Kontrola wewnętrzna instytucji. Pilne!

[Olusia197]

Proszę o pomoc!
Z polecenia dyrekcji mam przeprowadzić wewnętrzną kontrolę w każdym dziale - czy stosowana jest instrukcja kancelaryjna, czy są porządkowane i opisywane dokumenty itd.
Myślę o napisaniu protokołu z podziałem na komórki organizacyjne. Z konieczności ogólnikami.
Jednocześnie wiem, że instrukcja stosowana jest z oporami i niedociągnięciami.
Są osoby, które w ogóle po prostu nie chcą archiwizować swoich materiałów (np. główny księgowy). Jeśli zacznę wskazywać po nazwisku, kto nie dopełnia czynności archiwalnych to - obawiam się - zawsze można na mnie bat znaleźć, a nie na opornych. Archiwista nie ma siły przebicia.

Czy jest jakiś wzorzec kontroli wewnętrznej?
Przeprowadzacie, jako archiwiści takie kontrole we własnej instytucji?

[kairos]

Faktycznie Twoja sytuacja do najciekawszych nie należy. Wytykanie nie stosowania Instrukcji po nazwisku odpada. Może spróbuj opisać działami, np.  "księgowość nie stosuje się do wszystkich punktów Instrukcji"

[muniekdm]

Ja tez myślę o kontroli. Swoja drogę także jest problem z ksiegowościa.
Mysle, że generalnie powinien byc zastosowany podział na poszczególne komórki organizacyjne i wypunktowanie konkretnych nieprawidłowości. Ja tak robię w sprawozdaniu. Nawet, gdy nie wskaze się konkretnej osoby to i tak zawsze ktos moze sie oburzyć, że sie wytyka błędy. W końcu pracownicy ko zawsze wychodza z załozenia, ze robia wszystko najlepiej.
Jestem ciekawy jaki będzie efekt takiej kontroli.

[EwelinaP]

Z tego, co wiem, to nie ma jakiś instrukcji, jak przeprowadzać takie kontrole. Może jednak wartro napisać w protokole, że dany wydział, lub część pracowników wydziału nie stosuje się do przepisów (wyszczególnić, jakie to konkretnie przepisy, paragrafy itp.). Strach, strachem, ale nas, archiwistów sprowadza sie do roli mistrzów segregacji i nie traktuje się nas poważnie. Myślę, że trzeba wreszcie pokazać, nawet tym najbardziej opornym, że to nie nasze fanaberie, a rozporządzenia i ustawy. Ja tłukę niemal łopatologicznie, że jak coś trafia do archiwum, to nie przepada bez wieści, że zawsze  można to wypożyczyć, że ta dokumentacja ciągle istnieje i można z niej korzystać. Poza tym, jak mi coś ktoś zarzuca, to załaniam się odpowiednim paragrafem i mówię, że to proszę porozmawiać z moim przełożonym. Musimy działać w świetle prawa, ale to prawo obowiązuje wszystkich. A co ze strachem przed zwolnieniem? Może lepiej być zwolnionym, niż żyć w ciągłym strachu? Bo a nuż komuś się nie spodoba, że chcemy dobrze wykonywać swoje obowiązki... Życzę powodzenia w kontrolowaniu zawartości betonu w betonie... urzędniczym! 

[kairos]

Jak najbardziej zgadzam się z EwelinąP, jednak w wielu instytucjach to na prawde walka z wiatrakami. Na szczęście są miejsca, gdzie Archiwistę i archiwizację dokumentów traktuje się poważnie, bo zrozumieli, że to dla ich własnego dobra.

[stany]

A od czego jest komórka kontroli  wew. ? 

Ja oczywiście po sporządzeniu harmonogramu, piszę pismo ponaglające do kom. o.  , a w przypadku braku reakcji na moje upomnienie, i znacznego opóznienia piszę do szefa, ale zazwyczaj pismo do Starosty nie dociera , bo po takie informacji są efekty.

[muniekdm]

Tak ciekawi mnie dlaczego dyrekcja zleciła przeprowadzenie takiej kontroli. To dziwne zjawisko, ż ;)e komuś "na górze" zależy, aby przestrzegana była instrukcja kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt. 

[MarcinP]

Ja co roku przeprowadzam kilka kontroli w komórkach organizacyjnych. Wtedy jest okazja, aby "sprzedać" parę porad i ewentualnie wyprostować "narastające nieprawidłowości" - np. w stosowaniu błędnych symboli klasyfikacyjnych, prowadzeniu podteczek etc.

[pmm]

Ja sugeruję porozmawiać z przełożonym i wpisać w zakres obowiązków "monitorowanie przestrzegania ik".
I obowiązek przekazywania cyklicznie raportu do osoby kierującej jednostką.
Obowiązek to obowiązek, nic się nie poradzi, a monitorowanie nie powinno aż takiego oburzenia wzbudzać u jaśnie państwa urzędnictwa. Choć w sumie na jedno wyjdzie

[muniekdm]

Tylko czy po takich kontrolach coś się zmienia? Ja w sprawozdaniu też zawsze zaznaczam, że wydziały nie stosują się do IK i RWA i jakoś nie idą za tym żadne zmiany. Czy taka kontrola archiwisty sprawia, że przełożeni wymuszają na pracownikach ko prowadzenie dokumentacji w sposób prawidłowy. W niektórych instytucjach to chyba tylko kontrola z AP może sprawić, że coś się zmieni na lepsze. 

[MarcinP]

U mnie efekty są niewątpliwe: np. pracownicy odkrywają, że mogą stosować symbole i hasła klasyfikacyjne z całego wykazu akt, a nie tylko dotyczące ich działalności merytorycznej.

[EwelinaP]

U mnie efekty też są. Niektórzy zrozumieli, że archiwum, to nie mogiła i dokumenty mogę im wypożyczyć w ciągu 10 minut. "A to ty je tak od razu znajdziesz" - dziwili się. "Nie łapatą najpier musze przekopać" - odpowiadam.    Tak własnie wpadłam na pomysł, żeby może nie mówić "kontorla", bo to się raczej źle urzędnikom kojarzy. Może warto pochodzić po biurach i popytać się, czy są jakieś problemy z nadawaniem numerów, bo gdzieś tam były... Można fajnie i miło zacząć rozmowę i w jej trakcie, mimochodem tłumaczyć co i jak. U mnie właśnie przy okazji takich rozmów wyjaśniliśmy bardzo dużo kwestii. Warto spróbować, może zadziała. A i swoje umiejętności interpersonalne poćwiczymy.