Jakiś czas temu miałem przyjemność organizować od podstaw AZ w instytucji, która przez kilkadziesiąt lat nie była objęta nadzorem archiwalnym, do czasu aż AP sobie o niej przypomniało.
1. Przejmując zaległą dokumentację z k.o. nie ma potrzeby tworzenia odrębnych spisów z-o dla każdego rocznika. Wystarczy ułożyć ją chronologicznie
w ramach klas JRWA.
Oczywiście dla każdej k.o. osobny spis. Nie widzę przy tym potrzeby sporządzania odrębnych spisów dla B25 i B50.
Przed przystąpieniem do tworzenia spisów z-o należy wydzielić dokumentację przeterminowaną. Proponuję sporządzić dla niej osobne spisy z-o, a następnie wrzucić na spis do brakowania (teoretycznie przy tej dokumentacji spisy z-o mozna by sobie darować a spis do brakowania sporządzić z natury, ale z doświadczenia wiem, że niektórzy archiwiści z AP krzywo patrzą na takie praktyki).
2. Sprawdzić, co z tego kwalifikuje się już do wybrakowania (i wybrakować). Postępowanie z resztą tej dokumentacji zależeć będzie od jak dobrze (albo jak źle
) jest opracowana. Jeśli problem polega tylko na uzupełnieniu opisów teczek to nie ma potrzeby tworzenia nowych spisów. Jeśli jednak mamy do czynienia z wymieszaniem dokumentacji należącej do różnych klas rzeczowych (nie mówię tutaj o przypadkach sporadycznych), wówczas rozważyłbym ponowne jej uporządkowanie i przeniesienie na nowe spisy.
3. Z dokumentają projektów unijnych postępujemy tak samo jak z każdą inną. Jedyne, czym może się różnić, to okres kategoria (B10, czasem BE10). Zresztą przy projektach finansowanych ze środków krajowych umowy również przechowuje się przez 10 lat.