Gdy porządkuje archiwum, to czy muszę najpierw spisać akta na spisach zdawczo odbiorczych i je zewidencjonować, czy mogę od razu spisać na formularzu akt na brakowanie. Proszę o odpowiedź.

Jeżeli akta kwalifikują się do brakowania, to oczywiście należy spisać je od razu na formularzu przeznaczonym do brakowania, nie ma sensu dwa razy spisywać tego samego.

Wówczas w kolumnie 2 wpisuje "spis z natury"?  Jeszcze jedno pytanie ile lat przechowuje się wydruki listów poleconych??

Jeżeli akta przeznaczone do brakowania były wcześniej zewidencjonowane, to wtedy w rubrykę 2 wpisujemy nr spisu zdawczo-odbiorczego i odpowiednią jego pozycję; jeżeli natomiast spisujemy akta do brakowania "z natury", rubrykę zostawiamy pustą.

PS. Wydruki listów poleconych??? Chyba zależy to od tego, czego dotyczą.

Wydruki listów poleconych to, według mnie kat. A.
Haniu
Moim zdaniem lepiej jest najpierw spisać wszystko co jest w archiwum, żeby mieć wiedzę o tym jaka jest specyfika archiwum. Dokłądnie sprawdzić co jest w  teczkach (zawartość może się różnić od tytułów). Takie podejście spowoduje, że nie popełnimy błędu. w innym przypadku możemy zbyt szybko poejmować decyzję.
Takie metodyczne podejście da nam czas na przeanalizowanie dokumentacji w archiwum.
Sam jak porządkowałem archiwum to znalazłem spisy takich dokumentów, które nie powinny być zniszczone. Lub po ekspertyzie i zmianie na kat. A gdzieś "zniknęły".

Komorka organizacyjna w moim urzędzie przez wiele lat nie przekazywała dokumentów do archiwum. Zgromadziła dokumentacje której okres przechowywania już minął ? nie jest ona zarchiwizowana. Zamierzam przeprowadzić brakowanie tej dokumentacji. Pochodzi ona z lat w których obowiązuje poprzedni JRWA i wg tego ją sklasyfikuje. Powyżej jest informacja ze taką dokumentację można uwzględnić w spisie dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, a w tym spisie w kolumnie o nr spisie zdawczo odbiorczym i pozycji można wpisać ?spis z natury?. Czy ten sposób postępowania jest prawidłowy? Czy należy tą dokumentację zarchiwizować (jest tego ponad 20 metrów) co wiąże się z kosztami archiwizacji? Napiszcie jak to wygląda u was.

Dodam od siebie, że ja nie widzę sensu archiwizacji dokumentacji, która za kilka tygodni (oczywiście po uzyskaniu zgody z AP) pojedzie na przemiał. I tak zostanie ona zewidencjonowana na spisie dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

Wiem, że część AP zezwala w takiej sytuacji na brakowanie bez spisu zdawczo-odbiorczego (w odpowiedniej rubryce spisu do brakowania wpisujemy wówczas "spis z natury"). Jednak nie wszystkie AP sa tak ugodowe To pod które ja podlegam wymaga sporzadzenia spisów zdawczo-odbiorczych także dla dokumentacji przeterminowanej.

Sporządzasz tylko same spisy zdawczo-odbiorcze, czy może jeszcze wszystko ładnie w teczkach układasz i opisujesz te teczki wg wzoru?

Już mam odpowiedź. Moje Ap wymaga sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego nadaniu sygnatury i na jego podstawie Spisu dokumentacji niearchiwalnej.

Pozdrawiam

Spotkałem się z podobną sytuacją jaka jest opisywana powyżej. Przejrzałem całą (ok 12 mb) dokumentację, która jest już w ewidencji, a która ma zostać wybrakowana (zdarzały się przypadki złej kwalifikacji oraz klasyfikacji). Natomiast jest jeszcze kilka metrów niezewidencjonowanej, którą właśnie zaczynam przeglądać. Moje AP zaleciło sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych z adnotacją o wykonaniu ich z natury. Wydaje mi się to najsłuszniejsze (chociaż nie najszybsze rozwiązanie), unikniemy w ten sposób zniszczenie dokumentacji o wyższej kategorii lub nawet materiałów archiwalnych. Pozdrawiam!