przyjęcie dokumentów do składnicy akt

[zielona:-)]

Dzień dobry,
jako zielona, chętnie skorzystam z Państwa doświadczenia:
mamy składnicę akt, mnie przypadła opieka nad nią:-D,
1.w komórkach zalega dokumentacja sprzed lat - rozumiem, że mam dokumentację przyjąć rocznikami. Ale czy jednym spisem mogę przyjąć np. dokumentację z księgowości za lata 2004-2010? (w spisie ułożone chronologicznie, a później wg symboli kwalifikacyjnych -a dla B50 i B25 osobne spisy?) ? (nie łudzę się, że spisy zrobią pracownicy komórek..)
2. w składnicy są spisy i akta przejęte przez wcześniejszego pracownika - ale odbyło się to bez zaakceptowanych przez AP instrukcji z JRWA; po prostu wszystko funkcjonowało tylko na podstawie zarządzenia dyrektora. Po konsultacjach i paru miesiącach mam zatwierdzone instrukcje. Co zrobić z tą wcześniejszą dokumentacją? Gdy ją przeglądam widzę, że hasła klasyfikacyjne nie odpowiadają temu co jest w środku, albo nie ma tytułu wg haseł tylko nazwy własne wymyślone przez pracowników:/ Spisać od nowa wszystko co stoi na półkach?
3. i czy ktoś z Państwa ma doświadczenie z dokumentacją projektów unijnych:/
Dziękuję za cierpliwość, pozdrawiam

[Rovan]

Jakiś czas temu miałem przyjemność organizować od podstaw AZ w instytucji, która przez kilkadziesiąt lat nie była objęta nadzorem archiwalnym, do czasu aż AP sobie o niej przypomniało.

1. Przejmując zaległą dokumentację z k.o. nie ma potrzeby tworzenia odrębnych spisów z-o dla każdego rocznika. Wystarczy ułożyć ją chronologicznie w ramach klas JRWA.
Oczywiście dla każdej k.o. osobny spis. Nie widzę przy tym potrzeby sporządzania odrębnych spisów dla B25 i B50.
Przed przystąpieniem do tworzenia spisów z-o należy wydzielić dokumentację przeterminowaną. Proponuję sporządzić dla niej osobne spisy z-o, a następnie wrzucić na spis do brakowania (teoretycznie przy tej dokumentacji spisy z-o mozna by sobie darować a spis do brakowania sporządzić z natury, ale z doświadczenia wiem, że niektórzy archiwiści z AP krzywo patrzą na takie praktyki).

2. Sprawdzić, co z tego kwalifikuje się już do wybrakowania (i wybrakować). Postępowanie z resztą tej dokumentacji zależeć będzie od jak dobrze (albo jak źle ) jest opracowana. Jeśli problem polega tylko na uzupełnieniu opisów teczek to nie ma potrzeby tworzenia nowych spisów. Jeśli jednak mamy do czynienia z wymieszaniem dokumentacji należącej do różnych klas rzeczowych (nie mówię tutaj o przypadkach sporadycznych), wówczas rozważyłbym ponowne jej uporządkowanie i przeniesienie na nowe spisy.

3. Z dokumentają projektów unijnych postępujemy tak samo jak z każdą inną. Jedyne, czym może się różnić, to okres kategoria (B10, czasem BE10). Zresztą przy projektach finansowanych ze środków krajowych umowy również przechowuje się przez 10 lat.

[EwelinaP]

Co do dokumentacji, która już zalega na półkach w archiwum, to proponuję zrobić skontrum, spisać co jest i ile, czy zgadza się przede wszystkim okres przechowywania. A co do tych błędnie zakwalifikowanch akt, to radziałabym poradzić się AP. W końcu nadzór jest nie tylko od kontroli, ale też od pomocy.
Jeszcze jedna kwestia, bo czegoś nie rozumiem. Jak to w komórkach nie zrobią spisów? Przecież to ich obowiązek... Czy może źle coś zinterpretowałam?
Pozdrawiam i życzę powodzenia!

[archiwistka90]

Obowiązek obowiązkiem... U mnie w Urzędzie chcą archiwistę - "prawdziwego", bo pracownicy nie mają czasu porządkować akt i zdawać ich do archiwum... Tak, tak. Pracownicy myślą, że archiwista powinien przejmować teczki "robocze" i sam je porządkować, tworzyć spisy itp.

[Rovan]

Każdy prawdziwy archiwista odeśle ich do odpowiedniego paragrafu w instrukcji, gdzie powinno byc wyraźnie powiedziane, że to pracownicy komórek porządkują akta przed przekazaniem ich do składnicy i przygotowuja spisy z-o.
Dokąd się tego nie nauczą radzę po prostu odmawiać przyjmowania dokumentacji (w instrukcji powinien być odpowiedni zapis stwierdzający, że archiwista ma prawo odmówić przyjęcia nieprawidłowo opracowanych akt).

[MarcinP]

Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się wedle symboli, a następnie chronologicznie (nie odwrotnie).

[Jarek]

A właściwie to niby dlaczego właśnie tak? Skoro kompletnymi rocznikami, to najpierw latami a w ich obrębie dopiero wg kolejności symboli. Pomijając wszystko inne taki układ jest też po prostu  najbardziej czytelny.

[marcia]

Mi np. jest wygodniej w taki sposób, jak napisał MarcnP. Bardzo często pracownicy przychodzą bez żadnego numeru spisu, więc im pomagam szukać, najczęściej po symbolach, tak jest mi wygodniej "wizualnie"

[Rovan]

MarcinP - Toż napisałem "chronologicznie, w ramach klas JRWA"

Jarek - Z mojego doświadczenia wynika, że AP za podstawowe kryterium układu akt na spisie uznaje klasy rzeczowe. Wynika to jak sądzę z zapisów Rozporządzenia Ministra Kultury z 2002 r. (par. 14, ust.4), chociaż przepis ten odnosi się do spisów z-o materiałów przekazywanych do AP. O ile się orientuję, nie istnieją odrębne przepisy regulujące układ akt na spisach z-o dokumentacji przekazywanej do AZ.

[MarcinP]

Teczki przekazuje się kompletnymi rocznikami w obrębie symbolu z wykazu akt.
Układ oparty na wykazie akt jest najbardziej czytelny, np.
L.p.  symbol     rok
1      271         2005
2      272         2009
3      272         2010 TOM I
4      272         2010 TOM II
5      278         2000
6      278         2002
7      299         2000

Układ oparty na chronologii wyglądałby tak:
1     278        2000
2     299        2000
3     278        2002
4     271        2005
5     272        2009
6     272        2010 TOM I
7     272        2010 TOM II

Mam bezdziennikowy system kancelaryjny, który oparty jest o rzeczowy wykaz akt, dlatego stosuję układ według JRWA. Takie też zalecenie znajduje się w starym podręczniku Pustuły (str. 105, ostatnie zdanie drugiego akapitu od dołu), a także w instrukcji kancelaryjnej z 1998 r. dla organów powiatu (par. 36 ust. 1 pkt. 3 "mówi" o ułożeniu "teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt").

[zielona:-)]

Dziękuję bardzo za odpowiedzi i zaangażowanie:-)
widzę, że archiwistyka to praca twórcza:-)teoria z kursu jakoś mi nie wpasowała się w życie codzienne:-) szkoda, że AP nie ma HelpDesk'u..na konsultacje umówiłam się dopiero za 17 dni:/
co do moich wątpliwości:
1. skłaniam się do sugestii Jarka : dokumenty zalegające w komórce z kilku lat przyjąć spisem dla danego, poszczególnego roku i spisane w kolejności symboli klasyfikacyjnych - tak chyba łatwiej będzie wydzielać z całości do brakowania; a porządnie spisane będą łatwe do odnalezienia po sygnaturze (układ w składnicy strukturalny wg komórek - i później spisami)
2. niestety im bardziej wchodzę w temat tym gorzej - np. w dowodach księgowych odnajduję umowy zlecenia, jest też dokumentacja kat. A - a przecież powinna być B-25:/..to chyba niedobrze, w perspektywie kilka metrów do przegrzebania, tylko jak to później spisać? przecież mam te spisy zarejestrowane w wykazie..jakiś aneks do nich:/?
3. dokumentacja unijna - projekt zakończony, część dokumentów źle przyporządkowana:/ bo przed projektem nie pomyślano o wykazie ..i nie ma tam nic gdzie podczepić można projekty finansowane ze środków zewnętrznych czy coś w tym stylu (np. dokumenty aplikacyjne, realizowanie projektu czy jego ewaluację)..robić to wstecz? gdy projekt był jednorazowym wybrykiem ?

cieszę się, że znalazłam tak interesującą pracę..prawie detektywa:-))
chętnie przyjmę wsparcie jakiegoś doświadczonego archiwalnego anioła stróża:-)

[zielona:-)]

przepraszam za post pod postem..ale minęłam się z postem MarcinaP..
dziękuję za dokładną odpowiedź

[pulchra]

Obowiązek obowiązkiem... U mnie w Urzędzie chcą archiwistę - "prawdziwego", bo pracownicy nie mają czasu porządkować akt i zdawać ich do archiwum... Tak, tak. Pracownicy myślą, że archiwista powinien przejmować teczki "robocze" i sam je porządkować, tworzyć spisy itp.

Borykam się z podobnym problemami co zielona:-) . Próbuję to zmienić, ale ciemność, widzę ciemność.

Każdy prawdziwy archiwista odeśle ich do odpowiedniego paragrafu w instrukcji, gdzie powinno byc wyraźnie powiedziane, że to pracownicy komórek porządkują akta przed przekazaniem ich do składnicy i przygotowuja spisy z-o.
Dokąd się tego nie nauczą radzę po prostu odmawiać przyjmowania dokumentacji (w instrukcji powinien być odpowiedni zapis stwierdzający, że archiwista ma prawo odmówić przyjęcia nieprawidłowo opracowanych akt).

Niestety w mojej instrukcji archiwalnej nie ma takiego zapisu (jest bardzo ogólnie napisana). Puki co przełożeni przychylają się do zdania "zapracowanej reszty urzędu", bo przecież dokumentacja i tak "zgnije w archiwum", a archiwista "jest od tego". Gdzie w takim razie szukać ratunku, mieli Państwo podobne przeżycia?

[Jarek]

Wracając jeszcze do tego przejmowania rocznikami czy symbolami - życzę powodzenia w ustalaniu kompletności roczników na spisach ułożonych najpierw wg kolejności symboli. Zakres lat akt na takim spisie jest kompletnie przypadkowy i nie ma nic wspólnego z przekazywaniem materiałów archiwalnych do ap. I jeszcze jedna rzecz - na starym formularzu spisu sd.-odb. były tylko daty skrajne.
Spis mógł zatem wyglądać tak:
271 2005-2006
271 2006-2007
271 2006-2008
przy czym ta pierwsza teczka to rocznik 2006, druga 2007, trzecia 2008 - tyle że ze spisu to nie wynika. Pytanie: jak na takim spisie znaleźć sprawę 271/22/2006?  Teraz będzie już łatwiej, bo spis zawiera już kolumnę z określeniem rocznika (tak na marginesie - w instrukcji nie ma za to wymogu umieszczania tej informacji na teczce, to dość istotny brak), ale przypadkowość tego jakie lata (roczniki) obejmuje spis, pozostaje.

[MarcinP]

Racja, ale miałem na myśli spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, a nie z archiwum zakładowego do państwowego...