Dzień dobry. W mojej firmie nastąpiła zmiana JRWA od 1 kwietnia. Prowadzimy dokumentację zarówno papierowo jak i poprzez elektroniczny obieg dokumentacji (ESOD). Jak prawidłowo przeprowadzić taką zmianę? Informatyk  w ESOD zalecił przenoszenie spraw ze starego JRWA do nowego, z nowym znakiem tak, aby numer sprawy w roku pokrywał się czasowo (np. dotychczasowa sprawa o numerze AD.4523.1.2020 po zmianie JRWA miałaby numer AD. 4512.1.2020). Dla mnie, jako archiwisty, wydaje się to trochę nie po kolei bo w jednej teczce spraw zostaną wymieszane dwa różne symbole kwalifikacyjne. Czy nie lepszą opcją byłoby zamknięcie tych spraw, które się da, a rozpoczęcie nowych w nowym symbolu od numeru 1? Dla spraw niezakończonych pozostawiłabym możliwość ich kontynuowania do czasu zakończenia lub przeniesienia pod nowy numer jeśli przewidywany okres zakończenia jest dłuższy niż koniec roku kalendarzowego.
Nie wiem jak mam później przyjmować do archiwum takie teczki?

Dzień dobry, z ciekawości zapytam: kto polecił pani zmianę znaku w kwietniu? Czy nie można było zaczekać z tym do nowego roku kalendarzowego? Czy konsultowała pani problem z Archiwum państwowym? Czy jesteście państwo prywatna firmą? Administracją państwową/samorządową?
Pozdrawiam
djs

Tak jak pani Danuta napisała generalnie zmiany jrwa wprowadza się od początku roku. No chyba, że wiąże się to z jakąś reorganizacją i odgórnie są wprowadzone nowe przepisy kancelaryjno-archiwalne.

Nawet jeśli nowe normatywy są wprowadzane w trakcie roku, zazwyczaj sprawy będące w toku w momencie wprowadzania zmian są kontynuowane aż do zakończenia bez zmiany znaku.
Zmiana JRWA (niezależnie od tego kiedy wchodzi w życie) co do zasady nie powinna być powodem przerejestrowania sprawy pod nowy znak.

Moja propozycja:
- sprawy będące w toku w momencie wprowadzenia nowego wykazu kontynuować bez zmiany znaków;
- sprawy wszczynane po wejściu w życie nowego wykazu rejestrować w oparciu o nowy wykaz;
- dla spraw rejestrowanych w oparciu o nowy wykaz założyć nowe teczki rzeczowe i spisy spraw (nie łączyć w jednej teczce klas ze starego i z nowego JRWA)

Jak postępować m.in. mówi o tym fragment z instrukcji kancelaryjnej:

Cytat§ 35. 1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, dyrektor podmiotu zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego udzielając przy tym informacji o sposobie zabezpieczenia i miejscu przechowywania akt osobowych i płacowych oraz pozostałej dokumentacji.
2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej lub jej samodzielny pracownik przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania lub samodzielnemu pracownikowi dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwista.
3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio § 26 ust. 3.
4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do składnicy akt, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

Ale ja osobiście spotkałem się z sytuacją, że jednostka wprowadziła nowe przepisy (w tym jrwa) na przełomie marca-kwietnia i dla kierownika jednostki organizacyjnej nie był to problem łącznie ze zmianą znaków spraw. Ale jednostka była specyficzna.

Dziękuję wszystkim za zainteresowanie, pozwólcie że odpowiem hurtem.
Prawda jest taka, że ze mną nikt nie konsultował sposobu przeprowadzenia tych zmian. Jesteśmy jednostką samorządową. Na decyzję Archiwum Państwowego, dotyczącego zatwierdzenia nowego JRWA czekaliśmy od roku. Wpłynęła już po rozpoczęciu nowego roku, więc ustalono wprowadzenie zmian od nowego miesiąca.
Nie przeprowadzaliśmy żadnych poważnych zmian organizacyjnych. Ponieważ korzystamy z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, pojawił się problem jak wprowadzić nowe symbole teczek. Informatyk pozamykał wszystkie sprawy, a ich kontynuację pod nowym numerem teczki z kolejnym numerem sprawy. Nikt mnie o zdanie nie zapytał, wprowadzono zarządzenie, które wymyśliła moja przełożona.
Nie wiem teraz jak ja to będę przyjmować w archiwum? Z którym numerem teczki? Co, jeśli "stara" część ma inny okres przechowywania niż "nowa"? Jednocześnie jest możliwość prowadzenia spraw pod starym numerem, ale odnoszę wrażenie, że ważniejsze jest słowo informatyka niż archiwisty. No a już z pewnością kierownika.
Bolek przytaczany przez Ciebie fragment dotyczy likwidacji lub reorganizacji pracodawcy, a nie zmian samego JRWA. No i wychodzi na to, że moja jednostka też jest specyficzna.