A jak w takim programie jest z kwestią brakowania tych faktur w przyszłości? Czy program wytypuje już przedawnione faktury, czy samemu trzeba je wyszukać?

U nas wyłączyliśmy zarządzeniem faktury z obiegu w EZD ponieważ mamy program do obiegu faktur i jest on zintegrowany z KSeF. Cały obieg (opisy faktur) odbywa się w tym programie i nikt już niczego nie drukuje. Archiwizowane w formie papierowej są tylko te faktury, które dostarczone są jeszcze papierowo oraz paragony.
Producent oprogramowania zrobił wielkie oczy, kiedy zapytaliśmy jak zgrać faktury z KSeF na nośnik, żeby ich nie drukować a zgodnie z JRWA i przepisami oddać do archiwum. Stwierdził, że one są integralną częścią całej bazy i nie nagrywa się ich do archiwizacji. Księgowość więc stwierdziła, że w takim razie skoro się informatyzujemy to nie będziemy robić papierowych KSefów, stąd to wyłączenie z obiegu EZD.
Myślę, że archiwa państwowe mają dokładnie ten sam problem
Znów się okazuje, że technologia poszła dużo dalej niż przepisy.

Dokumentacja w tych teczkach to są sprawy tzn. cała teczka spraw, nie ma tak, że jedna teczka jest jedna sprawą. Jest to u nas kategoria BE.

Właśnie u mnie ten sam problem  mamy obieg papierowy i wspomagające EZD.
KSeF wpada na sekretariat tutaj dekretacja potem jest przekazany do działu administracyjnego (opis FV) udostępniany na administrację, żeby dołączyć do sprawy a następnie administracja przekazuje do działu finansowego.

Cytat: lukas_drill w Maj 07, 2026,witam,
od jakiegoś czasu archiwizuję projekty unijne, więc coś mogę podpowiedzieć.
Tak jak Pani pisała, całość wnioskowania oraz realizacja idzie do kat. A, wg. JRWA.
Merytoryczna część dokumentacji jest klasyfikowana wg. klas w JRWA. Jeśli ma Pani na myśli jakieś dofinansowanie do np. szkoleń nauczycieli, to w grupie odnośnie szkolnictwa i nauczycieli powinna Pani znaleźć odpowiednie hasło (np. 4471 z JRWA z 2011r).i tam umieścić akta. Jeśli np. z programu były pieniądze na dodatkowe zajęcia dla dzieci to można np. dać 4453 i tam całość akt. Jeśli dofinansowane były np. szkolenia pracowników urzędu to 2403 byłby odpowiedni... itp., itd.
Kiedyś było takie dofinansowanie dla szkół do jakichś zajęć i przed przystąpieniem do programu robione były analizy w każdej szkole, które pokazywały czy to warto robić czy nie. To takie analizy dałem akurat do 065 albo 066 (nie pamiętam).
Podsumowując, cały projekt unijny to taki zbiór różnych teczek/segregatorów, ułożonych najlepiej chyba wg. klas z JRWA (albo chronologicznie, wg. przebiegu...), składający się z akt o różnej kategorii i trzymany razem (przynajmniej ja tak robię), a okres przechowywania poszczególnych teczek liczony jest od daty wskazanej w umowie/projekcie. Regularnie więc można wnioskować o brakowanie poszczególnych teczek, aż zostanie tylko kat. A i to pójdzie do AP...
pozdrawiam

Hmm nie znam się, ale nasuwa się pytanie: czym się różnią dokumenty realizacji kat. A od merytorycznych kat. B? Jeśli organizowane są szkolenia, tak jak w Twoim przykładzie, czy to m.in. nie jest realizacja? Widzę tu sprzeczność...

witam,
od jakiegoś czasu archiwizuję projekty unijne, więc coś mogę podpowiedzieć.
Tak jak Pani pisała, całość wnioskowania oraz realizacja idzie do kat. A, wg. JRWA.
Merytoryczna część dokumentacji jest klasyfikowana wg. klas w JRWA. Jeśli ma Pani na myśli jakieś dofinansowanie do np. szkoleń nauczycieli, to w grupie odnośnie szkolnictwa i nauczycieli powinna Pani znaleźć odpowiednie hasło (np. 4471 z JRWA z 2011r).i tam umieścić akta. Jeśli np. z programu były pieniądze na dodatkowe zajęcia dla dzieci to można np. dać 4453 i tam całość akt. Jeśli dofinansowane były np. szkolenia pracowników urzędu to 2403 byłby odpowiedni... itp., itd.
Kiedyś było takie dofinansowanie dla szkół do jakichś zajęć i przed przystąpieniem do programu robione były analizy w każdej szkole, które pokazywały czy to warto robić czy nie. To takie analizy dałem akurat do 065 albo 066 (nie pamiętam).
Podsumowując, cały projekt unijny to taki zbiór różnych teczek/segregatorów, ułożonych najlepiej chyba wg. klas z JRWA (albo chronologicznie, wg. przebiegu...), składający się z akt o różnej kategorii i trzymany razem (przynajmniej ja tak robię), a okres przechowywania poszczególnych teczek liczony jest od daty wskazanej w umowie/projekcie. Regularnie więc można wnioskować o brakowanie poszczególnych teczek, aż zostanie tylko kat. A i to pójdzie do AP...
pozdrawiam

Cytat: liteona w Maj 06, 2026,Ja póki co porządkowałam materiały z tej kategorii (tzn. stary numer ze spisu 0052) do 2007 r. i robiłam spisy ale otrzymałam z wydziału same protokoły (z zawiadomieniami i listami obecności), więc zrobiłam spis protokołów a w uwagach wpisałam co jest w ramach tego protokołu. Nowszych jeszcze nie doznałam zaszczytu    ale jak odziedziczę zapewne tak samo będę robić spis tego co się znajduje w teczce.

Rozumiem, dzięki za wskazówkę

Ja póki co porządkowałam materiały z tej kategorii (tzn. stary numer ze spisu 0052) do 2007 r. i robiłam spisy ale otrzymałam z wydziału same protokoły (z zawiadomieniami i listami obecności), więc zrobiłam spis protokołów a w uwagach wpisałam co jest w ramach tego protokołu. Nowszych jeszcze nie doznałam zaszczytu    ale jak odziedziczę zapewne tak samo będę robić spis tego co się znajduje w teczce.

Piszę pod tym wątkiem. Chodzi mi o to czy w teczkach z dokumentacją dot. sesji rady gminy (symbol 0002) należy stosować spisy spraw. A jeśli tak, to w jaki sposób miałyby być prowadzone?

Witam.
Potrzebuje pomocy odnośnie uporządkowania projektów unijnych- według zarządzenia NDAP w sprawie wartościowania dokumentacji programów  finansowych z funduszy europejskich do kat. A należy zakwalifikować wszystkie zagadnienia wymienione w pkt. II.6 , pozostałe akta spraw( dokumenty) , które nie są bezpośrednio związane z pozyskiwaniem środków i ich rozliczeniem , tylko konkretnym już działaniem ,realizacja zadań za te środki, należy nadać kategorie archiwalne odpowiednie dla konkretnych klas rzeczowych z wykazu akt i mam na przykład potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych, listy obecności na warsztatach, kilkanaście segregatorów ze szkołami biorącymi udział w projekcie - pod jaka klasę to zakwalifikować?
z góry dziękuję