AP

Niezależnie od tego czy akta przekazuje wydział, oddział, sekcja czy samodzielne stanowisko pracy - zasada zawsze ta sama.

Przy brakowania sporządzasz:
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie, protokół z prac komisji do spraw oceny dokumentacji - to zostaje w sądzie
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie - to wysyłasz do AP
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Październik 24, 2018,
Witajcie, czy przed przedłożeniem nowego JRWA do akceptacji przez AP mogę, jako archiwista, wprowadzić w nim jeszcze jakieś poprawki czy musi on do sądu zostać wprowadzony tak jak stworzyło go Ministerstwo?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 24, 2018,
Nie ma, póki co, jednego wspólnego wykazu akt dla wszystkich Sądów wprowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości więc nie bardzo rozumiem czego dotyczy pytanie? Co prawda planują w MS wprowadzić jeden wspólny wykaz akt dla wszystkich Sadów (tylko wykaz - bez instrukcji) i było nawet pismo z proponowanym wykazem do konsultacji ale jeszcze tego nie wprowadzili, chyba że jakoś na dniach?

Obecnie ustalanie wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej leży w gestii każdego Sądu, konkretnie Prezesa który może takowe wprowadzić zarządzeniem, po konsultacji z AP.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Październik 24, 2018,
Przy brakowania sporządzasz:
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie, protokół z prac komisji do spraw oceny dokumentacji - to zostaje w sądzie
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie - to wysyłasz do AP
w ile egzemplarzach spisy wysyłamy do AP i ile zostawiamy w archiwum zakładowym ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Październik 25, 2018,
Nie ma, póki co, jednego wspólnego wykazu akt dla wszystkich Sądów wprowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości więc nie bardzo rozumiem czego dotyczy pytanie? Co prawda planują w MS wprowadzić jeden wspólny wykaz akt dla wszystkich Sadów (tylko wykaz - bez instrukcji) i było nawet pismo z proponowanym wykazem do konsultacji ale jeszcze tego nie wprowadzili, chyba że jakoś na dniach?

Obecnie ustalanie wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej leży w gestii każdego Sądu, konkretnie Prezesa który może takowe wprowadzić zarządzeniem, po konsultacji z AP.
Pytanie dotyczy właśnie tego tego wykazu z MS. O ile się nie mylę to wchodzi on w styczniu i jest dla SA, SR i SO.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 25, 2018,
To jest ciekawe zagadnienie, czy będzie można go rozbudowywać według własnych potrzeb. Trzeba poczekać na przepisy wprowadzające. Jestem ciekawy jak ostatecznie będzie wyglądał.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: trąbka w Październik 25, 2018,
To jest ciekawe zagadnienie, czy będzie można go rozbudowywać według własnych potrzeb. Trzeba poczekać na przepisy wprowadzające. Jestem ciekawy jak ostatecznie będzie wyglądał.
Musi się dać, w wersji roboczej były braki. Sam zauważyłem przynajmniej dwa.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Październik 25, 2018,
Jak wytłumaczyć nadzorowi, że w sądzie numeruje się kary, a nie strony? Mam do przekazania stare akta i nakazują je przenumerować (tj. rozporządzenie z 2015r.),ale przecież czasami się nie da, gdyż w protokołach czasami cytowane lub okazywane są dane karty...
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Październik 25, 2018,
Wspomniane rozporządzenie MKiDN z 2015 r. w uzasadnionych przypadkach dopuszcza zastąpienie paginacji foliacją (numeracją kart).
Cytuj
ponumerowanie zapisanych stron materiałów archiwalnych aktowych przez naniesienie kolejnego numeru w górnym, prawym rogu strony (w uzasadnionych przypadkach zamiast numeracji stron stosuje się numerację kart); ostateczną liczbę stron/kart podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki opakowania
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 29, 2018,
Przy brakowania sporządzasz:
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie, protokół z prac komisji do spraw oceny dokumentacji - to zostaje w sądzie
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie - to wysyłasz do AP
w ile egzemplarzach spisy wysyłamy do AP i ile zostawiamy w archiwum zakładowym ?

wszystkiego po jednej sztuce

co do numeracji kart - ktoś tutaj jest niepoważny - raz że dokumentacja w registraturze miała tylko numerację kart, więc dodajemy w tym momencie coś czego nie ma w pierwotnym układzie dokumentacji, dwa, iż po naniesieniu numerów stron i przekreśleniu numerów kart będzie to wyglądało mało estetycznie i po trzecie, najważniejsze moim zdaniem - w protokołach rozpraw często znajdują się informacje typu "ujawniono dowody jak na kartach 2-5, 13-18" i w momencie kiedy wprowadzamy numerację stron, którą będzie się przecież różnić od numeracji kart, powodujemy zamieszanie utrudniające korzystanie z akt użytkownikom
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 03, 2019,
Uwaga, uwaga
stała się rzecz niebywała.

Wszystkim sądowym archiwistom dobrze znane rozporządzenie z 1985 roku zostało zniesione. Obecnie obowiązuje Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych dostępne w Dz.U. MS pod adresem https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/ - pozycja 348.

Mogło to ujść uwadze wielu osób zważając na to, iż rozporządzenie zostało opublikowane z datą 28.12.2018, a obowiązuje od 01.01.2019.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: arch* w Styczeń 18, 2019,
Pojawił się też nowy projekt dotyczący przekazywania dokumentacji do az, który ma być uzupełnieniem powyższego zarządzenia. Nowością jest rozbudowanie spisów zd-od o 2 dodatkowe pozycje. Zaleca się stosowanie zapisów w projekcie jako dobrej praktyki.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 20, 2019,
ehe, z obowiązkową pozycją "dokumentacja w innej postaci niż papierowa", która w przypadku akt spraw sądowych spisywanych w SAWA (powszechna nazwa "currenda") wymaga modyfikacji na poziomie programu, której zapewne nikt nie zrobi dopóki nie ukaże się odpowiednie zarządzenie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: arch* w Styczeń 21, 2019,
No właśnie. Zaleca się stasować nowe przepisy, które nie mają nic wspólnego z rzeczywistością. Program już ma rozbieżności obecnie na spisach cywilnych jest 10 pozycji. Po co więc wprowadzać ogólne wytyczne skoro nikt nie będzie ich stosował z przyczyn właśnie technicznych.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Marzec 29, 2019,
Czy sprawy KP też są wyłączone z brakowania?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Kwiecień 01, 2019,
Tak - wszystkie uprawomocnione po 17.11.1997 nie mogą być wybrakowane.
W uzasadnieniu do zmiany z rozporządzenia z 2004 roku, wprowadzające zakaz brakowania w związku z ustawą o SN do 31.07.2021 napisano nawet, iż ustawodawca woli zakazać brakowania wszystkich akt spraw sądowych (poza wykroczeniowymi) niźli wyłączyć konkretne grupy spraw albowiem było to zbyt problematyczne i czasochłonne w stosowaniu.

PS. Jak tam z rezerwą magazynową w AZ? Wnioski o zorganizowanie dodatkowej powierzchni już napisane? Czy może ktoś posiada miejsce jeszcze na 2,5 roku przyjmowania akt?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Kwiecień 01, 2019,
Prawdopodobnie właśnie tak jest, na zasadzie dorozumienia w związku z ustawą o SN. Uzasadnienie do zmian w rozporządzeniu z roku 2004, chyba należy traktować jako tzw "dobrą praktykę", bo jeśli się nie mylę to do dnia dzisiejszego nie doszło do zmiany tego rozporządzenia. Proszę mnie poprawić gdybym się mylił.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Kwiecień 03, 2019,
Nadal nie jest zmieniona, a postępy można śledzić na stronie https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12319952

Nie zmienia to jednak faktu, iż ustawa jest aktem prawnym wyższego rzędu niźli rozporządzenie i jeśli na podstawie rzeczonej ustawy o SN stwierdzamy, iż akta zachowują wartość dowodową na potrzeby ewentualnych skarg do SN, mając nadto czarno na białym pismo z MS z bodajże kwietnia zeszłego roku, to należy przyjąć, iż mamy zakaz brakowania wszystkich spraw uprawomocnionych po 17.11.1997 - za wyjątkiem wykroczeniowych.
I należy to traktować tak jakby to już było zapisane w rozporządzeniu, nie zaś jako zasady "dobrej praktyki". Po prostu MS się "nie wyrabia" ze zmianą ustawodawstwa i ciągle czekamy na zmianę rozporządzenia z 2004, co winno się stać w momencie wejścia ustawy o SN w życie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Kwiecień 03, 2019,
Całkiem z praktycznego sądowoarchiwalnego punktu widzenia, jak przypuszczam pytanie muniekdm o Kp wynikało z tego, że kwalifikacja tego typu akt jest zbliżona do akt spraw wykroczeniowych i w latach wcześniejszych ten typ spraw były rejestrowany w dużej części przez byłe wydziały grodzkie, a tam wpływały przede wszystkim sprawy wykroczeniowe. 

Nie wdając się w dalszą polemikę, dziękuję za potwierdzenie, że rozporządzenie z roku 2004 wciąż nie weszło w życie, bo tego naprawdę nie byłem pewny. Dyskusja o hierarchii aktów prawnych, nie jest dyskusją na to forum.

Wracając jednak do meritum i przyjmując, ze granice będzie wyznaczało tu pojęcie "wykroczeniowe", które rzeczywiście jest wymienione w ustawie o SN, to zgodnie z § 385 zarządzenia MS z 12.12.2003 zwane instrukcją sądową do Kp powinny trafiać sprawy szeroko rozumianego nadzoru sprawowanego przez sąd nad postępowaniem przygotowawczym w sprawach karnych. Czyli wydaje się, że sprawa jest jasna Kp nie można brakować.

Tak na marginesie taki malutki detal, zgodnie z § 384 ust 2 tego zarządzenia do Ko wpisuje się czynności podejmowane przez sąd z urzędu pisma i wnioski w sprawach karnych i o wykroczenia ?. Dla odmiany tu mogłoby już się znaleźć pole do popisu, czyli do brakowania. Wspomieć też można by było Ks (w częsci dotyczącej wykroczeń skarbowych). Na dzień dzisiejszy mogą to być dylematy archiwisty ale chyba bardziej komisji oceniającej.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Kwiecień 08, 2019,
O możliwości brakowania akt spraw o wykroczenia skarbowe wspominałem wcześniej w tym wątku, w projekcie zmiany rozporządzenia również jest wspomniane, iż ograniczenia w brakowaniu nie dotyczą tej grupy spraw.

Co do spraw z rep. Ko to rzadko stanowią one osobną fizycznie sprawę (w sensie osobną teczkę spisaną na spisie zdawczo-odbiorczym), zwykle są dołączane do akt spraw głównych. Z tego trzeba by jeszcze wyselekcjonować sprawy dotyczące tylko wykroczeń. Pracy może przy tym być sporo, a zysk liczony w mb półek - niewielki. Aczkolwiek może w tych największych sądach (powyżej 50 sędziów) to wygląda inaczej?

Cytuj
[...] przez byłe wydziały grodzkie, a tam wpływały przede wszystkim sprawy wykroczeniowe.
Do wydziałów grodzkich do końca 2002 wpisywano sprawy z artykułu 178 oraz prywatno-skargowe. W 2003 katalog znacznie powiększono, w 2004 odrobinę zmniejszono, nie mniej od 2003 spraw karnych było całkiem sporo - z tego co widzę prawie tyle samo co wykroczeniowych (mniej o 10-20%). Były to jednak sprawy nieco "lżejszego kalibru" i znaczna część z nich można by objąć procedurą brakowania, niestety ustawa o SN to blokuje.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archzakzaw w Czerwiec 17, 2019,
Witam. Jestem w archiwum od niedawna i nie ma takiej wiedzy i doświadczenia jak wy i potrzebuje pomomocy, mianowicie chodzi o to jak przekazywane są akta w waszych sądach do arch i czy ustalają z wami przekazanie wcześniej, zwrot akt po wykorzystaniui sprawa z wydawaniem podani?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Czerwiec 17, 2019,
Generalnie należy zrobić plan pracy archiwum na każdy rok. W planie uwzględnia się terminy przekazania akt do archiwum. Terminy generalnie uzgadnia się z kierownikiem komórki organizacyjnej, która chce przekazać akt. Tyle teorii :) W praktyce akta w sądach przekazuje się kiedy tylko można i jest miejsce w magazynach. Wszystko zależy od dogadania się z wydziałami. Na zwroty też jest ustalony w instrukcji termin. Ciężko jednak wyegzekwować zwrot w tym terminie, zwłaszcza, gdy akta są dołączone do innej sprawy, która się toczy latami. Najważniejsze, aby przynajmniej raz w roku ponaglić wydziały o zwrot akt.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archzakzaw w Czerwiec 17, 2019,
Tylko u mnie wygląda to tak że akta czesto są znoszone bez mojej wiedzy i rzucane poprostu na podłogę bezspisu bez niczego a z widzialami niestetynie idzie się dogadać :'(
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Czarny1986 w Czerwiec 18, 2019,
bardzo nie ładnie robią :/ próbowałaś interweniować, że tak powiem oficjalnie? Jak rozumiem moją klucze i bezpośredni dostęp do AZ? Nawet jak Cię nie ma?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archzakzaw w Czerwiec 18, 2019,
Tak klucze dostępne są dla każdego nawet stażystów. Rozmawiam z Panią Dyrektor która interweniował niestety nic to nie zmieniło i tak wywalczylam że niektóre schodzą po akta i same znoszą. Dlatego proszę was o pomoc bo już nie wyrabiam????????
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Czerwiec 19, 2019,
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych dostępne w Dz.U. MS pod adresem https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/ - pozycja 348. Załącznik do tegoz zarządzenia Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych.

§ 10.1 - wstęp do AZ jest możliwy tylko w obecności archiwisty
nadto w Sądzie klucze do pomieszczeń powinny być wydawane za podpisem - szczególnie przy okazji całej akcji związanej z wprowadzeniem RODO - pamiętaj, iz AZ to jeden wielki zbiór wszelakiego rodzaju danych, w tym osobowych -  można się zwrócić do IOD, bo musicie mieć takowego powołanego w Sądzie, z "niewinnym" pytaniem czy właściwym jest, aby każdy pracownik miał dostęp do tegoż zbioru danych, bez żadnych restrykcji i reguł dostępu

§ 11.2 - akta przekazuje się zgodnie z harmonogramem
cały § 12 - od stycznia archiwista ma wyrażone wprost prawo do odmowy przyjęcia dokumentacji

pierwszy raz dostajesz z danej komórki akta bez spisu/nieuporządkowane/z błędami na spisie - informacja na piśmie z uprzejmą informacją co jest nie tak
druga taka sytuacja (lub brak jakiejkolwiek reakcji na pierwsze pismo) - odmawiasz przyjęcia akt i informujesz kierownika sekretariatu/Przewodniczącego albo nawet i Prezesa Sądu
W ostateczności można się nawet zwrócić do Archiwum Państwowego, które sprawuje nadzór merytoryczny nad AZ w sądach.

Tego jak mają być uporządkowane akta od stycznia nie ma w żadnym rozporządzeniu, bo MS się nie wyrobiło z tym w czasie i dopiero nad tym pracują, nie mniej jest pismo MS DKO-V-5002-5/17 z dnia 31 grudnia 2018 r., które określa jak ma wyglądać przekazanie akt.

Pamiętaj proszę, iż za AZ odpowiada Prezes Sądu, nie zaś Dyrektor, rozmawiaj zatem z Prezesem swojego Sądu. Trzeba Prezesa delikatnie uświadomić, iż problemy AZ są również problemami Prezesa, który odpowiada za AZ od strony merytorycznej.
Obecnie umiejscowienie AZ w strukturze organizacyjnej Sądu zależy od danego Sądu, nie mniej nadal w większości Sądów AZ są podporządkowane Oddziałom Administracyjnym/Samodzielnym Sekcjom Administracyjnym i warto również i im przypomnieć, że jak dopuszczają do sytuacji opisanych przez Ciebie, to nadzorowanie pracy AZ raczej kiepsko im wychodzi - i powinni udzielić swojego poparcia, abyś mógł/mogła wymóc stosowanie obowiązujących przepisów.

W przypadku wypożyczania akt § 24 w/w instrukcji - akta wypożycza się na podstawie karty udostępnienia dokumentacji; ponownie można tutaj zapytać IOD jak to jest, iż do każdej bazy danych zawierającej dane osobowe, czyli w Sądzie wszystkich, jest potrzebny osobny wniosek do IOD, a akta z archiwum, z dokładnie tymi samymi danymi, tyle że wydrukowanymi na papierze, to już może sobie brać każdy jak chce.

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Czerwiec 26, 2019,
Mamy nowe  Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/poz-1382. Teraz zmienią się zasady przekazywania akt do archiwum. Najważniejsze, że nie można już przekazywać spraw, w których nie wykonano wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia. Wydziały będą też miały więcej pracy związanej z porządkowaniem dokumentacji o dłuższym niż 10 lat okresie przechowywania. Będzie ciekawie :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Czerwiec 26, 2019,
czyli moją wypowiedź uzupełniam o §50-53 oraz §557-560 rozporządzenia podlinkowanego powyżej przez muniekdm zamiast
Cytuj
Tego jak mają być uporządkowane akta od stycznia nie ma w żadnym rozporządzeniu, bo MS się nie wyrobiło z tym w czasie i dopiero nad tym pracują, nie mniej jest pismo MS DKO-V-5002-5/17 z dnia 31 grudnia 2018 r., które określa jak ma wyglądać przekazanie akt.

A teraz proszę zajrzeć do § 52.3 - łącznie 12 rubryk dla każdej pozycji - czy wszyscy już słyszą owe, oczywiście radosne, okrzyki jak wydziały zobaczą ile informacji będą musiały zawrzeć na spisie? :D


No i wreszcie uchwalono nowa instrukcję, zamiast w nieskończoność nowelizować tą z 2003 roku
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Czerwiec 26, 2019,
Nie mam już możliwości edycji zatem w nowym poście - do końca roku spisy zd-odb. mogą pozostać bez zmian

Cytuj
§ 578. Do dnia 31 grudnia 2019 r. spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w § 54, sporządzane przy użyciu narzędzi informatycznych,
mogą zawierać jedynie te informacje, które były odnotowywane zgodnie z dotychczasową funkcjonalnością systemów informatycznych
stosowanych w sądach powszechnych.

aczkolwiek odwołanie jest złe, bo powinien być raczej § 52
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archzakzaw w Czerwiec 27, 2019,
 Kochani bardzo dziękuję za pomoc???? w poniedziałek idę do Pani Dyrektor zobaczymy co powie na moje argumenty, pewnie wywali mnie z drzwiami???? a co do nowość w spisach to kurcze ja się dotychczasowach nie mogę poprosić????????
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Czerwiec 27, 2019,
Akurat co do spisów dla akt spraw sądowych to mam nadzieję, iż te wszystkie dane będą się generować z currendy/sędzia2, bo te dane są przeca w bazach danych, trzeba "tylko" to ładnie zaprojektować żeby działało.

Powodzenia!
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archzakzaw w Czerwiec 27, 2019,
Dorze powiedziane"trzeba" a do tego potrzebne już są chęci no i ja nie mam programu u siebie w arch.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Czerwiec 27, 2019,
Chodziło mi o oprogramowanie, na którym pracują wydziały orzecznicze. Czasy kiedy było trzeba robić tabelkę i wszystko wpisywać "z ręki" minęły. Obecnie przy tworzeniu spisu w wydziałach muszą tylko wpisać sygnaturę - tytuł teczki pobiera się automatycznie, podobnie jak daty skrajne (inna sprawa czy zawsze prawidłowe) oraz liczba tomów. Ręcznie muszą tylko uzupełnić kategorię archiwalną i okres przechowywania. Potem zapisz, wydrukuj i tyle. Mogą spisywać cały rocznik od razu, mogą dodawać pojedyncze sprawy, nawet nie muszą ich wpisywać w kolejności, bo na koniec można sobie dwoma kliknięciami wszystko uporządkować i przenumerować.

Zmiany wymuszone nowym rozporządzeniem zapewne będą uwzględnione na poziomie programu - po wpisaniu sygnatury będą się automatycznie uzupełniać potrzebne dane, takie jak np. sygnatury teczek akt spraw wykonawczych. Chęć danego wydziału, tudzież ich brak, nie będą miały na to wpływu.

Od jakiegoś czasu przekazywanie akt do AZ w sądach jest nieporównywalnie prostsze i szybsze niźli kiedyś, gdzie był rocznik dajmy na to Nc i ktoś musiał siedzieć ileś tam godzin aby wpisać ręcznie w tabelkę tytuły 1000/2000/3000 etc. spraw. Tym bardziej zatem trzeba się upominać o tworzenie porządnych spisów.

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archzakzaw w Czerwiec 27, 2019,
 Skorzystam z twojej wypowiedź przy rozmowie z Panią Dyrektor bo tak jak mówiłam ja akta mam przekazywane bez spisów
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Lipiec 16, 2019,
Mamy nowe  Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/poz-1382. Teraz zmienią się zasady przekazywania akt do archiwum. Najważniejsze, że nie można już przekazywać spraw, w których nie wykonano wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia. Wydziały będą też miały więcej pracy związanej z porządkowaniem dokumentacji o dłuższym niż 10 lat okresie przechowywania. Będzie ciekawie :)

Czy do czynności sądowych związanych z wykonaniem orzeczenia zalicza się wszystkie wymienione w Rozdziale 10 nowego regulaminu sądów powszechnych? Jak w takim wypadku należy traktować zapis w § 441 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej i jak go pogodzić z zapisem w pierwszej części § 50. Kiedy w praktyce do archiwum przekazywane powinny być szczególnie akta spraw karnych?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Lipiec 17, 2019,
W momencie otrzymania zawiadomienia z zakładu karnego o osadzeniu skazanego kończą się czynnością sądowe - oczywiście tylko względem tego punktu wyroku, w którym jest mowa o karze pozbawienia wolności. Jeśli ktoś na zawieszona karę pozbawienia wolności lub odroczoną to nie będzie zawiadomienia o osadzeniu w zakładzie karnym. Zawieszenie warunkowe to zaś osobne postępowanie przed sadem penitencjarnym.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Lipiec 18, 2019,
Nie powinno być czasem, że te czynności kończą się w momencie zwolnienia osadzonego z zakładu karnego. Wtedy do akt wykonawczych wpina się obliczenie kary i teczka trafia do akt głównych.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Lipiec 22, 2019,
Obliczenie kary przesyła się z zawiadomieniem o osadzeniu skazanego lub w niedługi czas po tym. Po odbyciu kary ZK przesyła zawiadomienie o zwolnieniu - jest to wypełnienie obowiązku informacyjnego nie zaś nadzór/kontynuacja czynności sądowych.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: arch* w Lipiec 24, 2019,
Mam pytanie jak zniszczyć "Karty udostępnień akt"? Od razu na spis do zniszczenia czy może najpierw zarchiwizować na spisie zd-odb i dopiero potem spis do zniszczenia?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Sierpień 02, 2019,
Witam, jaką kategorię archiwalną będą miały spisy zdawczo - odbiorcze w poszczególnych Wydziałach ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Sierpień 05, 2019,
Cytuj
Mam pytanie jak zniszczyć "Karty udostępnień akt"? Od razu na spis do zniszczenia czy może najpierw zarchiwizować na spisie zd-odb i dopiero potem spis do zniszczenia?
Karty udostępnień akt, jak każda inna dokumentacja, powinny mieć swoja klasę w wykazie akt, postępujesz więc standardowo - czyli najpierw na spis, a dopiero potem na brakowanie.

Cytuj
Witam, jaką kategorię archiwalną będą miały spisy zdawczo - odbiorcze w poszczególnych Wydziałach ?

1 egzemplarz spisu, który zawsze trafia do wydziałów, ma kategorię A i winien być przechowywany wieczyście.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Sierpień 05, 2019,
Kontynuując dyskusję ile diabełków jest na końcu szpilki. Mam pytanie z jakich przepisów wynika, że jakakolwiek instytucja ma przechowywać kategorię A wieczyście. Jak rozumiem w tym przypadku to nawet znamy komórkę gdzie to ma być przechowywane czyli wydział. Bo dwa egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych (też zresztą materiałów archiwalnych) przechowywane są w archiwum zakładowym.  Zaznaczam, że nie uważam za celowe wciskanie trzeciego egzemplarza takiego spisu do archiwum zakładowego (gdzie dokumentacja powinna być przechowywana czasowo, a nie wieczyście).
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Sierpień 05, 2019,
Zasada generalnie jest prosta - własnej ewidencji nie przekazuje się komukolwiek i gdziekolwiek chyba, iż przepisy stanowią inaczej. Przynajmniej mi się tak wydaje.
Obawiam się jednak, iż tutaj pozostaje nam tylko zdrowy rozsądek na poparcie tej zasady.

Warto przypomnieć danej komórce organizacyjnej, iż spis zd-odb jest jedynym dowodem jaki dana komórka ma na to, iż akta zostały rzeczywiście przekazane do AZ. Są co prawda spisy w currendzie/sędzia2 ale nie są one podpisywane jakimkolwiek certyfikatem/podpisem etc.

Bez tego może dojść do sytuacji, w której komórka chce akta, dajmy na to,  II K 1/13, a archiwista mówi "nie mam", na co wydziały "przecież przekazaliśmy", "a macie dowód", "no nie mamy", "no to nie mam akt" ;]  [Oczywiście ten akapit to w formie żartu!]

No i można odwrócić sytuację - przepisy nie mówią, jak długo trzeba spisy przechowywać ale nie mówią również o tym, kiedy i  na jakich zasadach można spisy przekazywać do AZ.

Można również "łopatologicznie" wytłumaczyć iż taki "papierek" chroni szanowne cztery litery danej komórki organizacyjnej, tak jak to czyni cała reszta "papierologii" i jak chcą się go pozbyć to ok, ich problem - co znowu przybiera postać nieco satyryczno-żartobliwą...

Żadnego szczegółowego przepisu nie znalazłem ani w zarządzeniu w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, ani w Regulaminie Urzędowania Sadów Powszechnych ani w zarządzeniu w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych. Najbliżej jest § 23.2 ostatniego z wymienionych rozporządzeń ["Nie udostępnia się poprzez wypożyczenie środków ewidencyjnych archiwum"] ale to też nie to.

Można zawsze zadzwonić do AP i się zapytać jak oni to widzą. Może na mocy odrębnych przepisów w niektórych instytucjach zostało to jakoś unormowane? Mówi na ten temat cośkolwiek rozporządzenie z 2011?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Sierpień 08, 2019,
Ja mam taki zapis w podręczniku:

Archiwum zakładowe powinna prowadzić dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:
a) zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych ułożone wg. kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych,
b) zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów zdawczo-odbiorczych przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Zbiór ten służy do udostępniania dokumentacji. 
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Sierpień 08, 2019,
Mam jeszcze pytanie dot. paginacji akt sądowych. Generalnie w sądach numerujemy karty, a nie strony, ponieważ to wynika nam z odrębnych przepisów. Ja teraz opracowuje zespół akt Sąd Powiatowy (materiały archiwalne) do przekazania do AP, numeruje karty, ale co w sytuacji gdy np. jest pomylona numeracja i muszę ponumerować akta od początku to wtedy numeruje karty czy strony ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Sierpień 12, 2019,
Przepisy sądowe regulują co należy zrobić w przypadku błędnej numeracji kart i nie ma tam nic o numerowaniu kart "od początku" - reguluje to § 37.3 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej Dz.U. MS 2019 poz. 138.
We wcześniejszych wersjach instrukcji wyglądało to podobnie.

W żadnym jednak razie nie numeruj stron, tylko karty.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: tappiola w Październik 01, 2019,
Dzień dobry, mam pytanie dot. przekazywania do archiwum zakładowego wniosków o wydanie Rp-7 (Kadry).
Gdzie taki wniosek zakwalifikować? Kadry chcą skorzystać z hasła w JRWA "Korespondencja w sprawach osobowych pracowników?" kat. B10 i uszczegółowić tytuł o dopisanie w nawiasie, że dot. to Rp-7. Są to wnioski o wydanie wraz z kserokopią wydanego Rp-7.

Dziękuję za pomoc i pozdrawiam  :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 02, 2019,
Raczej nie to hasło. Powinna być bardziej klasa dotycząca wydawania zaświadczeń o zatrudnieniu, spraw emerytalnych pracowników itp.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: tappiola w Październik 03, 2019,
To brzmi logicznie, problem w tym, że żadnego takiego hasła nie ma w JRWA, który obowiązywał w tamtym okresie. Chyba, że można wziąć sobie hasło z późniejszego JRWA? Nie jestem pewna czy można tak zrobić.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: paniarchiwistka91 w Październik 16, 2019,
Czy archiwiści też dostaną podwyżki w Sądzie? W ogóle jak to jest, czy pracownik sekretariatu zarabia więcej, niż archiwista?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 17, 2019,
Podwyżki są dla każdego pracownika.  W praktyce pewnie pracownik sekretariatu zarabia więcej niż archiwista. Zwłaszcza jeśli archiwista nie jest na stanowisku urzędniczym tylko obsługi. Wszystko zależy od dyrektora. Mi np. zrównano pensję z sekretarzami gdy w 2016 roku były podwyżki.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Październik 17, 2019,
A ja mam pytanie z innej beczki...pracuję w Sądzie Okręgowym więc jesteśmy II instancją dla sądów rejonowych. W archiwum mam dużo segregatorów z odpisami orzeczeń naszej II instancji (oryginał idzie z aktami do I instancji) i nie wiem jak długo to przechowywać. Czy podciągnąć to pod inną księgę pomocniczą i przechowywać 3 lata?
Pozdrawiam,
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 19, 2019,
Myślę, że podciąganie zbioru orzeczeń pod inne księgi pomocnicze byłoby bardzo mocno naciągane :) Ciekawe dlaczego ktoś stworzył takie zbiory. Myślę, że możnaby to podciągnąć pod kategorię BC jako zbiór odpisów. Oryginały są przecież w aktach sprawy. W tym wypadku najlepiej byłoby skonsultować się z Archiwum Państwowym.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Październik 21, 2019,
Myślę, że podciąganie zbioru orzeczeń pod inne księgi pomocnicze byłoby bardzo mocno naciągane :) Ciekawe dlaczego ktoś stworzył takie zbiory. Myślę, że możnaby to podciągnąć pod kategorię BC jako zbiór odpisów. Oryginały są przecież w aktach sprawy. W tym wypadku najlepiej byłoby skonsultować się z Archiwum Państwowym.

Zgodnie z §48 ust.1.
Sąd drugiej instancji prowadzi zbiór własnych orzeczeń; zbiór ten składa się z odpisów orzeczeń ułożonych według przedmiotu sprawy. Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz. MS. Nr 5, poz. 22).
Teoretycznie kategoria archiwalna ustalona powinna być na podstawie wykazu akt. Tylko teraz jest pytanie na podstawie jakich paragrafów obecnie powinny być przekazywane do archiwum takie odpisy. Do wyboru mamy §50-53 (akta spraw sądowych), albo §556-560 (dokumentacja administracyjna) obecnego Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz. MS. z roku 2019 poz. 138).
Na dziś przepis o odpisach w drugiej instancji wygląda tak
§ 58. Sąd drugiej instancji prowadzi w systemie informatycznym zbiór własnych orzeczeń.
Prawdopodobnie od 1.01.2019 (może od czerwca) nie powinniśmy mieć do czynienia z wersją papierową takiej kategorii dokumentacji.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Październik 22, 2019,
Dzięki za podstawę prawną. Zauważyłam właśnie, że od jakiegoś czasu odpisy orzeczeń nie są gromadzone papierowo tylko informatycznie. Te paczki odpisów z lat 70 po 2013 r. chciałam zniszczyć na podstawie JRWA ale po dokładnej analizie nie jestem w stanie tego przypisać do jakiejkolwiek klasy...Tak czy siak znowu pogadam z AP :D Swoją drogą mam dużo segregatorów wydziałów, zwłaszcza karnego np. segregatory opisane jako ,,D''(pisma dot.dozorów), pisma ogólne, sprawy przekazane, orzeczenia II instancji (o których wspominałam). Czasem wydział do tego zagląda to mam wątpliwości czy jest to Bc. Dałabym temu 5 lat max.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Październik 22, 2019,
Mam serdeczną prośbę o przesłanie rocznego harmonogramu prac AZ - takiego przykładowego jak to ma wyglądać zwłaszcza przyjmowanie akt z wydziałów


Bardzo proszę o pomoc

Pozdrawiam
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Październik 25, 2019,
Dzięki za podstawę prawną. Zauważyłam właśnie, że od jakiegoś czasu odpisy orzeczeń nie są gromadzone papierowo tylko informatycznie. Te paczki odpisów z lat 70 po 2013 r. chciałam zniszczyć na podstawie JRWA ale po dokładnej analizie nie jestem w stanie tego przypisać do jakiejkolwiek klasy...Tak czy siak znowu pogadam z AP :D Swoją drogą mam dużo segregatorów wydziałów, zwłaszcza karnego np. segregatory opisane jako ,,D''(pisma dot.dozorów), pisma ogólne, sprawy przekazane, orzeczenia II instancji (o których wspominałam). Czasem wydział do tego zagląda to mam wątpliwości czy jest to Bc. Dałabym temu 5 lat max.

Nie chcąc się specjalnie wymądrzać czy te segregatory z "D" to dobrze czy źle, że trafiły do archiwum, bo taka jest rzeczywistość. Wydaje się, ze przypadek teczek "D"  jest w bardzo prosty sposób określony  w przepisach i raczej samodzielnie takie segregatory nie powinny być oddawane do archiwum, gdyż § 415 (dawniej 412) tzw instrukcji sądowej czyli Zarządzenia MS z 21.06.2019 r.  brzmi:

§ 415. Z chwilą zakończenia dozoru należy zakreślić w wykazie "D" numer porządkowy, a teczkę dozoru dołączyć do akt sprawy karnej lub wykonawczej "Wzaw", "Wu" albo "Wz", a w przypadku zakończenia odbywania przez skazanego kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego, do akt sprawy "Kow", w której udzielano takiego zezwolenia.

Tylko, a na tym przykładzie widać doskonale, czy ktoś  zadał sobie pytanie jakie są praktyczne możliwość wykonania  zapisów nowej instrukcji sądowej § 50 i dalej § 52 ust. 3 pkt 10, nie wskazując § 52 ust 4, który przerzuca na archiwistów obowiązek posiadania wiedzy o wszystkich aktach wykonawczych, a jednocześnie zabrania im przyjmowania niekompletnych akt do archiwum.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Październik 28, 2019,
Segregatory mogą zawierać tylko same pisma z informacją o przekazaniu teczek dozorów, teczki natomiast mogą być dołączone do właściwych akt spraw. Mogą to być również kopie takich pism.

Zepchnięcie obowiązku umieszczenia na spisie informacji, o których mowa w § 52 ust. 3 pkt 10, na archiwistę jest oczywiście nieporozumieniem - to powinno się samo generować z currendy/sędzia2 i już wypełnione trafiać do archiwisty.
Abstrahując w ogóle od fizycznej możliwości oddzielania w wydziale spraw, w których postępowania zakończono od tych gdzie postępowania wykonawcze trwa - szafy musiałyby nagle dwukrotnie zwiększyć swą pojemność.
Oczywiście w takim wypadku przekazywanie akt rocznikami, albo chociaż prawie cały rocznikami, bo przecież zawsze kilka spraw się ciągnie długo, będzie niemożliwe, co za tym idzie układanie akt w magazynach w kolejności za numerem z repertorium będzie wymagać więcej pracy.

Reasumując - będzie ciekawie  :D

________________

Harmonogram prac AZ - początek roku przyjmowanie akt, potem brakowanie akt, następnie przekazywanie akt do AP - w tej lub innej kolejności. Wydziałom wyznaczasz, w porozumieniu z rzeczonymi, jakieś terminy przyjęć akt przez AZ. Problemem jest przewidzenie odpowiedniej ilości czasu na przyjęcie akt, ale to już się określa na podstawie ilości spraw.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 06, 2019,
Wszelka dokumentacja przechowywana przez pracowników wydziałów w segregatorach to tzw. dokumentacja z zakresu administracji i nadzoru. Powinna być kwalifikowana zgodnie z JRWA. Pisma dot. dozorów można traktować jako kat. BC, jeśli to kopie. Ja też podciągałem u siebie jako "Sprawy organizacyjne kuratorów"-kat. B-5.

Do tej pory byłem przekonany, że pracownicy wydziałów wypełniają w spisie dane o teczkach składowych. Przerzucenie tego zadania na archiwistę to faktycznie nieporozumienie. Ktoś chyba czegoś nie przemyślał tworząc te nowe przepisy albo nie dopatrzył.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Listopad 12, 2019,
3 miesiącu temu objęłam archiwum sądowe Sądu Rejonowego. Zastałam totalny bałagan, brak jakiejkolwiek ewidencji i wiele problemów do rozwiązania. Dodam, iż ukończyłam tylko kurs, także proszę o wyrozumiałość, ale i o pomoc bo bez niej się nie obejdzie.
przede mną pierwsze brakowanie i przekazanie do AP. brakowania były wcześniej robione, ale nigdy nie przekazywano w sądzie akt do AP, dlatego mam kilka pytań żeby zrobić to dobrze. znam oczywiście rozporządzenie, o zgody starano się zanim zaczęłam pracować, także teraz jestem już na etapie technicznego przygotowania dokumentów.
zatem:
- jakie wymiary pudełek archiwizacyjnych będą potrzebne i gdzie najlepiej je zamówić? (niestety administracja zwaliła to na mnie),
- paginacja (trochę już o tym poczytałam). generalnie dyrektor AP wymaga ode mnie paginacji stron, ale to nie wchodzi w rachubę, skoro jest w rozporządzeniu wzmianka że jest dopuszczalna paginacja kart. niestety sporo kart z akt wypadło, gdyż leżały po prostu w stosach na podłodze, nie jestem w stanie wszystkich dopasować dlatego mam luki w numeracji. co z tym zrobić? w wielu aktach są dołączone inne akta, które mają swoją numerację, tutaj też nie wiem czy zmienić numerację w tych dołączonych, czy zostawić od 1.
- co zrobić z odpisami postanowień, które są dołączone na końcu akt? generalnie są to kopie więc mogę je usunąć?
- wiele akt ma uszkodzone okładki, są rozdarcia. jak mam postępować z takimi przypadkami?
- opis pudełek, musi być drukowany, czy mogę je opisać ręcznie? i teraz co w tym opisie musi się znaleźć, nazwa sądu i wydziału z którego akta pochodzą? plus oczywiście sygnatury, ale teraz też wystarczy np. I Ns 1966 i zakres od 1-10? czy muszę wpisać każdą sygnaturę osobno?

Zdaję sobie sprawę, że dla doświadczonych archiwistów to już jest bułka z masłem. zależy mi żeby przygotować to dobrze, dlatego zwracam się do Was o pomoc. w sądzie nikt tego nie robił, właściwie nigdy nie było archiwisty w sądzie, panowała totalna samowolka i powstał spory bałagan.
Z góry dziękuję za pomoc i raz jeszcze proszę o wyrozumiałość.
najgorzej chyba przejść przez pierwsze brakowanie i pierwsze przekazanie do AP
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Listopad 13, 2019,
1. Pudła archiwizacyjne - proszę zmierz sobie konkretne akta. Przez lata wzory okładek do akt spraw, jak również ich rozmiary, zmieniały się. Generalnie jednak pudła archiwizacyjne o wymiarach 350x260x110 mm powinny wystarczyć.

Uwaga - Archiwa Państwowe czasami wymagają zapakowania dodatkowo każdej teczki z osobna w teczkę z materiałów bezkwasowych. Jest to zalecane zwłaszcza wtedy, gdy akta są mechanicznie uszkodzone, typu właśnie podarte okładki.

Zresztą całkiem słusznie, iż zadanie wybrania materiałów do archiwizacji zostało "zrzucone" na archiwistę - to archiwista wie, jakich materiałów potrzebuje - archiwista składa zapotrzebowanie... a następnie modli się aby to było dostępne w centralnych zakupach ^^

2. Względem dołączonych akt - sprawdź czy jest w nich zarządzenie o połączeniu spraw do wspólnego prowadzenia lub o dołączeniu akt i prowadzenia pod nową sygnaturą etc. - mogło się zdarzyć, iż ktoś kiedyś wypożyczył teczkę, a potem zamiast ją odłożyć na miejsce to zdał do archiwum bez jej wyłączania. Jeśli jednak teczka ma pozostać włączona do danej sprawy to numerujesz ją osobno.
W przypadku dołączonych akt wykonawczych - również numeracji idzie osobno.
Numerujesz oczywiście karty - jeśli AP proponuje poprzekreślanie numeracji kart i naniesienie numeracji stron to są po prostu niepoważni.
W przypadku braku kart - w opisie danej jednostki zamieść uwagę typu "brak kart 5, 16, 19".

3. Odpisy postanowień - sprawdź proszę czy nie ma nich elementów, które na wyroku nie występują - np. informacja o nadaniu klauzuli wykonalności. Nadto jeśli oryginał wyroku jest sporządzony pismem odręcznym, a odpis maszynowym/komputerowym to zalecałbym zachowanie takowego odpisu, bo niektórzy protokolanci pisali jaki kura pazurem i czasami ciężko rozczytać kto, kogo i o co pozywał.

4. Jak w punkcie 2 - zalecałbym zapakowanie takowych teczek w teczki bezkwasowe.

5. Elementy opisu określa rozporządzenie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015, poz. 1743), a konkretniej załącznik nr 4 do rzeczonego Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, punkt 4.5
Cytuj
4.5. umieszczenie jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych (np.: pudło, teka);
opakowania zbiorcze opisuje się przez umieszczenie na grzbiecie: nazwy zespołu (zbioru)
archiwalnego i sygnatur jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz;
przy czym ja jeszcze dodaje zawsze numer zespołu archiwalnego. Radziłbym nanosić opis ręcznie - albowiem wydrukowana kartkę trzeba jakoś przymocować do pudła i tutaj powstaje problem - elementy metalowe odpadają, klej może zawierać jakieś szkodliwe związki chemiczne.
nadto z zacytowanego przepisu wynika, iż opis składa się z sygnatur archiwalnych, nie zaś ze znaków spraw.

Oczywiście wskazane jest zadzwonienie do swojego AP i wypytanie o szczegóły techniczne typu co zrobić jak okładka akt jest uszkodzona, czy pakować w teczki bezkwasowe etc. Również to AP udziela informacji od jakiego numeru masz zacząć spis.

W przypadku brakowania akt koniecznie pamiętaj o znacznych ograniczeniach w tym zakresie wynikających z art. 115 Ustawy o Sądzie Najwyższym (Dz.U. 2018, poz.5), o czym już wielokrotnie było wspominane w tym temacie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Listopad 14, 2019,
Dziękuję za wyczerpującą odpowiedź. sporo mi się wyjaśniło, ale wciąż mam wątpliwości. zdaję sobie sprawę, że 3 dniowy kurs to jest jakiś żart żeby prowadzić takie archiwum, do tego nigdy wcześniej nie pracowałam jako archiwista. stąd tyle moich pytań i wątpliwości.
Brakowanie mam już za sobą, także jeden problem z głowy, pamiętałam o ograniczeniach. niestety w naszym sądzie zalega bardzo dużo akt.
w poniedziałek będę się również kontaktować z AP, tamtejszy kierownik jest na urlopie, a nikt inny nie chce mi udzielić informacji.
ciągle mam wątpliwości co do opisu pudełek. nie rozumiem tego. Mogłabym prosić jakieś konkretny przykład?
dziś w ogóle skończyłam segregować i układać akta według spisu kat. A i brakuje mi 60 pozycji. spisy robiły osoby z wydziału zanim ja zaczęłam pracować. przeraża mnie to coraz bardziej. spisy będę musiała zrobić na nowo i raz jeszcze przesłać do AP tak?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Listopad 15, 2019,
Na grzbiecie pudła archiwizacyjnego, na samej górze umieszczasz numer zespołu, który otrzymałaś od AP
poniżej nazwę zespołu
jeszcze niżej sygnatury archiwalne

np.

1234
Sąd Powiatowy
w Nibylandii
1-15

można również w formie

Sąd Powiatowy
w Nibylandii
1234/1-1234/15

Co do spisów akt kat.A - zawsze możesz sporządzić notatkę z dokonanego skontrum, wymienić brakujące akta, przedstawić listę Wydziałom z uprzejmym pytaniem, czy może do czegoś ich nie wypożyczyli
Wcześniej jednak proponowałby, abyś znalazła repertoria, odszukała tam brakujące sprawy i sprawdziła czy nie zostały przepisane pod nowy numer - bo jak same Wydziały to spisywały to różnie być mogło.
Część z nich może poszła do IPNu? Sprawy o stwierdzenie zgonu, zwłaszcza z lat 1945-1950, sprawy karne i wykroczeniowe z okolic stanu wojennego etc.

Czy spisy będzie trzeba robić na nowo? To zależy od tego co na nich jest. Stary spis nie znaczy zły spis, chodzi o to co jest na spisie. Widziałem na ten przykład takie spisy, gdzie był tylko numer pozycji spisu, sygnatura sprawy i liczba tomów - bez dat skrajnych, kategorii archiwalnej, okresu przechowywania i nawet bez tytułu. Taki spis jest oczywiście do poprawy.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: archzakzaw w Listopad 19, 2019,
Witam.
Moi drodzy gdzie znajdę podstawę prawna zakazu brakowania? nie mogę znaleźć a Pani Dyrektor się domaga  :'(
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 22, 2019,
Podstawę prawną stanowi przywoływana już tutaj kilkakrotnie Ustawa o Sądzie Najwyższym ( art. 115 Ustawy o Sądzie Najwyższym (Dz.U. 2018, poz.5), Były także pisma z Ministerstwa Sprawiedliwości mówiące o wstrzymaniu brakowania.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Listopad 26, 2019,
W jaki sposób umieścić na spisie do AP ilość stron przekazywanych akt jeśli są to akta dołączone? teoretycznie każde akta mają odrębną numerację, nie są to tomy, tylko dołączenie akt. w repertoriach nie ma wzmianki o ich odłączeniu. i teraz nie wiem jak mam to ująć w spisie? w tytule teczki dopisać jakie akta są dołączone i wyszczególnić ilość stron z każdych akt? czy wprowadzić jedną numerację ciągłą? poza tym na tylnej stronie okładki też muszę napisać ilość stron...
AP życzy sobie żeby każde akta z osobna włożyć do teczki bezkwasowej i potem dopiero do pudełka. tez tak macie? wiem, że inne AP niż moje nie wymaga tych teczek. Zastanawiam się jak opisywać tę teczkę, wiadomo że nazwa sądu i wydziału, sygnatura akt i sygnatura archiwalna. czy tytuł teczki też jest wymagany i okres przechowywania? czekam na odpowiedź w tej kwestii z AP, ale ciekawi mnie jak to wygląda gdzie indziej.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Listopad 27, 2019,
Przepisy stanowią (załącznik nr 4 rozporządzenia z 2015 roku, o którym wspominałem uprzednio)
Cytuj
4.3. umieszczenie materiałów archiwalnych, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru
i nic więcej w tej materii nie ma

Oczywiście logicznym wydaje się umieszczenie na okładce co najmniej sygnatury sprawy (np. I Ns 1/60) oraz sygnatury archiwalnej (AP!), ewentualnie nazwy zespołu i jego numeru (np. 1234 Sad Powiatowy w ...). AP może nakazać zawarcie tam jakichś dodatkowych elementów, jednakoż pamiętaj, iż jest to tylko okładka ochronna i jeśli AP będzie chciało, aby na tejże okładce powtórzyć wszystkie dane z oryginalnej okładki akt - to by była przesada i nie daj sobie wcisnąć takowego obowiązku.
Ewentualnie AP może się upierać, iż ma tutaj zastosowanie punkt 1.4 - aczkolwiek ja myślę, iż dotyczy on oryginalnych opakowań, czyli okładek teczek, w których umieściły akta komórki organizacyjne je tworzące.

Jak rozumiem Twoje AP wymaga, aby była podana ilość kart w każdej teczce? Po pierwsze przepisy tego nie wymagają (patrz punkt 3.2.5), więc niechaj AP na piśmie poinformuje, iż chce takowej informacji na spisie. A może przesłali/udostępnili w inny sposób szablon spisu i tam jest rubryka na liczbę kart?
Liczbę kart podajesz na końcu każdej jednostki osobno - sprawa dołączana do innej sprawy jest to nic innego jak załącznik do sprawy, a załączniki numerujemy osobno.
Informacja o sprawach dołączonych do danej sprawy nie powinna byś uwzględniona w tytule, powinno być na to jakaś osobna rubryka zatytułowana "Uwagi" lub coś w tym stylu. Chyba, iż AP zażąda aby na informację o załącznikach była cała osobna rubryka.

I przy okazji, zważając na informację o przejęciu ogólnego bałaganu i braku ewidencji, pamiętaj, iż każda ustrojowo odrębna instytucja to osobny spis, czyli np. osobno spisujesz akta Sądu Powiatowego, Sądu Grodzkiego, Sądu Rejonowego czy cokolwiek tam jeszcze będzie. Ustalenie przynależności zespołowej to pierwsza czynność, którą należy wykonać, cytując
Cytuj
1.1. ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie materiałów archiwalnych do zespołu (zbioru) archiwalnego
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Listopad 27, 2019,
Dziękuję za odpowiedź. Właśnie AP przysłało pismo o poprawkach na spisie i tam zaznaczyli, że ilość stron mam wpisać w rubryce uwagi. Zaskoczyło mnie to, bo nie widziałam jeszcze takiego wzoru. pobrałam wzór z ich strony internetowej, gdyż u nas w sądzie to w ogóle nie funkcjonują żadne spisy, a te które były robione na brakowanie to hmm każdy robił jak się mu podobało.
na szczęście mam akta tylko sądu rejonowego, aczkolwiek co dzień odkrywam co innego. mamy jeszcze jeden budynek gdzie są stare akta od początku istnienia sądu, tam jest w ogóle zakaz wchodzenia bo panuje tam grzyb czerwony. oczywiście od czasu do czasu muszę tam chodzić... te akta czeka fumigacja i potem spisy i przekazanie do AP, bo to kat. A.
póki co porządkuję półki, miejsca brak, ale na szczęście wynajęto pomieszczenie gdzie mogę przewieźć 250 mb akt. chwilowo poprawi to sytuację.
zaczęłam wprowadzać ewidencję akt wypożyczonych bo nawet tego nie było, a od nowego roku chcę wprowadzić spisy zdawczo-odbiorcze. oczywiście na wydziałach się już burzą bo czegoś od nich wymagam.
Sporo udało się już zrobić, ale sporo pracy jeszcze przede mną.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 02, 2019,
Powodzenia zatem! W razie wątpliwości śmiało pytaj :)
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Grudzień 04, 2019,
Witam

Może gdzieś była udzielona odpowiedź na to pytanie więc przepraszam, ale chciałabym się odwiedzić czy akta Kp też nie można wysyłać na brakowanie ?

Co do tych spraw tez można złożyć skargę ?

Pozdrawiam
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Grudzień 04, 2019,
Po otrzymaniu zgody na brakowanie akt : korzystacie z usług firm zewnętrznych czy macie inne sposoby na niszczenie ? 
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Grudzień 04, 2019,
ja jestem  świeżo po brakowaniu, korzystamy z usług firm zewnętrznych. przyjeżdżają , pakują w specjalne kontenery, plombują. później otrzymujemy certyfikat zniszczenia.

A ja mam jeszcze pytanie odnośnie pudełek archiwizacyjnych. jestem na etapie zamawiania. Akta, które chcę przekazać mają wymiar 350x250mm i niestety mam problem z kupnem teczek. o ile do cieńszych są 360x260x35mm, to już do grubszych nie ma takiego wymiaru, są tylko 370x285x50mm. Mogę mieć takie wymiary czy mam złożyć indywidualne zamówienie na wymiar (tylko kosztuje to 3 razy więcej). i teraz pudełka tez by były 380x295x120 mm, czy kupić większe 410x330x110?
Pytanie czy mogę mieć dwa rozmiary teczek, w sumie tych grubszych potrzebuję znikomą ilość, i jak to wygląda z pudełkami, jaki jest potrzebny zapas cm. boję się czy w tych większych pudełkach te teczki nie będą za luźne.
i jeszcze jedno głupie pytanie? czym opisywać teczki i pudełka? może być marker, długopis, są jakieś wymogi?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Grudzień 05, 2019,
Co do opisywania ja pisze albo markerem albo są takie etykiety samoprzylepne i nadrukowuje na nie i naklejam na teczki i pudełka
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Grudzień 05, 2019,
Co z tymi aktami Kp niszczycie ???
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Grudzień 05, 2019,
Jak spisujecie testamenty co zamieszczacie na spisie a co na kopercie teczce po ile testamentów no i właśnie do teczek czy do kopert ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 06, 2019,
Akt z repertorium Kp nie brakuję.

Była tutaj dyskusja na temat tego, iż część akt z rep. Kp dotyczy spraw wykroczeniowych i ewentualnie można by je próbować wybrakować -  zważając jednak na to, iż najpierw musiałbym oddzielić te dotyczące sprawy wykroczeniowych od karnych, przeprowadzić cała procedure brakowania a wyniki w postaci zwolnionej powierzchni byłyby minimalne - nie zamierzam się do tego zabierać.

Do niszczenia akt korzystam zawsze z usług firmy zewnętrznej - czasy kiedy w każdym sądzie był palacz i można je było spalić na miejscu już minęły ^^ Oczywiście niszczenie ich za pomoca biurowych niszczarek jet awykonalne - raz, że do tego potrzeba niszczarek klasy przemysłowej, bo biurowe szybko wyzioną ducha, dwa - ktoś musiałby te niszczarki obsługiwać.
Firmy zewnętrzne natomiast chętnie takowe akta zabiorą, przemielą i powstała w ten sposób masę papierowa sprzedają. To nie są jakieś duże pieniądze. Trzeba tylko dopilnować aby były spełnione procedury związane z bezpieczeństwem akt w czasie ich transportu do miejsca fizycznego zniszczenia.

Do pisania po pudłach archiwizacyjnych doradzałbym ołówek - rozwiązanie najbardziej praktyczne i proste. Co do naklejek samoprzylepnych - zastanowiłbym się czy aby klej w nich zawarty nie zaszkodzi pudłom, przecież to nic innego jak określone związku chemiczne które mogą wchodzić w jakąś reakcję z papierem.

Co do teczek-przepisy stanowią, iż opakowanie ma być dostosowane do wymiaru materiałów archiwalnych, więc spokojnie możesz używać teczek o różnych wymiarach, podobnie jak i pudeł.
Zapas miejsca tak - tak około 10-30mm, aczkolwiek nie jest to określone przepisami.


Co do testamentów - jakie testamenty? Ze zbioru testamentów, pozostałości po PBNie, wydzielone sprawy z Ns o otwarcie i ogłoszenie testamentów czy jeszcze coś innego?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Grudzień 07, 2019,
Dokładnie to wszystko

"Co do testamentów - jakie testamenty? Ze zbioru testamentów, pozostałości po PBNie, wydzielone sprawy z Ns o otwarcie i ogłoszenie testamentów czy jeszcze coś innego?"
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista123 w Grudzień 07, 2019,
Dzień dobry!

Chciałem zapytać czy treść rozporządzenia w sprawie przechowywania akt spraw sądowych... mam rozumieć dosłownie?
Mianowicie chodzi o tą część rozporządzenia:

§ 6. 1. Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1) o przestępstwa wymienione w rozdziałach XVI, XVII, XXIV, XXXI oraz w art. 140, 226 § 3, art. 254, 256-
258, 261 i 265 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.);

I tak: czy jeżeli sprawca jest oskarżony z artykułu 258 a skazany zostaje z innego artykułu niż kwalifikujące się do kat. A to czy to będzie kat. A czy już nie? Według mnie nadal jest to kat. A, ale mam wątpliwości dlatego pytam.

Oczywiście: dekretowanie spraw należy do sędziów ale chyba archiwista powinien zwrócić uwagę gdy sprawa jest przypisana do nieodpowiedniej kat. archiwalnej (to samo dotyczy czy właściwie została zakwalifikowana pod względem długości okresu przechowywania bo z tym też jest różnie). Ponadto archiwista zastaje w archiwum stare, złożone do archiwum dużo wcześniej sprawy. I tak czy inaczej przy brakowaniu wyjdzie ten temat.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 09, 2019,
Sprawy z otwarcia testamentów z okresu PBN prowadzone były w repertorium Ns i przybierały formę teczek - czyli dla każdej sprawy osobna teczka, zatem spisujesz je tak jak cała resztę akt-oczywiście zakładając, iż już je masz na stanie AZ. Tak samo akta Sądu z repertorium Ns (przed 1965 i po 1991) - jeśli ktoś wpadł na pomysł aby je wydzielać w jakiś osobny zbiór.

W przypadku testamentów złożonych przy okazji spraw o otwarcie testamentów - gdzie przechowuje się same testamenty - stosownie do zarządzenia z dnia 19.06.2019r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (poz. 138) § 151.

Cytuj
I tak: czy jeżeli sprawca jest oskarżony z artykułu 258 a skazany zostaje z innego artykułu niż kwalifikujące się do kat. A to czy to będzie kat. A czy już nie? Według mnie nadal jest to kat. A, ale mam wątpliwości dlatego pytam.
Tutaj to sprawa do zadecydowania na podstawie zawartości sprawy, bo z jakiejś przyczyny przeca kwalifikacja czynu została zmieniona.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Grudzień 09, 2019,
"Sprawy z otwarcia testamentów z okresu PBN prowadzone były w repertorium Ns i przybierały formę teczek - czyli dla każdej sprawy osobna teczka, zatem spisujesz je tak jak cała resztę akt-oczywiście zakładając, iż już je masz na stanie AZ. Tak samo akta Sądu z repertorium Ns (przed 1965 i po 1991) - jeśli ktoś wpadł na pomysł aby je wydzielać w jakiś osobny zbiór."  - Tak ktoś miał taki pomysł i są luźne kartki z adnotacja o ogłoszeniu i otwarciu testamentu podzielone na lata kiedy wpłynęły do PBN czy Sądu pn z 1949, 50, itp dlatego zastanawia mnie czy data sporządzenia, data wejścia do sądu, czy został otwarty czy nie  zapisywać Ewentualnie jakie jeszcze informacje wymaga Archiwum ??? Ktoś coś wie??

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 11, 2019,
Państwowe Biura Notarialne prowadziły sprawy testamentowe od 1965 roku, to co masz wcześniej można potraktować jak obecne zbiory testamentów czyli stosownie do zarządzenia z dnia 19.06.2019r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (poz. 138) § 151. Oczywiście  lepiej to skonsultować z AP, względnie napisać wniosek o ekspertyzę tudzież pokazać w czasie najbliższej kontroli AZ.

W przypadku testamentów składanych w PBN - każde jedno otwarcie i ogłoszenie testamentu musi być przyporządkowane do kolejnego numeru z repertorium Ns. Tytuł taki jak na teczce, jak nie masz teczki bierzesz z repertorium. No chyba, że to jakiś zupełny "rozsyp" - wtedy pozostaje tylko konsultacja z AP.

Jeśli masz jakieś nieotwarte testamenty, np. w kopertach zalakowanych pieczęcią -  to grubsza sprawa, koniecznie skonsultuj się z AP co z tym zrobić. Sprawa jest bowiem tego typu, iż Sąd pewnie chętnie by się ich pozbył ale AP ich nie przejmie bez otwarcia, bo ani wtedy nie wie, co jest w testamencie (jak opisać jego zwartość?), ani tego nie udostępni (da użytkownikowi do pracowni, aby sobie popatrzył jaka ładna koperta? a co jak sam otworzy?). AP oczywiście same nie mogą otworzyć sobie testamentu. Tego typu problem zdaje się jest przedmiotem rozważań w Ministerstwie Sprawiedliwości i ostatnio się podobno coś się ruszyło w tej sprawie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: piotr123 w Grudzień 23, 2019,
Witam, jestem początkującym archiwistą, zaraz po studiach wiec proszę o wyrozumiałość. Mam kilka pytań odnośnie spisów odbiorczych i przyjmowania akt do archiwum.
1)   Czy z praktycznego punktu widzenia zwracacie do wydziałów spisy zdawczo-odbiorcze które posiadają błędy? Przykładowo podana jest zła liczba tomów, liczba porządkowa jest zła lub co gorsze kategoria archiwalna? Odnośnie kategorii archiwalnej ważniejsza jest ta podana przez sędziego czy ta na spisie zdawczo-odbiorczym? Wiem, że kategorie nadaje sędzia. Wiem także, że archiwista ma prawo nie przyjąć dokumentacji, której spisy posiadają między innymi błędy lub braki. Jednak moja poprzedniczka sama poprawiała długopisem tylko na oryginale, nie było to wprowadzane do systemu. Moim zdaniem w spisach powinno się wszystko się zgadzać jednak by to uzyskać musiałabym prawie wszystkie spisy cofać.
2)   Przyjmowanie akt spraw karnych ? przyjęto tutaj zasadę że przy sprawdzaniu zgodności akt spraw karnych ze spisem, wpisywano na spis rok zakończenia postępowania wykonawczego i termin ustania karalności przestępstwa. Jak to wygląda w innych archiwach?
Będę wdzięczna za każdą wskazówkę.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 23, 2019,
1) Tak - zwracam. Błędna kategoria, okres przechowywania, liczba tomów, inne niezgodności - spis trafia z powrotem do danej komórki organizacyjnej. Większość przywykła do tego i najpierw drukuje jeden egzemplarz, następnie mi go przekazuje, sprawdzam, potem ewentualne poprawki i efekt finalny dopiero w wymaganej liczbie egzemplarzy - no chyba, że sa pewni, iż wszystko jest zrobione dobrze.
Nie poprawią spisu to go nie podpiszę.

Z początku takie postępowanie nie będzie traktowane z eeee entuzjazmem, nie mniej po jakimś czasie daje to pozytywne efekty - prawie zawsze, bo wyjątki znajdą się wszędzie.

Względem kategorii archiwalnej i okresu przechowywania - ważne jest to co w przepisach - jak przepisy stanowią, że ma być B50, to ma być B50. Sędziowie, referendarze, asystenci nadają kategorie i wyznaczają okresy przechowywania stosownie do obowiązujących przepisów i nie mogą sobie stwierdzić, iż coś co ma być przechowywane lat 50 będzie przechowywane lat 10. Przepisy nie sankcjonują tego typu praktyk.

2) Jak najbardziej prawidłowo - zakończenie postępowania wykonawczego decyduje o tym, od kiedy liczy się okres przechowywania. Termin ustania karalności przestępstwa nie jest u mnie dodawany na spisach, nie mniej jeśli tak jest robione - to super! Podczas brakowania znacznie to przyspiesza prace.

________________

Z innej beczki - z dniem 27.12.2019 wejdzie w życie wyczekiwana zmiana w rozporządzeniu z 2004 roku, dzięki czemu rzeczone rozporządzenie będzie nareszcie "kompatybilne" z art. 115 ustawy o SN.
Rozporządzenie zmieniające, adres publikacyjny Dz.U. 2019 poz. 2396, dostępne pod adresem http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190002396

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Grudzień 23, 2019,
" Tego typu problem zdaje się jest przedmiotem rozważań w Ministerstwie Sprawiedliwości i ostatnio się podobno coś się ruszyło w tej sprawie." Można gdzieś o tym poczytać ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 23, 2019,
Do Sądów nic nie dotarło z tego co wiem, natomiast niedawno dzwonili z AP pytać się czy coś takiego jest, ile tego i z jakich lat. Podobno MS stworzyło jakąś tam ekspertyzę prawną na ileś stron ale szczegółów nie znam.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: piotr123 w Grudzień 28, 2019,
Dziękuje za wcześniejszą wyczerpującą odpowiedź. Przeglądając forum odnośnie liczenia czasu przechowywania akt chciałem upewnić się czy dobrze rozumiem pewne kwestie. A mianowicie:
- kat. archiwalną w aktach spraw karnych liczymy od momentu np. spłaty grzywny, zawiadomienia z zakładu karnego o stawieniu się na odbycie kary pozbawienia wolności, a w przypadku warunkowego zawieszenia wykonania kary od momentu upłynięcia zawieszenia
- kat. archiwalną w aktach spraw cywilnych liczymy od momentu uprawomocnienia się postanowienia. Co w przypadku, gdy sprawa dotyczy np. spłaty długu bądź w aktach znajduje się karta dłużnika? Czy dobrze rozumiem, że wtedy obliczamy czas przechowywania od zapłaty a nie uprawomocnienia się? I co z tą klauzulą wykonalności, gdyż czytając forum spotkałam się z dwoma odmiennymi opiniami. Bierzemy ją pod uwagę czy nie?
Przyznam się, że zaczynając prace w AZ była i jest to nadal dla mnie czarna magia.

Kolejną kwestią o którą chciałbym dopytać to sprawa przyjmowania akt np. z 2004 roku, które zostały zakończone dopiero obecnie. Czy teczki te powinny posiadać termin przedawnienia? Pytam gdyż własnie kilka takich teczek spłynęło do archiwum - nie posiadały one terminu przedawnienia i nie wiedziałem czy powinny wrócić do wydziału czy też nie...

Ostatnia już kwestia - przypuszczam że temat nowych spisów zd-od jeszcze długo w tym sądzie nie będzie uregulowana, jeżeli u Was także zdarzy się taka sytuacja czy będziecie przyjmować spisy, które nie posiadają wszystkich elementów zgodnie z §52 Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej?

Z góry dziękuje za wszystkie wskazówki
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Grudzień 30, 2019,
1. Rozporządzenie stanowi:
Cytuj
§ 25. 1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie
jeśli więc w sprawie zasądzono zapłatę kosztów postępowania sądowego lub grzywnę, to liczymy okres przechowywania od momentu zapłaty/umorzenia/zrealizowania w inny sposób, tego punktu orzeczenia. Nie ma znaczenia czy to jest sprawa karna/cywilna/rodzinna czy inna, zawsze będzie to data końcowa.
Orzeczono dozór? Liczymy od zakończenia postępowania.
Ktoś trafił do więzienia, warunkowo zwolniony, dozór, odwołania zawieszenia, przyjęcie do zakładu karnego - liczymy od tego momentu.
Cokolwiek innego, co znajduje się w orzeczeniu sądowym a co wymaga realizacji - od momentu zrealizowania tegoż orzeczenia lub względnie przedawnienia wykonania tegoż orzeczenia.

2. Co klauzuli wykonalności, problem często spotykany zwłaszcza w aktach z rep. Nc - jest to czynność sądowa związana z wykonaniem orzeczenia Sądu, więc od tego momentu należy liczyć okres przechowywania. Zwłaszcza, iż uzyskanie takowej klauzuli przerywa bieg przedawnienia i wierzyciel ma kolejne 6 lat na dochodzenie swojej wierzytelności.

3. Zasadniczo każda sprawa karna oraz wykroczeniowa winna mieć podany na przedniej okładce termin przedawnienia karalności czynu, obowiązek taki przewidywała poprzednia instrukcja sądowa z 2003 roku (§ 431.2), obecna również zresztą  to przewiduje (§ 439.3). Niechaj zatem sędzia umieści taką informację na okładce akt przed ich przekazaniem do AZ.

4. Spisy zd-odb akt spraw sądowych są generowane w programach używanych w sekretariacie, więc to dostawcy owego oprogramowania winni się ogarnąć i w terminie przewidzianym w rozporządzeniu odpowiednio zmodyfikować oprogramowanie tak, aby generowało nowe spisy zd-odb. Wszystkie wymagane dane są w programach wydziałowych, więc, teoretycznie, to żadna wielka filozofia. Nie wiem jak będzie w praktyce.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Styczeń 08, 2020,
Chciałam zapytać o prowadzenie ewidencji. moje archiwum jest w opłakanym stanie i nie zastałam żadnej dokumentacji. dużo akt jest wypożyczanych, od wrzesnia ok 2000 akt, tylko z wydziału cywilnego i karnego. zastanawiam się jak nad tym zapanować.

1. Pracujecie na module archiwalnym Currendy lub innym specjalistycznym programie? ja póki co akta wydawane i oddawane zaczęłam wpisywać do Excela, Currendy archiwalnej nie posiadam i zastanawiam się jak to wygląda w innych sądach. u nas zmienia się teraz dyrektor więc może pojawią się nowe możliwości.

2. Chcę wprowadzić spisy zdawczo-odbiorcze, ale to będzie dotyczyło nowych akt. jak zabrać się za pozostałe, przeraża mnie spisanie wszystkiego samej, nie wiem jak się do tego zabrać. a muszę się za to zabrać bo pracownicy nie wpisują wszystkiego do Currendy, czasem coś widnieje w archiwum, a dwa miesiące leży jeszcze na wydziale. czasem też akta są dołączone do innych i też to nie jest odznaczone, a potem są pretensje do mnie, że akt nie ma w archiwum. Napiszcie jak prowadzenie ewidencji wygląda u Was mniej więcej, może nakreśli mi się jakaś wizja.

3. Macie kogoś do pomocy w archiwum, czy jesteście sami?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 13, 2020,
1. Na module currendy do AZ nie pracowałem jeszcze, więc tutaj niestety nic nie powiem.

2. Czego konkretnie nie wpisują do currendy? Przeca wszystko muszą, nawet jakiś badziew z rep. Ko, Cps i inne tego typu.
W latach 2009-2011 w sądach była wdrażana currenda i od momentu jej wdrożenia powinno być możliwe wygenerowanie spisów z currendy, wyeksportować to do pliku, przerzucić do excela, zrobić skontrum - o wiele szybciej niźli pisać ręcznie.
Sprawy starsze niestety tylko ręcznie.
Akta zdawane na bieżąco tylko i wyłącznie na podstawie spisów zd-odb. I to nie jest tak, iż ktokolwiek robi "łaskę" i tworzy spis zd-odb - to jest obowiązek. Brak spisów, nie przyjmujesz akt.

3. Sam jeden, aczkolwiek jak słyszę, iż w niektórych sądach co jest po 20-30 sędziów, jest tylko jeden archiwista.... dosyć marnie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Styczeń 13, 2020,
Tak stosujemy program archiwalny "Archiwum Akt" dostarczony przez Currendę. Z tego co mi wiadomo w archiwach sądowych używane są też inne programy do archiwizowania. Jednym z takich przykładów może być program, dla którego szkolenie można znaleźć w Samoobsłudze (podobno już stosowanej we wszystkich sądach) w zakładce szkolenia jako RFID Informatyczne Centrum Archiwalne w praktyce przygotowywane tylko pod prowadzenie archiwum dokumentacji z Krajowego Rejestru Sądowego. Można jednak zorientować się na tym przykładzie, jak takie programy działają.
Żeby można było w archiwum korzystać z programu "Archiwum Akt" konieczne jest zainstalowanie (zarówno w samym archiwum, ale przede wszystkim w wydziałach) programu pośredniczącego tzw moduł "Obce Spisy Archiwalne" Moduł ten pozwala na konwersję spisów przygotowywanych w wydziale i może służyć do udostępniania dokumentacji. Tzn. w wydziałach można zamawiać akta, a archiwum może realizować te zamówienia. Jeśli jest to niezbędne, zawsze można wygenerować papierową wersję zastawnika.
Rzecz o której należy pamiętać - spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum, generowane są w wersji papierowej wyłącznie z modułu Obce Spisy Archiwalne w wydziałach, a nie programu wydziałowego.
Jeśli chce się mieć wszystkie spisy w programie "Archiwum Akt" także te z dokumentacją administracyjną (nieaktową) to wówczas pomóc może już tylko kontakt z firmą, bo ta część jest trochę niedopracowana (ale problem ten mają chyba wszystkie programy archiwalne stosowane w sądach). Generalnie jednak należy zaznaczyć, ze istnieje możliwość konwersji spisu przygotowanego (oczywiście poprawnie) w oddziałach (bo to przeważanie tam jest ten rodzaj dokumentacji) zewidencjonowanego i spisanego w programie MS Excel, w odpowiednio skonstruowanej tabeli opartej na wzorze spisu zdawczo-odbiorczego.
Na koniec dodam, że archiwista  może  również przy pomocy tego programu przygotować (z możliwością edytowania) spisy zdawczo-odbiorcze zarówno dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, jak i spisy materiałów archiwalnych przygotowywanych do przekazania do właściwego archiwum państwowego. Tak więc wydaje się, że program ten można wykorzystywać do przyjmowania, udostępniania i brakowania czyli wszystkiego tego co zawarte jest w tytule głównego wątku, ale przede wszystkim służy, jako zbiór wszystkich spisów dokumentacji przekazanej do archiwum, w archiwistyce nazywa się to wykazem spisów zdawczo-odbiorczych.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: krzysztof_arch w Styczeń 13, 2020,
Chciałam zapytać o prowadzenie ewidencji. moje archiwum jest w opłakanym stanie i nie zastałam żadnej dokumentacji. dużo akt jest wypożyczanych, od wrzesnia ok 2000 akt, tylko z wydziału cywilnego i karnego. zastanawiam się jak nad tym zapanować.
1. Pracujecie na module archiwalnym Currendy lub innym specjalistycznym programie? ja póki co akta wydawane i oddawane zaczęłam wpisywać do Excela
Nie mam u siebie żadnego programu archiwistycznego, excela również nie prowadzę, u nas jest ponad 40 sędziów, 2 budynki, w każdym archiwum, łącznie 5.5km akt, jestem sam. Możesz zrobić tak jak u nas tzn. wydziały prowadzą zeszyty (kontrolki) pt. Archiwum, czasami niektórzy pracownicy, którzy zwracają się częściej niż inni do archiwum mają swoje własne zeszyty podpisane imieniem i nazwiskiem a pozostali wpisują się do zeszytu wydziałowego. W kontrolce wpisują pod daną datą, sygnatury akt o jakie proszą plus oczywiście dają wypełnione karty udostępnień (sygnatura, kto bierze imię, nazwisko,pieczątka, podpis, w jakim celu, data) a także wpisują sygnatury akt, które zdają do archiwum plus oczywiście te akta, sprawdzam i potwierdzam. Niektóre wydziały dają dodatkowo jeszcze spis zdawczo-odbiorczy akt zdanych, albo wygenerowany z currendy albo stworzony samodzielnie w excelu lub wordzie, oryginał wpinam do skoroszytu ze spisami z danego wydziału a kopię oddaję. Jeśli akta po raz pierwszy przechodzą na stan archiwum i dołączane są do rocznika, który już jest w piwnicy to robiony jest spis z currendy (numer spisu łamane przez rok) a jeśli jest to już któryś z kolei zwrot to robiony jest spis roboczy w excelu lub wordzie (możesz stworzyć taki ogólny szablon dla wszystkich wydziałów). Nie ma spisu lub chociażby akt wpisanych w kontrolkę, to akt nie przyjmuję.

bo pracownicy nie wpisują wszystkiego do Currendy, czasem coś widnieje w archiwum, a dwa miesiące leży jeszcze na wydziale. czasem też akta są dołączone do innych i też to nie jest odznaczone, a potem są pretensje do mnie, że akt nie ma w archiwum.
Chodzi Ci chyba o coś takiego, że pracownicy nie wpisują wszystkich czynności, które wykonywali z danymi aktami, albo że dają na stan archiwum w currendzie i jest na zielono 'Arch' a akta leżą w szafie 2 miesiące. Na to już nie masz wpływu, że ktoś dał na stan archiwum, wrzucił do szafy, miał zdać a zapomniał albo, że nie zaznaczył, że akta są dołączone do innych. Archiwista może mieć dostęp do ogólnej SAWY (currendy), ale nigdy nie będzie widział szczegółowych informacji na temat spraw, akt, czynności, dlatego musisz mieć ewidencję, która będzie Ci chronić tyłek. U nas to wygląda tak: załóżmy, że ktoś chce akta, jeśli są to dostaje je, jeśli jest karta udostępnień to dostaje informacje z karty - kto wziął, kiedy i do czego, jeśli ten ktoś twierdzi, że akt nie ma, albo nie dostał, to niech szuka bo archiwum jest kryte kartą udostępnień. Jeśli akta są zaznaczone w currendzie na stanie archiwum a fizycznie ich nie ma i nie ma też karty udostępnień w miejscu akt i ktoś ma pretensje, że na pewno są na dole, to wtedy proszę o pokazanie spisu, którym akta zeszły na dół lub pytam o datę i proszę o sprawdzenie w kontrolce. Jak nie mają potwierdzenia to niech szukają na wydziale. Jeśli przedstawią potwierdzenie to ja mam problem.

==================

Co do nowej wersji spisu zdawczo-odbiorczego i 12 kolumn, to u mnie to już funkcjonuje, podobno była jakaś aktualizacja grudniowa currendy i specjalnie wydziały ją wgrały bo zmieniły się te spisy. Na razie nie wiem czy będą automatycznie zaciągane dane o aktach wykonawczych czy pozycjach dowodów rzeczowych, ale nowe kolumny już są.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Asia_M_2019 w Styczeń 14, 2020,
Oznaczenie akt typowych - kategoria A

Witam serdecznie. Jak u Was w archiwach sądowych oznaczacie na obwolucie, fakt, iż są to obecnie akta "typowe kategorii A", czyli akta, które zostały wytypowane? Z przepisów jasno wynika, że takiego zaliczenia winien dokonać co 5 lat sędzia, referendarz lub asystent  sędziego do tego wyznaczony przez prezesa sądu, natomiast jak to wygląda u Was z praktycznego punktu widzenia? U mnie do tej pory była taka praktyka, że akta typowe wyznaczane są przy kierowaniu do AP wniosku o zgodę na brakowanie akt, co stwarza sytuację, że wydzielana jest większa ilość akt typowych z okresu 5 letniego.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 22, 2020,
Jak dotychczas w Sądach widziałem wydzielanie akt przykładowych w momencie przeprowadzania procedury brakowania akt.

Oczywiście termin 5 letni jest niedostosowany do okresów przechowywania akt spraw wykroczeniowych - bo większość tych spraw ma kat. B3, więc wydzielanie akt przykładowych co 5 lat jest abstrakcją - a liczba AZ w Sądach, które mogą sobie pozwolić na luksus nie brakowania na bieżąco, jest zapewne niska.
Tytuł: Proszę o pomoc
Wiadomość wysłana przez: Arch123 w Styczeń 22, 2020,
Witam Bardzo serdecznie wszystkich na forum. 2 miesiące temu objęłam stanowisko archiwisty nie miałam wyjścia bo bym została bez pracy. Nt archiwizacji jestem zielona. Archiwista który odszedł z dnia na dzień i  nic mi nie przekazał.  Teraz mam sporządzić sprawozdanie za tamten rok a nie wiem ile akt przyjął wiem tylko to co ja przyjęłam. Co ujmuje się  w tym sprawozdaniu i jak wyliczyć mb akt tych co przyjęłam.
Bardzo Dziękuję za pomoc.
Pozdrawiam Ania
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Styczeń 22, 2020,
Przekazanie akt z Wydziałów do AZ
1.Czy wszystkie metalowe części z dokumentów usuwacie przed przekazaniem do waszego archiwum zakładowego tzn. czy wszystkie dokumenty rozszywacie np takie przesłane do danej sprawy odpisy od innych instytucji zszyte takimi  metalowymi kółeczkami ?
2. Co z dowodami rzeczowymi,  materiałami zabezpieczonymi w trakcie postępowania niby są na wielkość akt ale czy przechowujecie w aktach czy w depozycie pamięta ktoś § który mówi na ten temat ? Akta często idą na wydział a pudełko np grubości 7 cm szkoda żeby zajmowało miejsce w archiwum przez X lat - jakie macie rozwiązania
3. Akta karne w większości B-10 usuwacie metalowe i plastikowe elementy czy nie ? - bo niby które będą jako materiały archiwalne  Jak to rozwiązane Macie ?

Nie wiem czy wszystko zrozumiale opisane ale gdyby coś to wyjaśnię.

Proszę o jakieś podpowiedzi ?

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Styczeń 22, 2020,
Jeszcze jedno czy Zastawniki, Karty wypożyczeń numerujecie w waszych sądach tzn. każdy rok od np nr 1 /20 ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Styczeń 23, 2020,
§ 50. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, akta spraw sądowych przekazuje się do archiwum zakładowego... Dz. Urz.MS.2019.138 czy takie zarządzenie musi być pisemne ? jego treść jest przekazywana do Kierownika Archiwum zakładowego ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Styczeń 24, 2020,
Witam. Mam pytanie jak u was sędziowie kwalifikują akta kat. A w których postępowanie umorzono? (Np.akta o ubezwłasnowolnienie gdzie jest postanowienie o umorzeniu na skutek cofnięcia wniosku?) Jako A10 czy B10 ? bo u mnie zależy to od nadającego kategorię, a chyba powinno być to jednolicie?!
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Styczeń 24, 2020,
Jako A10 czy B10 ? bo u mnie zależy to od nadającego kategorię, a chyba powinno być to jednolicie?!
   ??? Akta sprawy o ubezwłasnowolnienie mają kategorię A. Bez względu na to jak się sprawa zakończyła.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Styczeń 24, 2020,
i okres przechowywania umorzenia ubezwłasnowolnienia - 50 lat?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: krzysztof_arch w Styczeń 24, 2020,
Przekazanie akt z Wydziałów do AZ
2. Co z dowodami rzeczowymi,  materiałami zabezpieczonymi w trakcie postępowania niby są na wielkość akt ale czy przechowujecie w aktach czy w depozycie pamięta ktoś § który mówi na ten temat ?
Chodzi Ci chyba o Rozdział 6 - Przechowywanie dowodów rzeczowych lub przedmiotów oględzin oraz inne czynności w postępowaniu sądowym - Regulamin urzędowania sądów powszechnych.

Teraz mam sporządzić sprawozdanie za tamten rok a nie wiem ile akt przyjął wiem tylko to co ja przyjęłam. Co ujmuje się  w tym sprawozdaniu i jak wyliczyć mb akt tych co przyjęłam.
Wiesz co google mówi coś takiego: http://pup.gryfice.ibip.pl/public/get_file_contents.php?id=194097 albo https://www.warszawa.ap.gov.pl/p,150,formularze punkt 9, czyli ogólnie ile mb stanowi zasób, ile w danym roku zeszło kat b, ile kat a, ile przekazano do AP kat a, ile wybrakowano kat b. Ile wypożyczono to można policzyć zastawniki. Sprawdź jego ewidencję za poprzedni rok tzn. spisy zdawczo-odbiorcze muszą gdzieś być, jakie roczniki przyjął, musi też gdzieś być ewidencja dot. brakowania. Albo idź na wydziały, sprawdzą w systemie za poprzedni rok co było zdawane do arch. głównie chodzi o same duże roczniki, na pewno coś przyjął, znajdź to fizycznie i zmierz miarą.

Jeszcze jedno czy Zastawniki, Karty wypożyczeń numerujecie w waszych sądach tzn. każdy rok od np nr 1 /20 ?
Ja nie numeruję.

§ 50. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, akta spraw sądowych przekazuje się do archiwum zakładowego... Dz. Urz.MS.2019.138 czy takie zarządzenie musi być pisemne ? jego treść jest przekazywana do Kierownika Archiwum zakładowego
Takie zarządzenie jest w aktach każdej sprawy, jest to polecenie od sędziego dla sekretarza co ma zrobić i np. jest napisane sprawę zakreślić jako zakończoną, akta przekazać do archiwum zakładowego. I potem akta schodzą przez spis zdawczo-odbiorczy. Także ten przepis nie dotyczy archiwisty.



Tytuł: Odp: archiwum zakładowe w sądzie
Wiadomość wysłana przez: rayan w Styczeń 26, 2020,
WItam
Gdzie mogę znależść aktualne przepisy o przechowywaniu dokumentacji pacjenta w poradniach
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Styczeń 26, 2020,
czy oprócz instrukcji archiwalnej, posiadacie jeszcze jakiś wewnętrzny regulamin korzystania z archiwum? ja takowy mam właśnie napisać. problem w tym, że u mnie żadne zasady nie są przestrzegane i faktycznie taki regulamin byłby rozwiązaniem, wydziały byłyby przymuszone do pewnych rzeczy. tyle, że o ile napiszę go zgodnie z rozporządzeniami i instrukcją archiwalną to regulamin ten nie będzie miał żadnego przełożenia na rzeczywistość... brak miejsca i w archiwum i na wydziałach  to problem nie do przejścia. w planach budowa nowego sądu, ale do czego czasu się chyba wykończę.
u nas w sądzie w żadnym dokumencie nie jest uregulowana kwestia zastępstwa archiwisty. do tej pory archiwum było otwarte dla wszystkich. teraz się do zmieniło i pojawił się problem. mnie często nie ma, gdyż mam 4 budynki pod sobą, a akta czasem są pilnie potrzebne. kiedy biorę urlop  archiwum nie funkcjonuje. wydziały schodzą same po akta, ale znów ochrona nie che im wydać kluczy i powstało straszne zamieszanie. takowy regulamin miałby to w sobie zawrzeć. pomysł dyrektora jest taki, aby z każdego wydziału były wyznaczone po dwie osoby, które byłyby upoważnione do wejścia do archiwum i zabrania potrzebnych akt. jak to wygląda u Was w sądach? pomijam fakt, że siedziba sprzątaczek i konserwatora znajduje się w jednej z piwnic z aktami.

zastanawiam się, czy coś takiego nie powinno być raczej ujęte w ogólnym regulaminie pracy?
byłabym wdzięczna za przesłanie takiego wewnętrznego regulaminu archiwum, o ile z takich korzystacie.

jakie roczniki akt teraz przyjmujecie? mi zaczęto znosić już 2020 r. (rep. N)
przynoszą mi właściwie wszystko, wszystkie roczniki i wszystkie repertoria wymieszane. nie było żadnych spisów zdawczo-odbiorczych i nie jestem w stanie odróżnić, które akta są przynoszone po raz pierwszy do archiwum, a które były wypożyczone, odkąd zaczęłam pracę zaczęłam dopiero "rejestrować" akta wypożyczane.
często bywa tak, że akta są zniesione, a następnego dnia już wędrują z powrotem na wydział, bo ktoś chce np. odpis.

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Styczeń 27, 2020,
Czy oprócz instrukcji archiwalnej, posiadacie jeszcze jakiś wewnętrzny regulamin korzystania z archiwum?

Hmm, nie. Wszystko jest ujęte w ZARZĄDZENIU MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 14 grudnia 2018 r.
w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych
i u mnie to wystarcza, AP się nie czepia. Kto od Ciebie tego wymagał?

jakie roczniki akt teraz przyjmujecie? mi zaczęto znosić już 2020 r. (rep. N)
Teoretycznie akta 2 lata powinny przeleżeć w komórce organizacyjnej chociaż wiadomo jak to jest w sądach - nigdzie nie ma miejsca. U mnie stosują się do tego wszystkie wydziały oprócz jednego bo sąd mamy podzielony na 2 budynki i tam jest po prostu mało miejsca więc zezwoliłam im na przynoszenie roczników nawet powiedzmy rok młodszych, czyli teraz z 2019 r.(ale w wydziale pracy sprawy zazwyczaj u nas szybko się kończą i większość akt jest zakończonych).
Co do spisów...Ja mam akurat zabawę z wydziałem cywilnym bo spisy były tu źle robione (bez kategorii i dat skrajnych, w Wordzie :D) więc jest to nic nie warte. Pracownik z cywilnego przychodzi jak ma czas i robi poprawne spisy rok po roku bo ja powiedziałam, że nie będę się z tym bawić.
Czasu się nie cofnie, to co jest trzeba ogarnąć po prostu i przestawić myślenie pozostałych. Wymagać i informować na bieżąco co jest nie tak, wytłumaczyć spokojnie wszystko bo pracownicy wydziałów/oddziałów też muszą się stosować do zasad, a nie wszystko zwalać na archiwistę. Czasami jest to walka z wiatrakami, ręce opadają ale po kilku razach nawet wchodzi im coś w głowę :D
 
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Styczeń 27, 2020,
Cóż za ożywienie w wątku - czyżby sprawozdania w Sądach już zrobione, sprawdzone, wysłane i przyszedł czas na zajęcie się innymi sprawami?  ;D

1. Elementów metalowych z teczek nie usuwam, jest to obowiązek komórek organizacyjnych. Do kat. B10 włącznie elementów metalowych usuwać nie trzeba. Generalnie to przede wszystkim zwracam uwagę na akta z repertorium Ns - bo prawie wszystko z tegoż rep. ma kat. B50.

2. Rozporządzenie z 2004 roku w żaden sposób nie sankcjonuje nadawania sprawom innej kategorii/wyznaczania krótszego okresu przechowywania ze względu na fakt jej umorzenia/oddalenia czy nawet w przypadku zwrotu wniosku, bo np. nie wniesiono opłaty od wniosku, gdzie w aktach jest raptem 4-5 kartek.
Fakt ów napełnia me sercem smutkiem, nie mniej w żaden sposób nie zmienia to kategorii/okresu przechowywania akt.

3. Dowody rzeczowe winny być przechowywane w magazynie dowodów rzeczowych i na bieżąco odpisywane a następnie likwidowane. Ktoś w Sądzie musi mieć to w zakresie obowiązków i jego obowiązkiem jest sprawdzanie czy sprawa, do której dowody rzeczowe są potrzebne, została prawomocnie zakończona i sprawdzenie czy w wyroku postanowiono, co zrobić z dowodami rzeczowymi.
Sytuacja w której dowody rzeczowe muszą być dalej przechowywane wraz z aktami jest nader rzadka (nie wiem jak to wygląda w SO/SA), tak więc na początek proponuje sprawdzić czy ten dowód rzeczowy nie winien zostać odpisany i przekazany/zniszczony.

4.Względem
Cytuj
§ 50. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, akta spraw sądowych przekazuje się do archiwum zakładowego
- nie słyszałem jak dotychczas, aby ktoś dawał takie zarządzenie w formie pisemnej, nie mniej jest to możliwe. Nie mniej dla archiwisty nie ma to znaczenia. Jest to natomiast informacja, iż ktoś chce przekazać akta do AZ i wtedy trzeba ustalić kiedy, albowiem ustalenie terminu przekazania akt koniecznie należy uzgodnić z AZ. Co więcej obecne przepisy stwierdzają wprost, iż to AZ ustala harmonogram przejmowania akt (§11.2 Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych).

5. Regulaminu korzystania z archiwum nie sporządzałem - co prawda również jestem sam w AZ, nie mniej wszystkie ustalenia kto i kiedy może zabrać akta są w formie ustnej. Na razie to zdaje egzamin.
W razie mojej nieobecności można udać się do ochrony, pobrać klucze (za podpisem), pobrać potrzebne akta, wypełnić kartę udostępnienia akt, przekazać mi ją jak tylko wrócę. Sprawdzam czy wszystko się zgadza, odnotowuje w ewidencji.
Kategoryczny zakaz samodzielnego odkładania akt na półki tudzież znoszenia akt do archiwum bez mojej wiedzy i zgody.

Wnioskując po treści posta - ustne ustalenia nic nie dają, zatem forma pisemna nie jest złym pomysłem.
Podstawą może być §3.4 Instrukcji, o której wspominam w punkcie 4.
§ 5.1 w/w instrukcji
Cytuj
Personel archiwum stanowią wszystkie osoby realizujące zadania archiwum
ustala szeroki zakres osób, które mogą pracować w AZ. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby 1-2 osoby z każdego wydziału miały prawo pobierać akta - muszą zostać tylko do tego upoważnione oraz oczywiście należycie poinstruowane, co w takim wypadku im wolno, a czego nie.
Ewentualny takowy regulamin jednakoż musi być podpisany przez Prezesa Sądu albowiem to Prezes sprawuje wewnętrzny nadzór administracyjny i AZ znajduje się zakresie kompetencji Prezesa Sądu.

6. Kart zastępczych nie numeruje, natomiast każda wypożyczona jednostka archiwalna jest przeze mnie rejestrowana w rejestrze wypożyczeń i otrzymuje swój numer (numeracja ciągła dla wszystkich komórek organizacyjnych w przeciągu roku). Jest przy tym sporo pracy z odnotowaniem zwrotów, nie mniej dzięki temu jestem w stanie sprawdzić czy dostaje zwroty akt wypożyczonych, czy może to "świeże" akta, które muszą wrócić do spisania do danej komórki organizacyjnej. Oczywiście, jeśli ma się sporo akt bez spisów zd-odb, to skuteczność opisanego rozwiązania nie jest duża, zwłaszcza przez okres pierwszego roku od wprowadzenia.

Cytuj
często bywa tak, że akta są zniesione, a następnego dnia już wędrują z powrotem na wydział, bo ktoś chce np. odpis.

no niestety tak się zdarza, nie lubię tego, nie mniej jak spis jest przygotowywany w dniach 13-15.01, do archiwum akta trafiają 17.01, a na wniosku o odpis jest data przyjęcia w BP z 16.01, no to takie sytuacje się zdarzać będą ;x


Przyjmowanie akt z 2020, zważając na to, ze nie ma jeszcze końca stycznia? aż tak to jeszcze nie miałem. Aczkolwiek akurat wpływ w rep. N jest ostatnio znaczny, więc pewnie wypychają co mogą... Najnowsze akta mam z 2019 roku - oczywiście cywilne, nie mniej kilka akt spraw karnych równiez by się znalazło.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Styczeń 29, 2020,
Znany jest termin i miejsce szkolenia /konferencji dla archiwistów wymiaru sprawiedliwości ?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Styczeń 29, 2020,
Jeśli chodzi o SAWS to o ile dobrze pamiętam konferencja odbędzie się w dniach 05-08.05.2020 r. w Poznaniu
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Styczeń 29, 2020,
Witam. Chciałam zapytać jak sobie radzicie z wpisywaniem akt wykonawczych w spisach zdawczo-odbiorczych? Wpisujecie bezpośrednio na wydrukach czy w systemie? Jak to "rozpracowaliście"?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Arch123 w Luty 05, 2020,
Witam! Jestem od 3 miesięcy archiwistką i właśnie dzisiaj Wydział Karny zniósł mi wykroczenia! mam pytanie czy sprawdzacie klasy archiwalne, w karnym nie jest tak prosto jak w pozostałych wydziałach.  Czy mam przyjąć spisy i się tym  nie martwić?
Bardzo dziękuję za pomoc
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Luty 05, 2020,
Cytuj
Witam. Chciałam zapytać jak sobie radzicie z wpisywaniem akt wykonawczych w spisach zdawczo-odbiorczych? Wpisujecie bezpośrednio na wydrukach czy w systemie? Jak to "rozpracowaliście"?

Nic w systemie nie wpisuje - bo bym musiał mieć do nich dostęp, co by się skończyło koniecznością uzyskania dostępu do wszystkich wydziałowych currend. Oczywiście zaraz by się pojawiły pomysły, iż skoro i tak mam dostęp to mogę sam sobie spisy zrobić... co by oczywiście skutkowało szeregiem pism wyjaśniających, że to tak nie działa.

Dopisywanie ręczne jest natomiast bez sensu - w te wąskie rubryczki i tak się "nie wcisnę", no i jak kiedyś spisy będą migrowane do jakiegoś programu bazodanowego do obsługi archiwum to znając życie nikt się nie będzie przejmował tym co archiwista naniósł na papier.
Zatem albo system sam zaciągnie te dane z currendy albo niechaj sobie pole będzie puste.

Cytuj
Witam! Jestem od 3 miesięcy archiwistką i właśnie dzisiaj Wydział Karny zniósł mi wykroczenia! mam pytanie czy sprawdzacie klasy archiwalne, w karnym nie jest tak prosto jak w pozostałych wydziałach.  Czy mam przyjąć spisy i się tym  nie martwić?

nie klasy archiwalne tylko kategorie (A lub B) oraz okresy przechowywania (w przypadku wykroczeń 3 lub 5 lat, względnie jak mamy kat.A - 20 lat).

I tak - proszę sprawdzać. Okres przechowywania akt jest niezmiernie istotny dla AZ, gdyż decyduje o tym kiedy można wystąpić z wnioskiem o ich brakowanie. Jeśli na początku będzie źle, to potem będzie dużo tłumaczenia i wyjaśniania podczas przygotowywania akt do brakowania, już abstrahując od faktu, iż w takiej sytuacji można po prostu wybrakować coś, co wybrakowane być nie powinno.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista08 w Luty 05, 2020,
Cytuj
Witam. Chciałam zapytać jak sobie radzicie z wpisywaniem akt wykonawczych w spisach zdawczo-odbiorczych? Wpisujecie bezpośrednio na wydrukach czy w systemie? Jak to "rozpracowaliście"?

Nic w systemie nie wpisuje - bo bym musiał mieć do nich dostęp, co by się skończyło koniecznością uzyskania dostępu do wszystkich wydziałowych currend. Oczywiście zaraz by się pojawiły pomysły, iż skoro i tak mam dostęp to mogę sam sobie spisy zrobić... co by oczywiście skutkowało szeregiem pism wyjaśniających, że to tak nie działa.

Dopisywanie ręczne jest natomiast bez sensu - w te wąskie rubryczki i tak się "nie wcisnę", no i jak kiedyś spisy będą migrowane do jakiegoś programu bazodanowego do obsługi archiwum to znając życie nikt się nie będzie przejmował tym co archiwista naniósł na papier.
Zatem albo system sam zaciągnie te dane z currendy albo niechaj sobie pole będzie puste.

Ja mam dostać dostęp do wszystkich wydziałowych currend. Mam już program komputerowy w archiwum, co prawda dopiero w nim raczkuję, ale stwierdziłam, że jak już jest, to by było warto, żeby spisy były dobrze pobierane z wydziałów razem z tymi aktami wykonawczymi. Tak jak piszesz nie widziałam sensu we wpisywaniu tego w małe rubryczki na wydrukach, więc od razu w systemie będę wpisywać. A zastanawiałam się jak to wygląda w innych archiwach.

Dziękuję za odpowiedź
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Arch123 w Luty 06, 2020,
metricisRegninotarii każdą pokolei teczkę sprawy  sprawdzać z jakiego art został skazany i ile przechowujemy akta?
To sporo pracy. A czy coś jeszcze oprócz tego po przyjęciu i sprawdzeniu akt i zakwalifikowaniu do kategori archiwalnej czy coś jeszcze nalezy zrobić?
Jak rozumieć, że "do kategorii A zalicza się z każdego sądu rejonowego, poza aktami wymienionymi w par. 9 ust 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału Kodeksu wykroczeń oraz z ustaw szczególnych"
Dziękuję za pomoc
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Luty 09, 2020,
W przypadku akt spraw wykroczeniowych sprawdzanie z jakiego paragrafu ktoś jest skazany nie jest konieczne, trzeba tylko sprawdzić czy w wyroku orzeczono jakiś zakaz (w praktyce będzie to zakaz prowadzenia pojazdów mechanicznych/rowerów) lub areszt - wtedy mamy B5. W całej reszcie przypadków mamy B3.
Akta kategorii A wydziela się tylko
Cytuj
jeżeli ze względu na osobę sprawcy lub okoliczności popełnienia
czynu mogą mieć znaczenie jako źródło informacji historycznej w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
o czym decyduje prowadzący sprawę, a nie archiwista.
Ewentualnie sprawa wykroczeniowa mogła trafić do SN, co jednak jest raczej rzadkim przypakiem.
Wydzielanie akt przykładowych - § 26.2 rozporządzenia z 2004 roku - który wyznacza krąg osób, które mogą akt przykładowe wydzielać, można je również wydzielać w trakcie przygotowań do brakowania.

Przyjęcie akt do archiwum - uregulowane w Zarządzeniu MS z dnia 19.06.2019 w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.U.MS 2019 poz.138):
- dla akt spraw sądowych § 50-53
- dla akt z zakresu administracji i nadzoru § 558-560

W skrócie - sprawdzasz czy to co na spisie odpowiada temu co fizycznie zostało zdane do AZ, czy teczki są prawidłowo uporządkowane i opisane (w tym czy kategoria archiwalna właściwa, czy jest podpis, dla akt z zakresu administracji i nadzoru czy jest klasa rzeczowa na okładce akt etc.), czy spis jest w wymaganej liczbie egzemplarzy, czy mają niezbędne elementy określone przepisami.
Podpisujesz, jak się wszystko zgadza, jeden egzemplarz oddajesz przekazującemu, odnotowujesz w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Luty 10, 2020,
Witam,

Mam głupie pytanie odnośnie sprawozdania z działalności archiwum. Czym różni się rubryka Udostępnianie materiałów archiwalnych od rubryki Wypożyczanie materiałów archiwalnych z archiwum zakładowego?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 10, 2020,
Udostępnianie jest na miejscu w archiwum, wypożyczanie jest pracownikom do wydziałów.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Luty 11, 2020,
Ok, dzięki
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista 2010 w Luty 11, 2020,
Spisy zdawczo-odbiorcze
Rubryka
a) Dokumenty inne
b) Akta Wykonawcze
 Co należy tam wpisywać w przypadku Wydziału Rodzinnego, Cywilnego, Karnego ?
Pozdrawiam
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Luty 21, 2020,
Cześć,

Tak, myślę nad aktualizacją JRWA w moim sądzie. Wykaz nie zmienił się od 2004 r. (!), wiele spraw jest nieaktualnych, wiele nowych rzeczy doszło. Jestem pierwszą archiwistką i wszystko powoli ogarniam ale z administracją jest masakra. Próbowałam zainicjować zmianę wykazu ale jednak kierowniczka administracji dostała informację z Ministerstwa rok temu że od 2020 roku ma być jednolity JRWA dla wszystkich sądów i żebyśmy się wstrzymali ale Widać jak jest. Co radzicie, wstrzymywać się dalej ? czy robić swoje i opracowywać nową instrukcję i wykaz w uzgodnieniu z AP?
PS. W prokuraturze wszystko idzie szybciej (digitalizacja akt, wprowadzony JRWA jednolity dla wszystkich sądów, a nawet podwyżki :D )
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Luty 24, 2020,
Mam problem z ustaleniem dat skrajnych. przekazuję akta do AP i poprawiam spisy zrobione przez komisję archiwizacyjną. staram się wszystko ustalić z kierownikiem AP, ale będzie to jego pierwsze przekazanie akt i też nie za bardzo jest w temacie.
przekazuję akta cywilne, Ns. zawsze myślałam, że daty skrajne w tym przypadku będą się liczyć od prawomocności postanowienia, lecz on kazał nam wpisać datę pierwszego i ostatniego pisma. ponadto jeśli są w aktach dołączone inne wcześniejsze akta to też mamy to ująć, np. tak 1955, 1965-1967.
jak to wygląda w innych sądach?
Nie umiem znaleźć rozporządzenia, które regulowałoby ustalenie dat skrajnych w sądownictwie? jest coś takiego?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Luty 26, 2020,
Cytuj
Spisy zdawczo-odbiorcze
Rubryka
a) Dokumenty inne
b) Akta Wykonawcze
 Co należy tam wpisywać w przypadku Wydziału Rodzinnego, Cywilnego, Karnego ?

a) Dokumenty inne (aczkolwiek raczej dokumentacja inna być powinno) - załączniki do akt sprawy, np. jeśli dostajemy jakąś obszerną opinię biegłego i nie jest ona wszyta do akt, tylko przechowywana jako osobna teczka

b) jak to mówią internety "seriously?!" no akta wykonawcze, które są wynikiem realizacji postanowień zawartych w wyroku/postawieniu - teczki dozorów, nadzorów, egzekucji należności etc.

_____________________________

Cytuj
Tak, myślę nad aktualizacją JRWA w moim sądzie. Wykaz nie zmienił się od 2004 r. (!), wiele spraw jest nieaktualnych, wiele nowych rzeczy doszło. Jestem pierwszą archiwistką i wszystko powoli ogarniam ale z administracją jest masakra. Próbowałam zainicjować zmianę wykazu ale jednak kierowniczka administracji dostała informację z Ministerstwa rok temu że od 2020 roku ma być jednolity JRWA dla wszystkich sądów i żebyśmy się wstrzymali ale Widać jak jest. Co radzicie, wstrzymywać się dalej ? czy robić swoje i opracowywać nową instrukcję i wykaz w uzgodnieniu z AP?
borykam się z podobnym problemem od jakiegoś czasu - i radzę się wstrzymać; nie mamy najmniejszego wpływu na to co będzie w tym wykazie, jednocześnie jednak słychać o nim od jakiegoś już czasu, potem przyszedł jakiś projekt instrukcji kancelaryjnej dla spraw z zakresu administracji i nadzoru ale bez wykazu... W końcu jednak zapewne zostanie wprowadzony jakiś odgórny wykaz akt.
Proces wprowadzania jwra w życie jest zazwyczaj dosyć skomplikowany a przede wszystkim czaso- i pracochłonny i jeśli w rok po wprowadzeniu tego, co sama stworzyłaś, wejdzie ten jwra odgórny to będzie potężne zamieszanie.
Radziłbym dokonać najpilniejszych zmian w konkretnych klasach rzeczowych, przesłać to do AP i tyle.

______________________

Cytuj
Mam problem z ustaleniem dat skrajnych. przekazuję akta do AP i poprawiam spisy zrobione przez komisję archiwizacyjną. staram się wszystko ustalić z kierownikiem AP, ale będzie to jego pierwsze przekazanie akt i też nie za bardzo jest w temacie.
przekazuję akta cywilne, Ns. zawsze myślałam, że daty skrajne w tym przypadku będą się liczyć od prawomocności postanowienia, lecz on kazał nam wpisać datę pierwszego i ostatniego pisma. ponadto jeśli są w aktach dołączone inne wcześniejsze akta to też mamy to ująć, np. tak 1955, 1965-1967.
jak to wygląda w innych sądach?
Nie umiem znaleźć rozporządzenia, które regulowałoby ustalenie dat skrajnych w sądownictwie? jest coś takiego?

Rozporządzenie z 2004 roku stanowi od kiedy liczyć okres przechowywania
Cytuj
§ 25. 1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym
ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt liczy się od
uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.

I ja taką datę podaje jako datę końcową, aczkolwiek przecież potem mogą się zdarzać późniejsze pisma, np. z wnioskiem o odpis - wtedy traktuje to jako posteriora.

Jeśli do akt są dołączone inne sprawy i mają datę wcześniejszą to oczywiście jak najbardziej trzeba to uwzględniać w datach skrajnych, co więcej na spisach zdawczo-odbiorczych przekazywanych do AP zawsze dodaję kolumnę Uwagi, w której, m.in., wpisuje oznaczenie kancelaryjne takich spraw.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 27, 2020,
Cytuj
zawsze myślałam, że daty skrajne w tym przypadku będą się liczyć od prawomocności postanowienia, lecz on kazał nam wpisać datę pierwszego i ostatniego pisma
Nie mylmy pojęć.
Data skrajna końcowa i data, od której liczymy bieg okresu przechowywania akt to dwa różne pojęcia. Daty te często, ale nie zawsze są tożsame. W przypadku akt spraw sądowych nie są.
Data skrajna końcowa to po prostu data ostatniego dokumentu w sprawie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 27, 2020,
Sprawę dat skrajnych reguluje też Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r.w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
Cytuj
§52 3.Przy każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego powinna istnieć możliwość odnotowania w szczególności następujących danych:;4) rok, w którym zarejestrowano sprawę oraz rok najpóźniejszego pisma w sprawie, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem, w którym sprawę zarejestrowano;.
Sprawę określenia dat skrajnych przy przekazywaniu do AP reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: fiona1990 w Maj 06, 2020,
Witam. Brakuję oddział finansowy. Do 2007 r. istniała u nas sekcja gospodarcza, która następnie została zniesiona a jej obowiązki przejął oddział finansowy. Mam pytanie czy należy sporządzić osobny spis na segregatory tej sekcji jako oddzielnej komórki? Bo pewnie nie można podciągnąć teraz pod finansowy jak dokumentacja dotyczy czasów sekcji?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 06, 2020,
W przypadku spisów na brakowanie nie ma potrzeby sporządzania osobnych spisów dla dokumentacji każdej komórki organizacyjnej.
Wymagane jest jedynie sporządzenie odrębnych spisów dla kat. B, BE, BC oraz dla różnych rodzajów dokumentacji (np. aktowa, techniczna, nośniki danych).

Na etapie brakowania nie ma również obowiązku sporządzania dla brakowanej dokumentacji spisów zdawczo-odbiorczych i wciągania jej na ewidencje AZ (jeśli przeterminowała sie w komórce organizacyjnej). W takiej sytuacji spis na brakowanie sporządza się z natury.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Maj 07, 2020,
Z tym spisem z natury to ja nie byłbym taki pewny. Jeśli jednostka jest pod nadzorem archiwum państwowego to może dostać coś takiego:
Cytuj
2.   w dołączonym do wniosku spisie w kolumnie 3 (Sygnatura archiwalna) nie podano sygnatur archiwalnych brakowanej dokumentacji. Wyrażenie ?Spis z natury? jest dopuszczalne dla jednostek nie posiadających i nie prowadzących ewidencji przechowywanej dokumentacji. Natomiast zgodnie z § 14.1 Instrukcji archiwalnej dokumentację przejmuje się do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Ponadto zgodnie z § 18.1 archiwista powinien prowadzić dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych (w układzie wynikających z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych oraz w układzie według komórek organizacyjnych).
I spis będzie musiał zrobić. A cytowane paragrafy były z instrukcji obowiązującej w jednostce.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 07, 2020,
Zgodnie z rozporządzeniem MKiDN z 2015 r. w sytuacji gdy nie stosowano sygnatury archiwalnej (np gdy dokumentacja uległa przeterminowaniu w komórce) dopuszczalne jest brakowanie z natury.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Mk0913 w Maj 08, 2020,
Witam! Mam pytanie odnośnie spisu akt, chodzi o akta, które mają być zabrane z sądu - zniszczenie. Czy w przypadku spisu akt z wydziału karnego jest konieczność krótkiego opisu artykułów? Np 178a par 1 i opis, że kto prowadzi pojazd ... itp?
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Maj 09, 2020,
Witam, chciałabym się dopytać o fumigację. w sądzie, w którym pracuję jest ok 100 mb akt przeznaczonych do odgrzybiania - jest to kat. A od początku istnienia sądu, nikt przede mną nie przekazywał kat A do Archiwum Państwowego, tylko składowano ją w w piwnicy w fatalnych warunkach.
Parę dni temu dowiedziałam się, że firma fumigacyjna ma przyjechać w czerwcu żeby zabrać akta do komory.
Chciałabym się dowiedzieć jak takie akta należy przygotować?
uzgadniałam z panią dyrektor, że to pracownicy tej firmy mieli to sami spakować, ze względu na to, że panuje tam grzyb czerwony, ale  z kolei prezes chce żeby te akta wcześniej spisać żeby było wiadomo, że wszystko do nas wróciło.
nie wiem jak się mam za to zabrać, jakie procedury mają takie firmy? w poniedziałek będę rozmawiała z panią dyrektor na ten temat.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Maj 09, 2020,
Zgodnie z rozporządzeniem MKiDN z 2015 r. w sytuacji gdy nie stosowano sygnatury archiwalnej (np gdy dokumentacja uległa przeterminowaniu w komórce) dopuszczalne jest brakowanie z natury.
Tak tylko zgodnie z Ustawą:
Cytuj
Art.33.1. Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne.[...]

Art. 34. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33,
są obowiązani zapewnić:
1) gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tworzących zasób podległych im archiwów zakładowych;[...]
Także nawet dokumentacja niearchiwalna powinna być zewidencjonowana. Zapewne w instrukcji kancelaryjnej jest mowa o przekazywaniu dokumentacji do archiwum zakładowego w określonym okresie czasu (np. po 2 latach). To, że w komórce nie przygotowano teczek do AZ i ich nie przekazano na podstawie ewidencji nie zwalnia komórki z przestrzegania przepisów a archiwisty zakładowego z ich egzekwowania.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 09, 2020,
Oczywiście, że zasób archiwów zakładowych musi być ewidencjonowany. Natomiast jeśli dokumenty nie zostały przekazane do AZ (choć oczywiście przekazane być powinny), to formalnie rzecz biorąc nie stanowią części zasobu archiwum zakładowego. Jeśli zatem takie dokumenty ulegną przeterminowaniu w komórce organizacyjnej to nie ma obowiązku ich do tegoż archiwum przekazywać (i sporządzać ewidencji w postaci spisów z/o). Wystarczy wybrakować je wprost z komórki.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 11, 2020,
Cytuj
Witam! Mam pytanie odnośnie spisu akt, chodzi o akta, które mają być zabrane z sądu - zniszczenie. Czy w przypadku spisu akt z wydziału karnego jest konieczność krótkiego opisu artykułów? Np 178a par 1 i opis, że kto prowadzi pojazd ... itp?

W przypadku akt spraw karnych pozycja spisu o tytule "Imię Nazwisko - art. 178a§1kk" jest przeniesieniem tego co jest na teczce, nie mniej AP może powoływać się na § 9.4. 5) g) Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tekst jednolity Dz.U. 2019 poz. 246)

Cytuj
uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji
zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek
[podkreślenie moje]

nie mniej nie bardzo wiem, jaki w tym jest sens - zarówno rozporządzenie regulujące okresy przechowywania akt z roku 2004 (Dz.U. 2004 nr 46 poz. 443), jak i wcześniejsze z 1989r. (Dz.U. 1989 nr 28 poz. 150) podaje konkretne paragrafy i rozdziały kodeksu karnego, które podane w tytule jednostki świadczą o tym, iż akta stanowią materiały archiwalne; są podane również i inne sprawy, które stanowią materiały archiwalne, w żadnym jednak z tych wypadków skrótowe określenie danego czynu karalnego nie będzie dla zapoznającego się z takim spisem pracownika AP informacją, iż akta stanowią materiały archiwalne, w związku z czym nie może wydać zgody na ich brakowanie

Cytuj
Witam, chciałabym się dopytać o fumigację. w sądzie, w którym pracuję jest ok 100 mb akt przeznaczonych do odgrzybiania - jest to kat. A od początku istnienia sądu, nikt przede mną nie przekazywał kat A do Archiwum Państwowego, tylko składowano ją w w piwnicy w fatalnych warunkach.
Parę dni temu dowiedziałam się, że firma fumigacyjna ma przyjechać w czerwcu żeby zabrać akta do komory.
Chciałabym się dowiedzieć jak takie akta należy przygotować?
uzgadniałam z panią dyrektor, że to pracownicy tej firmy mieli to sami spakować, ze względu na to, że panuje tam grzyb czerwony, ale  z kolei prezes chce żeby te akta wcześniej spisać żeby było wiadomo, że wszystko do nas wróciło.
nie wiem jak się mam za to zabrać, jakie procedury mają takie firmy? w poniedziałek będę rozmawiała z panią dyrektor na ten temat.
Pierwsza rzecz - gdzie te akta po fumigacji mają wrócić? Bo chyba nie do owego zagrzybionego pomieszczenia ani w ogóle do pomieszczenia w którym aktualnie dane akta się znajdują? Bo jeśli tak to będzie to zwykłe marnotrawstwo publicznych pieniędzy - jesli akta są zagrzybione to zarodniki grzybów zdążyły sie już osadzić na ścianach, regałach i każdej innej powierzchni - wrzucając tam ponownie akta marnujemy cały wysiłek i wydane pieniądze, ponieważ akta znowu się "zagrzybią" - akta po fumigacji powinny trafić do miejsca, gdzie warunki przechowywania akt będą prawidłowe - na ścianach nie będzie wilgoci, w zimie będzie ogrzewanie etc.

Druga sprawa - co prawda dzisiaj już poniedziałek wieczór, nie wiem więc czy sprawa już nie postanowiona - należy uzmysłowić Prezesowi Sądu oraz p. Dyrektor Sądu, iż spisanie 100mb akt, chociażby w jakiejś roboczej formie, gdzie jednak każda jednostka archiwalna otrzymałaby swój opis - przy założeniu, iż akta są zagrzybione, a więc przy pracy z nimi należy zachować szereg procedur - to nie jest do wykonania w miesiąc, a zważając na szybujące w związku z pandemią koszty kombinezonów, maseczek, rękawiczek, płynów do dezynfekcji - również kosztowne; fumigacja ma zabezpieczyć akta ale ma również umożliwiać pracę nad nimi i ich późniejsze przekazywanie/udostępnienie bez narażania czyjegokolwiek zdrowia;

Trzecia sprawa - skontaktuj się z firmą, która ma dokonać fumigacji i ustal, jak oni chcą tak właściwie te akta zabierać - bo chyba nie ot tak, do ręki, a potem fruuuuuum "na pakę" dostawczaka/ciężarówki? zapewne będą je w coś pakować - jakieś pudła, kartony, worki etc. Wtedy wystarczy, iż każde takowe opakowanie zaplombują w obecności archiwisty. Przy wypakowaniu akt będzie trzeba sprawdzać czy plomby nie naruszone; jeśli jakaś plomba będzie uszkodzona to muszą na to sporządzić protokół z informacją kiedy, jak etc.
Z tego co mi mówili w jednej z Bibliotek Uniwersyteckich, gdzie przekazywałem akta do fumigacji - zapakowanie akt w pudła kartonowe nie stanowi przeszkody w ich fumigacji - próżnia oraz gaz i tak zrobią swoje.

Czwarta sprawa - akta po fumigacji są pozbawione większość trującego gazu, którego użyto w procesie fumigacji, jednak nie całego - po fumigacji akt powinny leżeć przez tydzień lub dwa w dobrze wentylowanym pomieszczeniu, najlepiej takim z wentylacją mechaniczną zapewniająca wymianę powietrza - jeśli masz magazyny w piwnicy, gdzie za całą wentylację robią dwie kratki wentylacyjne to zawroty głowy gwarantowane - dowiedz się zatem czy po zakończeniu fumigacji akta nie mogłyby poleżeć 1-2 tygodnie w tej firmie, czy w ogóle oferują taką usługę etc.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Maj 12, 2020,
dziękuję za wyczerpującą odpowiedź. co prawda jestem już po rozmowie z panią dyrektor, ale i tak dziękuję.
zadzwoniłam właśnie do tej firmy i dowiedziałam się w jaki sposób będą to robić. będą to pakować w paczki, wiązać sznurkiem i będziemy nadawać paczkom kolejne numery, z pieczątką sądu i plombą. wszystko przekazane na protokole z ilością paczek. będzie to pakowała firma, a ja tylko nadzorowała.
Taka jest wersja ostateczna, o którą walczyłam. niestety pani dyrektor jak i prezes za nic mają moje zdrowie. nie była to łatwa rozmowa...

Zdaję sobie sprawę, że te akta nie mogą wrócić w to samo miejsce. na szczęście będą przeniesione w zupełnie inne miejsce. jest to budynek poza sądem także mogą tam wywietrzeć, gdyż nikt w nim nie przebywa.

walczę już też o nowe regały, aczkolwiek cały słyszę, że nie ma pieniędzy. ale muszę je zakupić i koniec.
po fumigacji akta od razu będziemy spisywać i przekazywać do Archiwum Państwowego. trochę po potrwa są to akta jeszcze z lat 50-tych i 60-tych, które są już mało czytelne i właściwie rozpadają się w rękach. są to niestety lata zaniedbań, nikt nigdy o to nie dbał.

na szczęście w planach jest budowa nowego sądu, także może za kilka lat doczekam się archiwum z prawdziwego zdarzenia, o ile dotrwam

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Maj 12, 2020,
w załączniku zdjęcie pomieszczenia z aktami, szkoda że nie oddają zapachu po otwarciu drzwi (zapach to ładne określenie)

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 12, 2020,
No drugie zdjęcie powala, wolę nie myśleć w jakim stanie są akta leżące na spodzie owej "piramidy" oraz przy ścianie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Maj 13, 2020,
To to jeszcze pikuś. Jak znajdę zdjęcie to pokaże wam inne akta sądowe, które później trafiły do AP.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Archiwista123 w Maj 13, 2020,
Cytuj
Witam! Mam pytanie odnośnie spisu akt, chodzi o akta, które mają być zabrane z sądu - zniszczenie. Czy w przypadku spisu akt z wydziału karnego jest konieczność krótkiego opisu artykułów? Np 178a par 1 i opis, że kto prowadzi pojazd ... itp?

W przypadku akt spraw karnych pozycja spisu o tytule "Imię Nazwisko - art. 178a§1kk" jest przeniesieniem tego co jest na teczce, nie mniej AP może powoływać się na § 9.4. 5) g) Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tekst jednolity Dz.U. 2019 poz. 246)

Cytuj
uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji
zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek
[podkreślenie moje]

nie mniej nie bardzo wiem, jaki w tym jest sens - zarówno rozporządzenie regulujące okresy przechowywania akt z roku 2004 (Dz.U. 2004 nr 46 poz. 443), jak i wcześniejsze z 1989r. (Dz.U. 1989 nr 28 poz. 150) podaje konkretne paragrafy i rozdziały kodeksu karnego, które podane w tytule jednostki świadczą o tym, iż akta stanowią materiały archiwalne; są podane również i inne sprawy, które stanowią materiały archiwalne, w żadnym jednak z tych wypadków skrótowe określenie danego czynu karalnego nie będzie dla zapoznającego się z takim spisem pracownika AP informacją, iż akta stanowią materiały archiwalne, w związku z czym nie może wydać zgody na ich brakowanie



A co z sytuacją gdy wyrok różni się od oskarżenia (mam na myśli sytuację osobę oskarżoną o czyn z jednego artykułu a skazaną na podstawie innego artykułu) - przecież tak często bywa.

I jeszcze sytuacja: to na ile dana osoba zostaje skazana (bądź uniewinniona) jest podstawą do dekretacji akt - czy nie warto zatem dopisywać kto z jakiego został skazany artykułu i na jak długo karę. Przecież zupełnie inną dekretację będą miały akta osoby oskarżonej z art. 156 a skazanej z art. 148 na karę 25 lat pozbawienia wolności niż akta osoby oskarżonej z art. 156 i z tego artykułu skazaną dajmy na to 2 lata w zawiasach
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 13, 2020,
Cytuj
A co z sytuacją gdy wyrok różni się od oskarżenia (mam na myśli sytuację osobę oskarżoną o czyn z jednego artykułu a skazaną na podstawie innego artykułu) - przecież tak często bywa.
W Sądach Rejonowych bywa tak rzadko, przynajmniej w tych, z którymi miałem styczność. Być może w SO wygląda to inaczej. Nadal jednakoż będzie to kwestia dokładności opisu danej jednostki archiwalnej, czyli prawidłowego sporządzenia spisu, co dotyczy wszystkich instytucji wnioskujących o brakowanie akt.

Inny jest również kaliber spraw rozpatrywanych przez SO. Podany wcześniej przykład - art. 178a§1kk - świadczył o tym, iż problem dotyczy SR, nie zaś SO, stąd też omówiłem sytuację dotyczącą SR.

W przypadku SO kat.A występuje znacznie częściej. Nie mniej ciągle fakt, iż kogoś skazano z art. 148 nic AP konkretnego nie mówi - bo kategoria akt zależy od treści wyroku, co słusznie zauważyłeś. A przypomnę, iż pytanie dotyczyło zamieszczania w opisie jednostki krótkiego opisu czynów karalnych, nie zaś podawania na ile i kto został skazany. Umieszczenie w opisie jednostki archiwalnej informacji, iż sprawa dotyczy zabójstwa, nie informuje w żaden sposób o wysokości wyroku, tylko o "widełkach" możliwych dla danego czynu (i to tylko jeśli ktoś weźmie kodek karny do ręki), zatem nie rozwiązuje przedstawionego przez Ciebie problemu.

Kwestia nadawania prawidłowych kategorii archiwalnych winna być przedmiotem kontroli AP - i jeśli podczas kontroli AP stwierdzi, iż nie są one prawidłowo określane to jak najbardziej może to być powód do wymagania uszczegółowienia opisów jednostek archiwalnych na spisie akt do brakowania. Ponowie - dotyczy to każdej instytucji.

Ba! Nawet SR może to spotkać - teoretycznie każda sprawa karna może zawędrować przed oblicze SN, co skutkowałoby nadaniem jej kat.A. Nadto również każda sprawa może podpadać pod § 6.1.8 ) rozporządzenia z 2004 roku. I tego nie wyczyta się ani ze skrótowego opisu czynu karalnego ani nawet z podania "wysokości" wyroku.

Jeśli oddział nadzoru w danym AP nie ma zaufania co do tego, iż kategorie archiwalne były nadawane prawidłowo w danym Sądzie, nie ma również zaufania co do tego, iż komisja oceny dokumentacji poprawiła ewentualne uchybienia w tym względzie, to może wymagać uszczegółowienia opisu konkretnych jednostek archiwalnych.

Mówiąc konkretne mam na myśli, iż nie powinno dotyczyć to wszystkich spraw - na ten przykład Art. 148. § 4 przewiduje karę do lat 10, zakładając maksymalny wymiar kary - akta będą miały kat. B30, nie zaś A. Sprawa takich, w których nie padnie wyrok 25 lat pozbawienia wolności, bo przepisy tego nie przewidują, nie będzie to zatem kat.A, a rozpatrywanych przez SO, jest więcej.
Oczywiście górna granica kary może być podwyższona w przypadkach opisanych w kk i to licząc w różny sposób (od dolnej granicy lub od górnej) - żeby sprawa nie była za prosta ^^


Reasumując - ciągle popieram swoje twierdzenie, iż zamieszczanie skrótowego opisu czynu karalnego w niczym nie pomoże AP, wymaganie tego spowoduje zatem wykonanie niepotrzebnej nikomu czynności.

Oczywiście przy rozpatrywaniu wniosku o brakowanie akt spraw karnych z SO Archiwum Państwowe musi się wykazywać szczególną czujnością i ostrożnością. I jeśli są wątpliwości co prawidłowego nadawania kategorii archiwalnych - wymagać uszczegółowienia opisów konkretnych jednostek archiwalnych, tj. tych w których zachodzi spore prawdopodobieństwo, iż na podstawie obowiązujących obecnie, lub w przeszłości, przepisów, powinny być przechowywane wieczyście. I owo uszczegółowienie powinno dotyczyć tych elementów, które o tym decydują.

Nadto popieram postulat, aby w przypadku, gdy obwiniony został skazany z innego paragrafu niźli podano w tytule teczki - informacja o tym znajdowała się w opisie teczki na spisie.


Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Maj 14, 2020,
Takie akta były w sądzie. I to tylko fragment pomieszczenia.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Maj 14, 2020,
Masakra.

Jeśli to akta do ksiąg wieczystych dawnych - podwójna masakra ;x

Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Maj 15, 2020,
Trzeba to było przetransportować na własnych plecach do komory. A potem lata czyszczenia grzyba i pleśni, często bez środków ochrony, przeklinanie tych co do tego doprowadzili, uszczerbek na zdrowiu, itp.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Maj 15, 2020,
masakra po prostu... u mnie w sądzie nie było archiwisty przez ponad 60 lat i teraz też trzeba wszystko wyprostować... nie wiem jak można było doprowadzić do takiego stanu. wcześniej też wysłałam tylko jedno pomieszczenie, a jest ich dużo więcej. ogrom pracy z tym będzie.
zastanawia mnie co po fumigacji, w jaki sposób usuwałeś pleść i grzyb? to mnie zastanowiło
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Maj 16, 2020,
Szmaty były w robocie.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: Cichma w Czerwiec 17, 2020,
Otrzymałam dziś zapytanie Od Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej dotyczące okresu przechowywania wniosków skazanych o udzielenie pomocy postpenitencjarnej. Zajrzałam do JRWA i zakwalifikowałabym to do  Funduszu pomocy postpenitencjarnej i wtedy kategoria B 10, tyle że w uwagach JRWA przy tym haśle jest  "dokumentacja dotycząca wydatkowania środków z funduszu" i teraz nie wiem czy mogę to do tego zaliczyć. Żadne inne hasło mi do tego nie pasuje.
Miał może ktoś styczność z takimi wnioskami? u nas takie rzeczy nigdy nie były brakowane. Chciałabym się upewnić w swoich przekonaniach.
Pytano mnie również o kontrolki, ale to akurat jest w ustawie, więc z tym sprawa jest jasna.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Czerwiec 22, 2020,
Kuratorzy gromadzą i przechowują wnioski o udzielenie pomocy postpenitencjarnej oraz swoje decyzje w zakresie jej udzielenia/odmowy, również decyzje co do kwoty oraz na co mają być wydatkowane, zatem myślę, iż spokojnie można to podciągnąć pod opisywaną przez Ciebie klasę rzeczową.
Tytuł: Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Wiadomość wysłana przez: rkb w Czerwiec 24, 2020,
Chcąc odnieść się do wpisu z pytaniem ogólnie nazwanym przechowywaniem wniosków o udzielenie pomocy postpenitencjarnej jako archiwista zakładowy w sądzie po skonsultowaniu z osobą która miała dotychczas do czynienia z nielicznymi takimi wnioskami mogę jedynie, zastanawiać się czy to B-10, jest na pewno odpowiednie. Jeśli dobrze ogarnąłem problem to moje wątpliwości budzi fakt, że ten rodzaj wniosków zgodnie z § 524 ust 6, rozporządzenia MS z 2019 w sprawie sekretariatów... powinien być zarejestrowany w kontrolce Pp. A kontrolki mają kategorię archiwalną B-5 i tu się kłania § 23 ust 3 Rozporządzenia MS z 2004 w sprawie przechowywania akt sądowych .. Tak więc w przyszłości dojdzie do sytuacji, że kontrolki (czyli ewidencja) będą zniszczone, a same wnioski będą sobie jeszcze leżały w archiwum.
Przy okazji chciałem zwrócić uwagę, że parę akapitów wyżej (§ 523 ust. 10 rozporządzenia o sekretariatach) ustawodawca zasugerował, że dokumentacja (co prawda inna) z Kuratorskiego Zespołu powinna być potraktowana jak inne akta spraw sądowych (porządkowanie zgodnie z przepisami § 51 ust 2 i 3), a nie jak dokumentacja administracyjna (czyli porządkowanie zgodnie z przepisami § 558 ust 2 i 3). Dlatego trochę obawiałbym się mieszać w takiej sytuacji porządki i tak ad hoc zdecydować, że te dokumenty (wnioski o udzielenie pomocy) kwalifikuje się na podstawie rzeczowego wykazu akt.
Tu bym musiał zacząć przydługawy wykład o systemach dziennikowych i bezdziennikowych z którym mamy do czynienia w sądach, ale to jest temat dyskusji akademickiej jak ktoś lubi się tym pasjonować to wydaje się  najlepiej jest to wyjaśniać w bezpośrednich rozmowach powiedzmy przy kawie i ciastku, wrzucając od czasu do czasu jakiś niuans. Jednak gdybym dalej kontynuował ten temat to mógłbym się zapędzić w rewiry zarezerwowane tylko dla nadzoru archiwalnego, a jak czasem czytam niektóre wątki na tym forum, to porada skontaktuj się z nadzorem jest bardzo częsta i być może od tego należało zacząć, choć ja na tym kończę.