Cześć, próbujemy właśnie wejść(z jednostką organizacją miasta) w elektroniczny obieg dokumentacji. Wiadomo nie będą to wszystkie klasy, zaczynamy skromnie od kilku haseł. Z moich rozmów z przełożonymi wynika, że nie dostanę na razie modułu do archiwizacji. Czy macie jakieś rady dla pracowników merytorycznych w zakresie zakładania spraw w systemie EZD PUW ułatwiających późniejszą archiwizację? Na co trzeba zwrócić uwagę aby w przyszłości nie narobić sobie problemów? Chcemy zmienić instrukcje kancelaryjną w taki sposób aby znalazły się tam wytyczne co do prowadzenia spraw w klasach zielonych. Będę wdzięczną za rady.

Zastanawiam się dlaczego chcecie zmieniać instrukcje kancelaryjną.  My mamy wytyczne odnośnie tytułowania spraw i dokumentów w sprawach w osobnym zarządzeniu, które zawiera także wykaz dozwolonych do stosowania skrótów w sprawach elektronicznych i moim zdaniem szczegółowe wytyczne powinny być właśnie zawarte w zarządzeniu kierownika jednostki.
Warto zajrzeć na stronę archiwów państwowych i poszukać publikacji Dokument elektroniczny. Przewodnik i katalog dobrych praktyk.

Hej, ja jako archiwista nie chce Ale Dyrekcja uważa, że trzeba, że nasza instrukcja jest za ogólna itp.
Sama chciałabym przekazać pracownikom kilka uwag odnośnie metadanych i nazewnictwa, max mam do przekazania jedną stronę A4 tekstu. 
To co chciałam przekazać to konieczność:
- Weryfikacji metadanych wprowadzonych przez kancelarie
-Uzupełnianie metadanych niezwłocznie po zarejestrowaniu dokumentu lub założeniu sprawy.
-Wprowadzanie danych rzetelnie, kompletnie i zgodnie z treścią dokumentu – bez stosowania skrótów.
Wypełnianie wszystkich pól obowiązkowych, takich jak: nadawca, data wpływu/nadania, znak pisma, tytuł sprawy, liczba załączników czy rodzaj dokumentu.
-Stosowanie jednolitego nazewnictwa i opisów w celu ułatwienia wyszukiwania oraz późniejszego archiwizowania dokumentacji.
-Nie powinno zmieniać się automatycznie nadanych przez system metadanych (np. numeru sprawy, daty rejestracji), chyba że wynika to z obowiązujących procedur.
-Przed zapisaniem należy sprawdzić poprawność wprowadzonych informacji – błędne metadane utrudniają wyszukiwanie dokumentów i mogą powodować problemy w prowadzeniu spraw.

-Metadane stanowią integralną część dokumentacji elektronicznej i mają znaczenie dla prawidłowego obiegu, wyszukiwania oraz archiwizacji dokumentów, dlatego:

nazwa dokumentu lub sprawy powinna zawierać co najmniej dwa wyrazy, każdy minimum trzy znaki;
niedozwolone jest stosowanie następujących znaków w tytułach: \ (ukośnik lewy), / (ukośnik prawy), * (gwiazdka),? (znak zapytania),: (dwukropek), = (znak równości),, (przecinek),; (średnik);
należy unikać stosowania skrótów niezrozumiałych dla innych użytkowników, np. nazwy urzędów powinny być czytelne i jednoznaczne.

Dodać do powyższych coś jeszcze?

Adda, poniekąd dyrekcja ma rację: instrukcja kancelaryjna jest ogólna, ale taka ma być - NDAP zwraca uwagę na to, by raczej trzymać się ich wytycznych. Przeszłam przez tę trudną drogę w ub. roku.
Natomiast wszystko, co nie jest zapisane w IK, a jest ważne, normujesz procedurą wewnętrzną, która zacznie obowiązywać na mocy np. zarządzenia kierującego jednostką. I po temacie.
Akurat jestem na bieżąco w tym temacie.

Tak, będę ich się starała przekonać do opcji z zarządzeniem, ale jak mi nie wyjdzie to będę musiała zmieniać instrukcje kancelaryjną