PODGiK i jego zasób

[niki25]

Drodzy archiwiści zakładowi pracujący w starostwach powiatowych, mam pytanie odnoście Waszej współpracy z PODGiK.Czy wykonujecie zalecenia pokontrolne z Archiwum Państwowego po przeprowadzonej kontroli w PODGiK czy wykonują to pracownicy ośrodka. Kto u was odpowiada za archiwum ośrodka?

[stany]

Za ośrodek odpowiada Ośrodek ,mnie - czyli archiwistę Starostwa to nie obchodzi, to nie zasób Starostwa. Zadania archiwum PODGiK  wykonuje  pracownik ośrodka.

[MarcinP]

Archiwistę, który jest pracownikiem starostwa, może natomiast zainteresować - a nawet powinno - czy jednostki organizacyjne powiatu posiadają własne instrukcje kancelaryjne i wykazy akt uzgodnione z właściwym miejscowo archiwum państwowym i na ile aktualne są to instrukcje.

[Rovan]

To zresztą dotyczy równie dobrze urzędów gmin i ich jednostek podległych. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że takiego zainteresowania raczej nie ma

[stany]

    Ogarnąć  jednemu archiwiście Starostwa, w tym koordynatorowi , mającemu jeszcze  inne  zadania w Starostwie i jeszcze pomagać w innych 30 podległych jednostkach  , to naprawdę , nie byłoby łatwo. Poza tym nie ma takiego obowiązku służbowego , zaglądania do czyjegoś garnuszka. W każdej jednostce ktoś odpowiada za prowadzenie archiwum , oczywiście zdarzały się przypadki , że prosili o pomoc  z podległych jednostek i  też z PODGiK , to wtedy służyłem pomocą , podpowiadałem , ale sam nie mieszałem w sprawach  podległej   j. o.  , bo jakim prawem ? , nie należy to do obowiązku archiwisty Starostwa. Może w niektórych  Starostwach są inne reguły , pracuje więcej archiwistów i maja w zakresie nadzór nad  podległymi  j.o.  , u mnie tak nie jest. Nadzór ogólny nad poszczególna j.o. , należy do odpowiedniej komórki organ. Starostwa. 

[MarcinP]

Jakim prawem? Jednostki są zobowiązane do stosowania ustawy o archiwach z 1983 r. Obowiązek ten spoczywa na ich dyrektorach. Są to przecież jednostki podlegające starostwu. Starosta zawsze może zapytać każdą z tych jednostek, czy posiada instrukcję kancelaryjną, wykaz akt i instrukcję w sprawie organizacji składnicy akt. Jeśli któraś z jednostek zostanie zlikwidowana, to wtedy dokumentacja po niej trafi do archiwum zakłądowego starostwa. Zazwyczaj w takich sytuacjach pojawia się problem z ewidocjonowaniem i kwalifikowaniem przejmowanych akt, gdy jednostka nie miała wykazu akt uzgodnionego z właściwym miejscowo archiwum państwowym. Trzeba stawać nieraz na głowie godząc system bezdziennikowy z dziennikowym... Ale "jak se pościelisz, tak się wyśpisz".  W ramach kontroli zarządczych przeprowadzanych w podległych jednostkach można również sprawdzać, czy jednostki stosują przepisy ustawy.

[stany]

Ale dokonuje tego archiwista Starostwa.

[stany]

Przepraszam opuściłem ,,nie" przed dokonuje.

Nie jest zakresem czynności archiwisty Starostwa , kontrolowanie, czy pomaganie w wykonywaniu prac w archiwum jednostek podległych  Starostwu.

[MarcinP]

Kontrolowanie podległych jednostek z zakresu stosowania ustawy o archiwach z 1983 r. nie jest w obowiązkach archiwisty starostwa. Archiwista służyć może pomocą w jednostkach podległych swoją wiedzą w miarę możliwości i... dobrych chęci. Powinien jednak wykazać inicjatywę i przypomnieć jednostkom za pośrednictwem starosty, że spoczywa na nich obowiązek posiada aktualnych wewnętrznych przepisów kancelaryjnych, pomimo że nie ma tego wpisanego w zakres swoich obowiązków. Bo jeśli on tego nie zrobi, to kto?... 

[stany]

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie archiwum w danej jednostce powinna znać i stosować przepisy ustawy, a czy to wykonuje, to od tego jest Archiwum Państwowe, a nie archiwista Starostwa.
Jak wcześniej pisałem służę pomocą , jeśli proszą.

[niki25]

Dziękuje wszystkim za odpowiedz. U mnie w starostwie PODGiK jest dziwnym tworem tzn. nie jest jednostką organizacyjną powiatu tylko wchodzi w skład wydziału geodezji z osobnym kierownictwem. Problem jest taki, że kierownictwo ośrodka nie chce wykonać zaleceń pokontrolnych po kontroli PODGiK przez Archiwum Państwowe. Stoi twardo przy stanowisku, że powinien to zrobić archiwista. Chcę pomóc, ale samej będzie mi ciężko wykonać te prace tj.dokonać przeglądu stanu technicznego przechowywanych materiałów geodezyjnych i kartograficznych oraz opracować harmonogram prac konserwatorskich w odniesieniu do uszkodzonych egzemplarzy.   Brakuje mi już argumentów jak ich przekonać żeby wyznaczyli pracownika ośrodka odpowiedzialnego za wykonanie zaleceń któremu to ja pomogę. Co radzicie?

[Jarek]

We mnie budzi zawsze rozterkę kontrolowanie przez ap takich zbiorów dokumentacji, czy "archiwów" które funkcjonują na podstawie ustaw innych niż archiwalna - nie tyle zasadność prowadzenia takich kontroli (bo materiał archiwalny pozostaje materiałem archiwalnym bez względu na to gdzie jest), co znalezienie podstawy prawnej do nich. Jak rozumiem kierownictwo ośrodka nie miało jednak co do tego obiekcji.
Zrzucanie realizacji zaleceń na archiwistę jest co najmniej dziwne, bo kontrolowany był ośrodek a nie archiwum starostwa. Przepisy prawa geodezyjnego pomijają w ogóle w ścieżce życia dokumentacji geodezyjnej coś takiego jak archiwum zakładowe. Chyba że chodzi tu o dokumentację organizacyjną ośrodka?

[Rovan]

Jedno pytanie - Czy kontrolowana dokumentacja stanowi część zasobu AZ starostwa (została przekazana spisami z-o i wciągnięta na ewidencję archiwum zakładowego)?
Ja mam prostą zasadę - dopóki dokumentacja nie trafi do zasobu AZ nie odpowiadam za jej stan. Moja odpowiedzialność zaczyna się z chwilą złożenia podpisu na spisie z-o. Do czasu przekazania akt do AZ odpowiada za nie komórka, która je wytworzyła.

[niki25]

Dokumentacja ośrodka nigdy nie była przekazana do archiwum zakładowego i uważam, że nigdy nie powinna tam się znaleźć. Tak jak słusznie stwierdził Pan Jarek;przepisy prawa geodezyjnego pomijają w ogóle w ścieżce życia dokumentacji geodezyjnej coś takiego jak archiwum zakładowe. Jeśli chodzi o rodzaj tej dokumentacji to typowa dokumentacja geodezyjno-kartograficzna.

[stany]

       W moim Starostwie podobnie - ośrodek częściowo wykonuje zadania wydz. geodezji i jako ośrodek oddzielny zakres zadań ,nie wchodzących w zakres wydz. geodezji Starostwa ,tak , że kierownik i pozostali pracownicy pracują po 1/2 etatu w wydz. Geodezji i w ośrodku. Dokumentacje organizacyjna ośrodka wraz z archiwum zakładowym  prowadzi osoba zatrudniona w ośrodku, a dokumentacja ośrodka tworzona z zakresu wydz. geodezji przekazywana jest do mojego archiwum w Starostwie , no i taki to dziwoląg.