Dzień dobry,
Jak archiwizować zarządzenia? Oprócz zastosowania się do obwiązujących przepisów tzn. paginacja,chronologiczność, itd dodatkowo słyszałam o tak zwanej praktyce oprawiania w drukarni grzbietu owych zarządzeń. Proszę o podpowiedź w jaki sposób państwo to robią?

O jakiej drukarni piszesz?

Archiwizujesz normalnie do teczek, kiedyś w modzie było oprawianie, przejęłam takie zbiory i moje AP zaakceptowało te tomy bo nie ma możliwości ich rozerwania, ale kolejne zarządzenia robię już normalnie.

No też mnie trochę zdziwiła ta informacja, którą usłyszałam bo chciałam po prostu normalnie zarchiwizować a nie oprawiać.... Z każdej strony są inne opinie i myślę, że co archiwista to robi inaczej.
Pozdrawiam

Odnośnie oprawiania w księgi, często słyszę że kontrole w szkołach zalecają oprawianie arkuszy ocen, oraz oprawia się m.in księgi USC - ładnie to wygląda, ale może być problem z udostępnianiem takiej dokumentacji np skanowanie (z arkuszy i aktów USC robi się odpisy więc nie ma to znaczenia) ale inna dokumentacja udostępniana jest zazwyczaj w postaci kopii. Poza tym bardziej bym była skłonna oprawiać protokoły/uchwały Rady Gminy, niż Zarządzenia, ale wszystko kwestia wypracowanej praktyki w firmie i preferencji właściwego archiwum państwowego.

Jeżeli bardzo zależy skontaktuj się ze swoim AP, a jeżeli nie, pakuj normalnie w teczki.

Dzień dobry, 
mam pytanie odnośnie archiwizacji zarządzeń. Mam przyjac na stan archiwum zakładowego zarządzenia wewnętrzne od 1994 roku. Zbiór zarządzeń jest niekompletny, brakuje niemalże w każdym roku kilku zarządzeń. Komórka przekazującą podjęła próbę skompletowania szukając zarządzeń w innych komórkach ale mimo wszystko są braki. Nie był prowadzony wykaz/rejestr zarządzeń. 
Czy w takiej sytuacji mogę poprosić o włączenie notatek do teczek aktowych opisujących i wyjaśniających sytuacje. Mniej więcej, żeby była zawarta informacja o brakach, podjętej probie skompletowania i w związku z brakiem wykazu, że nie można jednoznacznie ustalić czy braki są wynikiem błędów w numeracji czy po prostu zagubienia. 

Nie jestem przekonany, że włączanie notatek do zamkniętych teczek byłoby zachowanie w pełni poprawnym. Ja żądałbym takiej notatki wraz ze spisem z-o

Cytat: gtrafalski w Wrzesień 11, 2025,Nie jestem przekonany, że włączanie notatek do zamkniętych teczek byłoby zachowanie w pełni poprawnym. Ja żądałbym takiej notatki wraz ze spisem z-o

Chyba źle ujęłam moja mysl chciałabym żeby na początku takiej teczki była taka notatka ale bez paginacji. 
A jeśli bym przyjęła pana rozwiązanie to pod egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych podpiąć taka notatkę?  

Ja bym tak zrobił

Nie włączałbym niczego do teczki bez paginacji... Co do tych notatek to ja akurat nie widzę przeszkód żeby na końcu spisu znalazła się teczka z taka zbiorczą notatką, choćby ta notatka miała 1 stronę.

Choć tak naprawdę to te notatki też nie są niezbędne. Cóż nie ma dokumentów to nie ma i tyle. Najwyżej można stworzyć z korespondencji tego dotyczącej oddzielną teczkę pod odpowiednim symbolem, np. pod czymś takim: "Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją".

Cytat: Barsa w Wrzesień 11, 2025,Nie włączałbym niczego do teczki bez paginacji... Co do tych notatek to ja akurat nie widzę przeszkód żeby na końcu spisu znalazła się teczka z taka zbiorczą notatką, choćby ta notatka miała 1 stronę.

Choć tak naprawdę to te notatki też nie są niezbędne. Cóż nie ma dokumentów to nie ma i tyle. Najwyżej można stworzyć z korespondencji tego dotyczącej oddzielną teczkę pod odpowiednim symbolem, np. pod czymś takim: "Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją".

Bardzo dziękuję za podpowiedzi. 
Też stoję na stanowisku, że nie ma co tworzyć zbędnej dokumentacji, choć chciałam sie zabezpieczyć, żeby uniknąć trudności w późniejszym przekazaniu dokumentacji do AP ale rzeczywiście jak są braki to nie stworzę dokumentów zwłaszcza, że nie bylo wykazu/rejestru zarządzeń 

Jak Państwo postępują w przypadku zbioru aktów normatywnych ? Jeśli zarządzenie sprzed kilku lat jest uchylone w tym  roku to czekają Państwo na przyjęcie na stan archiwum zakladowego zgodnie z zapisami instrukcji kancelaryjnej czy od razu Państwo przyjmują? 

Szczerze, czekam na ruch prawników
Moim zdaniem czekanie na koniec obowiązywania przepisów w tym wypadku jest ślepą uliczką. Niby dlaczego, mam nie przejąć jednego z pierwszych roczników zarządzeń, w którym jest decyzja o zakazie palenia w budynku?
Uważam, że wyższym dobrem jest zabezpieczenie kompletu dokumentacji w AZ, niż oczekiwanie na zmianę adresu lub rozwiązanie jednostki.
Naturalnie to tylko mój punkt widzenia. Znam opinie, że sprawę zarządzenia należy zakończyć dopiero w momencie utracenia mocy prawnej. Myślę, że przechodząc na elektroniczne zarządzanie dokumentacją odejdziemy od tego pomysłu. Trudno mi sobie wyobrazić, że moi prawnicy będą mieli setki niezakończonych spraw na kontach, bo tu nie minął termin gwarancji wynikających z umowy, a tam ważność zarządzenia.

Zgodnie z zapisem ik przejmujemy  sprawy zakończone. Obowiązujące zarządzenie nie jest zakończona sprawa. Watpliwosc raczej mam w kwestii terminu. Jeśli w tym roku zostało uchylone to Zgodnie z zapisem ik powinnam przyjąć na stan archiwum po 2 latach  od zakończenia. Czy jestem już w totalnym błędzie?