Witam wszystkich serdecznie i proszę o pomoc.
Chciałabym wprowadzić w instrukcji kancelaryjnej, którą aktualizuję, zapis o możliwości przenoszenia spaw niezakończonych w danym roku do nowego spisu spaw z zachowaniem dotychczasowego znaku sprawy. Czytałam, że w takiej sytuacji praktykuje się zamieszczenie w ,,starym spisie spraw" adnotacji. Chciałabym zapytać co mogę tam wpisać?

Znak sprawy pozostaje niezmienny do momentu zakończenia sprawy, bez względu na to ile lat trwa sprawa. Wszystkie pisma w danej sprawie trafiają do teczki, w której wszczęto sprawę i ją zarejestrowano. Poza tym znak sprawy wynika ze spisu spraw, więc nie przenosimy już zarejestrowanej sprawy do nowego spisu spraw. W nowym spisie spraw na nowy rok rejestrujemy nowe sprawy, które kolejno wpływają do danej jednostki.   

Bardzo dziękuję za odpowiedź.
Niestety mam w strukturze organizacyjnej dział który przyznaje różne świadczenia, wnioski stron zapoczątkowują sprawy umieszczane kolejno w spisie spraw. Część z tych spraw kończy się w danym roku, a część dopiero po kilku latach. Jeśli np. dział chciałby oddać do archiwum sprawy z 2020, to część spraw na spisie będzie w tym roku zamknięta, a część będzie nadal w prowadzeniu. Czy więc okres dwóch lat przechowywania akt w dziale będzie się liczył od roku najpóźniej zakończonej sprawy na tym spisie? czy można oddać z tego spisu tylko sprawy zakończone w 2020?Wiem że kiedyś było praktykowane u was tworzenie na końcu roku spisu spraw nie według daty wpływu a według daty zakończenia sprawy i według tej kolejności przekazywano dokumentację do archiwum. Będę wdzięczna za wszelkie opinie w tej sprawie.

Niestety musimy czekać aż zakończą się wszystkie sprawy i okres przechowywania liczymy od zakończenia ostatniej - dlatego na teczce podaje się daty skrajne. W mojej jednostce też niestety kiedyś rejestrowano sprawę dopiero gdy się zakończyła, czyli np. decyzję, ale na szczęście już tak nie robią. Wszystkie działania niezgodne z zasadami archiwistyki lub instrukcją kancelaryjną w przyszłości utrudniają odszukanie dokumentacji.

Temat który poruszasz już był na forum np.

http://www.ifar.pl/index.php/topic,2943.msg18815.html#msg18815

http://www.ifar.pl/index.php/topic,2109.msg12860.html#msg12860

Dzięki za info. Widzę jednak że opinie są podzielone, gdyż z jednej strony musze czekać z oddaniem teczki do archiwum przez dwa lata od zakończenia ostatniej sprawy ze spisu. Z drugiej we wskazanym mi linku do dyskusji znalazłam taką opinie:

,,Jeżeli w danej teczce część spraw nie jest zakończona to nadal pozostaje na stanowisku pracy, w spisie spraw teczki przekazywanej do archiwum odnotowuje się ten fakt i sprawa załatwiona"

Czyli jak rozumiem jeśli prowadzę spis spraw z 2019 dla procedur ,,Niebieskie Karty" a jedna z nich trwała ponad do 2021, podczas gdy pozostałe skończyły się w 2019, to ta jednak sprawa przedłuży mi okres po którym mogę oddać akta do archiwum do 2024 r., czy na stanowisku pracy mogę zostawić tę jedną teczkę, a resztę spraw oddać do archiwum w 2022?

Ja czekam, aż wszystkie sprawy będą zakończone i dopiero przyjmuję. Liczę dwa lata od zakończenia ostatniej sprawy. Jeśli naprawdę jest mało miejsca w Wydziale, to robię jedynie odstępstwo od dwuletniego przechowywania na stanowisku pracy. Ale najważniejsze, żeby przyjąć komplet dokumentacji, gdyż potem część spraw jest na jednym spisie zd-od, część na drugim i w konsekwencji trudniej odnaleźć sprawę.
Przejmując archiwum zakładowe miałam wiele spisów zd-od, gdzie w rocznikach były braki, które znajdowały się po kilku latach a np. wydział, który wtedy sprawą się zajmował, w momencie zdawania spraw już nie istniał. Dlatego jestem wyczulona na kompletność dokumentacji i prawidłowe opisy teczek.

Największy problem mam ze sprawami, dot. przyznawania świadczeń na stałe klientom, są one na spisach spraw ze sprawami zakańczanymi w danym roku. Jeśli zdecydujemy się na zdawanie kompletnymi rocznikami (czyli jak rozumiem po zakończeniu wszystkich spraw ze spisu i upłynięciu dwuletniego okresu przechowywania akt w dziale) dział nie pomieści tych teczek w szafach.
W odnośniku do innego wątku na forum, który podano jako odpowiedź na moje zapytanie znalazłam taką informację: ,,przyjmowanie kompletnymi rocznikami dokumentacji spraw zakończonych do AZ oznacza, że przyjmuje się wszystkie zakończone sprawy w danym roku od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.
Jeżeli w danej teczce część spraw nie jest zakończona to nadal pozostaje na stanowisku pracy, w spisie spraw teczki przekazywanej do archiwum odnotowuje się ten fakt i sprawa załatwiona.
Czy takie rozwiązanie faktycznie można zastosować i jak przekazać w takim wypadku do archiwum sprawy po ich zakończeniu wiele lat od przekazania spisu na którym były wykazane?

Rozumiem problem... my nie czekamy nie wiadomo ile do zakończenia wszystkich spraw. My w rejestrze w nowym roku wpisujemy te przeniesione z poprzednich lat z numerami bez zmian, potem nadajemy numery od 1 w danym roku.
W starym rejestrze wpisujemy, że akta przeniesione do kolejnego roku, jak na razie nie mieliśmy problemu z oszukaniem czegokolwiek