Hej. W naszej jednostce mamy coachów wewnętrznych, którzy na wniosek prowadzą z pracownikiem coaching. Cały proces kończy protokół, gdzie znajdują się dane m. in. informacje o celach i efektach.Są to dokumenty dość delikatne, że tak powiem. Moje pytanie - czy to podlega normalnie archiwizacji? Cała sprawa powinna byc odzwieciedlona w systemie? (sprawa elektroniczna) Oczywiście mamy zabezpieczenia typu kłódka, ale i tak są wątpliwości, bo w naszym systemie sprawę o szczególnej ochronie widzą osoby na ścieżce dekretacji (kierownik/dyrektor), a tych dokumentów - zgodnie z wewn. ustaleniami - nie powinni (coaching dot. tylko pracownika i wiedza o całym procesie, w sensie dokumentów, powinna zostac między pracownikiem a coachem). Co z archiwizacją? Wątpliwości dot. nawet tego, że dokumenty zobaczą archiwiści..

Cześć. Do ADE będą przekazane tylko sprawy elektroniczne, ale sprawy papierowe odwzorowane w systemie również należy przekazać do modułu archiwum w systemie, bo też tylko w tym miejscu będziemy brakować.

Nam zawsze archiwum mówi, że to data wytworzenia dokumentu, bo ten dokument nie jest z daty kiedy go wam dostarczono, ale z daty kiedy go wytworzono.
Więc u mnie zawsze data wytworzenia dokumentu.

Cześć, jestem tu już jakiś czas gościem, ale jeszcze nic nie pisałam

Jeśli chodzi o archiwizację elektroniczną to:
- paczki archiwalne elektroniczne robimy wyłącznie ze spraw prowadzonych elektronicznie i przekazujemy przez ADE do Archiwum Państwowego.
- sprawy prowadzone pod JRWA tradycyjnym, ale mające swoje odzwierciedlenie w systemie EZD należy archiwizować tradycyjnie: wydrukować wszystkie pisma elektroniczne i umieścić w teczce spraw (która to w sumie powinna być założona przy rozpoczęciu sprawy). Jeśli macie takie sprawy tradycyjnie gdzie 90 % dokumentacji jest elektronicznie to może warto zastanowić się nad przejściem tego JRWA do elektroniki
Rozumiem, że stwierdzenie "sprawy zielone" oznacza, że w Twoim systemie sprawy prowadzone elektronicznie onzaczane są na zielono?

Nie wiem czy pomogłam, ale jakby co służę pomocą.

Cytat: Barsa w Czerwiec 22, 2026,Tak szczerze to nie mając przyzwolenia od swojej dyrekcji i prezesa na to, żeby mocniej cisnąć pracowników o postepowanie zgodnie z instrukcjami zadowalam się "małymi sukcesami" typu coś tam znajdę coś tam w raporcie w EZD i proszę ładnie o poprawienie. Robię szkolenia cykliczne itd. Jak to w urzędzie "trzeba mieć podkładki". Przyjdzie kontrola z archiwum to wtedy zacznie się zabawa, bo zalecenia z zewnątrz niestety lepiej działają i wtedy jakoś się da. Tylko co z tego skoro problemy się tworzy już na starcie a potem trzeba poprawiać a na to nie ma czasu.

Inna sprawa, że jak wreszcie zaczną oddawać akta do archiwum (elektronicznie czy tradycyjnie) to wtedy już nie będzie zmiłuj. Bo ew. poprawki w archiwum to już po stronie archiwisty, a nie zamierzam za kogoś odwalać roboty. Chyba, że dostanę to na piśmie od przełożonych, wtedy mogę sobie siedzieć i "dłubać".

Niestety tak to wygląda. A z jakich raportów w EZD korzystać najlepiej. Mam w jednostce EZD PUW od 2024 roku jako system wspomagający i większość spraw prowadzonych w sposób tradycyjny. Jest kilka wyjatkow I chciałabym podejrzeć czy jest w porządku tylko nie do końca wiem jaki raport pasuje- poza tym dla nich potrzeba specjalnych uprawnień od administratora? 

Tak szczerze to nie mając przyzwolenia od swojej dyrekcji i prezesa na to, żeby mocniej cisnąć pracowników o postepowanie zgodnie z instrukcjami zadowalam się "małymi sukcesami" typu coś tam znajdę coś tam w raporcie w EZD i proszę ładnie o poprawienie. Robię szkolenia cykliczne itd. Jak to w urzędzie "trzeba mieć podkładki". Przyjdzie kontrola z archiwum to wtedy zacznie się zabawa, bo zalecenia z zewnątrz niestety lepiej działają i wtedy jakoś się da. Tylko co z tego skoro problemy się tworzy już na starcie a potem trzeba poprawiać a na to nie ma czasu.

Inna sprawa, że jak wreszcie zaczną oddawać akta do archiwum (elektronicznie czy tradycyjnie) to wtedy już nie będzie zmiłuj. Bo ew. poprawki w archiwum to już po stronie archiwisty, a nie zamierzam za kogoś odwalać roboty. Chyba, że dostanę to na piśmie od przełożonych, wtedy mogę sobie siedzieć i "dłubać".

Chyba trzeba nastawić się psychicznie, że w pewnych instytucjach będzie się mało popularnym pracownikiem...

Również staram się podpowiedzieć ale jestem w ogromnym szoku skala problemów jeśli chodzi o prowadzenie spraw i obiegi dokumentów. Koordynatorem czynności kancelaryjnych zostałam pod przymusem radcy prawnej. Wcześniej nikt u mnie w jednostce nie pełnił tej funkcji. Niestety pojawiają się takie pytania, na które absolutnie niekiedy nie znam odpowiedzi. Do tego przeraża mnie, że pracownik merytoryczny oczekuje, że znam jego przepisy prawne na stanowisku i wymyślę rozwiązanie. Często zdarza się, że komórka ma problem z klasyfikacja i jak dobiorę hasło to radca prawną podwaza moje zdanie. Niejednokrotnie kończy się to telefonem do AP, które potwierdza mój wybór ale pracuje się ciężko 

https://www.ifar.pl/index.php/topic,4593.msg30294.html#msg30294

a nie zmieniły się przepisy co do powoływania komisji?

Bardzo dziękuję(sprawa nie jest w EZD).