Mam pytanie do was. Ostatnio zmienił się nam w pracy dyrektor. Do tej pory miałam samodzielne stanowisko ds. archiwum. Jako że jesteśmy samodzielnym zakładem opieki zdrowotnej to składnicą akt zajmowałam się tylko ja no i wstęp do archiwum miał również tylko dyrektor. Obecnie nowy dyrektor stwierdził, że takie stanowisko w naszym zakładzie jest zbędne i zdecydował, że przeniesie mnie do innego działu (dział gospodarczy) i będę pracować pod kierownikiem. Oprócz obowiązków które miałam do tej pory plus archiwum dołożył mi jeszcze obowiązki z nowego działu. Ja się na takie warunki pracy nie zgodziłam, nie podpisałam pisma które mi wręczył, bo uważam, że skoro jesteśmy placówką publiczną to archiwista powinien mieć stanowisko samodzielne, a nie podlegać pod kierownika, który nie ma żadnych uprawnień do tego by zajmować się archiwum. W mojej ocenie jest to bzdura. Nowy dyrektor postanowił jednak, że zmieni regulamin organizacyjny i tak. W naszej firmie działają związki zawodowe no i one otrzymały ode mnie konkretny przepis, tzn. powołałam się na Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, § 4 pkt. 3 (Dz. U. Nr. 14, poz. 67), który mówi, że archiwum zakładowe jest komórką lub samodzielnym stanowiskiem. Dyrektor odpowiedział jednak, że dotyczy to gmin i samorządów a my jesteśmy organem administracji centralnej w związku z tym te przepisy nas nie dotyczą. Co wy na to? Jak to się ma chociażby do tego, że poza archiwistą nikt sam nie może sobie wchodzić do archiwum zatem jak kierownik ma oceniać moją pracę itd.? Czy u was archiwista też jest samodzielnym stanowiskiem lub osobną komórką czy podlegacie pod jakieś inne działy?

W samorządówce nie słyszałam, żeby archiwista był samodzielnym stanowiskiem zawsze ktoś ma to w ramach innych obowiązków. Podlega kierownikowi wydziału.
Za tym dołożeniem obowiązków poszła podwyżka? 

A mi przypomnienie tego &4 pkt3, uświadomiło, że nigdy nie byłam samodzielnym stanowiskiem choć przez 12 lat prowadziłam, wyprowadzałam archiwum zakładowe i byłam w zaszeregowaniu: kierowca, konserwator i panie sprzątające. Po 12 latach dostałam,dodatkowy zakres i zaczęłam walczyć o zaszeregowanie jako urzędnik, udało się, ale nie poszły za tym żadne pieniądze, o czym mnie poinformowano przed zabiegiem o to.
Dzisiaj już 20 lat prowadzę archiwum i inne sprawy i widzę, że niestety archiwum zostało zaniedbane, nad czym ubolewam, ale nie mam po prostu czasu. Wciąż się uważa, że to tylko magazynier, zadzwonią przyjedzie wózkiem zabierze śmieci i tyle taka to praca...... Ach

Cytat: liteona w Sierpień 05, 2025,W samorządówce nie słyszałam, żeby archiwista był samodzielnym stanowiskiem zawsze ktoś ma to w ramach innych obowiązków. Podlega kierownikowi wydziału.
Za tym dołożeniem obowiązków poszła podwyżka? 

Gratulacje podwyżki 

Cytat: Konkretna6 w Sierpień 04, 2025,Mam pytanie do was. Ostatnio zmienił się nam w pracy dyrektor. Do tej pory miałam samodzielne stanowisko ds. archiwum. Jako że jesteśmy samodzielnym zakładem opieki zdrowotnej to składnicą akt zajmowałam się tylko ja no i wstęp do archiwum miał również tylko dyrektor. Obecnie nowy dyrektor stwierdził, że takie stanowisko w naszym zakładzie jest zbędne i zdecydował, że przeniesie mnie do innego działu (dział gospodarczy) i będę pracować pod kierownikiem. Oprócz obowiązków które miałam do tej pory plus archiwum dołożył mi jeszcze obowiązki z nowego działu. Ja się na takie warunki pracy nie zgodziłam, nie podpisałam pisma które mi wręczył, bo uważam, że skoro jesteśmy placówką publiczną to archiwista powinien mieć stanowisko samodzielne, a nie podlegać pod kierownika, który nie ma żadnych uprawnień do tego by zajmować się archiwum. W mojej ocenie jest to bzdura. Nowy dyrektor postanowił jednak, że zmieni regulamin organizacyjny i tak. W naszej firmie działają związki zawodowe no i one otrzymały ode mnie konkretny przepis, tzn. powołałam się na Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, § 4 pkt. 3 (Dz. U. Nr. 14, poz. 67), który mówi, że archiwum zakładowe jest komórką lub samodzielnym stanowiskiem. Dyrektor odpowiedział jednak, że dotyczy to gmin i samorządów a my jesteśmy organem administracji centralnej w związku z tym te przepisy nas nie dotyczą. Co wy na to? Jak to się ma chociażby do tego, że poza archiwistą nikt sam nie może sobie wchodzić do archiwum zatem jak kierownik ma oceniać moją pracę itd.? Czy u was archiwista też jest samodzielnym stanowiskiem lub osobną komórką czy podlegacie pod jakieś inne działy?

Ja też bym chciała poczytać odpowiedzi na ten temat, i jak podejść zwierzchników by mieć samodzielne stanowisko 

W większości urzędów, państwowych instytucji archiwista nie ma samodzielnego stanowiska. Często jest to dział/departament organizacyjny, administracyjny, biuro prezesa itp. Jeżeli jest to duże archiwum i jest kilku archiwistów to mają swoja komórkę, ale też często łączoną z kancelarią itp.

Jak dyrektor zmieni regulamin to stety, niestety "ma racje".

Co do podwyżki to nie było, jeszcze mi obciął premię regulaminową. A co do reszty ja zgadzam się z wami, ale wy piszecie o sytuacjach kiedy archiwum podlega pod jakieś kancelarie i inne. Wtedy jak najbardziej ma to sens. Ale tutaj mówimy o sytuacji kiedy archiwista jest podpinany pod dział kompletnie nie związany z archiwum. Nie ma w tym dziale pracowników przeszkolonych bo nikt tam archiwum nigdy się nie zajmował. Jedyną osobą po kursie archiwisty jestem ja. Dział gospodarczy u nas natomiast zajmuje się sprawami technicznymi budynku. Stąd też moje wątpliwości. Ja w tej firmie nie zajmowałam się tylko archiwum. Miałam też inne obowiązki i to jest jakby ok. Tylko że zawsze w naszym zakładzie archiwum należało do stanowisk samodzielnych tzn. Miała wcześniej archiwum sekretarka, a jeszcze wcześniej Pan od BHP. No nie wyobrażam sobie że ktoś inny będzie mi się krzątał po archiwum czy przeglądał dokumenty bo akurat musiałam na chwilę wejść po coś do biura i położyłam teczkę. W dodatku w zakresie nowym czynności napisali że kierownik będzie mnie rozliczał z mojej pracy. Przepraszam bardzo, jak skoro nie ma on uprawnień do zajmowania się archiwum?

Ale dlaczego ktoś z Twojego działu ma w ogóle wejść do archiwum bez Twojej zgody. Przecież to nie ma żadnego znaczenia pod tym względem czy to jest stanowisko samodzielne czy nie. W niektórych ministerstwach jest kilkaset osób a studia czy kurs mają 2 osoby i tylko one mają dostęp do archiwum. U mnie na 120 osób tylko ja mam wykształcenie archiwalne i tylko ja mam dostęp do klucza do archiwum, i pod moją nieobecność jedna osoba z kancelarii. Trochę chybiona argumentacja, w tej dziedzinie nic Ci się nie zmieni.

Po drugie kierownik do rozliczeń pracy nie musi za dużo znać się na rzeczy. On ma być dobrym menadżerem a to czasem więcej znaczy niż znanie się na wszystkim, czyli na niczym. Fajnie byłoby gdyby był pomocny, ale jednak z moich doświadczeń to lepiej żeby dyrektor czy kierownik nad nami za bardzo nie ogarniał, wspierał ale nie ogarniał, bo po co mi się w robotę ma.... pchać Najlepiej w sumie jak się nie interesują Tobą, święty spokój. Ja taki miałem póki nie dostałem koordynatora czynności kancelaryjnych, tutaj już ciężej "zniknąć".

W naszej jednostce archiwum to oddzielna komórka, pracują w niej archiwiści z wykształcenia lub po kursie (jak nakazuje IA). Przełożeni, będący na ścieżce aż po dyrektora, nie mają pojęcia o przepisach archiwalnych, więc trudno mówić o rozliczaniu pracy przez osoby nie posiadające do tego kompetencji. Archiwum to nasze "królestwo", wszystko ma hulać i ma byc zgodne ze sztuką archiwalną i tak staramy się, aby było.

W kwestii powyższego wątku pozwolę sobie zacytować fragment swojego artykułu dotyczącego
miejsca koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty w strukturze powiatowego inspektoratu weterynarii:

"Zadania związane z przeprowadzaniem kontroli w zakresie obiegu pism należą do koordynatora czynności kancelaryjnych. Stanowisko to najczęściej powierzane jest archiwiście. Warto się zastanowić, jakie miejsce w strukturze inspekcji poziomu powiatowego powinni, a jakie zajmują w rzeczywistości koordynator czynności kancelaryjnych (KCK) oraz archiwista. Można postawić tezę, że w większość inspektoratów nie ma osobnego stanowiska o przedstawionym profilu, a w strukturze organizacyjnej nie ma wydzielonego archiwum zakładowego jako osobnego zespołu15. Oczywiście nie jest tak wszędzie. Nieco lepsza sytuacja będzie w przypadku powiatowych inspektoratów weterynarii objętych nadzorem archiwalnym, a więc wytwarzających materiały archiwalne. Tam, ze względu na kontrole oraz potrzebę odpowiedniego postępowania z dokumentacją o wartości historycznej, jest szansa na utworzenie etatu KCK/archiwisty16. Również archiwum zakładowe nie stanowi osobnej komórki organizacyjnej. Z tego względu funkcjonuje w ramach Zespołu ds. Administracyjnych lub Zespołu ds. Finansowo-Księgowych i Administracyjnych17. Utworzone stanowisko archiwisty powinna zajmować osoba z odpowiednim wykształceniem, doświadczeniem, samodzielna w działaniu. Najlepiej, żeby osoba piastująca to stanowisko odpowiadała bezpośrednio przed kierownikiem jednostki. Niestety – co należy podkreślić – stanowisko KCK jest często deprecjonowane, a obowiązki wynikające z zajmowanego stanowiska odkładane na plan dalszy. Najprawdopodobniej takie sytuacje mogą mieć miejsce w przypadku, gdy obowiązki KCK pełni osoba zajmująca się na co dzień innymi sprawami. Aby można było dobrze wypełniać obowiązki, niezbędne jest wprowadzenie zmian w istniejących przepisach prawa wewnętrznego, np. regulaminie organizacyjnym. A także stworzenie zupełnie nowych form, jak regulamin czynności kancelaryjno-archiwalnych, który zawiera szczegółowy zakres czynności wykonywanych przez koordynatora czynności kancelaryjnych, jak również zakres kontroli przez niego realizowanych. Oprócz ww. kwestii powinno się opracować i wprowadzić wzór protokołu kontroli oraz upoważnienia przeznaczonego dla koordynatora. W celu lepszej organizacji pracy niezbędne jest także opracowanie szczegółowego harmonogramu kontroli. Takie działania będą miały jedynie sens przy wsparciu powiatowego lekarza weterynarii oraz kierowników/koordynatorów poszczególnych zespołów".

15. Autor dokonał przeglądu kilkunastu regulaminów organizacyjnych z inspekcji z różnych regionów Polski. Wydzielenie archiwum jako osobnego zespołu, ze względu na stosunkowo niewielkie instytucje, jakimi są powiatowe inspektoraty weterynarii, nie wydaje się dobrym rozwiązaniem. Natomiast brak etatu lub przynajmniej jakiejś jego części przeznaczonego dla osoby zajmującej się obiegiem i archiwizacją dokumentacji jest już sporym problemem mogącym powodować liczne nieprawidłowości.

16. Często zdarza się sytuacja wpisania pracownikowi w zakres obowiązków opieki nad archiwum bieżącym. Jednak jest to najczęściej niekorzystne, ponieważ taka osoba z reguły nie jest odpowiednio przygotowana pod względem wiedzy teoretycznej oraz praktycznej. Dodatkowym argumentem przeciwko temu rozwiązaniu
jest brak czasu na zajmowanie się sprawami kancelaryjno-archiwalnym spowodowane podstawowymi obowiązkami takiego pracownika.

17. Np. PIW Częstochowa, PIW Legnica, PIW Leszno lub PIW Otwock.

"Życie Weterynaryjne" 2023, nr 12.

pozdrawiam