Czy może jest tu  ktoś kto  chciałby podzielić się przykładowym schematem topograficznym . zaczynam dopiero przygodę z archiwizacja więc byłabym bardzo wdzięczna

Jak wygląda praktycznie udostępnianie - zewnętrzne i wewnętrzne - spraw elektronicznych na stanie archiwum w systemie EZD PUW. W mojej Instrukcji kancelaryjnej jest tylko mowa, że udostępnia się przy pomocy komputera z dostępem do systemu EZD lub w postaci kopii zapisanej na inform. nośniku danych. Niestety żadnych szczegółów. Szczegóły przygotowuję w ramach procedur wewnętrznych, więc zaczęłam się zastanawiać, jak to praktycznie wygląda.
Sprawy są na stanie archiwum. Jak udostępnić elektroniczny zasób archiwum?
Proszę o pilną radę. 

Cytat: Rovan w Maj 19, 2023,Elektroniczny Obieg Dokumentów, czy Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)?
Te pojęcia są niestety często mylone, a bynajmniej nie są tożsame.

Jeśli faktycznie wprowadzicie elektroniczny obieg dokumentów, to nic się w procesie archiwizacji dokumentów i funkcjonowania archiwum zakładowego nie zmieni.
Jednostka wciąż będzie działała w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych - dokumentacja wciąż będzie powstawała w postaci papierowej i w tej postaci będzie archiwizowana.
Po prostu obieg dokumentów i czynności na nich wykonywane będą rejestrowane w systemie teleinformatycznym, jednak same dokumenty pozostaną papierowe - dokładnie tak samo jak przed wprowadzeniem EOD.

Co innego jeśli zamierzacie wprowadzić EZD.

Mam w tym kontekście dylemat. W mojej instytucji która pracowała w systemie tradycyjnym (papierowym) wprowadzono niedawno wspomaganie EOD. Rozumiem, że nie zmienia to niczego w systemie pracy archiwum zakładowego. Ale przecież od niedawna mamy do czynienia z fakturami KSeF, które również powinny być archiwizowane. Faktura tego rodzaju jest plikiem xml, rozumiem więc że powinna być archiwizowana w postaci oryginalnej czyli pliku xml. Czy ten fakt nie obliguje archiwum zakładowego, do wdrożenia archiwalnego modułu teleinformatycznego, by możliwa była archiwizacja faktur KSeF oraz innych wyodrębnionych dokumentów księgowych, które zgodnie z ustawą o rachunkowości mogą być archiwizowane elektronicznie a nie papierowo? Czy zamiast archiwizacji w takim module istnieje opcjonalna możliwość archiwizacji plików na komputerze lokalnym archiwisty, z zastrzeżeniem o konieczności wykonywania cyklicznych kopii bezpieczeństwa?

Odnośnie przekazywania akt głównych do archiwum bez akt wykonawczych to w moim sądzie było tak robione do czasu kontroli. Od dobrych kilku lat akta karne i wykroczeniowe muszą być zdawane do archiwum po całkowitym wykonaniu. Przewodniczący Wydziału wykonywania orzeczeń ma obowiązek wypełnić kartę związana z wykonaniem całej sprawy (jest to ostatnia karta w aktach). Na podstawie tej karty akta przechodzą przez wydział karny, który archiwizuje sprawę i wpisuje ręcznie w system końcowe daty skrajne (uzupełnia przy okazji dowody rzeczowe, nazwy teczek wykonawczych, załączniki adresowe). Jest to naprawdę spore ułatwienie szczególnie przy aktach wykroczeniowych gdzie często data skrajna była zaczytywana z systemu i nie miala nic wspólnego ze stanem faktycznym. Pisma o odpis wyroku, wypożyczenie nie są brane pod uwagę przy datach skrajnych.

Liczy się data dokumentów a nie za jakie lata były plany/sprawozdania.

Cześć, próbujemy właśnie wejść(z jednostką organizacją miasta) w elektroniczny obieg dokumentacji. Wiadomo nie będą to wszystkie klasy, zaczynamy skromnie od kilku haseł. Z moich rozmów z przełożonymi wynika, że nie dostanę na razie modułu do archiwizacji. Czy macie jakieś rady dla pracowników merytorycznych w zakresie zakładania spraw w systemie EZD PUW ułatwiających późniejszą archiwizację? Na co trzeba zwrócić uwagę aby w przyszłości nie narobić sobie problemów? Chcemy zmienić instrukcje kancelaryjną w taki sposób aby znalazły się tam wytyczne co do prowadzenia spraw w klasach zielonych. Będę wdzięczną za rady.

To zależy co masz w instrukcji kancelaryjnej. Powinien być tam mniej więcej taki zapis:
dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw (od 1 do 10) założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt, prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok; w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
Więc nie. Nie ma obowiązku zakładania nowej teczki, na każdy rok

i na każdy rok zakłada się nową teczkę ? nie łączy się lat ?

Jeżeli był przygotowywany w 2021 r. to najprawdopodobniej zarejestrowaliście sprawę w spisie spraw z 2021 r.

to  w jakiej teczce powinien być plan finansowy na 2022 zatwierdzony w roku 2021 ?