Schemat topograficzny rozmieszczenia dokumentacji

[Forumowicz]

W przykładowej instrukcji archiwalnej dla systemu tradycyjnego na stronie archiwów państwowych jest zapis o schemacie topograficznym rozmieszczenia dokumentacji w archiwum. Czy ktoś mógłby mi wyjaśnić jak taki schemat powinien wyglądać ewentualnie podzielić się przykładowym schematem? I czy jest sens tworzenia go w składnicy akt jednostki o strukturze organizacyjnej składającej się z trzech komórek?

[Michał Bąbol]

Dzień dobry,

może powiem jak to wygląda u mnie w archiwum zakładowym. Nie tworzymy schematów topograficznych, a inwentarz topograficzny. Jest to plik w formacie Excel, gdzie wpisujemy następujące informacje: numer pomieszczenia, nazwa komórki przekazującej akta, hasło klasyfikacyjne z JRWA (lub hasła - w zależności co jest na spisie zdawczo-odbiorczym), daty skrajne, kategoria archiwalna, rok przekazania, numer spisu zdawczo-odbiorczego, ilość jednostek, ilość teczek, metraż. Dodatkowo kolumna "Uwagi", gdzie najczęściej wpisuję informację o znaku sprawy brakowania, w której zawiera się dany spis zdawczo-odbiorczy. W przypadku wydania zgody i wybrakowania - zmieniam tę informację na numer zgody i datę wybrakowania. Dodatkowo kolor wiersza zmieniam na czerwony.

Oczywiście to jest coś pomiędzy inwentarzem (schematem) topograficznym, a ulepszoną wersją bazy danych zawierającej podstawowe informacje o przyjmowanych na stan archiwum partii dokumentacji. Można to rozszerzyć o numerację regałów i półek. U mnie jednak wchodzi kwestia tego, że magazyny są w około 20 magazynach, więc staram się przechodzić od ogółu do szczegółu

I czy jest sens tworzenia go w składnicy akt jednostki o strukturze organizacyjnej składającej się z trzech komórek?

Uważam, że tak. Każda forma zabezpieczenia zasobu w składnicy czy archiwum zakładowym jest pożądana. Tym bardziej, że jednostka składa się z trzech komórek. W takim przypadku znacznie łatwiej nadać numery regałom i półkom.

Czy ktoś mógłby mi wyjaśnić jak taki schemat powinien wyglądać ewentualnie podzielić się przykładowym schematem?

Jak pamiętam z wizyt w magazynach archiwalnych w archiwach państwowych, to najczęściej wyglądało to tak, że na widocznej stronie regału znajdowała się kartka, gdzie przy odpowiednich numerach półek były wypisane znajdujące się na nich zespoły (zbiory) wraz z zakresem jednostek. Pewnie poszczególne archiwa posiadają te informacje również w postaci wewnętrznej bazy danych. Być może ZoSIA ma taką funkcjonalność, ale tu nie jestem pewnien.

[Jarek]

W przykładowej instrukcji archiwalnej dla systemu tradycyjnego na stronie archiwów państwowych jest zapis o schemacie topograficznym rozmieszczenia dokumentacji w archiwum. Czy ktoś mógłby mi wyjaśnić jak taki schemat powinien wyglądać ewentualnie podzielić się przykładowym schematem? I czy jest sens tworzenia go w składnicy akt jednostki o strukturze organizacyjnej składającej się z trzech komórek?

Ważne jest co masz w swojej instrukcji archiwalnej. Jeśli nie ma tam takiego wymogu to sam oceń czy to ci się może do czegoś przydać czy nie.

może powiem jak to wygląda u mnie w archiwum zakładowym. Nie tworzymy schematów topograficznych, a inwentarz topograficzny. Jest to plik w formacie Excel, gdzie wpisujemy następujące informacje: numer pomieszczenia, nazwa komórki przekazującej akta, hasło klasyfikacyjne z JRWA (lub hasła - w zależności co jest na spisie zdawczo-odbiorczym), daty skrajne, kategoria archiwalna, rok przekazania, numer spisu zdawczo-odbiorczego, ilość jednostek, ilość teczek, metraż. Dodatkowo kolumna "Uwagi", gdzie najczęściej wpisuję informację o znaku sprawy brakowania, w której zawiera się dany spis zdawczo-odbiorczy. W przypadku wydania zgody i wybrakowania - zmieniam tę informację na numer zgody i datę wybrakowania. Dodatkowo kolor wiersza zmieniam na czerwony.

Oczywiście to jest coś pomiędzy inwentarzem (schematem) topograficznym, a ulepszoną wersją bazy danych zawierającej podstawowe informacje o przyjmowanych na stan archiwum partii dokumentacji. Można to rozszerzyć o numerację regałów i półek. U mnie jednak wchodzi kwestia tego, że magazyny są w około 20 magazynach, więc staram się przechodzić od ogółu do szczegółu

To co opisujesz to rodzaj zbiorczej pomocy ewidencyjnej, m.in. z informacjami o miejscu przechowywania akt (z funkcją "inwentarza topograficznego"). To ułatwia zarządzanie własnym zasobem (np. informację o miejscu przechowywania zapisuje i aktualizuje się tylko w tym jednym miejscu, zamiast na kilku egzemplarzach spisu itd.), w razie potrzeby jakieś cząstkowe raporty i schematy też da się z tego generować.