Adda, poniekąd dyrekcja ma rację: instrukcja kancelaryjna jest ogólna, ale taka ma być - NDAP zwraca uwagę na to, by raczej trzymać się ich wytycznych. Przeszłam przez tę trudną drogę w ub. roku.
Natomiast wszystko, co nie jest zapisane w IK, a jest ważne, normujesz procedurą wewnętrzną, która zacznie obowiązywać na mocy np. zarządzenia kierującego jednostką. I po temacie.
Akurat jestem na bieżąco w tym temacie.

Hej, ja jako archiwista nie chce Ale Dyrekcja uważa, że trzeba, że nasza instrukcja jest za ogólna itp.
Sama chciałabym przekazać pracownikom kilka uwag odnośnie metadanych i nazewnictwa, max mam do przekazania jedną stronę A4 tekstu. 
To co chciałam przekazać to konieczność:
- Weryfikacji metadanych wprowadzonych przez kancelarie
-Uzupełnianie metadanych niezwłocznie po zarejestrowaniu dokumentu lub założeniu sprawy.
-Wprowadzanie danych rzetelnie, kompletnie i zgodnie z treścią dokumentu – bez stosowania skrótów.
Wypełnianie wszystkich pól obowiązkowych, takich jak: nadawca, data wpływu/nadania, znak pisma, tytuł sprawy, liczba załączników czy rodzaj dokumentu.
-Stosowanie jednolitego nazewnictwa i opisów w celu ułatwienia wyszukiwania oraz późniejszego archiwizowania dokumentacji.
-Nie powinno zmieniać się automatycznie nadanych przez system metadanych (np. numeru sprawy, daty rejestracji), chyba że wynika to z obowiązujących procedur.
-Przed zapisaniem należy sprawdzić poprawność wprowadzonych informacji – błędne metadane utrudniają wyszukiwanie dokumentów i mogą powodować problemy w prowadzeniu spraw.

-Metadane stanowią integralną część dokumentacji elektronicznej i mają znaczenie dla prawidłowego obiegu, wyszukiwania oraz archiwizacji dokumentów, dlatego:

nazwa dokumentu lub sprawy powinna zawierać co najmniej dwa wyrazy, każdy minimum trzy znaki;
niedozwolone jest stosowanie następujących znaków w tytułach: \ (ukośnik lewy), / (ukośnik prawy), * (gwiazdka),? (znak zapytania),: (dwukropek), = (znak równości),, (przecinek),; (średnik);
należy unikać stosowania skrótów niezrozumiałych dla innych użytkowników, np. nazwy urzędów powinny być czytelne i jednoznaczne.

Dodać do powyższych coś jeszcze?

Niby bzdura, ale jak jest tego dużo to można pisać choćby maila do AP, czy można spis spraw dać na koniec i ponumerować tam. Zawsze potem przy przekazaniu może być mniej kłopotu jak ma się "podkładkę" w postaci takiego maila.

Cytat: muniekdm w Sierpień 26, 2026,Generalnie jeśli nie jest ponumerowany spis spraw to teczka jest do poprawy. Czasami jednak trudno zwrócić pracownikowi do poprawy, jeśli miałby przepaginować 600 stron. Wtedy stosujemy takie rozwiązanie, że z tyłu na okładce piszemy np. teczka zawiera 600 kolejno ponumerowanych stron + spis spraw.

Moja propozycja brzmi: odłożyć spis spraw na spód teczki, odnotować, że jest 601 stron (lub więcej - zależy, jak długi jest spis spraw) a na spisie zd.-odb. podać, że spis jest na spodzie teczki.

Zastanawiam się dlaczego chcecie zmieniać instrukcje kancelaryjną.  My mamy wytyczne odnośnie tytułowania spraw i dokumentów w sprawach w osobnym zarządzeniu, które zawiera także wykaz dozwolonych do stosowania skrótów w sprawach elektronicznych i moim zdaniem szczegółowe wytyczne powinny być właśnie zawarte w zarządzeniu kierownika jednostki.
Warto zajrzeć na stronę archiwów państwowych i poszukać publikacji Dokument elektroniczny. Przewodnik i katalog dobrych praktyk.

Dokładnie tak się udostępnia sprawy elektroniczne. Pracownicy jednostki mają dostęp do spraw zarchiwizowanych. Jeśli jest potrzeba udostępnienia osobie z zewnątrz to po prostu Administratorzy EZD nadają odpowiednie uprawnienia dostępu do EZD.

Generalnie jeśli nie jest ponumerowany spis spraw to teczka jest do poprawy. Czasami jednak trudno zwrócić pracownikowi do poprawy, jeśli miałby przepaginować 600 stron. Wtedy stosujemy takie rozwiązanie, że z tyłu na okładce piszemy np. teczka zawiera 600 kolejno ponumerowanych stron + spis spraw.

Witam serdecznie,  
W jakiej klasie JRWA najlepiej prowadzić sprawę? Sprawą jest zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa.  Zastanawiam się czy będzie to klasa sprawy przed sądami powszechnymi i Sądem Najwyższym czy może Kontakty z podmiotami na gruncie krajowym 
Bardzo proszę o poradę 

Witam, 
Do jednostki została przesłana informacja z Urzędu Marszałkowskiego w sprawie wprowadzenia obowiązku przekazania sprawozdań dot. zatrudnionych i wskaźników wynagrodzeń.  Sprawozdania maja być sporządzane co miesiąc od stycznia do danego miesiąca. Pytanie w której klasie JRWA najlepiej założyć sprawę czy jako strategie, plany i sprawozdania własnej jednostki kat. A, czy sprawozdawczość statstyczna kat. A czy sprawozdania statystyczne o charakterze cząstkowym kat. B5- akurat to mi najmniej pasuje. Czy możecie coś podpowiedzieć? 

Osobiście spis spraw traktuje jak spis treści w książce i jeśli miałabym taka sytuacje to teczka byłaby do poprawy. Jeśli nie są grube teczki to poprawiam paginacji jesli grubsze to zwracam pracownikom do korekty. Ostatnio wracała teczka, która miała ponad 600 stron (błąd pojawił się na stronie 4). Niestety jesli odpuścisz lub pójdziesz na rękę to będzie to trzeba skorygować przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do AP