Witam, od grudnia zostałam przyjęta do pracy w spółce samorządowej w charakterze archiwisty, do ogarnięcie całego bałaganu. Zapewne jeszcze nie raz będę prosić Was o radę.

Teraz chciałam zapytać o pieczęć wpływu - odnotować wpływ trzeba na każdej przesyłce, to jasne, ale. Często wpływają do nas umowy i inne ważne pisma, na których nieestetycznie jest przybić pieczęć wpływu, a pisma przewodniego brak. Co w takiej sytuacji? Obecnie sekretariat przybija pieczęć wpływu na "żółtej karteczce", którą przykleja do danego pisma. Ale jak wiemy żółte karteczki są ulotne... Jakiś pomysł? Z góry dziękuję!

Możesz zrobić ksero pierwszej strony i tam przybić pieczęć wpływu, jeśli nie chcesz na dodatkowej kartce

Pisma dlatego są "ważne", bo przybija się na nich pieczątkę wpływu. I na odwrót - przybija się pieczątkę dlatego że to są dokumenty istotne dla działania jednostki. Macie instrukcję kancelaryjną? Co w niej stoi na temat przyjmowania korespondencji?

Nie rozumiem dlaczego dokument z pieczątką wpływu może wyglądać nieestetycznie? W przypadkach, gdy postawienie pieczątki wpływu można ją postawić na oddzielnej dołączonej kartce lub na kopercie. Nie wiem czy jest to do końca właściwe, ale spotkałem się z takimi zapisami w IK.

Jeżeli wpływa np. do Was umowa, którą Wy wcześniej podpisaliście i teraz została ona po prostu zwrócona po podpisaniu przez drugą stronę, to proponowałbym nie przybijać pieczątki wpływu na umowę, lecz na kopertę, a kopertę dołączać do akt. W takich sytuacjach instrukcja kancelaryjna powinna przewidywać wyjątki od reguły. Podobna sytuacja wystąpi przy przyjmowaniu w punkcie kancelaryjnym ofert przetargowych. Nie wolno ich przecież otwierać i przybijać pieczątki wpływu (taka praktyka skutkowałaby unieważnieniem przetargu).

Pieczęć wpływu można ewentualnie nanieść na odwrocie dokumentu.

Jestem właśnie na etapie tworzenia przepisów kancelaryjno - archiwalnych, w tym in. kancelaryjnej, stąd moje pytanie. W poprzedniej IK był zapis o dołączaniu metryczki dokumentu (notabene i tak niestosowana przez sekretariat), ale AP słusznie zwróciło uwagę, że coś takiego nie istnieje, co najwyżej metryka sprawy, która wynika z KPA, a nas nie obowiązuje.

Jest kilka rzeczy z którymi będę walczyć, ale widzę, że przybijania pieczęci na niektórych dokumentach nie wyegzekwuję...  Dlatego pytałam czym to można zastąpić.

Nie rozumiem po co wyważać otwarte drzwi? W IK dla jst jest to dobrze i moim zdaniem funkcjonalnie opisane:
par. 17 - gdy otwieramy kopertę przybijamy prezentatę na pierwszej stronie pisma, gdy nie to na kopercie

U nas skopiowaliśmy te rozwiązania, do tego uznajemy, że nie przybija się prezentaty bezpośrednio na umowie i porozumieniu o współpracę. Wówczas pieczątkę wpływu kancelaria przybija na piśmie przewodnim jeśli jest albo na kopercie albo jeśli nie ma innej możliwości na odwrocie ostatniej strony umowy (to się zdarzyło może ze dwa razy). Osobne karteczki odradzam bo to się gubi, odpina itp. W sumie koperta to też problem ale co zrobić...