Tytułem wstępu, skończyłem kurs kancelaryjny 1 stopni w SAP, gdzie nauczyłem się podstaw.
Między innym, jakie dokumenty podlegają kat. A
Było wyszczególnione, że są to w przeważającej części dokumenty powstałe u nas, są to dokumenty skierowane do nas, istotne itp.
No i miałem wątpliwości, co do dokumentów przychodzących ze statusem "do wiadomości", czyli np. dane potwierdzające podział (pracuję w gminie i decyzje podziałowe zapadają w starostwie) i te dokumenty trafiają do odpowiednich komórek np. podatki...Z tym są np. odpisy aktów notarialnych (w sumie nie bardzo wiem, po co skoro aktualne dane podziałowe ma starostwo.) wracając do istoty sprawy. Przychodzą różne dokumenty ze statusem "do wiadomości" których tematyka owszem dotyczy kat, A, ale nie są to dokumenty tworzące sprawę, moim zdaniem jest to dokumentacja tymczasowa BC, ewentualnie do dopięcia w innych sprawach typu wymiar podatku itp. Zadzwoniłem do oddziału AP pod który podlegamy by to potwierdzić, Zaskoczyło mnie to, że Pani powiedziała że decyduje tematyka pisma. Nawet jak ma status "do wiadomości" to i tak będzie A i tak trzeba to archiwizować. Spytałem jak to?? Przecież jako A jest u wytwórcy, który ma obowiązek poinformować ileś tam urzędów, i co? w każdym będzie To A, a potem w magazynach AP będzie kilka takich samych egzemplarzy?? Usłyszałem, że tak, że tylko tematyka decyduje.
To jak to jest, bo to dla mnie jest kompletnie nielogiczne..

Pani z AP ma w sumie rację... Ale o "tematyce" to decyduje urzędnik, bo to on wybiera symbol pod jakim dany dokument zaklasyfikować.

Dzięki za odpowiedź, choć nadal tego nie ogarniam. Według tej Pani przychodzi np. jakiś dokument do wiadomości z jakiegoś urzędu nadmorskiego (my to urząd w Polsce centralnej), że planują jakieś tam budowy co mają wejść do planu rozbudowy. I pytają o opinię...
Według mnie, ten dokument, po odpowiedzi jest po prostu BC
Ale według tematyki to ustalanie warunków zabudowy czyli 6730 kategoria A. I co zakładać teczkę dla tego dokumentu i odpowiedzi. Bo tematyka, a np. dostaliśmy tą wiadomość bo jesteśmy na liście mailingowej jak kilkaset innych urzędów, z których każdy robi taką samą teczkę A???

Napisze Ci tak. Na pewno nie Bc. Do tego czy A, pewnie tak skoro piszesz, że nie ma innego wyboru w JRWA. Czy to ma wartość dla historyka, czy historii Narodu Polskiego, nie wiem, bo się na tym nie znam, ale archiwista z AZ nie wartościuje na tym etapie dokumentów.

Są inne przypadki, organizacja władz nadrzędnych, masz kat. B5 czy tam B10, ale już własna to kat. A i to ma sens. Ja tworząc JRWA staram się, żeby dokumenty ważne nazwijmy to "własne" miały kat. A, ale już jakieś dokumentacja obca, gdzie dana jednostka nic sensownego nie wnosi to kat. B. No niestety w samorządach macie JRWA ustalone z góry, co ma swoje wady i zalety. Pamiętajmy też, że jeżeli coś nam osobiście zdaje się bez sensu, jak kwalifikowanie czegoś takiego jak piszesz na kat. A to nie znaczy, że tak jest. W tym przykładzie powstaje jakaś tam Wasza opinia, no chyba, że nie... to wtedy bez sensu i mocniej bym się zastanowił nad symbolem

Dzięki
To JRWA kompletnie mi się nie podoba, właśnie dlatego, że jest pole do myślenia nad takimi rzeczami inaczej jak w poprzednim (KRWA no właśnie literówka :-)) JRWA, Gdzie były 2 kratki z kategoriami ze względu na miejsce pochodzenia dokumentu. Np coś u nas jet B5, a np. w takim starostwie A
W ogóle to ja nie wiem kto to układa. Każdy urząd dostaje dokumenty i tworzy własne w ograniczonej tematyce. Więc co za problem stworzyć jeden konkretny JRWA zróżnicowany np. rodzajem gminy: miejska, wiejska itp. co i gdzie ma jaką kategorię (wg poziomu w hierarchii) ale trzeba jechać i kombinować na tym z 2011 roku. Moja teoria jest taka, że AP nie miałoby co robić i musieliby zwolnić kilka osób, a tak to my np musimy czekać na ekspertyzę BE 12 miesięcy

Cytat: TomaszArchiwum w Październik 16, 2025,Dzięki za odpowiedź, choć nadal tego nie ogarniam. Według tej Pani przychodzi np. jakiś dokument do wiadomości z jakiegoś urzędu nadmorskiego (my to urząd w Polsce centralnej), że planują jakieś tam budowy co mają wejść do planu rozbudowy. I pytają o opinię...
Według mnie, ten dokument, po odpowiedzi jest po prostu BC

są to informacje istotne np. do sporządzania planów zagospodarowania przestrzennego, opłat planistycznych, innych roszczeń
a poza tym, lepiej wiedzieć co ma się dziać lub działo w gminie.

Cytat: TomaszArchiwum w Październik 16, 2025,JRWA, Gdzie były 2 kratki z kategoriami ze względu na miejsce pochodzenia dokumentu. Np coś u nas jet B5, a np. w takim starostwie A

 to dotyczyło komórek w tym samym urzędzie, a w tworzeniu dokumentacji i załatwianiu spraw nie ma rożnicy czy jest to mała, duża, wiejska gmina - zadania są takie same, tylko różnią się ilością dokumentów do przechowywania

Cytat: Leksandra w Październik 21, 2025,są to informacje istotne np. do sporządzania planów zagospodarowania przestrzennego, opłat planistycznych, innych roszczeń
a poza tym, lepiej wiedzieć co ma się dziać lub działo w gminie.

 to dotyczyło komórek w tym samym urzędzie, a w tworzeniu dokumentacji i załatwianiu spraw nie ma rożnicy czy jest to mała, duża, wiejska gmina - zadania są takie same, tylko różnią się ilością dokumentów do przechowywania

Niewiele z tego ogarniam, choć wiem o co Pani chodzi. Mi chodzi o taką sytuację:
Dostajemy dokument do wiadomości z gminy oddalonej o 300 km, z prośbą o opinię o planowaniu zmian w planie zagospodarowania przestrzennego. Nic na ten temat nie wiemy. Owszem kiedyś mailowo zapytaliśmy czy mają i jak się sprawdza jakiś sprzęt, i pewnie wtedy wpadło to na listę adresową i taka prośba wpłynęła do nas "z automatu", bo co my możemy wiedzieć na ten temat. Więc grzecznie odpowiadamy, że nie jesteśmy w stanie wydać opinii, bo nie znamy sprawy. Oczywiście brak odpowiedzi.... no i co mamy zrobić z tym dokumentem. Albo z innymi tego typu, jak np. powiadomienie (do wiadomości), że przez naszą gminę przejdzie pielgrzymka...

Może to?

0124 Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od gminy BE5 (dotyczy między innymi informacji czy materiałów przekazywanych do wiadomości czy zaopiniowania gminie)