Dzień dobry,

mam pytanie odnośnie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Otóż czasem się zdarza tak, że jakieś pozycje spisu archiwum państwowe wyłącza z brakowania i postanawia o przekwalifikowaniu danych teczek do kategorii A. Najczęściej wtedy w piśmie z archiwum znajduje się informacja, że "materiały archiwalne muszą zostać zewidencjonowane w spisie zdawczo-odbiorczym dokumentacji o kat. A, a następnie zarejestrowany w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych".

Pytanie: dokumentacja jest na stanie archiwum zakładowego, ale pochodzi z innej komórki organizacyjnej. Kto w takim przypadku powinien stworzyć nowy spis zdawczo-odbiorczy? Podejrzewam, że pewnie archiwum zakładowe, niemniej nie jest to dokumentacja własna archiwum zakładowego i nie została wytworzona przez tą komórkę, a inną. Formalnie więc pieczęć której komórki organizacyjnej powinna znaleźć się na nowym spisie przekwalifikowanych teczek? Jak to wygląda w praktyce u Państwa?

W praktyce, zgodnie z zapisami IA ja porządkuję dokumentację i przygotowuję spis. Umieszczam na nim tylko mój podpis i załączam notatkę, że dokumentacja została przekwalifikowana na podstawie Zgody nr...

Świetnie, dziękuję za pomoc! W sumie podobnie chciałem postąpić. To jeszcze dwa pytania:

1. Czy też w tym pierwotnym spisie zaznaczasz przy danej pozycji, że została ona przekwalifikowana na podstawie danej zgody?
2. Czy w nowym spisie tej dokumentacji podajesz ewentualnie w uwagach starą sygnaturę?

Tak naturalnie w polu uwagi tu i tu należy umieścić stosowną adnotację

Pisz "dawna sygnatura", chyba ładniej brzmi
Pola uwagi używam też do czegoś takiego jak wskazanie pierwotnego znaku teczki/sprawy dla dokumentacji oddziedziczonej z ministerstwa lub jakiejkolwiek innej instytucji. Jak też dla wskazania numeru sprawy, gdzie był spis z natury (o dziwo AP się zgodziło na taki spis) i zmieniłem symbol z JRWA, po pierwotny był po prostu błędny. Wiem, że dla niektórych archiwistów znak sprawy rzecz święta, ale ta dokumentacja po pierwsze tyle już zmian przeszłą, że nie ma o czym gadać. Po drugie skoro to porządkuje de facto od nowa to też zdecydowałem się na prawidłowe oznaczenie.
Ogólnie czym więcej info tym lepiej, choć musi to też być "zwięzłe".

O tak, dokładnie, porządek informacyjny musi być zachowany!  Zresztą tak jak piszecie - to dobry moment na uporządkowanie tej dokumentacji w ogóle. Często jest tak, że wyłączne z brakowania akta nie były wcześniej ani spaginowane, ani umieszczone w teczkach bezkwasowych. Więc staram się, sukcesywnie, przy spisywaniu nowej ewidencji, porządkować także dokumentację.

Dziękuję jeszcze raz!

Informacja nr 11 Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z dnia 15 lipca 2011 r.
w sprawie sposobu praktycznej realizacji w środkach ewidencyjnych archiwum zakładowego zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji