Na teczce wpisujesz daty skrajne dokumentów. Ja piszę pod roczną datą w nawiasie dzień miesiąc i rok.
Na spisie wpisujesz kategorie, które obowiązują tę daną teczkę i od której liczy się okres przechowywania.

Zgodnie z zasadą wszystko przed 1990 rokiem należy przekazać do Archiwum Państwowego - ja zadzwoniłabym z pytaniem czy dzienniki korespondencji też ich interesują
We wniosku na brakowanie powołujesz się na wszystkie rozporządzenia, które przez te lata obowiązywały.
Wpisujesz najpóźniej obowiązującą kategorię i numer z wykazu akt a w uwagach wpisujesz jaka była w poprzednich latach (jeżeli się różnią). oraz oczywiście co zawiera ta dokumentacja.
Jak AP coś będzie chciało uściślić to odpowiedzą na piśmie, nie obcinają od razu głowy
Archiwum wymaga cierpliwości

Zgodnie z zasadą wszystko przed 1990 rokiem należy przekazać do Archiwum Państwowego - ja zadzwoniłabym z pytaniem czy dzienniki korespondencji też ich interesują
We wniosku na brakowanie powołujesz się na wszystkie rozporządzenia, które przez te lata obowiązywały.
Wpisujesz najpóźniej obowiązującą kategorię i numer z wykazu akt a w uwagach wpisujesz jaka była w poprzednich latach (jeżeli się różnią). oraz oczywiście co zawiera ta dokumentacja.
Jak AP coś będzie chciało uściślić to odpowiedzą na piśmie, nie obcinają od razu głowy

Większość tych powielonych numerów spisów, to Ci sami aktotwórcy. Porobię to na nowo z adnotacją o starym numerze spisu, jeśli w ogóle był nadany i informacją, że spis powstał w wyniku  porządkowania magazynu i braku bądź pomyłce w numeracji. Podpiszę się tylko ja z aktualną datą. Bo niektóre to naprawdę stare spisy- sprzed 20 lat. I jest jeszcze dużo starych spisów w ogóle bez numeru.  Mam nadzieję, że nie ściągnę na siebie ,gniewu' archiwum.

Bym robił od nowa, no nie może być dwóch spisów o tych samych numerach. Chyba, że to inni aktotwórcy....

Stworzyć nowy wykaz spisów z-o, tam też śmiało można dodać kolumnę uwagi i tam wpisać dawne numeracje itp. Czy to się przyda, na pewno na etapie zmian tak, potem już może nie...

Dziękuję za odzew. Czyli stworzyć nowy spis i nadać mu kolejny numer spisu: przykładowo spis nr 350 z 19.01.2026- poprzedni numer spisu 1/03?             A te powielone numery spisów też od nowa zrobić czy poprzenosić na kolejny wolny numer? Mam na przykład 3 spisy 290 i wiele innych podobnie ponumerowanych.

Rób wszystko od początku, albo od momentu gdzie zaczyna się to wszystko co robiono wcześniej wykrzaczać. Tylko w uwagach pisz adnotacje, że dawny numer spisy to...

Dzień dobry. Porządkując zaniedbane archiwum zakładowe po moim poprzedniku natknęłam się na masę spisów zdawczo-odbiorczych albo bez numeru albo z numerem przykładowo 1/03, 2/03. Są to stare spisy-niektóre nawet z roku 2003 i co gorsza dużo z nich to spisy materiałów archiwalnych. Czy dopuszczalne jest przeniesienie numeru spisu i nadanie mu kolejnego numeru z wykazu, który również staram się uzupełniać? Poprzednik czasem nadawał numery, czasem nie nadawał, czasem nadawał ten sam numer trzem spisom. Proszę o porady, bo na każdym kroku przy porządkowaniu napotykam tego typu problemy.

Dzień dobry

Mam pytanie odnośnie dat skrajnych oraz dat kończących sprawę.

W Zarządzeniu MS z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej:
§ 559.3 Każda pozycja spisu zdawczo-odbiorczego powinna zawierać:
4) daty skrajne;

Jeśli w spisach zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego należy wpisywać daty skrajne czyli rozumiem daty pierwszego i ostatniego pisma znajdującego się w aktach to jak się to ma do daty zakończenia sprawy (np. daty wyroku) od, której liczy się okres przechowywania akt w archiwum?
Czy może coś pomieszałam? Gdzie wpisujecie daty zakończenia sprawy?

Pozdrawiam 

Dzień dobry. Przejęłam niedawno  obowiązki w archiwum zakładowym urzędu gminy i miasta. Jestem osobą początkującą w tym temacie.  Archiwum jest w stanie dosyć zaniedbanym. Kolega, który zajmował się tym od 2022 roku niestety zostawił mnie z masą problemów. Otóż w roku 2022 utworzył kilka spraw odnośnie brakowanie, zrobił spis dokumentacji niearchiwalnej i uzyskał zgody kierowników. Następnie kolejno w latach 2023, 2024 i 2025 utworzył następne sprawy odnośnie brakowania- zrobił spis dokumentacji niearchiwalnej i również uzyskał zgody kierowników. W każdym roku utworzył kilka lub kilkanaście takich spraw. Natomiast w roku 2025 utworzył kolejne jeszcze sprawy, które to są połączeniem spraw z lat wcześniejszych. Po prostu sprawy z 2022, 2023, 2024 i 2025 pomieszał i połączył w 2025 roku w kolejne sprawy. Zrobił to myląc numery spisów i wpisując błędne ilości. I takie wnioski z nowymi numerami spraw w 2025 roku wysłał do AP z prośbą o zgodę na brakowanie. Problem w tym, że na część tych wniosków AP wydało zgodę na brakowanie. Proszę o poradę doświadczonych forumowiczów, co z tym teraz zrobić. Chociaż zdaję sobie sprawę, że nie obejdzie się bez konsultacji z moim AP. Strasznie ciężko było mi odszyfrować które sprawy tak pociął i wymixiwał. Jak wybrnąć z tej sytuacji, kiedy numery spisów i ilości są pomylone, a sprawy tak wymieszane?