Archiwum zakładowe szpitala i aktualizacja normatywów kancelaryjno-archiwalnych

[Michał Bąbol]

Dzień dobry

Chciałbym poruszyć temat z pogranicza archiwistyki zakładowej, a uzgadniania nowych normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Otóż czy orientujecie się Państwo w temacie istnienia szpitali, które uzgodniły już swoje normatywy kancelaryjno-archiwalne pod obowiązujące od 6 kwietnia 2020 r. rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania? Wskazuje ono, że  dokumentacja medyczna prowadzona jest dla podmiotu w sposób elektroniczny. Wiem, że jest w nim możliwość prowadzenia dokumentacji w postaci papierowej, jednak w moim przypadku w grę wchodzi tylko elektroniczna.

Ogólnie jest tak, że chyba niemal we wszystkich szpitalach personel medyczny posługuje się różnymi systemami elektronicznymi, w których narasta ta dokumentacja. Oczywiście, jeśli w szpitalu obowiązuje system tradycyjny, to historie chorób powinny być przekazywane do archiwum zakładowego (lub składnicy akt - to już w zależności) w formie tradycyjnej. W szpitalu jednak trzeba połączyć dwa światy - dokumentacji medycznej oraz całość akt wytwarzanych przez administrację.

Obecnie jestem na etapie przygotowywania projektów nowych normatywów kancelaryjno-archiwalnych, więc jeszcze daleka droga do przesłania ich archiwum i faktycznego uzgadniania. Skoro rozporządzenie Ministra Zdrowia obliguje nas do prowadzenia dokumentacji medycznej w sposób elektroniczny, to jedynym logicznym rozwiązaniem, w mojej ocenie, jest przejście przez cały szpital na system elektroniczny jako podstawowy, ale wskazanie jakiś klas z wykazu akt, jako prowadzonych nadal w sposób papierowy. Myślę o tych, które dotyczą administracji szpitalnej. Proces ten jest o tyle ważny, że jesteśmy wytwórcą materiałów archiwalnych.

Wydaje mi się, że jest to próba połączenia dwóch światów - dokumentacji medycznej, która jest pod wieloma względami specyficzna i delikatna oraz funkcjonowania szpitalnego archiwum zakładowego w zgodzie z normatywami dla archiwów oraz jednostek medycznych. Mam takie poczucie, że w świecie archiwistyki mamy rozporządzenia, które w jasny sposób określają sposób postępowania z dokumentacją tradycyjną, ale z kolei kuleje kwestia dokumentacji elektronicznej.

Czy znacie więc Państwo może szpitale, które w ciągu ostatnich 5 lat uzgadniały swoje normatywy z właściwym archiwum? Czy może Państwo uczestniczyliście w tych procesach ze strony szpitali lub właściwych archiwów państwowych? Jak wyglądają moduły archiwum w systemach dedykowanych dokumentacji medycznej?