Hej, nasze kadry przechodziły rożne zmiany organizacyjne, a co za tym idzie, nazwy i symbole komórek zmieniały się. Oddają teraz do AZ akta osobowe. Na spisie z/o mamy kolumnę znak teczki. Pracownicy zatrudniani byli w różnych latach. Czy kadry powinny teraz rozdzielać akta osobowe na kilka spisów ze względu na różne symbole w różnych latach komórki kadrowej? Dodam, że teczki na etapie komórki podczas ich zakładania nie były opisywane, więc teraz dociekanie kiedy i za którego pracownika była zmiana i na co będzie mega karkołomnym zadaniem, a i kilka spisów zamiast jednego, dla nas jako archiwum, kłopotliwe..

Na pewno nie rozdziela się akt osobowych, bo zmieniły się znaki, symbole itd...

Czyli myślisz, że nie będzie to błędem, jeśli w kolumnie znak teczki będą różne symbole komórki?

Nie. Tylko niestety są dwie szkoły jeśli chodzi o te symbole.... Niektórzy robią tak, że jak coś ma lądować z archiwum to już z aktualnym symbolem z JRWA, jeżeli w teczce są dokumenty nazwijmy to z okresu obowiązywania tego JRWA. W mojej ocenie jednak powinna być klasyfikacja z chwili gdy założono teczkę aktową, nawet jak na niej nic nie napisano jeśli chodzi o symbol. Natomiast kwestia kwalifikacji to inna sprawa, ale przy aktach osobowych nie ma z tym kłopotu.

Chyba się nie rozumiemy. Nie chodzi mi o zmiany w JRWA, czyli klasyfikację ani kwalifikację, ale o symbol komórki organizacyjnej wytwarzającej akta. W naszej jednostce było wiele zmian organizacyjnych przez lata, więc przyjęliśmy zasadę, że jeśli komórka A archiwizuje dokumenty po byłej komórce B i C, to grupuje i oddaje do AZ 3 spisy z/o, 1 - przekazujący i wytwórca komórka A, 2 - przekazujący A wytwórca B i 3 - przekazujący A wytwórca C. Teraz mam taką sytuację z komórką kadrową, która przekazuje akta osobowe pracowników zatrudnionych w różnych latach i tu nie czuję tego rozdziału (w sumie to cały czas jest komórka kadr), ale właśnie zastanawiam się, czy jak w kolumnie znak teczki będzie np. AAA.120, BBB.120, CCC.120, bo załóżmy tak zmieniał się symbol komórki kadrowej przez lata, to będzie ok...?

Aleksandro rozumiecie się z Barsą. Znak teczki składa się z symbolu komórki i symbolu z JRWA. Problemy z oboma częściami są analogiczne i są różne szkoły ich rozwiązywania. Każdy ma swoje wady i zalety. Ja bym zrobił kilka spisów, dla każdej komórki kadrowej oddzielny. Zrobiłbym tak, gdyż byłoby mi łatwiej odpowiednio oznaczyć akta i ogarnąć ich ewidencję. Argument o zbytnim rozplenieniu spisów o tyle nie ma dla mnie zastosowania, że moi poprzednicy natworzyli tyle spisów, że kilka kolejnych już nie robi mi różnicy.

Tutaj też są różne szkoły, bardziej skupiłem się na klasyfikacji, ale tak znak teczki to też symbol komórki... Widziałem spisy na których po "/" nie były nie tylko komórki z innymi nazwami a nawet ministerstwa o innej nazwie, ale komórki wykonywały dalej te same działania. Coś wcześniej było departamentem, potem działem, potem zespołem itd. Dobrym przykładem są np, kadry czy płace, gdzie zdarzało mi się oddawać (jako pracownik firmy archiwizującej) do AZ akta z lat np. 1950-1999 i pomiędzy tymi latami naprawdę działo się w nazewnictwie/strukturze. Ale też były jednostki gdzie było jasno powiedziane jeden dział, jeden spis.

Akurat w mojej ocenie w Twoim przypadku ja bym tworzył jeden spis, ale jak zrobisz kilka to też będzie ok. Podejście kolegi wyżej wynika z doświadczenia, moje pewnie też, szczególnie teraźniejszego, gdzie w AZ mam 20 kilka spisów xD