POMOCY-Księgi główne i księgi chorych z oddziałów-jaka kwalifikacja??

[SzpitalnyArchiwista]

Witam, może ktoś miał podobny problem i jest w stanie mi pomóc.
Objęłam nie dawno stanowisko archiwisty w szpitalu miejski, obecnie jestem na etapie sprawdzania spisów zdawczo-odbiorczych pod kontem  brakowania.
Zauważyłam że poprzedniczka nadawała rożną kwalifikację dla ksiąg chorych z oddziałów raz B50 raz B20 chodzi o lata 80 i 90, czy ktoś orientuje się jaki jest poprawny okres dla takich ksiąg?
Dodatkowo chciałam zapytać o księgę główną chorych jaką powinna mieć kwalifikacje?
Z góry dziękuję za wszelka pomoc.

[to/die/for]

z tego co się orientuję to nie ma jakiegoś odrębnego przepisu określającego ile należy przechowywać księgi główne. Na pewno należy traktować je jak dokumentację medyczną więc co najmniej 20 lat.
Ja, kiedy aktualizowałem w swoim szpitalu JRWA, wyszedłem z założenia, że skoro są rodzaje historii chorób, które trzeba przechowywać 30 lat, to księgom głównym nadałem kategorię B30 aby do tych historii była też ewidencja

[SzpitalnyArchiwista]

Dziękuję za podpowiedź.
 Jak to jest z dawnymi przepisami czy jeśli weszło nowe rozporządzenie odnośnie czasu przechowywania dokumentów to czy  będzie też się tyczyć starych dokumentów?

[Dominika1985]

Przepis § 6 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. stanowi, iż dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej w podmiocie przed dniem wejścia rozporządzenia, należy stosować kategorię archiwalną o wartości wyższej, w przypadku gdy kategoria archiwalna dla tej dokumentacji określona zgodnie ze stosowanymi wówczas przepisami, różni się od kategorii określonej w jednolitych rzeczowych wykazach akt stanowiących załącznik do tego rozporządzenia. Oznacza to, iż, jeżeli dokumentacja, zgodnie ze stosowanymi przez podmiot przed dniem wejścia w życie rozporządzenia jednolitym rzeczowym wykazem akt, miała kategorię B5, a zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt, ma ona kategorię B10, to należy zmienić kategorię tej dokumentacji na B10. Jeżeli dokumentację, zgodnie z uchylonym jednolitym rzeczowym wykazem akt, należało przechowywać przez okres 10 lat (B10), a nowy jednolity rzeczowy wykaz akt, nadał tej dokumentacji kategorię niższą (B5), to dla określenia kategorii tej dokumentacji należy stosować uchylony jednolity rzeczowy wykaz akt, tj. ten wykaz, który dla tej dokumentacji przewidywał kategorię archiwalną o wartości wyższej, tj. B10.

[SzpitalnyArchiwista]

Dziękuje za pomoc

[Bolek]

Ale RPRM z 18.01.2011 r. nie dotyczy szpitali.
Co innego jeśli jej szpital wprowadził nowe przepisy kancelaryjno-archiwalne. Wówczas w przepisach może być zapis o przekwalifikowaniu dokumentacji. Ale my tego nie wiemy.

[Rovan]

Stosowanie kategorii archiwalnej o wartości wyższej należy traktować jako zasadę powszechną, niezależnie od tego czy nasza jednostka podlega pod Rozporządzenie PRM z 2011 r.
Byłoby istnym kuriozum gdybyśmy mieli stosować inne zasady w tym zakresie, w zależności od trybu wprowadzenia normatywów kancelaryjno-archiwalnych w podmiocie

[Bolek]

Nie jest regułą zapis o przekwalifikowaniu dokumentacji we wprowadzanych nowych kompletach przepisów kancelaryjno-archiwalnych po 2011. Spotkałem się z takimi, że w przepisach nie było o tym mowy. Tutaj AP np. przy brakowaniu mogło zmienić kategorię na wyższą albo inne przepisy powodowały tą zmianę. (vide - zwrot nienależnie pobranych świadczeń).

[Rovan]

Ja bardzo często i w różnych AP spotykam się z sytuacją gdy wymagane jest umieszczenie takiego zapisu w zarządzeniu wprowadzającym nowe normatywy.
Natomiast nawet przy braku takiego zapisu uważam, że stosowanie kategorii o wartości wyższej należy traktować jako pewien standard - chyba że AP  albo przepisy w konkretnym przypadku wprost nakazałyby inaczej.
Mechanizm ustalania kwalifikacji archiwalnej powinien być taki sam w każdej jednostce - niezależnie od tego, czy podlega ona pod Rozporządzenie PRM z 2011 r., czy uzgadnia normatywy indywidualnie.