Witam, mam pytanie odnośnie przyjmowania dokumentacji na stan archiwum zakładowego a zwłaszcza materiałów archiwalnych. Liczę na wszelkie podpowiedzi i usprawnienia.  Czy przyjmując teczki na stan archiwum weryfikujecie dokładnie [kartka po kartce]  ich kompletność na tyle ile  jesteście w stanie wywnioskować z dokumentacji i czy zwracacie uwagi na braki, np. w protokole komisji są wymienione, załączniki, których nie ma w teczce aktowej? I co w takim  wypadku czy dążycie aby komórka skompletowała teczki czy wymagacie wyjaśnień pisemnych -gdzie je ewentualnie umieszczacie czy macie to gdzieś. 
Dotychczas tak wertowałam i zwracałam uwagi na braki ale mam już po kokardę, że potem wychodzi ze ja się czepiam. Dodam tylko ze brali są nawet w roku 2022. 
Znacie jakieś metody, żeby sobie usprawnić proces przyjmowania?  

Dokładnie to sprawdzam tylko czy zgadzają się tytuły teczek ze spisem, ilości itd. Przed rozpoczęciem przygotowania proszę o zrobienie kilku teczek na próbę i te sprawdzam wewnątrz układ itp., ustalamy wspólnie jak ma być zrobiona reszta, jeśli to dokumentacja jednorodna i potem przy przejęciu sprawdzam jeszcze wyrywkowo kilka teczek.

Oczywiście jakoś tam narażam się przy tym, że potem AP będzie mogło sprawdzać dokładniej i coś tam znajdą do poprawy. Lecz tak szczerze to i tak zależy od pracownika AP, bo już oddawałem dokumentację gdzie układ spraw, chronologiczny był do kitu i zostało to przyjęte, bo ładnie ustaliliśmy wspólnie, że "zachowujemy układ kancelaryjny", który urzędnicy nadawali w "tamtych czasach" (instrukcje oczywiście mówiły inaczej). Innym razem bardzo dobrze zrobiona dokumentacja, ale przyszła "komisja" z AP kilka osób, kilka dni siedzieli i oczywiście coś znaleźli

Cytat: Barsa w Wrzesień 17, 2025,Dokładnie to sprawdzam tylko czy zgadzają się tytuły teczek ze spisem, ilości itd. Przed rozpoczęciem przygotowania proszę o zrobienie kilku teczek na próbę i te sprawdzam wewnątrz układ itp., ustalamy wspólnie jak ma być zrobiona reszta, jeśli to dokumentacja jednorodna i potem przy przejęciu sprawdzam jeszcze wyrywkowo kilka teczek.

Oczywiście jakoś tam narażam się przy tym, że potem AP będzie mogło sprawdzać dokładniej i coś tam znajdą do poprawy. Lecz tak szczerze to i tak zależy od pracownika AP, bo już oddawałem dokumentację gdzie układ spraw, chronologiczny był do kitu i zostało to przyjęte, bo ładnie ustaliliśmy wspólnie, że "zachowujemy układ kancelaryjny", który urzędnicy nadawali w "tamtych czasach" (instrukcje oczywiście mówiły inaczej). Innym razem bardzo dobrze zrobiona dokumentacja, ale przyszła "komisja" z AP kilka osób, kilka dni siedzieli i oczywiście coś znaleźli

A co w przypadku stwierdzonych braków w bieżącej dokumentacji? Niestety tak jak wspomniałam u mnie sa i to sporo, bo pracownik nie dołożył załączników.  Ja wymagam skompletowania bo nie chce potem mieć problemów w AP i nie uśmiecha mi się szukanie dokumentacji po latach. Z nadzoru usłyszałam,że mam wymagać wyjaśnień na pismie, a gdzie mam sobie je wsadzić bo raczej doradzanie komórkom organizacyjnym z kategorii B2 mija się z celem  wiadomo potem to ja zbieram śmietankę uciazliwca i tego, że się czepiam.

W teraźniejszej pracy nie miałem raczej rażących braków. Raczej były problemy z odpowiednim układem czy tytułami... Problem z "brakami" miałem, ale wynikało to z tego, że był covid a do jednostki żeby funkcjonowała wprowadzono EZD, i część spraw niby jest cała w EZD ale jako, że nie wprowadzono składów to coś z tymi dokumentami trzeba było zrobić.

Jeśli chodzi o różne zlecenia to cóż.. były braki i to takie, że nie było całych spraw, części spraw itd. ale to raczej dokumentacja historyczna. Przy bieżącej to też różnie i to jak pisałem czasem AP przyjmowało "jak leci", nie patrząc na braki (sprawdzanie polegało na weryfikacji spisów i potem przy 3000 teczek zaglądnięciem do 1 ) a czasem przy bardzo małym zasobie wertowaniem od deski do deski i szukaniem dziury w całym. Lecz jeśli chodzi o to co dokładnie piszesz, czyli "braki typu brak załączników" to spotkałem się tylko raz z tym, że AP miało do tego uwagi i wymagało od urzędu uzupełnienia ich, ale to była dość specyficzna sytuacja.

Cytat: Barsa w Wrzesień 17, 2025,W teraźniejszej pracy nie miałem raczej rażących braków. Raczej były problemy z odpowiednim układem czy tytułami... Problem z "brakami" miałem, ale wynikało to z tego, że był covid a do jednostki żeby funkcjonowała wprowadzono EZD, i część spraw niby jest cała w EZD ale jako, że nie wprowadzono składów to coś z tymi dokumentami trzeba było zrobić.

Jeśli chodzi o różne zlecenia to cóż.. były braki i to takie, że nie było całych spraw, części spraw itd. ale to raczej dokumentacja historyczna. Przy bieżącej to też różnie i to jak pisałem czasem AP przyjmowało "jak leci", nie patrząc na braki (sprawdzanie polegało na weryfikacji spisów i potem przy 3000 teczek zaglądnięciem do 1 ) a czasem przy bardzo małym zasobie wertowaniem od deski do deski i szukaniem dziury w całym. Lecz jeśli chodzi o to co dokładnie piszesz, czyli "braki typu brak załączników" to spotkałem się tylko raz z tym, że AP miało do tego uwagi i wymagało od urzędu uzupełnienia ich, ale to była dość specyficzna sytuacja.

O wybrnieciu z dokumentacji sprzed lat ani nie chce wspominać bo to horror kancelaryjny ale wiadomo jakoś trzeba sobie radzić i to uporządkować ale tam aż tak bardzo nie wczuwam się, nie było spisów spraw, rejestrów,teczka współpraca i organizacja własnej jednostki była niemalże do wszystkiego, znaki spraw z symbolami, które nawet nie wystąpiły w jrwa.
 Natomiast w bieżącej dokumentacji zwracam uwagę na brakujące pisma i uważam, że lepiej teraz szukać niz za 25 lat. 
A ewentualnie wyjaśnienia komórki włożyć do teczki aktowej ze stwierdzonymi brakami? 

A czy rozpoczęła się już archiwizacja spraw elektronicznych? Czeka mnie to w przyszłym roku i też bym musiała zacząć zlebiac temat 

Jeśli w przekazywanej do az dokumentacji pojawiają się braki, najczęściej zgłasza to osoba przygotowująca teczki. W takiej sytuacji proszę o odszukanie zguby, jeśli to możliwe. Jeśli nie, to proszę o odnotowanie w spisie spraw, że np. brak załączników, albo: dokumentacja niekompletna, albo: brak akt. W tym ostatnim przypadku drukujemy z systemu EOD kartę informacyjną sprawy i wykaz dokumentów, jakie powinna zawierać. Obecnie raczej się to nie zdarza, dotyczy to raczej dokumentacji sprzed lat. Często pracowników zajmujących się tymi sprawami już nie ma, więc nie dręczę obecnych o szukanie igły w stogu siana. Wiadomo, że nie wyczarują tego, co się zgubiło. Ale informacja o tym powinna się znaleźć, żeby nikt potem nam nie próbował wmówić, że do archiwum przekazał komplet i to u nas coś zginęło.
Odnośnie sprawdzania przyjmowanych teczek - skupiam się na sprawdzeniu, czy tytuł teczki zgadza się z jrwa i z zawartością teczki. Kompletność akt sprawdzam raczej wyrywkowo.