Dzien Dobry
Od około miesiąca jestem pracownikiem Archiwum w Szpitalu Klinicznym. Obecny JRWA był aktualizowany ostatnio 16 lat temu . Proszę o każda pomoc wskazówkę jak poprawnie rozbudować nowe JRWA szczególnie w klasach od 4 . Czy ktoś ma moze przykładowe JRWA dla szpitala i chciałby się podzielić? Będę wdzięczna za każdą pomoc .

Pozdrawiam

Dzień dobry, 
Może uda mi się coś podpowiedzieć. Przede wszystkim nie brałabym pod uwagę ROZBUDOWY JRWA- 16 lat to długo więc opracowałaby nowe normatywy kancelaryjno-archiwalne we współpracy z komórkami organizacyjnymi. Opracowując JRWA wzięłabym pod uwagę specyfikę szpitala i rodzaje udzielanych świadczeń. Pomocne napewno będą Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej z 2020 roku, Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta,Prawo Atomowe, przepisy nadzoru farmaceutycznego, kwlrwiodawstwa itp - wszystkie, które wynikaja z specyfiki szpitala- najlepiej zwrócić się do komórek organizacyjnych wyjaśnić po co i czemu ma służyć. Przy klasqch wziąć pod uwagę ochronę zdrowia, promocje, konkursy, lecznictwo szpitalne, ambulatoryjne, pracownie diagnostyczne, jeżeli jest zakład rehabilitacji to również w zasadzie na podstawie Rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej zbudują Ci się klasy wyższego rzędu - od razu proponuję wziąć pod uwagę wskazówki NDAP- kryteria wartościowania dokumentacji medycznej i te zapisy uwzględnić w nowym JRWA. Przykładowe klasy od 0-3 można znaleźć na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Od razu bym proponowała określić postępowanie z dokumentacja medyczna w systemach dziedzinowych czy całość dokumentacji jest prowadzona elektronicznie czy cześć jest papierowo niestety przepis prawa dopuszcza taka formę. 

Bardzo dziękuję za wskazówki.  Ogólnie staram sie robić tak jak Pani mowi , rozmawiam z oddziałami czytam ustawy i tak jak z klasami 0- 3 nie mam większego problemu tak z tymi związanymi z specyfika szpitala już gorzej .... np. Gdzie mogę znaleźć normatywy określające jak dlugo powinna byc przechowywana dokumentacja wyjazdów karetek ? Zlecen na transport krwi ? Dary dla apteki znalazłam gdzieś że taka dokumentacja jest przechowywana 5 lat . Robię nowe normatywy a niechcenia nic pominąć. Jeżeli chodzi o system kancelaryjny to jest tzw. Mieszany część jest papierowo część elektronicznie - docelowo ma byc EZD, tutaj nalo kto wie , że wogole funkcjonują jakiekolwiek normatywy odnośnie archiwizacjj dokumentów.... tutaj było tak że oddziały pakowały wszystko w karton i dawały do archiwum a pracownik archiwum robił za nich spisy często bez sensu bo nie mógł określić kat. Archiwalnej dokumentacji ...

Cytat: RaczkującySzpitalnyArchiw w Lipiec 10, 2025,Bardzo dziękuję za wskazówki.  Ogólnie staram sie robić tak jak Pani mowi , rozmawiam z oddziałami czytam ustawy i tak jak z klasami 0- 3 nie mam większego problemu tak z tymi związanymi z specyfika szpitala już gorzej .... np. Gdzie mogę znaleźć normatywy określające jak dlugo powinna byc przechowywana dokumentacja wyjazdów karetek ? Zlecen na transport krwi ? Dary dla apteki znalazłam gdzieś że taka dokumentacja jest przechowywana 5 lat . Robię nowe normatywy a niechcenia nic pominąć. Jeżeli chodzi o system kancelaryjny to jest tzw. Mieszany część jest papierowo część elektronicznie - docelowo ma byc EZD, tutaj nalo kto wie , że wogole funkcjonują jakiekolwiek normatywy odnośnie archiwizacjj dokumentów.... tutaj było tak że oddziały pakowały wszystko w karton i dawały do archiwum a pracownik archiwum robił za nich spisy często bez sensu bo nie mógł określić kat. Archiwalnej dokumentacji ...

Osobiście szukałabym pomocy u kierownictwa jednostki przy opracowaniu JRWA tak aby komórki merytoryczne wsparły proces opracowywania - zwłaszcza jeśli chodzi o przepisy prawne bo JRWA ma służyć im a nie tylko archiwiscie. Z całą pewnością w jednostce jest osobą odpowiedzialną za krwiodawstwo więc najlepiej zna przepisy prawne. W takim wypadku jeśli na tym polegała archiwizacja to proponuję rozpocząć mocna działalność szkoleniowa po co I do czego służą i będą miały służyć normatywy. Jeśli planują Państwo wdrożenie Ezd to tum bardziej szkolić bo EZd wybitnie obnaża brak znajomości jrwa do tego stopnia, że część pracowników nawet nie wie jakie sprawy prowadzi i jak właściwie je klasyfikować 

Cytat: Agatka1986 w Lipiec 10, 2025,Osobiście szukałabym pomocy u kierownictwa jednostki przy opracowaniu JRWA tak aby komórki merytoryczne wsparły proces opracowywania - zwłaszcza jeśli chodzi o przepisy prawne bo JRWA ma służyć im a nie tylko archiwiscie. Z całą pewnością w jednostce jest osobą odpowiedzialną za krwiodawstwo więc najlepiej zna przepisy prawne. W takim wypadku jeśli na tym polegała archiwizacja to proponuję rozpocząć mocna działalność szkoleniowa po co I do czego służą i będą miały służyć normatywy. Jeśli planują Państwo wdrożenie Ezd to tum bardziej szkolić bo EZd wybitnie obnaża brak znajomości jrwa do tego stopnia, że część pracowników nawet nie wie jakie sprawy prowadzi i jak właściwie je klasyfikować

Poza tym jeśli Państwo są pod nadzorem AP warto zorientować się czy jest jeszcze jakiś szpital w ich okręgu działalności i kontaktować się z tamtejszym archiwista. W klasach JRWA warto uwzględnić również udostępnianie dokumentacji oraz informowanie podmiotów o pobycie. A jeśli chodzi o dokumentację medyczna to uwzględnić prowadzenie jej w systemie dziedzinowym i jaki jej zakres jest prowadzony elektronicznie-ezd nie będzie system dla dokumentacji medycznej zapewne będzie sluzyl jedynie do rejestracji korespondencji wpływającej i wychodzącej. Na jakim programie Państwo pracują czy to AMMS, mMedica, infoMedica czy jakiś inny.  

Cytat: Agatka1986 w Lipiec 10, 2025,Poza tym jeśli Państwo są pod nadzorem AP warto zorientować się czy jest jeszcze jakiś szpital w ich okręgu działalności i kontaktować się z tamtejszym archiwista. W klasach JRWA warto uwzględnić również udostępnianie dokumentacji oraz informowanie podmiotów o pobycie. A jeśli chodzi o dokumentację medyczna to uwzględnić prowadzenie jej w systemie dziedzinowym i jaki jej zakres jest prowadzony elektronicznie-ezd nie będzie system dla dokumentacji medycznej zapewne będzie sluzyl jedynie do rejestracji korespondencji wpływającej i wychodzącej. Na jakim programie Państwo pracują czy to AMMS, mMedica, infoMedica czy jakiś inny. 

Dodatkowo 

Cytat: Agatka1986 w Lipiec 10, 2025,Poza tym jeśli Państwo są pod nadzorem AP warto zorientować się czy jest jeszcze jakiś szpital w ich okręgu działalności i kontaktować się z tamtejszym archiwista. W klasach JRWA warto uwzględnić również udostępnianie dokumentacji oraz informowanie podmiotów o pobycie. A jeśli chodzi o dokumentację medyczna to uwzględnić prowadzenie jej w systemie dziedzinowym i jaki jej zakres jest prowadzony elektronicznie-ezd nie będzie system dla dokumentacji medycznej zapewne będzie sluzyl jedynie do rejestracji korespondencji wpływającej i wychodzącej. Na jakim programie Państwo pracują czy to AMMS, mMedica, infoMedica czy jakiś inny. 

Jeśli prowadzą Państwo archiwum zakładowe to napewno cześć dokumentacji będzie kat. A (zwłaszcza w przypadku szpitala klinicznego) od razu wziąć pod uwagę jak wspominałam kryteria wartościowania dokumentacji medycznej z NDAP i już zainteresować się swoją dokumentacja medyczna zgromadzona w systemie dziedzinowym I jej archiwizacja a przede wszystkim czy system ma moduł archiwum i czy umożliwią generowanie paczki archiwalnej

Warto jeszcze zwrócić uwagę czy w jednostce mają Państwo podział na archiwum zakładowe i archiwum medyczne. U mnie mam wyodrębnione archiwum medyczne - zbiór tzw. czynny oraz archiwum zakładowe. Spotkałam się również z podobnymi praktykami w innych szpitalach. 

Dziękuję za wszystkie rady .
Tak mamy AMSA infoMesica.

Dziękuję za wszystkie rady .
Tak mamy AMSA infoMesica i jeszcze inne programy. 
Generalnie staram sie uporządkować to co tu jest bo przez źle JRWA wiele dokumentów nie było przypasowabych do odpowiednich kategorii. Tu było tak że przychodziła komórka lub oddział i w kartonach lub segregatorach oddawała dokunentacje w której pisali mniej więcej co jest a spis robił/ albo nie robil archiwista często zle klasyfikując dokumentację... I teraz wszystko trzeba przejrzeć.  Na początku przyszłego roku chce wybrakowac większość dokumentacji. A np. Jak jest u was z kopiami wyników? Bo zgodnie z Ministra Zdrowia odnośnie rodzajow dok. Jeśli sa w systemie inf. Nie powinno eie tez tworzyć tej dokunentacji w formie tradycyjnej a tu tak jest. . I chciałabym to wszystko wybrakowac bo tylko zajmuje miejsce

A po co czekać do przyszłego roku z brakowaniem? Aktualnie większość wyników badań mamy tylko w systemie nie są w historii choroby, do historii włączone są badania w wersji papierowej wysyłkowe, albo te, których szpital nie realizuje lub są później robione. Natomiast EDM wchodził stopniowo więc chyba do 2020 roku włącznie były włączone do historii chorob. 
Znam ból takiego archiwum I dodatkowo praca z częścią biała szpitala jest trudna ale nie niemożliwa. Po latach  sukcesem mogę powiedzieć, że część biała lepiej radzi sobie z archiwizacja niż pion administracyjny 

Postaram się przejrzeć co jeszcze teraz mogę wybrakowac i moze rzeczywiście nawiaze jiz kontakt z naszym Archiwum Państwowym i zacznę brakować te wszystkie dokumenty. A jeżeli chodzi o instrukcje Kancelaryjna to macie podział na część medyczna i część administracyjna? I czy macie plany pracy archiwum wg które pracujecie ? Tzn. Cos w tym stylu Styczeń- luty brakowanie marzec _ kwiecień pomaganie w przygotowaniu dok. Do zdania.  Tu jest jeszcze problem ze nie było rozmowy pomiędzy archiwum i oddziałami jak ja chodzę i rozmawiam z ludźmi to sa w szoku ze wogole jest coś takiego jak jrwa

Pierwsze co zrobiłem po rozpoczęciu pracy w archiwum szpitalnym to wydzielenie dokumentów do brakowania a była tego u mnie ogromna ilość (ciężarówka trzy razy musiała obracać). Później zaktualizowałem JRWA i to na co głównie zwróciłem uwagę to to, że dla dokumentacji medycznej jest tylko jedna kategoria archiwalna B20 a z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, wynikają jeszcze inne terminy: B22 i B30, B5 i B2 dla skierowań. Plus warto konsultować się z różnymi działami np BHPowiec mi zgłosił, że jego rejestry przechowuje się 40 lat co w ogóle nie było ujęte. Zwróć też uwagę na dokumenty kadrowe bo można skrócić okres przechowywania z B50 na B10 pod pewnymi warunkami, a dokumentacja wytworzona od 2019 r. już powinna mieć z automatu B10

Proszę o podpowiedź jak dlugo powinno się przechowywać ankiety z iakosci opieki w szpitalu

Cytat: RaczkującySzpitalnyArchiw w Lipiec 22, 2025,Proszę o podpowiedź jak dlugo powinno się przechowywać ankiety z iakosci 

Cytat: RaczkującySzpitalnyArchiw w Lipiec 22, 2025,Proszę o podpowiedź jak dlugo powinno się przechowywać ankiety z 

Cytat: RaczkującySzpitalnyArchiw w Lipiec 22, 2025,Proszę o podpowiedź jak dlugo powinno się przechowywać ankiety z iakosci opieki w szpitalu

O jakie konkretnie ankiety chodzi? Czy to ankiety  z których składa się raport zgodnie z ustawą?  

Warto to doprecyzować z AP bo pomimo wskazanych okresów przechowywania u mnie jest to kategoria BE - ze względu na kryteria wartościowania dokumentacji medycznej wydane przez NDAP. W uwagach mamy dopisek o tym, iż lekarz określą wartość dokumentacji - wiadomo jak funkcjonuje to w praktyce.  Dodatkowo zbiorczą dokumentacja w formie wykazu głównego przyjęć oraz wszelkie pomoce ewidencyjne (dawniej jak wykazy glowne przyjec nie byly w programach funkcjonowały skorowidze do ksiegi glownej)  jest kategoria A.