archiwizacja uchwał senatu uczelni z załącznikiem program studiów

[Aleks]

Dzień dobry! Taka moja wątpliwość: Rektorat chce mi oddać teczki Uchwał Senatu, które to uchwały uchwalały program studiów dla poszczególnych wydziałów. Przyjęłabym jako Uchwały Senatu, ale Rektorat chciał nadać im klasę z dotyczącą programów studiów. Obie klasy mają kategorię A, ale moja wątpliwość dotyczy tego, czy kierujemy się hasłem: Uchwały Senatu czy Programy studiów? Bardzo będę wdzięczna za Wasze opienie

[Barsa]

Zależy.... Z jednej strony powinien być zbiór normatywów, więc w tym przypadku Uchwał Senatu Uczelni, ale z drugiej uchwała tu dotyczy merytoryki.
W EZD to ja radzę pracownikom żeby np. jak pracują nad zmiany w instrukcji to zapisywali oczywiście tworzymy sprawę w klasie "przepisy kancelaryjne....", ale potem sama instrukcja ląduje jako załącznik w zarządzeniu a te w zbiorze zarządzeń. Tak samo tu był zrobił, komplet uchwał bez niczego w 02, czy tam 00, a całą pracę nad programem, czyli projekty, akceptacje itd. to już w klasie merytorycznej.

[Aleks]

Dziękuję Barsa

komplet uchwał bez niczego w 02, czy tam 00, a całą pracę nad programem, czyli projekty, akceptacje itd. to już w klasie merytorycznej.

Tu pytanie - "bez niczego" czyli uchwała i załącznik ale bez "pracy nad programem", tak? Bo u nas się zdarzało, że były uchwały lub zarządzenia ale faktycznie "bez niczego" czyli np załącznik w postaci regulaminu czy instrukcji już był wyłącznie w klasie merytorycznej a w ogóle nie było go z uchwałą.... uffff. A z drugiej strony czasem było tak, że i uchwała i regulamin były podwójnie: w klasie "uchwały" i w klasie "regulamin studiów". Czasem długo mi zajmuje by dojść co gdzie jest. Więc rozkminiam jak teraz robić, żeby było jednolicie.

[Barsa]

Załącznik jest częścią czy to umowy, uchwały czy zarządzenia to raz. U mnie radzę, żeby i przy klasie merytorycznej, i zbiorze zarządzeń były finalne normatywy, ale to w EZD wymaga mniej pracy niż w papierze. W tym drugim przypadku oczywiście podpisany normatyw w zbiorze, a przy klasie merytorycznej może być choćby kopia, ale musi być jednak ten finalny dokument kończący proces.

[Zuzka]

Niedawno przejęłam archiwum zakładowe i okazało się, że od ok. 20 lat zdawano do AZ dokumentację jak się chciało, a w większości wcale. Szafy puchną i ogarniam z pracownikami to co w nich mają. Mam pytanie w sprawie archiwizacji uchwał i zarządzeń do których dołączone są załączniki, np.: normatywy kancelaryjne które, tworzył pracownik kancelarii; regulaminy organizacyjne, regulaminy ZFŚS, regulaminy obiegu dokumentacji księgowej i wiele innych dokumentów, których autorami są pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych. Każda z tych jednostek ma na swoich stanowiskach dokumenty, które wytworzyła je na przestrzeni lat i jednocześnie kolejny egzemplarz dołączony jest do uchwały lub zarządzenia wydanego przez dział prawny. Jak mam przyjąć dokumentację z poszczególnych komórek skoro dział prawny odda mi zbiory uchwał i zarządzeń z tymi dokumentami jako materiały archiwalne? Komórki organizacyjne również mają porejestrowane te wytworzone dokumenty w kategoriach archiwalnych A

Nie podlegamy pod zarządzenie z 2011 r. i JRWA tworzymy sami:

przykład:

014 - Przepisy kancelaryjno-archiwalne; kat. A; Uwagi: Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego

027 - Akty normatywne wewnętrzne; kat. A; Uwagi: uchwały, zarządzenia, decyzje, pisma okólne, komunikaty, obwieszczenia, itp. Dla każdego rodzaju aktów prowadzi się osobne teczki, które są odrębnie numerowane.