Witam wszystkich, mam pytanie odnośnie KSeF. Zajmuję się składnicą akt w moim zakładzie pracy (biblioteka). Czynności kancelaryjne wykonywane są u nas w systemie tradycyjnym. Czy w związku z KSeF i "pojawieniem" się faktur elektronicznych powinnam uaktualnić Instrukcję Kancelaryjną i JRWA? W JRWA faktury ujmowane są w "Dokumentach księgowych". Czy tam przy okresie przechowywania umieścić uwagę np. że faktury ustrukturyzowane przechowywane są w systemie KSeF 10 lat? Zupełnie nie wiem natomiast jaki zapis zrobić w Instrukcji Kancelaryjnej. Może wystarczy nanieść zmiany tylko w Regulaminie Obiegu Dokumentów?

Pozdrawiam   

Był taki wątek:

https://www.ifar.pl/index.php?topic=4758.0

Dzień dobry

Mam do Was pytanko.
Osoba z zewnątrz chce aby udostępnić jej kopertę dowodową osoby zmarłej  w 2010. Koperta jest u nas w urzędzie gminy w archiwum zakładowym. Jak wygląda cala procedura? Jakiś wniosek? Może macie przykładowy wniosek? Opłata? I co wtedy kseruje tej osobie dokumentację? Nie miałam nigdy takiego przypadku

Z góry dziękuję za pomoc

Ja postąpiłabym jak wyżej a na opisie teczki, obok prawidłowego hasła z wykazu akt, wpisałabym też to używane do tej pory przez komórkę.

Moim zdaniem, każda okazja jest dobra do tego, żeby zacząć robić poprawnie.
Ja bym zrobił tak:
- stare błędne papierowe sprawy przejąłbym tak jak są do AZ po upływie terminów przechowywania.
- nowe elektroniczne już będą poprawnie.
Nic bym nie przeklasyfikowywał (w sensie działania na spisach spraw). Jedyne nad czym bym się zastanowił to tytuł teczki. Tutaj jeżeli błąd byłby poważny rozważyłbym nadanie bardzie poprawnego tytułu teczce.

Chodzi o zmianę znakowani pism przez komórkę organizacyjną w trakcie roku. Że to było błędne hasło a od przyszłego miesiąca chcą te sprawy pod innym, bardzij właściwym hasłem.

Na spisie wpisujesz taki numer jaki był nadawany.
Jeżeli hasło po zmianie zgadza się z zawartością to wcześniej się nie zgadzało czy teraz się nie zgadza?

Mam wątpliwości czy zmiana przez komórkę organizacyjną klasy z JRWA pod którą rejestrowano pisma jest właściwa. Co należałoby ewentualnie napisać w starym spisie spraw (część spraw  już poszła)?Dodam jeszcze, że chodzi o zmianę klasy prowadzonej papierowo na klasę prowadzoną elektronicznie.

Cytat: gtrafalski w Styczeń 28, 2026,Tak. Teoretycznie tak. Należy przygotować wniosek na brakowanie. Ale ja bym najpierw skonsultował z AP, czy przypadkiem nie chcą tego w kat. A

Dzięki za odpowiedź. Moje AP kazało przygotować wniosek na brakowanie.
Nie wspomnieli o kat A (na szczęście), przynajmniej na razie.

Tak. Teoretycznie tak. Należy przygotować wniosek na brakowanie. Ale ja bym najpierw skonsultował z AP, czy przypadkiem nie chcą tego w kat. A