Proszę o pomoc jak spisać koperty dowodowe - zgony. Jest tego przeszło 40 lat.
1.Czy zrobić jeden spis alfabetycznie i wtedy w kolumnie 4 będą pomieszane lata.
2.Czy zrobić tyle spisów ile lat i również iłożyć alfabetycznie.
3.Czy tytuł teczki to będzie nazwisko imię data ur. co jeszcze?
4. W kolumnie 4 co będzie datami skrajnymi czy tylko rok zgonu?
5. Liczba teczek w kolumnie 6 to 1?
Jest akcja i robione to jest pierwszy raz a ja mam problem. Tylko proszę nie do AP proszę o wasze sposoby.

A czy nie możesz sobie tego wpisać w jakiejś prostej bazy danych albo arkuszu kalkulacyjnym gdzie masz możliwość sortowania danych alfabetycznie i wg dat. Wówczas możesz spisać to jak leci nadając od razu trwałe sygnatury a potem posortować to i zrobić wydruki wg alfabetu lub wg dat (zależy co dla kogo będzie ważniejsze?).

Zgodnie z § 33. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz.U. 2002 nr 236 poz. 1999 z późn. zm.) - http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20022361999 - koperty dowodowe przechowuje się według kolejności numerów dowodów osobistych w ramach poszczególnych serii. W praktyce koperty dowodowe osób żyjących i zmarłych przechowywane są w biurach oddzielnie, ale zgodnie z powyższymi zasadami, tzn. według serii i numerów dowodów. Kolejne koperty osób po raz pierwszy otrzymujących dowód osobisty lub zmarłych włączane są do odpowiedniego zbioru w odpowiednie miejsce, tzn. do odpowiedniej serii i w kolejności numerów dowodów. Zatem spisywanie poszczególnych zbiorów kopert (osób żywych i zmarłych) według np. nazwisk, czy serii i numerów jest bezcelowe.
Z kolei zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych wprowadzoną Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków miedzygminnych (Dz.U. 1999 nr 112 poz. 1319 z późn. zm.) - http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19991121319 - koperty dowodowe mają kategorię B10, zatem po dziesięciu latach - 10 lat liczone od daty zgonu - mogą być teoretycznie niszczone (chociaż raczej mało prawdopodobne, żeby jakieś archiwum państwowe wydało na to zgodę).

W związku z powyższym i z punktu widzenia ewentualnego brakowania chyba najlepszym rozwiązaniem jest spisanie kopert grupując na jednym spisie koperty osób zmarłych w jednym roku. Natomiast na pojedynczym spisie koperty uporządkowane powinny być w kolejności serii i numerów dowodów. W wyniku tego powstanie trochę "wirtualny" spis ("wirtualny" dlatego że nie odzwierciedlający układu na półce), ale przynajmniej koperty, jeżeli już mają być, będą zewidencjonowane. A jeżeli koperty zmarłych zostaną już w ten sposób zewidencjonowane pozostanie pilnowanie, aby w trakcie bieżącej pracy do zbioru tego nie włączono nowych kopert zmarłych, bo cały trud pójdzie na marne.

Natomiast, odnośnie tego co wpisywać w poszczególne rubryki spisu (jako, że koperty dowodowe są nieco specyficzną dokumentacją) można zastosować takie rozwiązanie:
Rubryki 1, 7 i 8 spisu wiadomo.
Rubryki:
2. Znak akt: seria i numer dowodu osobistego,
3. Tytuł teczki lub tomu: nazwisko i imię osoby + ew. nr PESEL, w którym zakodowana jest też data urodzenia,
4. Daty skrajne: data od - data roczna pisma wszczynającego sprawę, np. data wniosku o wydanie dowodu oraz data do - data roczna śmierci,
5. Kat. arch.: B10,
6. Liczba teczek: 1.

Cytat: Bolek w Listopad 19, 2009,
A czy nie możesz sobie tego wpisać w jakiejś prostej bazy danych albo arkuszu kalkulacyjnym gdzie masz możliwość sortowania danych alfabetycznie i wg dat. Wówczas możesz spisać to jak leci nadając od razu trwałe sygnatury a potem posortować to i zrobić wydruki wg alfabetu lub wg dat (zależy co dla kogo będzie ważniejsze?).

Stworzenie takiej wyszukiwarki jak najbardziej praktyczne. A może przynajmniej częściowo (w odniesieniu do osób zmarłych, które miały wyrobiony plastikowy dowód) da się to zrobić eksportując potrzebne dane z systemu do wprowadzania i wydawania dowodów osobistych?

Tak ja to wszysto rozumiem. Tylko mi chodzi o przekazanie do archiwum zakładowego w odpowiedniej formie czyli  za pomocą spisó zdawczo odbiorczch. Ja wcale nie myślę potem o występowanie do AP o brakowanie. A to będzie tylko z wielkim pożytkiem dla tych dokumentów bo będą w odpowiednich warunkach przechowywane czyli w archiwum zakładowym z wszystkimi wygodami. Cały czas jest mowa o kopertach dowodowych osób zmarłych. Podobno weszło jakieś zarządzenie odnośnie spisywania takich kopret.

Podobno trzeba spisywać koperty dowodowe osób zmarłych na spisach zdawczo-odbiorczych akt osobowych. Czy ktoś się już z tym spotkał? Gzie umieścić PESEL, nr dowodu? Będą to wolne rubryki?

I cisza?

Koperty dowodowe sprzed 1980 r. nie będą brakowane, zaliczono je do kat. A, taka informacja poszła już do gmin. Te od 1980 r. zaliczono do kat BE50,  sądzę jednak że też tylko kwestią czasu jest zaliczenie ich do materiałów archiwalnych, bo jak wiadomo materiały archiwalne to odpowiednio stare papiery 

A może po prostu wtedy już wdrażano PESEL i dokumentacja składająca się na kopertę była bardziej jednorodna bo nie gromadzona przez milicję  A BE zachowano by dać sygnał, że wymaga to sprawdzenia i weryfikacji ? Aha, dawność akt to też kryterium wartościowania...

Cytat: Ewa33 w Grudzień 16, 2009,
Aha, dawność akt to też kryterium wartościowania...

Oczywiście    Tyle, że to akurat kryterium ośmiesza ideję wartościowania ...

CytatKoperty dowodowe sprzed 1980 r. nie będą brakowane, zaliczono je do kat. A, taka informacja poszła już do gmin[/quote
Czyli też powinniśmy dostać taką informację. A czy jest w tej informacji o spisie czy taki jak dla akt osobowych? Czy ktoś już dostał taką informaje czy może mi przesłac na skrzynkę?

Cytat

witam,
archwiwum panstwowe w opolu wydało w tym roku informacje do gmin w jaki sposób przygotować
koperty dowodowe do przekazania do archiwum państwowego. Są to wytyczne opolskiego archwium
wiec nie bede sie rozpisywać na temat w jaki sposób.
Osoby, które są zainteresowane powyższą problematyką prosze o zgłoszenie takiej potrzeby
wtedy zamieszcze te dane.

Nie chcę zaczynać nowego wątku, więc odświeżę ten 
Proszę o pomoc w kwestii archiwizowania kopert dowodowych - temat, chyba trudny i rzadko poruszany na tym forum. Czy ktoś z Was znalazł rozwiązanie w archiwizowaniu tego typu dokumentacji?
Próbuję uporządkować stare koperty dowodowe. Wpisuję jak leci do Excela, ale w zgonach pojawił się problem - daty skrajne. Kajan kiedyś proponował aby wpisać datę najstarszego dokumentu i datę zgonu, ale częste te daty nie są takie same. Przykład: Pan zmarł w 1995 (adnotacja na kopercie), pierwszy dokument w niej jest z 1952 r. a ostatni z 1991 (wniosek o wydanie dowodu). Czy  utworzyć kolejną rubrykę z rokiem zgonu?

Witam, również i ja odświeżę temat 

Czy prowadząc rejestr spisów akt w archiwum zakładowym powinnam również prowadzić jakąś dodatkową ewidencję samych kopert dowodowych znajdujących się w archiwum? Pytanie może wydać się głupie, ale jako, że dopiero co zaczynam moją przygodę z archiwistyką to dla mnie jest nurtujące, proszę więc o wyrozumiałość.

Pozdrawiam 

Witam,
w moim archiwum jestem w trakcie porządkowania kopert dowodowych. Przede wszystkim zgodnie z wytycznymi naszego AP należy wpisywać je na konkretnym spisie zdawczo-odbiorczym, w załączniku podaję wzór. My dostaliśmy informację z archiwum państwowego, iż koperty dowodowe z dowodem wydanym pierwszy raz do 1979 roku włącznie należy zakwalifikować do kat. A, po 1979 r. do kat. BE50.
Co do dat skrajnych kopert dowodowych jest to data pierwszego i ostatniego dokumentu. Koperty zakwalifikowane do kat. A. wewnętrznie porządkuję, czyli nadaję kolejność chronologiczną, usuwam metale oraz paginuję.
Jeśli chodzi o ewidencję samych kopert, to mam w wersji papierowej rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych, w których jest informacja o imieniu, nazwisku wnioskodawcy, miejscowość, seria i numer wystawionego dowodu, potwierdzenie odbioru. Najstarszy rejestr jest od 1975 roku. Ewidencja elektroniczna powstaje na bieżąco w trakcie porządkowania. Koperty są poukładane seriami, wpisany jest numer i seria ostatniego wydanego dowodu. Przy przyjęciu do archiwum jedna koperta będzie jedną pozycją na spisie zdawczo-odbiorczym.

Cytat: Karolina w Kwiecień 15, 2019,
Witam, również i ja odświeżę temat 

Czy prowadząc rejestr spisów akt w archiwum zakładowym powinnam również prowadzić jakąś dodatkową ewidencję samych kopert dowodowych znajdujących się w archiwum? Pytanie może wydać się głupie, ale jako, że dopiero co zaczynam moją przygodę z archiwistyką to dla mnie jest nurtujące, proszę więc o wyrozumiałość.

Pozdrawiam 

ja przyjmowałam koperty dowodowe z Wydziału  na oddzielnych dla każdego roku  spisach zdawczo-odbiorczych. Na początku był to typowy spis ( w rubryce z tytułem teczki były przepisywane informacje z okładki koperty) Z czasem spis był modyfikowany czyli rozszerzany o wymagane rubryki.
Każdy spis dotyczy  zgonów w danym roku i ma nadany kolejny numer wg wykazu spisów zdawczo-odbiorczych. Jednostką archiwalną jest koperta dowodowa konkretnej osoby.
Jeżeli istniały jakieś dodatkowe ewidencje zazwyczaj pozostawały w wydziale, choć wg sztuki powinny w nim zostać na zasadzie wypożyczenia (ja tego nie robiłam)
Tak więc uważam, że nie ma potrzeby prowadzenia, a tym bardziej sporządzania dodatkowej ewidencji.
pozdrawiam