przyjęcie dokumentów do składnicy akt

[Jarek]

Chodziło mi o wypowiedź Rovana kt. przywołał rozporządzenie z 2002 r. Instrukcje kancelaryjne mówią dość jednogłośnie o przekazywaniu akt kompletnymi ROCZNIKAMI, co w mojej ocenie jednoznacznie wskazuje, że akta powinny być szeregowane wg jrwa w obrębie rocznika.

[Rovan]

Wygląda na to, że każdy z omawianych układów ma swoje zalety i wady (i stosowanie każdego możemy uzasadnić powołując się na przepisy )

W tej sytuacji cofam moją pierwsza wypowiedź w tym temacie. Prawdopodobnie najlepszym wyjściem byłoby przygotowanie osobnych spisów z-o dla każdego rocznika. I wilk będzie syty i owca cała

[MarcinP]

Kto robi za wilka? 

[marcia]

No jak to kto? Archiwista Taki niedobry jest, bo wymaga i nie chce przyjąć nieopracowanych teczek A oni przecież do tych teczek nigdy już nie zajrzą a muszą je robić wg przepisów A mają tyle pracy a archiwista tylko wydaje czasami dokumenty

[archiwistka90]

Dokąd się tego nie nauczą radzę po prostu odmawiać przyjmowania dokumentacji (w instrukcji powinien być odpowiedni zapis stwierdzający, że archiwista ma prawo odmówić przyjęcia nieprawidłowo opracowanych akt).

W mojej jest (czyli z 18 stycznia) - Par. 16.1 . Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:
1) dokumentacja nie została uporządkowana w określony sposób
2) spisy z-o zawierają błędy lub braki
3) dokumentacja nie odpowiada spisom  z-o.

Marcia - jakbym słyszała pracowników mojego urzędu

[marcia]

W tym roku mam przygotowane specjalne protokoły, które będę wypełniać przy nieprawidłowym przekazywaniu akt Na początek, przed przyjęciem akt, gdy mówię o protokole, to jest lekkie poruszenie i obawa wśród przekazujących i wolą jeszcze u siebie potrzymać dokumenty i je dokladniej opracować

[stany]

Spisy  z-o   z   k.o.  do  AZ  sporządzamy za jeden rok wg. RWA,chyba ze jest teczka dwu ,czy kilku letnia ,chodzi o to żeby spis z każdego roku był oddzielny,a do AP wg.RWA w danym roku tj.  230-2010
                                                                                    231-2010
                                                                                   
                                                                                    230-2011
                                                                                    231-2011

[pulchra]

W tym roku mam przygotowane specjalne protokoły, które będę wypełniać przy nieprawidłowym przekazywaniu akt Chichot Na początek, przed przyjęciem akt, gdy mówię o protokole, to jest lekkie poruszenie i obawa wśród przekazujących i wolą jeszcze u siebie potrzymać dokumenty i je dokladniej opracować Chichot

A cóż to za protokoły? Rozumiem, że w razie nieprawidłowego przekazania akt sporządzi się taki protokół, a czy same akta zostaną przyjęte do AZ? Kto otrzyma taki protokół - kierownik AZ?

[MarcinP]

A po co takie protokoły? Przecież archiwista nie może przyjmować do archiwum zakładowego nieprawidłowo opracowanej dokumentacji. Jeśli materiały są niewłaściwie przygotowane, wówczas należy po prostu odmówić ich przyjęcia. Myślę, że dodatkowa papierologia nie jest wskazana...

[marcia]

Te protokoły są po to, żeby w jakiś sposób trochę przymusić zdających do wysiłku. Tłumaczenia, prośby, szkolenia do niektórych nie docierają. Ale jak się powie, że się odmawia przyjęcia dokumentacji i sporządza się z tego protokół i odmowę przyjęcia dokumentacji zgłasza władzy wyższej, to jakoś ludzi nagle oświeca i umieją prawidłowo opracować teczkę Ten protokół to nic innego jak powiedzmy notatka służbowa z odmowy przyjęcia dokumentacji, ale "protokół" poważniej brzmi

[archiwistka90]

Po pierwsze przepraszam, że pytam - wydaje mi się, że taki wątek już był ale nie mogłam go znaleźć

Mam spis zdawczo-odbiorczy, sprawdzam jego poprawność. Mam wątpliwości co do układu haseł na spisie. Co jest ważniejsze? Układ chronologiczny czy układ rzeczowy wg haseł?

Np. - Mam pięć teczek - który układ jest ok?
3023 - rok 1998                      3020 - rok 1999
3140 - rok 1998                      3023 - rok 1998
3020 - rok 1999                      3023 - rok 1999
3023 - rok 1999                      3140 - rok 1998
3140 - rok 1999                      3140 - rok 1999

Proszę o uwagi

[archiwistka90]

A i jeszcze jedno

kat. B - 15 teczek.
Większość pracowników pisze mi tak.:
 Lp. 1-15 liczba teczek 15
Wg mnie powinno być Lp. 1 liczba teczek 15 i każdą oznaczyć nr tomu, prawda?
Czy taką samą zasadę stosuję w przypadku kat. A?
Czy jak mam 3 teczki z tego samego roku, z tego samego symbolu wpisuję je jako 3 pozycje??

[Rovan]

Prawidłowy jest układ w prawej kolumnie - jednostki układamy wg klas rzeczowych, a w ramach danej klasy chronologicznie.
Zapewne odezwą się również archiwiści, którzy stosują układ przedstawiony w lewej kolumnie - cóż, jeśli ich AP się nie czepia ja również nie będę, ale

Jeśli w danym roku masz w danej komórce kilka teczek akt w ramach jednej klasy rzeczowej (po prostu dlatego, że dokumentacja nie zmieściła się w jednej teczce) możesz wpisać je jako jedną pozycję na spisie z-o wpisując ilość teczek w kolumnie 6 spisu. W tym przypadku każda teczka będzie kolejnym tomem w ramach danej jednostki archiwalnej. Możesz je również rozpisać jako osobne pozycje. Ta druga metoda jest konieczna gdy jedna komórka zdaje np. zarejestrowaną w ramach tej samej klasy rzeczowej dokumentacje kilku projektów, lub kilku umów.
Przykład zastosowania obydwu sposobów w praktyce znajdziesz w załączniku

[archiwistka90]

Serdecznie dziękuję za odpowiedź. Dokładnie tak myślałam. Jednak - odziedziczyłam archiwum po bardzo niekompetentnej osobie, która wpajała pracownikom złe zasady, złe metody. Teraz trudno mi ich "naprostować" bo ciągle słyszę - od zawsze tak robiliśmy i nikt się nie czepiał (czyt. archiwista zakładowy). Długa przeprawa przede mną... Prawda jest taka, że w efekcie zaczyna się wątpić w swoje umiejętności i znajomość przepisów

[stany]

Z czego to wynika , że kolumna prawa jest prawidłowa ,a lewa nieprawidłowa ?