Witam, pamiętam że w starej instrukcji był zapis nt rejestrowania pism własnych, szkoleń, ofert itp...Ale czy w nowej instrukcji z 2011r. taki zapis istnieje, bądź gdziekolwiek. Szukam, ale możliwe,że nie widzę Czy nie jest tak, że kierownik urzędu powinien określić w swoim zarządzeniu czy piśmie okólnym rodzajów pism, które nie podlegają rejestracji? Będę wdzięczna za szybką odpowiedź, bo już nie mam siły, na to co dzieje się u mnie w pracy....pozdrawiam

Nie rozumiem, po co decyzje kierownika urzędu ?
Wszystko określa IK.
Pismo własne - SPRAWA !!!!!!
Szkolenie - SPRAWA !!!!!!!!!

Ofert nadchodzące

Nie rozumiem, po co decyzje kierownika urzędu ?
Wszystko określa IK.
Pismo własne - SPRAWA !!!!!!
Szkolenie - SPRAWA !!!!!!!!!
A jeżeli sprawa to JRWA !!!
Nietworzące akt spraw - IK
§ 6. 1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:
   1)   zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;
   2)   niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;
   3)   publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
   4)   dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
   5)   listy obecności;
   6)   karty urlopowe;
   7)   dokumentacja magazynowa;
      środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
   9)   dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;
   10)   rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.

Odnawiam temat. Chodzi mi o życzenia i zaproszenia. Jest to oczywiście dokumentacja nietworząca akt sprawy. Jeśli nie stanowią załącznika do akt sprawy, to ich nie rejestrujemy. Oczywiste. Ale przecież coś z tym trzeba zrobić, nadać jakąś kategorię archiwalną. Problem banalny, ale jakoś nie mogę nic w jrwa znaleźć, a przeciez nie wyrzucimy tego do kosza.
Proszę o pomoc.

Cytat: EwelinaP w Kwiecień 04, 2014,
Odnawiam temat. Chodzi mi o życzenia i zaproszenia. Jest to oczywiście dokumentacja nietworząca akt sprawy. Jeśli nie stanowią załącznika do akt sprawy, to ich nie rejestrujemy. Oczywiste. Ale przecież coś z tym trzeba zrobić,

Uważam, że takie dokumenty powinny trafić do teczki z odpowiednim znakiem akt wg wykazu akt (np. Korespondencja organizacyjna, operacyjna czy coś w ten deseń).

Cytat: EwelinaP w Kwiecień 04, 2014,
nadać jakąś kategorię archiwalną. Problem banalny, ale jakoś nie mogę nic w jrwa znaleźć, a przeciez nie wyrzucimy tego do kosza.
Proszę o pomoc.

Powinien być dokładny zapis w IK. Kategoria na taka dokumentację powinna być BC. Nie jestem przekonany czy należałoby szukać do tego hasła i podciagać np. pod korespondencję.

Jeżeli Bc, to ma być bezimienna, bez symbolu klasyfikacyjnego ?

Jeśli to system tradycyjny, to brakiem symbolu można się nie przejmować, wystarczy ustalić kategorię archiwalną.
Proponuję zgodnie z tym:
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Zarzadzaniedokumentacia/zzz2013_11_14_klasy%200_3_NDAP.pdf

Dziękuję bardzo! O coś takiego mi właśnie chodziło 

A ja proponuje konkluzje ze spotkania - Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Wdrożenie - praktyka - efekty", zorganizowanego przez Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, które odbyło się w dniach 22-23 października 2013 r. w Warszawie w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

11. Problem kartek świątecznych i tego typu dokumentacji napływającej do urzędu.
Zagadnienie
W przypadku dokumentacji elektronicznej istnieje powszechnie stosowane w języku
polskim pojęcie spamu i jest użyte w rozporządzeniu z dnia 18 stycznia 2011 r.
(w rozumieniu masowo wysyłanych niechcianych przez adresatów niepotrzebnych
im wiadomości elektronicznych). Nie ma jednak podobnego określenia dla bardzo
licznej korespondencji w postaci papierowej, takiej jak niezamawiane oferty
stanowiące odzwierciedlenie spamu, tyle że w postaci fizycznej. Takiej
korespondencji ? mimo że adresowana jest do urzędu w ogóle nie powinno się
rejestrować, gdyż niepotrzebnie zajmuje to czas potrzebny na załatwianie spraw
terminowych. Ponadto do urzędów napływają także liczne kartki z życzeniami
świątecznymi (od osób fizycznych oraz od firm, czasem stanowiące również pewien
rodzaj spamu) lub z pozdrowieniami z wakacji itp. Taka korespondencja nie
powinna być rejestrowana jako dokumentacja napływająca do urzędu, jednak można
interpretować przepisy §6 ust. 2 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej jako wskazujące, że
zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt
sprawy mogą stanowić dokumentację, a co za tym idzie powinny być zarejestrowane
jako korespondencja napływająca. W ramach najbliższej nowelizacji rozporządzenia
z dnia 18 stycznia 2011 r. powinien zostać rozwiązany problemu tzw. spamu
papierowego.