Cytat: archiwonka w Luty 23, 2017,

Cytat: Jarek w Luty 22, 2017,
No, po symbolu z jrwa a przed nrem sprawy może być jeszcze numer podteczki. Skutek tego jest taki że ten "znak sprawy" zamiast pozwalać identyfikować dokumentację, będzie tylko wprowadzał w błąd. Ktoś wam narobił wody z mózgu, stawiam że to człowiek od ISO. Same bezużyteczne dziwactwa, co ma wspólnego potwierdzanie podpisem odbioru pisma ze znakiem sprawy? Przecież każdy wpływ ma już naniesiony numer z dziennika. Czemu to wszystko ma służyć? Identyfikacji który pracownik załatwia dane pismo? Da się to zrobić dużo prościej.

W naszej instrukcji kancelaryjnej wygląda to tak...
4.    Oznaczając pismo znakiem sprawy, można: 
   1)   po znaku sprawy umieścić numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].n, gdzie n jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie;
2)   po znaku sprawy lub po numerze, określonym w pkt 1, umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].[prowadzący] lub [znak_sprawy].n.[prowadzący], gdzie [prowadzący] to oznaczenie prowadzącego sprawę, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9] ;
3) umieścić w znaku sprawy numer z dziennika korespondencyjnego w następujący sposób: komórka . symbol . nr_kolejny . nr_z_dziennika_korespondencyjnego . rok.
Poza tym znalazłam taki pokaz slajdów- slajd 15 odnosi się do zapisu  3) https://archiwum.wum.edu.pl/sites/.../Temat_1_Rejestrowanie_i_znakowanie_pism.ppt

Ewidentnie pożeniono w jednej instrukcji nowe przepisy ze starymi kompletnie bez ładu i składu oraz bez zrozumienia o co w tym wszystkim chodzi.
Niestety fatalne świadectwo dla Archiwum Państwowego w Warszawie...
Proponuję zmienić te przepisy instrukcji. Jeżeli bardzo Wam zależy na tym numerze z dziennika, to mógłby on być po roku kalendarzowym. Z punktu widzenia logiki pracy kancelaryjnej jest to jednak bez sensu, ponieważ znak sprawy nanosi prowadzący sprawę, a numery z dzienników najczęściej kancelarie lub sekretariaty...

Cytat: Śpioszek w Luty 23, 2017,
Link niestety jest nieaktywny.

Przeraża mnie w tym wszystkim to, że takiego babola zatwierdziło AP...
jedyne co mi przychodzi do głowy to przeoczenie w zaćmieniu pomroczności jasnej, a nie świadome działanie AP, bo przecież nr dziennika korespondencyjnego będzie mylony w znaku sprawy z numerem kolejnym sprawy w podteczce...

nr wpływu z dziennika nanosi się na pieczęci wpływu na każdym piśmie wpływającym,
możecie ustalić również pieczęcie wypływu i tam umieszczać nr wysyłki z dziennika. Po co zaśmiecać znak sprawy...
Skoro działamy w oparciu o system bezdziennikowy, dziennik podawczy przestaje mieć wpływ na system kancelaryjny, a jedynie działa pomocniczo w celach kontroli obiegu dokumentacji...

Skontaktowałam się z osobą kompetentną z AP, będziemy omijać ten zapis szeroookim łukiem, i stosować najprostszy z możliwych znaków sprawy -komórka org. symbol z jrw. nr sprawy rok . Odbipor pisma będzie kwitowany  podpisem przy nr z dziennika, jeśli ktoś będzie chciał może też odnotować tam wysłanie odp dotyczące tego pisma- funkcja dziennika pomocnicza.Dowiedziałam się iż przez rok  możemy stosować też ten stary pomieszany nr, ale chyba tej informacji nie przekażę zainteresowanym- wystarczy żeby znakowanie spraw zrozumieli....Chciałam wysłać ten pokaz slajdów w pdf ale są chyba jakieś opory systemowe...

Cytat
Ewidentnie pożeniono w jednej instrukcji nowe przepisy ze starymi kompletnie bez ładu i składu oraz bez zrozumienia o co w tym wszystkim chodzi.
Niestety fatalne świadectwo dla Archiwum Państwowego w Warszawie...

Aż nie chce się wierzyć, że P. Olikowska mogła coś takiego przepuścić

Cytat: Rovan w Luty 23, 2017,

Cytat
Ewidentnie pożeniono w jednej instrukcji nowe przepisy ze starymi kompletnie bez ładu i składu oraz bez zrozumienia o co w tym wszystkim chodzi.
Niestety fatalne świadectwo dla Archiwum Państwowego w Warszawie...

Aż nie chce się wierzyć, że P. Olikowska mogła coś takiego przepuścić

Nikt tu nie mówił na temat konkretnego AP...

Po kolei. Po pierwsze, w zapisach instrukcji nie wygląda to już tak źle, jak w Twoim pierwszym opisaniu problemu archiwonko. Po drugie, ten zapis w Waszej IK to jest w dużej mierze dosłowne powtórzenie zapisów IK archiwów państwowych z 2012 r., dodano do tego tylko to nieszczęście z pkt 3 o umieszczaniu nru z dziennika korespondencyjnego. Wasza IK określa standard tworzenia znaku sprawy (oznaczenie komórki, symbol z jrwa, nr sprawy, rok), i rzeczywiście, jeśli się tego dopiero uczycie, to najlepiej unikajcie jak ognia tych wszystkich dodatków.

pozdrawiam

W związku  z tym,ze u nas ten system dopiero wchodzi w życie rozpatrywana wszystkie możliwe opcje. Dziękuję wszystkim za zainteresowanie ta sprawa i pomoc. Mam jeszcze  jedno pyranie- być może nie ostatnie????Czy spotkaliscie się z wpisywanie nr sprawy na kopercie???Nie wiem dlaczego do tej pory ten pomieszany znak pismo-sprawy Sekretariat wpisywal  na koperty pism wychodzących...Pozdrawiam

Tak. Z mojego doświadczenia wynika, że wpisywanie znaku sprawy na kopertach to dość popularna praktyka.

Cytat: archiwonka w Luty 24, 2017,
W związku  z tym,ze u nas ten system dopiero wchodzi w życie rozpatrywana wszystkie możliwe opcje. Dziękuję wszystkim za zainteresowanie ta sprawa i pomoc. Mam jeszcze  jedno pyranie- być może nie ostatnie????Czy spotkaliscie się z wpisywanie nr sprawy na kopercie???Nie wiem dlaczego do tej pory ten pomieszany znak pismo-sprawy Sekretariat wpisywal  na koperty pism wychodzących...Pozdrawiam

Taka praktyka jest stosowana np. przez jednostki gdzie to pracownik merytoryczny po otrzymaniu pisma zaakceptowanego przygotowuje korespondencję do wysyłki, tj. umieszcza w kopercie. Wówczas znak sprawy na kopercie umożliwia uzupełnienie dziennika korespondencji wychodzącej pracownikowi sekretariatu/kancelarii.
Taka praktyka stosowana jest również na listach wysyłanych za potwierdzeniem odbioru i na zwrotkach, otrzymując zwrotkę wiemy wówczas jakiego pisma się ona tyczy.

W pozostałych przypadkach raczej nie spełnia to większej roli, tak myślę

Dziękuję za poprzednie odpowiedzi- czyli znak sprawy  na kopercie nikomu w niczym nie przeszkadza...Siedzę nad tą instrukcją i coraz więcej widzę.... Czy uważacie że wielkim błędem będzie dodanie  elementu określającego nazwę jednostki organizacyjnej do pieczątki wysyłk? Taki przykład :IK określa że pieczątka zawiera skrót SP i skrót od komórki organizacyjnej, a teraz wydaje mi się że jeśli pieczątka wpływu ma nazwę miejscowości po sp...to może i tutaj warto byłoby go umieśćić -w instrukcji znajduje się "skrócony skrót".

Jakie jest Wasze zdanie na temat nr z dziennika korespondencyjnego,ktory zawiera po jednej stronie informacje na temat pism przychodzacych,a po drugiej na temat wychodzących.Czy jest poprawnie jeśli odpowiedź do pisma przychodzacego,ma ten sam nr z dzienika co pismo wpływające?

Cytat: archiwonka w Luty 26, 2017,
Jakie jest Wasze zdanie na temat nr z dziennika korespondencyjnego,ktory zawiera po jednej stronie informacje na temat pism przychodzacych,a po drugiej na temat wychodzących.Czy jest poprawnie jeśli odpowiedź do pisma przychodzacego,ma ten sam nr z dziennika co pismo wpływające?

Powielenie numeru nie ma tu żadnego znaczenia, bowiem dziennik korespondencyjny nie ma wpływu na znakowanie spraw...
Takie dwustronne dzienniki są dobre w jednostkach, w których jest "mały" bądź "średni" wielkością obieg dokumentacji. Zużyjesz jeden, dwa, trzy rocznie...
Jeśli w jednostce wpływy i wypływy korespondencji są znaczne wtedy wygodniej jest zakupić oddzielnie dziennik korespondencji wpływającej oddzielnie wychodzącej- kwestia wygody myślę...

Znak sprawy i jeszcze raz znak sprawy. Konieczny na kopercie dla identyfikacji przesyłki (np. przy zwrocie niepodjętej). Zastępujący taki rejestr o jakim piszesz - bo dokument wpływający i wychodzący wiąże ze sobą właśnie znak sprawy a nie sąsiadowanie na kartach dziennika.

Doczytałam w podręczniku dotyczącym pracy biurowej,ze taki dziennik, który u nas funkcjonuje nazywany jest jednodziennikowym.
Pracuję w placówce medycznej i ostatnio trafiłam na moment wysyłania l4 do ZUSu,jak wg Was powinno wyglądać wysyłanie takiej dokumentacji?

Witam! Mam pytanie dotyczące dokumentacji księgowej, większa część tego rodzaju dokumentacji to nietworzaca akt sprawy, co zrobić gdy księgowość nie pisze pism przewodnich tylko wysyła w kopercie samą fakture,rachunek- jak to prawidłowo  wysłać???Na kopercie pisać znak sprawy, który nie bedzie posiadał  nr sprawy? 

Napisz znak kom. org. , potem symbol klas.  i  rok - czyli:    KS.3020.2017.