Nie wiem czy podlegacie pod Rozporządzenie z 2011 r., ale być może macie też w instrukcji kancelaryjnej podobny zapis , jak w Rozporządzeniu:

§ 2. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:
   1)   akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

Dlatego doradzam na podstawie przepisów prawa, natomiast komórka oczekuje wskazania czy to faktycznie dołączyć. Natomiast chyba doradzenie nie polega na decydowaniu za pracownika merytorycznego. Niestety z tą komórka nie zbyt dobrze się współpracuje i chce mieć na wszystko tzw. podkładki 

W mojej ocenie masz doradzić, co pracownik zrobi to jego sprawa, ale na koniec to i tak Ty masz to skontrolować czy zrobił dobrze Rzadko to rzadko, ale czasem AP wczytuje się w korespondencje, gdy teczka ma być/jest przekazywana do nich, bo stanowi materiał archiwalny i gdy byłoby takich przypadków sporo, że jest jako załącznik płyta a fizycznie jej nie ma to to mogłaby być lipa

Witam,
Pytanie do koordynatorów czynności kancelaryjnych: czy w jednostkach, w których pracujecie "musicie" wskazywać jakie dokumenty prowadzący sprawę ma włączyć do teczki aktowej? Pracownik merytoryczny oczekuje, że powiem mu czy płytę z nagraniem video ma również dolaczyc do akt sprawy - bo była wysyłana jako załącznik do odpowiedzi. W  planie mam wskazać art. 6.1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnych oraz zapis z ik co prowadzący sprawę w szczególności dołącza do akt sprawy. Czy to jest w gestii koordynatora żeby wskazywać czy pracownik merytoryczny ma dana dokumentację dołączyć? 
Jak to u Was wygląda?

Cytat: Barsa w Czerwiec 10, 2026,.... aha i ten system spełnia warunki odpowiedniego rozporządzenia, archiwizuje się tam, brakuje, klasyfikuje i kwalifikuje

Na pewno

Raczej jednej kategorii nie wynajdziesz. Trzeba poszukać najbardziej pasującego hasła. Ciężko też coś doradzić bez przejrzenia pism.

To są ogólnie pisma gdzie Wydział Budownictwa udziela różnych informacji dot. dokumentacji budowlanych, wydanych pozwoleń, decyzji itd, tylko w tym problem, że nie widzę numeru z JRWA który by ewentualnie pasował
Widziałam, że niektóre pisma miały numer 0718 kat. B5 (JRWA przed 2011r.) z nowego JRWA nie widzę odpowiedniego numeru...

Czyli rozumieć należy, że data zakończenia sprawy to data wpływu (odpwoiedź, decyzja czy cokolwiek) czyli 2015. Wtedy wpisujesz 2015, a ja dodatkowo ołówkiem piszę na teczce dokładne daty pierwszego i ostatniego pisma.

Cytat: DamianO w Czerwiec 10, 2026,Witam wszystkich forumowiczów. Chciałby się dowiedzieć jaki wpisać na okładce skoroszytu rok ostatniego pisma w teczce aktowej, jeśli to pismo zostało napisane w 2014 roku w innym urzędzie, ale przysłano je do naszej firmy w 2015 roku i taka data widnieje na pieczęci wpływu. Czy będzie to rok 2014 czy 2015?

Jeśli pismo dotyczy sprawy wszczętej w 2014 roku to data końcowa to 2015. Natomiast jeśli pismo rozpoczyna nowa sprawę w 2015 roku to data początkowa to 2014

Cytat: Barsa w Czerwiec 10, 2026,.... aha i ten system spełnia warunki odpowiedniego rozporządzenia, archiwizuje się tam, brakuje, klasyfikuje i kwalifikuje

Jeśli Chodzi o moją sytuację z placami to system dziedzinowy oczywiscie nie ma modułu archiwum i nie zapewnią archiwizacji zgodnie z przepisami