Witam, piszemy nową instrukcję kancelaryjna w związku z wprowadzaniem EZD. Ustaliliśmy że narazie 2 hasła z jrwa będą prowadzone elektronicznie. Zastanawiam się więc czy słusznym będzie opisać w instrukcji że podstawowym systemem jest u nas system EZD?

Raczej nie. Lepiej napisać, że system wykonywania czynności kancelaryjnych będzie tradycyjny z wyjątkami (dwie klasy w EZD).

Ja bym powiedział, że to zależy co chcecie robić dalej. Jeżeli chcecie mieć system tradycyjny, w którym 2 sprawy będą elektronicznie prowadzone to zgadzam się z Łucją. Ale jeżeli chcecie na razie mieć tylko 2, a z czasem włączyć wszystko/prawie wszystko to ja napisał bym IK dla systemu EZD i wydał zarządzenie z mnóstwem wyjątków. Dużo zależy od tego jak długa jest kolejka w Twoim AP. Ale jeżeli jest dłuuuga, a bywa, to oszczędzicie sobie uzgadnianie dwóch instrukcji, zamiast jednej docelowej.

To jest mimo wszystko też ważny wybór jeśli chodzi o brakowanie, szczególnie "spraw czerwonych" w EZD.

Sprawy czerwone wcale nie muszą istnieć To jest zawsze decyzja podmiotu. A jeżeli już istnieją to merytorycznie nie ma większego problemu wybrakować kat. Bc, na którą nie jest wymagana zgoda AP. A jeżeli chodzi o kompletność akt spraw złożonych do teczek to tu potrzebne jest oświadczenie komórek merytorycznych. Przecież nawet w systemie papierowym nigdy nie mamy pewności, czy aby na pewno przekazywane do archiwum akta spraw są kompletne. Oczywiście jest problem techniczny (póki co większość systemów nie daje takiej możliwości).

Zobacz zapisy w przykładowych, w sumie powtarzające się wszędzie, instrukcjach z NDAP dla instytucji działającej w EZD a tej co dotyczy tylko wspomagania.

EZD:
"8.   Odwzorowania cyfrowe, wykonane z przesyłek przychodzących, powiązanych z aktami spraw, o których mowa w ust. 4 pkt. 1 i 3, traktuje się w systemie EZD jak dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie. "

Wspomaganie:
"2.   Dane i dokumenty zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą."

Na "takie Bc" nie trzeba zgody? AAN w mojej ocenie twierdzi inaczej. U mnie np. będzie kłopot z około 3000-4000 koszulek, które zostały zamknięte jako "prowadzone po za EZD" (głównie faktury), ale na usunięcie tego z systemu mimo, że dokumentacja jest prowadzona papierowo muszę mieć zgodę z AP. W myśl pkt. instrukcji zacytowanych wyżej w systemie wspomagającym to w ogóle będzie kłopot z brakowaniem dokumentacji w EZD dot. kat. A . Wychodzi na to, że mimo, że przecież to co w papierze powinno zostać oddane do AP i jest materiałem archiwalnym, to jednak mając taki zapis to w EZD też jest materiałem archiwalnym i urzędnik musi z sensem prowadzić sprawy w obu "trybach" xD, bo już widzę jak AP przyjmie coś bez uzupełnienia metadanych, z jakimiś "dzikimi" tytułami itd. a przecież EZD tylko wspomaga tutaj proces.

Na szczęście ustawa ma się zmienić i dużo rzeczy ma być uproszczonych, ale słyszę o tym od kilku dobrych lat

Pisząc, że na "takie Bc" nie trzeba zgody miałem na myśli brakowanie dokumentów elektronicznych kat. Bc, które zgodnie z par. 9 ust. 2  Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi nie wymaga zgody. Nie znam opinii Dyrektora AAN w tym zakresie, ale chyba nie jest rozbieżna z Ministrem właściwym dla spraw admininstracji.

W świetle tego co piszesz tym lepiej pójść w IK dla EZD, bo przecież łatwiej będzie obsłużyć "sprawy czerwone" w AZ w tym trybie.

"na usunięcie tego z systemu mimo, że dokumentacja jest prowadzona papierowo muszę mieć zgodę z AP." - dlaczego?
Jeszcze raz poczytajmy zapisy. Zakładam, że masz IK dla EZD. No bo jak nie to wiadomo okres przechowywania dokumentów elektronicznych zbieżny z dokumentacją której dotyczą - czyli konieczna zgoda. Jeżeli zrobiliście dekretację/dekretację zastępczą na papierze, to zgodnie z tym zapisem byłaby to kat. Bc. A jeżeli jest to Bc to możecie/powinniście wybrakować to sobie sami. Rozumiem, że pracownicy nadzorów a za nimi Dyrektorzy różnych archiwów mają różne spojrzenia na różne problemy, ale tu nie bardzo jest pole na interpretację. Naturalnie dopóki Rozporządzenie z 2006 r. obowiązuje. Bo podobnie jak Ty od dłuższego czasu słyszę, że ma przestać. 

Powiem szczerze pierwszy raz spotykam się z interpretacją, że takie Bc o którym piszesz można brakować bez zgody archiwum państwowego powołując się na rozporządzenie. Jednak zapis w instrukcji oraz ogólna praktyka związana z Bc mówi coś innego. Ale do przemyślenia.
Ja raczej dla "podkładki" i tak miałem pisać do AAN a tutaj w sumie dobry dodatkowy argument mi dałeś.

Zapis w Rozporządzeniu pozostaje trochę zabytkiem polskiego prawa archiwalnego. Przed 2015 r. obowiązywało rozporządzenie z 2002 r., które pozwalało na przekazywanie na makulaturę, a nie brakowanie dokumentacji kat. Bc. Ten sposób myślenia w 2006 r. przeniesiono na dokumentację elektroniczną i tam sobie trwa, przynajmniej formalnie.
Co do zapisów wewnętrznych przepisów (IA), to chyba masz je zgodne z normami wyższego rzędu. W mojej ostatnio uzgadnianej instrukcji opartej na wzorze mam: "Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wydanych na ich podstawie." Tego akurat nie zmieniałem na swoje potrzeby. Więc pewnie też tak masz.
Nie wiem co masz w instrukcji, tak ogólna praktyka jest inna, ale przecież wynika ona głównie z tego, że przynajmniej ja nie słyszałem aby ktokolwiek brakował dokumentację elektroniczną z systemów klasy EZD. Bo większość z nich póki co nie daje takiej możliwości.

Właśnie na ostatniej konferencji w NDAP na której byłem jedna z osób z nadzoru z AAN powiedziała, że mierzy się pierwszy raz z brakowaniem o którym piszemy, bodajże z jednostki typu sejm czy coś takiego, ale tu trochę strzelam, bo o ile archiwistów z ministerstw kojarzę to już innych nie bardzo, bo rzadko uczestniczę w jakiś "spotkaniach archiwalnych".

Na pewno powołam się na przepis o którym piszesz, ale dla mnie, jak też chyba wyżej zauważyłeś, on trochę traci myszką (są tam jeszcze zgody generalne itp.) i trochę po prostu bez podkładki ze zgodą z AAN, że to akceptują bym się bał brakować.

Tak w ogóle to u siebie, pewnie większość zaklasyfikuje jako niestanowiącą sprawy dokumentację księgowa (nie było wtedy w jrwa dowodów księgowych... cóż ktoś kto tworzył JRWA nie postarał się). Minie 5 lat i wybrakuję to. Bez klasyfikacji nawet jak mi AAN pozwoli to będzie ręczne usuwanie z systemu a to może być bardziej czasochłonne.