Cytat: Leksandra w Październik 21, 2025,są to informacje istotne np. do sporządzania planów zagospodarowania przestrzennego, opłat planistycznych, innych roszczeń
a poza tym, lepiej wiedzieć co ma się dziać lub działo w gminie.

 to dotyczyło komórek w tym samym urzędzie, a w tworzeniu dokumentacji i załatwianiu spraw nie ma rożnicy czy jest to mała, duża, wiejska gmina - zadania są takie same, tylko różnią się ilością dokumentów do przechowywania

Niewiele z tego ogarniam, choć wiem o co Pani chodzi. Mi chodzi o taką sytuację:
Dostajemy dokument do wiadomości z gminy oddalonej o 300 km, z prośbą o opinię o planowaniu zmian w planie zagospodarowania przestrzennego. Nic na ten temat nie wiemy. Owszem kiedyś mailowo zapytaliśmy czy mają i jak się sprawdza jakiś sprzęt, i pewnie wtedy wpadło to na listę adresową i taka prośba wpłynęła do nas "z automatu", bo co my możemy wiedzieć na ten temat. Więc grzecznie odpowiadamy, że nie jesteśmy w stanie wydać opinii, bo nie znamy sprawy. Oczywiście brak odpowiedzi.... no i co mamy zrobić z tym dokumentem. Albo z innymi tego typu, jak np. powiadomienie (do wiadomości), że przez naszą gminę przejdzie pielgrzymka...

Chyba wszyscy mają ten sam problem, włącznie z ustawodawcą i producentami oprogramowania. Ja póki co przy wdrażaniu ezd zalecam pracownikom typowanie do elektronicznego prowadzenia tych klas z kategorią A i powyżej 10 lat. Liczę, że do tego czasu coś drgnie w przepisach

Poprawiać to poprawiać, też żmudna praca, która robiłem po zmianie siedziby, ale przesuwaj te akta wedle kolejności po brakowaniach czy właśnie przekazaniu....

Jeżeli jest spis to możesz nanieść poprawkę z nową kategorią, a przy okazji sprawdzić bo często stare spisy są błędnie pisane i wtedy robisz nowe już poprawnie ale stare też zostawiasz pod nowymi w ramach ciekawostki ja tak robię

Ciekawe co w wypadku, gdy przekazujesz do AP, załóżmy 4 takie pudła i robi się miejsce, na które układasz te nowe akta bo ja nie wyobrażam sobie przepisywać i poprawiać kolejnych spisów bo miejsce przechowywania się zmienia?
Masz na spisie konkretny regał i po tym znajdujesz a mało ważne jest czy on jest po tym czy po tamtym, ważne żeby było do odnalezienia, według mnie...

Ja skreślam starą kategorię na spisie i stawiam parafę. Czasem, jeżeli potrzebuję wiedzieć z czego wynika zmiana piszę notatkę do spisu. W tej sytuacji bym tego nie robił.

To ciekawe... Pytanie co masz zapisane w Instrukcji archiwalnej. Jeśli nic tam nie znajdujesz to poproś o podstawę prawną. Czasem pracownicy nadzoru, zwłaszcza młodzi, mają oryginalne pomysły. Chcę wierzyć, że płyną one z dobrej woli.
Koniecznie podziel się co powiedział kontroler.

Jak w praktyce powinna wyglądać zmiana lat przechowywania akt? Znalazłam stare listy płac z roku 85, które miały kat. B12, teraz oczywiście jest to B50. Czy wystarczy, że naniosę na spis swoją adnotację o zmianie lat i takiego samego zapisu dokonam na teczce? Czy inaczej praktykujecie?

Właśnie trwa u mnie kontrola. Pan sugeruje, że powinnam mieć poukładane zgodnie z numeracją spisów ale z podziałem na wszystkie kat. i najlepiej jeszcze na referaty urzędu.
Dzięki za odpowiedzi

Ad. 2 może nie wyraziłem się wystarczająco precyzyjnie. Po reorganizacji zainicjowałem archiwizację akt spraw, które okazały się być w toku. Czemu ktoś je zakończył - nie wiem.

Za to wiem, już, że do czasu przebudowy modułu archiwalnego niewiele da się z tym zrobić.