Dzień dobry,

chcialbym zapytac archiwistow zakladowych  czy w instrukcji archiwalnej przewidzieliscie tryb postepowania z aktami pracownikow, zaarchiwizowanymi, ktore np. kadry beda zadaly do wydania w celu kontynuacji. Czy macie ustalone zasady kontynuacji wycofanych akt skoro zmieni się zawarto

Czy macie ustalone zasady kontynuacji wycofanych akt skoro zmieni się zawartosc poszczegolnych czesci TAP, ilosc stron, daty skrajne. Temat będzie wkrotce wymagał od archiwistow przyjecia stanowiska w tej sprawie. Prosze o podzielenie sie swoimi rozwiazaniami i przemysleniami w tej kwestii.

Nie widzę problemu.
Wycofanie zgodnie ze standardową procedurą - protokół wycofania, odnotowanie na spisie z/o faktu wycofania (z podaniem daty i nr protokołu)
To, ze zmieni się zawartość, czy daty skrajne, a nawet tytuł (daty zatrudnienia, stanowisko, być może wykształcenie) nie jest problemem archiwisty - dokumentacja wycofana przestaje być częścią zasobu AZ i w związku ze wznowieniem akt w komórce może być dowolnie uzupełniana o nowe dokumenty.
Gdy akta będą ponownie przekazywane do AZ zostaną od nowa opracowane, opisane i zewidencjonowane - wliczając aktualizację tytułu, czy dat skrajnych.
Nie widzę potrzeby tworzenia w związku z tym jakichś nowych procedur.

Dzieki za podjecie watku. Dopytam jeszcze o inna kwestie, praktyczna, ktora nie reguluje ustawa z 2018 r. Czy mozna stworzyc wymagane 4 czesci nowego zatrudnienia i umieszczac je po ostatnim dokumencie pierwszego zatrudnienia po np. swiadectwie pracy. W ten sposob nie naruszamy dotychczasowej paginacji. Czy teczka akt przy ponownym przekazaniu do archiwum powinna zawierac pierwotny opis wraz z skresleniami dokonanymi na poziomie registratury (ilosc stron, daty, itp.) oraz na poz 4718561221iomie archiwum w zakresie skreslenia "pierwszej sygnatury" i nanisieniu obok nowej

Cytat
Czy mozna stworzyc wymagane 4 czesci nowego zatrudnienia i umieszczac je po ostatnim dokumencie pierwszego zatrudnienia po np. swiadectwie pracy. W ten sposob nie naruszamy dotychczasowej paginacji.

Moim zdaniem zaproponowane przez Ciebie rozwiązanie nie będzie zgodne z zapisami art. 94^5 par. 1 KP. Przepis mówi, że pracodawca "kontynuuje dla pracownika prowadzenie dotychczasowej dokumentacji". Tworzenie w teczce akt osobowych odrębnego zbioru dla drugiego okresu zatrudnienia trudno uznać za kontynuowanie dokumentacji - uzyskalibyśmy w ten sposób de facto dwa osobne komplety akt osobowych, tyle że w jednej okładce, a raczej nie o to chodziło ustawodawcy.
Jeśli akta zostaną wycofane z AZ i będą kontynuowane w komórce, to przed ponownym przekazaniem do archiwum trzeba je będzie po prostu od nowa spaginować.

Cytat
Czy teczka akt przy ponownym przekazaniu do archiwum powinna zawierac pierwotny opis wraz z skresleniami dokonanymi na poziomie registratury (ilosc stron, daty, itp.) oraz na poziomie archiwum w zakresie skreslenia "pierwszej sygnatury" i nanisieniu obok nowej

Z uwagi na rozbudowaną liczbę elementów opisu akt osobowych, które mogą ulec zmianie w omawianej sytuacji, skreślenia i poprawki sprawią jedynie że cały opis stanie się mało czytelny.
Zalecałbym raczej przepakowanie akt do nowej teczki, zaś pierwotna stronę tytułową, możemy ewentualnie wyciąć i umieścić w nowej teczce, traktując jak pierwszą stronę akt (w przypadku kat. A objęta paginacją).

Tak przy okazji - skupiamy się tylko na aktach osobowych, a przecież przepis KP dotyczący kontynuacji odnosi się do całości dokumentacji pracowniczej - a więc również tej jej części, która nie wchodzi do akt osobowych (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, o której mowa w par. 6 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018).
Zatem w świetle przepisów, w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy konturować należałoby również np. zbiór wniosków o urlop wypoczynkowy danego pracownika, czy zbiór jego list płac.

Dzięki za wyjasnienie. Do listy rodzajow dokumentacji nalezy dodac ewidencje czasu pracy. W przypadku zbiorczych list plac spelnienie wymogu moze okazac sie nie do wykonania.

Dobry wieczór,
chciałbym wznowić watek i prosić o cenne wskazówki w następującym zakresie.

Archiwum chce przyjąć do zasobu akta osobowe pracowników zwolnionych w 2019 r. Czy akta osobowe osób które były zatrudniane jeszcze w 2018 r. ale kolejne umowy o prace były przedłużane już w 2019 r należy zarchiwowac według nowych zasad? Jeżeli tak to czy należy utworzyć dwie odrebne teczki czy jednak dla takiego pracownika prowadzić jedna teczkę zakwalifikowana już do kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem B10 z innymi konsekwencjami wymaganymi w rozprowadzeniu?