Dzień dobry,
Jeżeli w archiwum trafiła się jeszcze dokumentacja np. z lat 1990 wzwyż do 2006 lub 2008 roku to oczywiście patrzę przy brakowaniu na kategorię, która obowiązywała w tamtejszym czasie. A następnie spoglądam na dzisiejsze obowiązujące od 2011 JRWA?
I jeśli kiedyś wynosiła ona B5 a w obecnie obowiązującym JRWA wynosi ona B10 to stosuję zasadę wyższej kategorii?
W tym przypadku B10 tak?
A jak to wtedy uwzględnić na spisie do brakowania ? Czy pisze się stary symbol i nowy czy już tylko nowy???
Może to i głupie pytanie ale pierwszy raz zabieram się za brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Symbol zawsze stary, archiwista nie zmienia znaków spraw itd., no chyba że naprawdę były błędnie nadane, przez co i kategoria zgoła inna, ale to są nazwijmy to szczególne przypadki.
Rozumiem, że chodzi o samorząd to chyba w rozporządzeniu z 2011 jest wprost napisane, że jak w załączonym tam jrwa jest wyższa kat. to taka się stosuje....

Cytat: archwiwum_ola w Maj 12, 2025,Dzień dobry,
Jeżeli w archiwum trafiła się jeszcze dokumentacja np. z lat 1990 wzwyż do 2006 lub 2008 roku to oczywiście patrzę przy brakowaniu na kategorię, która obowiązywała w tamtejszym czasie. A następnie spoglądam na dzisiejsze obowiązujące od 2011 JRWA?
I jeśli kiedyś wynosiła ona B5 a w obecnie obowiązującym JRWA wynosi ona B10 to stosuję zasadę wyższej kategorii?
W tym przypadku B10 tak?
A jak to wtedy uwzględnić na spisie do brakowania ? Czy pisze się stary symbol i nowy czy już tylko nowy???
Może to i głupie pytanie ale pierwszy raz zabieram się za brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Jeżeli teraz jest B10 a wcześniej było B5 to piszesz B10 ponieważ według przepisów zawsze wyższa kategoria się liczy. Z logicznego punktu widzenia ktoś kiedyś mógł sobie stwierdzić, że po co coś przechowywać tyle lat dam tylko 5 ale po latach praktykowania stwierdzono, że jednak to za mało, bo dokumenty często jeszcze bywają potrzebne. Co do symbolu z JRWA warto sprawdzić czy jest on prawidłowy, zgodny z JRWA stosowanym w tamtych latach. Jeżeli tak to napisać stary symbol a w polu uwaga dopisać, że symbol z JRWA z roku...

CytatJeżeli teraz jest B10 a wcześniej było B5 to piszesz B10 ponieważ według przepisów zawsze wyższa kategoria się liczy.

Jakich przepisów? W jednostkach samorządowych tak jak pisałem wyżej reguluje to rozporządzenie z 2011, ale w innych jednostkach reguluje to każdorazowo zarządzenie wprowadzające normatywy lub zmiany w nich. Nie wszystkie jednostki dodają taki paragraf/punkt, z różnych przyczyn.

Rozporządzenie to przepisy. Wewnętrzne normatywy to też przepisy. Ja przykładowo mam to wpisane do instrukcji składnicy akt w swoim zakładzie.

Drodzy Państwo,
owszem wiem, że regulują to przepisy dosłowne (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.) a dokładniej § 6 ust. 3. Chodziło mi tylko właśnie o to, że symbol mimo wszystko zostaje taki sam czyli stary jak był kiedyś i nic nie zmieniam bo mi nie wolno i wstawiam tam tylko tą wyższą kategorię niearchiwalną.   Proszę mi wybaczyć  nigdy nie robiłam jeszcze brakowania.

Co do zasady tak. Ale im dłużej przyglądam się archiwistyce, tym bardziej mam wrażenie, że nie ma w niej zasady, od której nie byłoby wyjątków 

Czy ja wiem... z jednej strony nawet z paginacją są różne podejścia, ale znów np. z takimi sprawami jak przekwalifikowanie to trzeba po prostu czytać swoje normatywy albo przepisy nadrzędne, jeśli takowe są dla interesującego nas tematu.

Żeby nie było jeśli chodzi o przekwalifikowanie sam słyszałem w NDAP jak jedna osoba z nadzoru powiedziała, że (w skrócie), że po wejściu nowego JRWA przekwalifikowujemy w górę to co w poprzednim miało niższą kategorię, ale już drugą powiedziała, że tylko wtedy gdy jest to ujęte w zarządzeniu wprowadzającym.

Dla mnie zagwozdka to jest przy czymś co było np. BE10 a w nowym JRWA jest kat. A, ale już np. jak coś ze szkoleń było B5 a w nowym jest B10 i nie mam nic w zarządzeniu typu, że stosuje się wyższą kategorię to zostawiam starą kategorię i brakuję i tyle.

Tylko, że Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. a dokładniej § 6 ust. 3. mówi o tym żeby tą wyższą kategorię niearchiwalną stosować.

Nie każdy podlega pod rozporządzenie....

A co w przypadku jeśli na aktach jest błędnie nadany znak sprawy np. 8130 -wywiady środowiskowe powinno być 8170-zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi.
Na spisie zdo jest podany znak sprawy 8130 a tytuł hasła zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi. Oczywiście na dole spisu jest adnotacja ze błędnie został nadany
Jak powinnam prawidłowo uwzględnić w spisie do brakowania. Znaku sprawy nie mogę zmienić ale czy tytuł powinnam podac zgodnie z nr 8130 czy zostawić ten który prawidłowo powinien być Czyli zwalczanie...

CytatZnaku sprawy nie mogę zmienić

Kto tak powiedział? Teraz na serio. Można zmienić znak sprawy w określonych sytuacjach. Co do tematu tu poruszonego to jak pracowałem w firmie, gdzie archiwizowaliśmy dokumentację w różnych instytucjach to niezbyt się przejmowaliśmy symbolami z JRWA/znakami spraw (spisu spraw to częściej nie było niż był) jak widzieliśmy, że pracownicy tam średnio ogarniali. Czasem tylko w uwagach pisało się, że znak sprawy był błędnie nadany, ale wstawiało się właściwy symbol już w tworzonych spisach z-o.

Tutaj jak bardzo chcesz to możesz jako archiwista zmienić w spisie symbol i w uwagach napisać coś w stylu "wcześniej błędnie nadany symbol 8130", czy coś takiego. Ostatnio brakowałem dokumentację, gdzie jedno z ministerstw 3 razy z różnych powodów zmieniało znaki spraw, trochę przesadzili, ale cóż ważne żeby był "ślad" w uwagach. Swoją drogą ja też swój dodałem, bo dokumentacja została przekwalifikowana xD i miałem niezłą zagwozdkę, który znak teczki wstawić w spisie, bo ostatni to średnio pasował.

Dopytam, koleżanka z jakiejś jednostki samorządowej? Bo tam tak nabożnie traktujecie spisy spraw, znaki spraw itd. Oczywiście nie żeby to było coś złego tylko ja zawsze miałem takie poczucie pracując gdzieś dla samorządu, że tam się tak starają a w centralnych instytutach to jednak na większym luzaku do tego podchodzą i przez to też większy, nie bójmy się tego słowa, syf w papierach.

Tak jest Urząd Gminy