Proszę o pomoc bo chyba mam sprzeczne informacje. Prowadzę składnicę akt. Wszystkie spisy zdawczo odbiorcze są prowadzone w jednej ciągłej numeracji, jak AP każe
Ale czy spisy, których zawartość została już dawno zlikwidowana (poddana brakowaniu), można zarchiwizować? Oczywiście z kat. B25. Gdzieś doczytałam, że dopóki działa archiwum, to spisy nie podlegają archiwizacji, to jak to w końcu jest?

Moim zdaniem, spisy powinny zostać dopóki trwa archiwum. Bo gdyby ktoś poszukiwał daną dokumentację, to na spisie jest adnotacja co się z nią stało: czy została wybrakowana czy została przekazana do archiwum państwowego, czy może w ogóle nie zostały przekazane do archiwum/składnicy poszukiwane akta. I zawsze pełna ewidencja archiwum jest pod ręką.

Zgadzam się z Danutką - spisów zdawczo-odbiorczych nie archiwizujemy, póki funkcjonuje archiwum.

Dziękuję Wam za odpowiedzi.
Przyznam, że trochę mnie to zmartwiło bo ilość spisów rośnie, a każdorazowe ich przeglądanie, kiedy nadchodzi czas na brakowania jest dość czasochłonne. Spisy zarchiwizowane przecież nadal w tym archiwum będą się znajdować i w każdej chwili można do nich sięgnąć.
Zastanawiam się jednak nad sytuacją, kiedy archiwum likwidujemy i wtedy spisy archiwizujemy - ale gdzie, skoro nie mamy już archiwum?

W poprzedniej pracy tez miałam dużo spisów. Przed brakowaniem przeglądałam wykaz spisów, gdzie po każdym przyjęciu odnotowywałam kategorie arch. ujęte na spisie, oprócz lat skrajnych - na tej podstawie orientowaliśmy się, które spisy powinnam przejrzeć. Przydaje się elektroniczna ewidencja, może być jakaś prosta w Excelu. Co do drugiego pytania - niestety nie wiem.?

Spisy zdawczo-odbiorcze stanowią ewidencję zasobu archiwum i nie podlegają archiwizacji.

W JRWA jest pozycja dotycząca ewidencji zasobu archiwalnego i ma kat. A. Kiedy więc ją stosujemy?

Cytat: BeataB w Maj 20, 2021,
Zastanawiam się jednak nad sytuacją, kiedy archiwum likwidujemy i wtedy spisy archiwizujemy - ale gdzie, skoro nie mamy już archiwum?

Podejrzewam, że przejmuje je Archiwum Państwowe razem z materiałami archiwalnymi. Natomiast, jeżeli jest to jednostka posiadająca jedynie dokumentację niearchiwalną to pewnie ten podmiot, który zabezpiecza pozostałą dokumentację.
pozdrawiam

"Myślę że", "podejrzewam", "wydaje mi się". A nie lepiej sprawdzić co jest we przepisach? Po co te całe dywagacje nt. archiwizacji spisów? Jeśli wiadomo z ewidencji że w danym spisie są wyłącznie akta wybrakowane to po co do niego zaglądać?

Jarek, widzę, że masz duże doświadczenie. Pytanie moje brzmi: gdzie w ewidencji mam znaleźć (a wcześniej pewnie nanieść) informację o tym, że dany spis jest w całości wybrakowany? Poprzednia archiwistka nanosiła informację o zlikwidowaniu całego spisu na samym spisie, na jego końcu, ale to nie zmienia faktu, że każdorazowo trzeba przejrzeć wszystkie. I gdzie w przepisach mogę znaleźć coś na ten temat?
Jeśli plotę bzdury to przepraszam, ale godzina dosyć już późna

Odnosząc się do przejmowania materiałów niearchiwalnych czy też "zabezpieczania pozostałej dokumentacji" informuję, że nasza jednostka nadrzędna nie zbiera niczego, co "wyprodukowano" w naszej jednostce. Samodzielnie musimy się mierzyć ze swoim papierowym bałaganem. Albo coś poddamy brakowaniu po okresie przechowywania, albo musimy to trzymać wiecznie (bo pomimo, że jesteśmy tylko składnicą akt, mamy w zasobach materiały oznaczone A). Ot, taka spychologia

Cytat: BeataB w Maj 22, 2021,
Pytanie moje brzmi: gdzie w ewidencji mam znaleźć (a wcześniej pewnie nanieść) informację o tym, że dany spis jest w całości wybrakowany?  (...) I gdzie w przepisach mogę znaleźć coś na ten temat?
(...) Albo coś poddamy brakowaniu po okresie przechowywania, albo musimy to trzymać wiecznie (bo pomimo, że jesteśmy tylko składnicą akt, mamy w zasobach materiały oznaczone A).

Tam gdzie sobie to wpiszesz, tam to znajdziesz - w wykazie spisów, albo na pierwszej stronie spisu najprościej.
W przepisach nic na ten temat nie znajdziesz, to czysto praktyczne działanie.
Żadna składnica akt nie trzyma niczego wiecznie, materiały archiwalne po 25 latach podlegają przekazaniu do AP.

Cytat: Jarek w Maj 23, 2021,

Cytat: BeataB w Maj 22, 2021,
Pytanie moje brzmi: gdzie w ewidencji mam znaleźć (a wcześniej pewnie nanieść) informację o tym, że dany spis jest w całości wybrakowany?  (...) I gdzie w przepisach mogę znaleźć coś na ten temat?
(...) Albo coś poddamy brakowaniu po okresie przechowywania, albo musimy to trzymać wiecznie (bo pomimo, że jesteśmy tylko składnicą akt, mamy w zasobach materiały oznaczone A).

Tam gdzie sobie to wpiszesz, tam to znajdziesz - w wykazie spisów, albo na pierwszej stronie spisu najprościej.
W przepisach nic na ten temat nie znajdziesz, to czysto praktyczne działanie.
Żadna składnica akt nie trzyma niczego wiecznie, materiały archiwalne po 25 latach podlegają przekazaniu do AP.

Hmm, chyba niekoniecznie. A jeśli dana jednostka prowadząca składnicę akt przechowuje - jako sukcesor - materiały archiwalne innej jednostki? Mnie mówiono choćby na kursie archiwalnym, że takie sytuacje są rzadkie, ale możliwe.

Ewidencja archiwum zakładowego/składnicy akt również podlega archiwizacji ale różnie się z nią postępuje. W końcu są hasła w jrwa.
Powiedzmy sporządzono nową ewidencję bo stara była niewiarygodna lub otrzymaliśmy takie zalecenia po kontroli.
Wówczas starą nieaktualną najlepiej zarchiwizować.
Brakowanie to też ewidencja AZ. Jeśli jednostka dużo brakuje ma sporo tych spisów to z lat wcześniejszych może je zarchiwizować. Zwłaszcza jeśli w międzyczasie zmienił się w jednostce jrwa.
Przekazywano do archiwum państwowego akta albo do innych jednostek np. z jednostki po której odziedziczyliśmy akta. I było to np. dawno. Można te spisy zdawczo-odbiorcze zarchiwizować (w międzyczasie zmieniło się też np.  jrwa).
I tak starą ewidencję mamy w AZ. Oczywiście w razie potrzeby można tam zajrzeć.
Niektóre jednostki stosują również praktykę aby spisy zdawczo-odbiorcze na których istnieją tylko akta wybrakowane wyłączać z głównego zbioru i wpinać do odrębnego segregatora dla czystej wygody.
Sposoby postępowania są różne. Ważne aby mieć kompletną i aktualną ewidencję AZ/SA oraz aktualne przepisy oraz wcześniejsze aby zawsze można było po nie segnąć w razie potrzeby.

Cytat: Bolek w Maj 23, 2021,
Ewidencja archiwum zakładowego/składnicy akt również podlega archiwizacji ale różnie się z nią postępuje. W końcu są hasła w jrwa.
(...) Sposoby postępowania są różne. Ważne aby mieć kompletną i aktualną ewidencję AZ/SA oraz aktualne przepisy oraz wcześniejsze aby zawsze można było po nie segnąć w razie potrzeby.

Dziękuję za tak wyczerpującą odpowiedź, która mnie uspokoiła i utwierdziła w przekonaniu, że jednak nie wydawało mi się, że na kursie mówiono o archiwizacji spisów. Rzeczywiście, JRWA zmieniło się w mojej firmie, może nawet kilka razy, tego pierwszego chyba nawet nie znalazłam w archiwum (może stosowano wzorcowy). Niestety stosowano też jeden spis dla wszystkich kategorii, z tego powodu mam spisy z lat 90, na których część jest wybrakowana, a część ma status A, albo BE. Podzielenie spisów na "aktualne" i te już w całości wybrakowane też mi przeszło przez myśl i chyba na początek zastosuję właśnie ten sposób. Niestety, nie mam pełnego etatu na samo archiwum więc porządkowanie zaszłości musi poczekać, priorytetem jest uzyskanie wolnego miejsca na nowe akta. Pomimo elektronizacji wszystkiego, papierów jest coraz więcej. A archiwum z gumy nie jest.

Dziękuję wszystkim za dyskusję

Cytat: Dory w Maj 23, 2021,

Cytat: Jarek w Maj 23, 2021,

Żadna składnica akt nie trzyma niczego wiecznie, materiały archiwalne po 25 latach podlegają przekazaniu do AP.

Hmm, chyba niekoniecznie. A jeśli dana jednostka prowadząca składnicę akt przechowuje - jako sukcesor - materiały archiwalne innej jednostki? Mnie mówiono choćby na kursie archiwalnym, że takie sytuacje są rzadkie, ale możliwe.

Pewnie że są możliwe, tyle że to nic nie zmienia - jeśli upłynęło 25 lat to składnica ma obowiązek przekazania materiałów archiwalnych do AP.

Cytat: Bolek w Maj 23, 2021,
Ewidencja archiwum zakładowego/składnicy akt również podlega archiwizacji ale różnie się z nią postępuje. W końcu są hasła w jrwa.
Powiedzmy sporządzono nową ewidencję bo stara była niewiarygodna lub otrzymaliśmy takie zalecenia po kontroli.
Wówczas starą nieaktualną najlepiej zarchiwizować.
Brakowanie to też ewidencja AZ. Jeśli jednostka dużo brakuje ma sporo tych spisów to z lat wcześniejszych może je zarchiwizować. Zwłaszcza jeśli w międzyczasie zmienił się w jednostce jrwa.
Przekazywano do archiwum państwowego akta albo do innych jednostek np. z jednostki po której odziedziczyliśmy akta. I było to np. dawno. Można te spisy zdawczo-odbiorcze zarchiwizować (w międzyczasie zmieniło się też np.  jrwa).
I tak starą ewidencję mamy w AZ. Oczywiście w razie potrzeby można tam zajrzeć.
Niektóre jednostki stosują również praktykę aby spisy zdawczo-odbiorcze na których istnieją tylko akta wybrakowane wyłączać z głównego zbioru i wpinać do odrębnego segregatora dla czystej wygody.
Sposoby postępowania są różne. Ważne aby mieć kompletną i aktualną ewidencję AZ/SA oraz aktualne przepisy oraz wcześniejsze aby zawsze można było po nie segnąć w razie potrzeby.

Sugerowanie że ewidencja az/składnicy (wykaz spisów i spisy zdawczo-odbiorcze) podlega jakiejś rzekomej archiwizacji to wprowadzanie innych w błąd.
Jak to niby miałoby wyglądać? Odłożymy te spisy do teczek, opiszemy je i sporządzimy dla nich ... kolejny spis zdawczo-odbiorczy? Który znowu za jakiś czas uznamy za wymagający zarchiwizowania a same spisy zniszczymy?! Nie dajmy się zwariować.
Ewidencja AZ/składnicy to żywy zbiór, narastający dokąd istnieje jednostka w której działa składnica/AZ. Aktualizacje tej ewidencji można przeprowadzać jedynie z zachowaniem dawnych spisów w zbiorze.

Zapisy starszych instrukcji archiwalnych i wikipedii mylnie sugerują że ewidencja az/składnicy, to zarówno wspomniane wykaz spisów i spisy zdawczo-odbiorcze (faktyczna ewidencja zasobu az/składnicy) jak i np. dokumenty brakowania i spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do ap (ważne, ale będące dla ewidencji zasobu jedynie źródłem do aktualizacji zapisów).

Zmiany w jrwa nie mają właściwe żadnego znaczenia dla prowadzenia ewidencji zasobu az/składnicy.

No, ale zdaje się że wy tylko wymieniacie wrażenia z kursów archiwalnych, więc już się nie wtrącam