Taką ekspertyzę można zainicjować wnioskiem o którym mowa w §2 ust. 2 Rozporządzenia z 2015 r. Poniżej dla przykładu wyciąg z mojego wniosku z ubiegłego roku:

w związku z wątpliwościami z zakresie kwalifikacji części akt dot. [...], na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246 – t.j.), zwracam się z wnioskiem o wydanie opinii w zakresie kwalifikacji dokumentacji:

1. nazwa organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o opinię: [...];

2. nazwa organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja ma podlegać kwalifikacji na podstawie opinii: [...];

3. charakterystyka dokumentacji poprzez określenie jej rodzajów, typów oraz tematyki: [...];

4. informacja o rocznych datach skrajnych wytworzonej dokumentacji: 
[...];

5. dotychczasowa podstawa kwalifikowania lub informacja o jej braku: [...].

Załączniki:
1. Spis dokumentacji podlegającej kwalifikacji na podstawie opinii, obejmujący: ... pozycji, ... jednostki, ... mb – plik .xls

link do wzoru spisu: https://www.szybkiplik.pl/4z58emVx24

Wysyłałam w zeszłym miesiącu wniosek o ekspertyzę, akt znajdujących się w az, nigdy nie zweryfikowanych itd. Co prawda akta osobowe ale myślę, że podobna procedura. Poniżej mój wniosek.
W rubryce sygnatura/znak teczki pisałam - brak.

Znak sprawy: AU.1632. ... .2026                                     Data pisma: 02.04.2026

 
    Działając na podstawie § 9 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.  w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246) zwracam się z prośbą o dokonanie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej, ujętej w załączonym spisie, której okres przechowywania minął, opatrzonej kategorią archiwalną ,,BE".
         Dokumentacja niearchiwalna obejmująca akta osobowe została odziedziczona w następstwie przejęcia przez jednostkę organizacyjną części dokumentacji wytworzonej przez Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej w ... i obejmuje lata 1955-1959. Jest to  dokumentacja aktowa, której rozmiar wynosi: 0,01 mb, 2 j.a.
   Oświadczam, że upłynął okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz, że utraciła ona znaczenie  - w tym wartość dowodową  - dla Urzędu Miasta ... .

Dzień dobry, bardzo proszę o pomoc w sprawie zgłoszenia dokumentacji pod ekspertyzę wartościującą, może macie Państwo już w tej sprawie doświadczenie:

1. Na stanie archiwum mam dokumentację USC z lat 1970-1997, w większości nie zewidencjonowana a ta zewidencjonowana ( tylko 8 pozycji) jest błędnie zakwalifikowana jako kategoria B50 a nawet A gdzie znajdują się tam mało wartościowe rzeczy które podlegały by pod tak długi okres przechowywania. Dokumentacja właściwa jest odłożona do akt zbiorowych. W zaleceniach pokontrolnych mam że powyższą dokumentację jak i jej podobną należy zgłosić do ekspertyzy w celu oceny jej wartości archiwalnej. Jak to zrobić.
2. Dokumentacje niezewidencjonowaną nie mogę przyjąć w chwili obecnej na stan archiwum na spisie zdawczo odbiorczym gdyż błędnie są zakwalifikowane. Wydaje mi się że po ekspertyzie wartościującej dopiero tworze spis zdawczo odbiorczy i przyjmuję na stan. No chyba że się mylę?
3. Jak stworzyć spis który będę dołączała do wniosku. Co wpisać w miejsce sygnatury w przypadku dokumentacji niezewidencjonowanej? W tytule z pełnego hasła klasyfikacyjnego podaje opis który znajduje się na teczce, daty roczne, liczba jednostek, a w przypadku kategorii archiwalnej podaje symbol BE bez dodawania liczb arabskich? Natomiast w uwagach opisać zawartość teczki i podać kategorię po przekwalifikowaniu?

Bardzo proszę o pomoc, rozmawiałam już wielokrotnie z Archiwum Państwowym ale za każdym razem słyszę inna odpowiedź która zaprzecza poprzedniej. Może ktoś poratuje wzorem żebym mogła się posiłkować i może ktoś z Państwa ma jakieś wskazówki ze swojego doświadczenia bo już zgłupiałam i kompletnie nie wiem jak za to się zabrać.

Dzień dobry, bardzo proszę o pomoc w sprawie zgłoszenia dokumentacji pod ekspertyzę wartościującą, może macie Państwo już w tej sprawie doświadczenie:

1. Na stanie archiwum mam dokumentację USC z lat 1970-1997, w większości nie zewidencjonowana a ta zewidencjonowana ( tylko 8 pozycji) jest błędnie zakwalifikowana jako kategoria B50 a nawet A gdzie znajdują się tam mało wartościowe rzeczy które podlegały by pod tak długi okres przechowywania. Dokumentacja właściwa jest odłożona do akt zbiorowych. W zaleceniach pokontrolnych mam że powyższą dokumentację jak i jej podobną należy zgłosić do ekspertyzy w celu oceny jej wartości archiwalnej. Jak to zrobić. 
2. Dokumentacje niezewidencjonowaną nie mogę przyjąć w chwili obecnej na stan archiwum na spisie zdawczo odbiorczym gdyż błędnie są zakwalifikowane. Wydaje mi się że po ekspertyzie wartościującej dopiero tworze spis zdawczo odbiorczy i przyjmuję na stan. No chyba że się mylę?
3. Jak stworzyć spis który będę dołączała do wniosku. Co wpisać w miejsce sygnatury w przypadku dokumentacji niezewidencjonowanej? W tytule z pełnego hasła klasyfikacyjnego podaje opis który znajduje się na teczce, daty roczne, liczba jednostek, a w przypadku kategorii archiwalnej podaje symbol BE bez dodawania liczb arabskich? Natomiast w uwagach opisać zawartość teczki i podać kategorię po przekwalifikowaniu?

Bardzo proszę o pomoc, rozmawiałam już wielokrotnie z Archiwum Państwowym ale za każdym razem słyszę inna odpowiedź która zaprzecza poprzedniej. Może ktoś poratuje wzorem żebym mogła się posiłkować i może ktoś z Państwa ma jakieś wskazówki ze swojego doświadczenia bo już zgłupiałam i kompletnie nie wiem jak za to się zabrać.
 

Dzień dobry, czy mógłby ktoś podpowiedzieć pod jakie jrwa dla Starostwa  dopasować sprawozdania z pomocy obywatelom Ukrainy, dokumentacje dot. ich zakwaterowania, orzeczenia, 550+. I druga sprawa informacje o udzielonych umorzeniach niepodatkowych należności budżetowych, też pod jakie jrwa dopasować.  Z góry dziękuję za pomoc

Cytat: Sylwia S w Styczeń 18, 2026,daty skrajne czyli rozumiem daty pierwszego i ostatniego pisma znajdującego się w aktach to jak się to ma do daty zakończenia sprawy (np. daty wyroku) od, której liczy się okres przechowywania akt w archiwum?
Czy może coś pomieszałam? Gdzie wpisujecie daty zakończenia sprawy?

Niestety z sądownictwem powszechnym nie ma tak łatwo. W moim przekonaniu w powyższej kwestii wchodzimy już na grunt metodyki szczegółowej i w przypadku przekazywania akt spraw sądowych datą skrajną końcową na spisie zdawczo-odbiorczym powinna być data, od której liczy się okres przechowywania. Datą końcową będzie więc w najlepszym wypadku data prawomocności orzeczenia końcowego (nie mylić z datą orzeczenia końcowego), a w najgorszym data wykonania takiego orzeczenia. W tym momencie robi się oczywiście stromiej pod górę. O ile w pionie cywilnym wykonaniem orzeczenia będzie uiszczenie kosztów postępowania, wypłata wynagrodzenia pełnomocników z urzędu etc., tak w przypadku pionu karnego postępowanie wykonawcze jest bardziej rozbudowane i trwa dłużej, ustalamy więc datę ostatniej wykonanej czynności sądowej związanej z wykonaniem orzeczenia.

W tym miejscu mamy już poważniejsze komplikacje. Nie znam praktyki we wszystkich sądach, ale podejrzewam, że w większości z nich postępowanie wykonawcze w sprawach karnych dokumentuje się w odrębnych, zastępczych akta wykonawczych, natomiast akta główne sprawy przekazuje się do archiwum zakładowego niezależnie od postępowania wykonawczego i przed jego zakończeniem (jeżeli przepisowo przejmujecie akta karne do archiwów zakładowych po zakończeniu całego postępowania wykonawczego to muszę Wam pogratulować, ale nie wiem, czy to jest możliwe w większych sądach). 

Wracając jednak do kwestii dat skrajnych, na potwierdzenie powyższego zacytuje zarządzenie Dyrektora NDAP w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania zespołów archiwalnych sądów, które obowiązuje w archiwach państwowych:

CytatDaty skrajne jednostki wyznaczają: data najwcześniejszego pisma (w przypadku akt spraw sądowych jest to data wpływu pisma wszczynającego sprawę, np. pozwu, zażalenia, skargi, aktu oskarżenia) i data ostatniego pisma w jednostce (w przypadku akt spraw sądowych data ostatniego pisma dotyczącego merytorycznego postępowania w sprawie, np. informacji o wykonaniu postanowienia, decyzji, wyroku sądu, wykonaniu kary itp.). Daty załączników i zapisków kancelaryjnych (np. informacji o wypożyczeniu akt, sporządzeniu kopii, odpisów, wyciągów) nie mają wpływu na datację jednostki.

2342 Rozliczenia czasu pracy B5

Kategoria czy klasa JRWA? Jeśli masz w JRWA hasło dot. absencji, to bym optowała za tym.

Dzień dobry,
Chciałabym się zapytać jak archiwizować książki/ewidencje wyjść służbowych i prywatnych pracowników. Od razu wspomnę, że nie są zakładane na rok, tylko "na ile starczy". Czy w ogóle zależy to archiwizować? Jaka to by była kategoria akt?
Bardzo dziękuję za wszelką pomoc.

Cytat: mia w Kwiecień 17, 2026,Witam, czy prawidłowym zapisem w spisie z/d jest zapis 1 teczka mimo, że składa się z 5 tomów?

Można w tyle dać info, że "tomy 1-5". W samym spisie z-o raczej jest nazwa kolumny "liczba teczek" i tutaj tylko w kat. B jest więcej niż 1, ale to tez musi być po prostu więcej teczek niż 1