Mam jeszcze pytanie dot. paginacji akt sądowych. Generalnie w sądach numerujemy karty, a nie strony, ponieważ to wynika nam z odrębnych przepisów. Ja teraz opracowuje zespół akt Sąd Powiatowy (materiały archiwalne) do przekazania do AP, numeruje karty, ale co w sytuacji gdy np. jest pomylona numeracja i muszę ponumerować akta od początku to wtedy numeruje karty czy strony ?

Przepisy sądowe regulują co należy zrobić w przypadku błędnej numeracji kart i nie ma tam nic o numerowaniu kart "od początku" - reguluje to § 37.3 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej Dz.U. MS 2019 poz. 138.
We wcześniejszych wersjach instrukcji wyglądało to podobnie.

W żadnym jednak razie nie numeruj stron, tylko karty.

Dzień dobry, mam pytanie dot. przekazywania do archiwum zakładowego wniosków o wydanie Rp-7 (Kadry).
Gdzie taki wniosek zakwalifikować? Kadry chcą skorzystać z hasła w JRWA "Korespondencja w sprawach osobowych pracowników?" kat. B10 i uszczegółowić tytuł o dopisanie w nawiasie, że dot. to Rp-7. Są to wnioski o wydanie wraz z kserokopią wydanego Rp-7.

Dziękuję za pomoc i pozdrawiam 

Raczej nie to hasło. Powinna być bardziej klasa dotycząca wydawania zaświadczeń o zatrudnieniu, spraw emerytalnych pracowników itp.

To brzmi logicznie, problem w tym, że żadnego takiego hasła nie ma w JRWA, który obowiązywał w tamtym okresie. Chyba, że można wziąć sobie hasło z późniejszego JRWA? Nie jestem pewna czy można tak zrobić.

Czy archiwiści też dostaną podwyżki w Sądzie? W ogóle jak to jest, czy pracownik sekretariatu zarabia więcej, niż archiwista?

Podwyżki są dla każdego pracownika.  W praktyce pewnie pracownik sekretariatu zarabia więcej niż archiwista. Zwłaszcza jeśli archiwista nie jest na stanowisku urzędniczym tylko obsługi. Wszystko zależy od dyrektora. Mi np. zrównano pensję z sekretarzami gdy w 2016 roku były podwyżki.

A ja mam pytanie z innej beczki...pracuję w Sądzie Okręgowym więc jesteśmy II instancją dla sądów rejonowych. W archiwum mam dużo segregatorów z odpisami orzeczeń naszej II instancji (oryginał idzie z aktami do I instancji) i nie wiem jak długo to przechowywać. Czy podciągnąć to pod inną księgę pomocniczą i przechowywać 3 lata?
Pozdrawiam,

Myślę, że podciąganie zbioru orzeczeń pod inne księgi pomocnicze byłoby bardzo mocno naciągane Ciekawe dlaczego ktoś stworzył takie zbiory. Myślę, że możnaby to podciągnąć pod kategorię BC jako zbiór odpisów. Oryginały są przecież w aktach sprawy. W tym wypadku najlepiej byłoby skonsultować się z Archiwum Państwowym.

Cytat: muniekdm w Październik 19, 2019,
Myślę, że podciąganie zbioru orzeczeń pod inne księgi pomocnicze byłoby bardzo mocno naciągane Ciekawe dlaczego ktoś stworzył takie zbiory. Myślę, że możnaby to podciągnąć pod kategorię BC jako zbiór odpisów. Oryginały są przecież w aktach sprawy. W tym wypadku najlepiej byłoby skonsultować się z Archiwum Państwowym.

Zgodnie z §48 ust.1.
Sąd drugiej instancji prowadzi zbiór własnych orzeczeń; zbiór ten składa się z odpisów orzeczeń ułożonych według przedmiotu sprawy. Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz. MS. Nr 5, poz. 22).
Teoretycznie kategoria archiwalna ustalona powinna być na podstawie wykazu akt. Tylko teraz jest pytanie na podstawie jakich paragrafów obecnie powinny być przekazywane do archiwum takie odpisy. Do wyboru mamy §50-53 (akta spraw sądowych), albo §556-560 (dokumentacja administracyjna) obecnego Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz. MS. z roku 2019 poz. 138).
Na dziś przepis o odpisach w drugiej instancji wygląda tak
§ 58. Sąd drugiej instancji prowadzi w systemie informatycznym zbiór własnych orzeczeń.
Prawdopodobnie od 1.01.2019 (może od czerwca) nie powinniśmy mieć do czynienia z wersją papierową takiej kategorii dokumentacji.

Dzięki za podstawę prawną. Zauważyłam właśnie, że od jakiegoś czasu odpisy orzeczeń nie są gromadzone papierowo tylko informatycznie. Te paczki odpisów z lat 70 po 2013 r. chciałam zniszczyć na podstawie JRWA ale po dokładnej analizie nie jestem w stanie tego przypisać do jakiejkolwiek klasy...Tak czy siak znowu pogadam z AP Swoją drogą mam dużo segregatorów wydziałów, zwłaszcza karnego np. segregatory opisane jako ,,D''(pisma dot.dozorów), pisma ogólne, sprawy przekazane, orzeczenia II instancji (o których wspominałam). Czasem wydział do tego zagląda to mam wątpliwości czy jest to Bc. Dałabym temu 5 lat max.

Mam serdeczną prośbę o przesłanie rocznego harmonogramu prac AZ - takiego przykładowego jak to ma wyglądać zwłaszcza przyjmowanie akt z wydziałów


Bardzo proszę o pomoc

Pozdrawiam

Cytat: fiona1990 w Październik 22, 2019,
Dzięki za podstawę prawną. Zauważyłam właśnie, że od jakiegoś czasu odpisy orzeczeń nie są gromadzone papierowo tylko informatycznie. Te paczki odpisów z lat 70 po 2013 r. chciałam zniszczyć na podstawie JRWA ale po dokładnej analizie nie jestem w stanie tego przypisać do jakiejkolwiek klasy...Tak czy siak znowu pogadam z AP Swoją drogą mam dużo segregatorów wydziałów, zwłaszcza karnego np. segregatory opisane jako ,,D''(pisma dot.dozorów), pisma ogólne, sprawy przekazane, orzeczenia II instancji (o których wspominałam). Czasem wydział do tego zagląda to mam wątpliwości czy jest to Bc. Dałabym temu 5 lat max.

Nie chcąc się specjalnie wymądrzać czy te segregatory z "D" to dobrze czy źle, że trafiły do archiwum, bo taka jest rzeczywistość. Wydaje się, ze przypadek teczek "D"  jest w bardzo prosty sposób określony  w przepisach i raczej samodzielnie takie segregatory nie powinny być oddawane do archiwum, gdyż § 415 (dawniej 412) tzw instrukcji sądowej czyli Zarządzenia MS z 21.06.2019 r.  brzmi:

§ 415. Z chwilą zakończenia dozoru należy zakreślić w wykazie "D" numer porządkowy, a teczkę dozoru dołączyć do akt sprawy karnej lub wykonawczej "Wzaw", "Wu" albo "Wz", a w przypadku zakończenia odbywania przez skazanego kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego, do akt sprawy "Kow", w której udzielano takiego zezwolenia.

Tylko, a na tym przykładzie widać doskonale, czy ktoś  zadał sobie pytanie jakie są praktyczne możliwość wykonania  zapisów nowej instrukcji sądowej § 50 i dalej § 52 ust. 3 pkt 10, nie wskazując § 52 ust 4, który przerzuca na archiwistów obowiązek posiadania wiedzy o wszystkich aktach wykonawczych, a jednocześnie zabrania im przyjmowania niekompletnych akt do archiwum.

Segregatory mogą zawierać tylko same pisma z informacją o przekazaniu teczek dozorów, teczki natomiast mogą być dołączone do właściwych akt spraw. Mogą to być również kopie takich pism.

Zepchnięcie obowiązku umieszczenia na spisie informacji, o których mowa w § 52 ust. 3 pkt 10, na archiwistę jest oczywiście nieporozumieniem - to powinno się samo generować z currendy/sędzia2 i już wypełnione trafiać do archiwisty.
Abstrahując w ogóle od fizycznej możliwości oddzielania w wydziale spraw, w których postępowania zakończono od tych gdzie postępowania wykonawcze trwa - szafy musiałyby nagle dwukrotnie zwiększyć swą pojemność.
Oczywiście w takim wypadku przekazywanie akt rocznikami, albo chociaż prawie cały rocznikami, bo przecież zawsze kilka spraw się ciągnie długo, będzie niemożliwe, co za tym idzie układanie akt w magazynach w kolejności za numerem z repertorium będzie wymagać więcej pracy.

Reasumując - będzie ciekawie 

________________

Harmonogram prac AZ - początek roku przyjmowanie akt, potem brakowanie akt, następnie przekazywanie akt do AP - w tej lub innej kolejności. Wydziałom wyznaczasz, w porozumieniu z rzeczonymi, jakieś terminy przyjęć akt przez AZ. Problemem jest przewidzenie odpowiedniej ilości czasu na przyjęcie akt, ale to już się określa na podstawie ilości spraw.

Wszelka dokumentacja przechowywana przez pracowników wydziałów w segregatorach to tzw. dokumentacja z zakresu administracji i nadzoru. Powinna być kwalifikowana zgodnie z JRWA. Pisma dot. dozorów można traktować jako kat. BC, jeśli to kopie. Ja też podciągałem u siebie jako "Sprawy organizacyjne kuratorów"-kat. B-5.

Do tej pory byłem przekonany, że pracownicy wydziałów wypełniają w spisie dane o teczkach składowych. Przerzucenie tego zadania na archiwistę to faktycznie nieporozumienie. Ktoś chyba czegoś nie przemyślał tworząc te nowe przepisy albo nie dopatrzył.