Witam,
Pytanie do koordynatorów czynności kancelaryjnych: czy w jednostkach, w których pracujecie "musicie" wskazywać jakie dokumenty prowadzący sprawę ma włączyć do teczki aktowej? Pracownik merytoryczny oczekuje, że powiem mu czy płytę z nagraniem video ma również dolaczyc do akt sprawy - bo była wysyłana jako załącznik do odpowiedzi. W  planie mam wskazać art. 6.1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnych oraz zapis z ik co prowadzący sprawę w szczególności dołącza do akt sprawy. Czy to jest w gestii koordynatora żeby wskazywać czy pracownik merytoryczny ma dana dokumentację dołączyć? 
Jak to u Was wygląda?

Cytat: Barsa w Czerwiec 10, 2026,.... aha i ten system spełnia warunki odpowiedniego rozporządzenia, archiwizuje się tam, brakuje, klasyfikuje i kwalifikuje

Na pewno

Raczej jednej kategorii nie wynajdziesz. Trzeba poszukać najbardziej pasującego hasła. Ciężko też coś doradzić bez przejrzenia pism.

To są ogólnie pisma gdzie Wydział Budownictwa udziela różnych informacji dot. dokumentacji budowlanych, wydanych pozwoleń, decyzji itd, tylko w tym problem, że nie widzę numeru z JRWA który by ewentualnie pasował
Widziałam, że niektóre pisma miały numer 0718 kat. B5 (JRWA przed 2011r.) z nowego JRWA nie widzę odpowiedniego numeru...

Czyli rozumieć należy, że data zakończenia sprawy to data wpływu (odpwoiedź, decyzja czy cokolwiek) czyli 2015. Wtedy wpisujesz 2015, a ja dodatkowo ołówkiem piszę na teczce dokładne daty pierwszego i ostatniego pisma.

Cytat: DamianO w Czerwiec 10, 2026,Witam wszystkich forumowiczów. Chciałby się dowiedzieć jaki wpisać na okładce skoroszytu rok ostatniego pisma w teczce aktowej, jeśli to pismo zostało napisane w 2014 roku w innym urzędzie, ale przysłano je do naszej firmy w 2015 roku i taka data widnieje na pieczęci wpływu. Czy będzie to rok 2014 czy 2015?

Jeśli pismo dotyczy sprawy wszczętej w 2014 roku to data końcowa to 2015. Natomiast jeśli pismo rozpoczyna nowa sprawę w 2015 roku to data początkowa to 2014

Cytat: Barsa w Czerwiec 10, 2026,.... aha i ten system spełnia warunki odpowiedniego rozporządzenia, archiwizuje się tam, brakuje, klasyfikuje i kwalifikuje

Jeśli Chodzi o moją sytuację z placami to system dziedzinowy oczywiscie nie ma modułu archiwum i nie zapewnią archiwizacji zgodnie z przepisami 

Witam wszystkich forumowiczów. Chciałby się dowiedzieć jaki wpisać na okładce skoroszytu rok ostatniego pisma w teczce aktowej, jeśli to pismo zostało napisane w 2014 roku w innym urzędzie, ale przysłano je do naszej firmy w 2015 roku i taka data widnieje na pieczęci wpływu. Czy będzie to rok 2014 czy 2015?

Cytatma w systemie dziedzinowym

.... aha i ten system spełnia warunki odpowiedniego rozporządzenia, archiwizuje się tam, brakuje, klasyfikuje i kwalifikuje

Trzeba podzielić teczkę na mniejsze teczki odpowiadające poszczególnym symbolom z JRWA - tak powinno się zrobić... ale
to też zależy od kategorii (oczywiście zdaje sobie sprawę, że nie powinno się tak wartościować dokumentacji, ale piszę nazwijmy to "z praktyki"). Jeżeli wszystko dotyczy B5 i wiemy, że na takie coś AP daje zgodę to wrzucamy wszystko pod jedno hasło i "zgrabnie" opisujemy. Modlimy się też, żeby AP nie sprawdziło tej teczki jeżeli będzie miało wizję robić ekspertyzę, a jak już nawet sprawdzi, żeby to była osoba z AP, która nie ma kija w.... i machnie ręką.

Przerabiałem i układanie kilku metrów "korespondencji", "pismo różnych" na 20 symboli, jak i "machanie ręką", ale słyszałem też o nieprzyjemnej sytuacji na ekspertyzie - także każdy ma wybór