Archiwizacja zarządzeń

[gtrafalski]

Jeżeli chodzi o terminy to masz rację. Zgodnie z zapisami IK (tu bywają różne).
Trochę przewrotnie- Ale dlaczego nie jest zakończona? Prawnicy zrobili robotę, zrealizowali sprawę. To dlaczego ma "wisieć" u nich na kontach? To nawet w systemie papierowym - mam mieć w AZ luki w rocznikach zarządzeń, bo jakieś jedno, czy dwa zarządzenia nie utraciły mocy? Przy czym oczywiście nie wyobrażam sobie oddawania do AP akt aktywnych zarządzeń.
Sprawa wydawania zarządzenia wygląda mniej więcej tak: Wniosek komórki -> projekt zarządzenia (konsultacje) -> zarządzenie.
I zanim ktoś napisze wiem, że projektowanie zarządzeń można prowadzić we właściwych klasach merytorycznych. Tylko nie zawsze da się wskazać jedną klasę, a czasem zwyczajnie wygodniej jest to zrobić we wspólnym miejscu i mieć wszystkie zarządzenia wspólnie.

[archiwistaug]

Archiwizujesz normalnie do teczek, kiedyś w modzie było oprawianie, przejęłam takie zbiory i moje AP zaakceptowało te tomy bo nie ma możliwości ich rozerwania, ale kolejne zarządzenia robię już normalnie.

U mnie mile widziane oprawione zarządzenia

[Leksandra]

Ja robię tak: teczka (lub księga) zawierająca  Zrządzenia ma symbol 0050 i są do niej wpinane po kolei wszystkie zarządzenia. Posiadają one jedynie nr zarządzenia i datę podpisania, nie ma na nich naniesionego znaku sprawy.  Jest to po prostu zbiór wszystkich zarządzeń uchwalonych przez Burmistrza i jest to dokumentacja nie tworząca sprawy tylko jednorodna, narastająca masowo dokumentacja wewnętrzna, przyporządkowana do klasy rzeczowej,  o wieczystym okresie przechowywania

Sprawa wydawania zarządzenia wygląda mniej więcej tak: Wniosek komórki -> projekt zarządzenia (konsultacje) -> zarządzenie.
I zanim ktoś napisze wiem, że projektowanie zarządzeń można prowadzić we właściwych klasach merytorycznych. Tylko nie zawsze da się wskazać jedną klasę, a czasem zwyczajnie wygodniej jest to zrobić we wspólnym miejscu i mieć wszystkie zarządzenia wspólnie.

No właśnie: sprawą jest sama procedura uchwalenia zarządzenia tj. wniosek, projekty, konsultacje, uzgodnienia zmiany, notatki z poprawek, kolejne projekty przed poprawkami i po poprawkach etc etc. Sprawa kończy się  podpisaną wersją zarządzenia - i to jest data zakończenia sprawy. Sprawą jest uchwalenie zarządzenia i od tej daty liczy się okres przechowywania w komórce do momentu przekazania do archiwum zakładowego

Teczki z tego rodzaju dokumentacją są przechowywane w  komórkach  których w zakresie działania znajduje się problematyka podlegająca regulacji danego zarządzenia, i mają tytuł ,,wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw .......... (również kategoria A) 

Szanowni Państwo jeżeli będziemy czekać na czas w którym zarządzenie przestanie obowiązywać, by je przekazać do az, to  należałoby takie postępowanie stosować także np. co do uchwał Rady Miasta, i doprowadzi to do sytuacji, że nigdy nie trafią one do archiwum zakładowego, a w następstwie do do archiwum państwowego, bo tak statut miasta, herb czy jakieś wieloletnie plany będą obowiązywać dłużej niż nam się wydaje.

[Leksandra]

Dzień dobry,
mam pytanie odnośnie archiwizacji zarządzeń. Mam przyjac na stan archiwum zakładowego zarządzenia wewnętrzne od 1994 roku. Zbiór zarządzeń jest niekompletny, brakuje niemalże w każdym roku kilku zarządzeń. Komórka przekazującą podjęła próbę skompletowania szukając zarządzeń w innych komórkach ale mimo wszystko są braki. Nie był prowadzony wykaz/rejestr zarządzeń.
Czy w takiej sytuacji mogę poprosić o włączenie notatek do teczek aktowych opisujących i wyjaśniających sytuacje. Mniej więcej, żeby była zawarta informacja o brakach, podjętej probie skompletowania i w związku z brakiem wykazu, że nie można jednoznacznie ustalić czy braki są wynikiem błędów w numeracji czy po prostu zagubienia.

Ratować co się da, żeby reszta nie poginęła. Niech komórka przygotuje te materiały zgodnie z przepisami, nie zaszkodzi do spisu zdawczo-odbiorczego dołączyć notatkę, że nie można ustalić przyczyn braku, ale w tym okresie często numeracja się myliła, albo zarządzenia trafiały do dokumentacji komórek merytorycznych. Na pewno trzeba je jak najszybciej zabezpieczyć.