Oferty reklamowe w aktach spraw

[krzysiekp]

Witam

Czy dołączane przez oferentów w trakcie postępowania o zamówienie publiczne prospekty z oferowanymi towarami (usługami) należy pozostawić w aktach danego postępowania?

[MarcinP]

Tak.

[krzysiekp]

Dzięki Marcin za odpowiedź. Moje drugie pytanie dotyczące dokumentacji przetargowej związane jest z rejestracją składanych ofert. Prezentata umieszczana jest na kopercie przez pracownika kancelarii bez informacji o ilości zawartych w kopercie dokumentów. Czy po oficjalnym otwarciu ofert osoba z komisji przetargowej powinna dostarczyć je ponownie do kancelarii  aby uzupełnić dane ewidencyjne zawartości przesyłki i umieścić pieczęć wpływu już bezpośrednio na dokumenty stanowiące ofertę ?

[MarcinP]

Nie ma takiej potrzeby, ponieważ:
1) ilości załączników powinny być wymienione w formularzu ofertowym;
2) koperty oficjalnie otwiera komisja przetargowa i to jej zadaniem jest zweryfikowanie zawartości oferty i załączników do oferty z wymaganiami określonymi w siwz;
3) jeżeli okaże się, że brakuje jakiegoś załącznika wymienionego w formularzu ofertowym, to komisja ma obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia oferty;
4) przybijanie prezenty na ofercie (formularzu ofertowym) sugerowałoby wykonawcom, że oferta została otwarta w punkcie kancelaryjnym i mogłoby rodzić poważne konsekwencje z domaganiem się przez wykonawców unieważnienia przetargu włącznie;
5) procedurę postępowania z ofertami wpływającymi określa ustawa Prawo zamówień publicznych i ustawa ta ma znaczenie nadrzędne względem rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r. i innych aktów normatywnych własnych wewnętrznych wprowadzających instrukcje kancelaryjne.

[krzysiekp]

Nie ma więc problemu rozbieżności danych o przesyłce zawartych w Dzienniku ewidencyjnym a jej rzeczywistym stanem np. pod względem ilości stron ?

[MarcinP]

Oferty przetargowe nie przechodzą przez dziennik podawczy, lecz są rejestrowane w odrębnie prowadzonym rejestrze ofert (dla każdego postępowania prowadzi się osobny rejestr, który ma formie 1 kartki z tabelą zawierającą informacje o dniu i godzinie złożenia każdej oferty oraz o dniu, godzinie i nazwisku pracownika odbierającego oferty z punktu kancelaryjnego).
Rejestr ten jest w dniu otwarcia ofert zabierany z punktu kancelaryjnego i odkładany do akt danego postępowania.

[krzysiekp]

Dziękuje Ci za wyjaśnienie szczegółów postępowania z tym rodzajem dokumentacji.