CytatA co zrobisz jeśli trafi się wam reorganizacja?

Na czym miałby polegać problem z reorganizacją ? , przeszedłem już reorganizację i to nie pierwszy raz.

CytatRęce opadają kiedy czytam Wasze głosy  Smutny Sami zżymacie się pewnie najpierw jak ludzie nie chcą porządkować czy paginować teczek a potem chcecie kłaść te teczki byle gdzie? Idąc tym tropem rozumowania po co w ogóle spisy w archiwum, archiwista przecież pamięta gdzie co położył.  Niezdecydowany
Ewidencja ma być prowadzona w taki sposób by każdy potrafił przy jej pomocy wszystko odnaleźć. Jak wyobrażacie sobie przeprowadzenie skontrum? Nawet nie będziecie wiedzieć kiedy i co Wam zginie. 

Jarku czy może to co piszesz ma coś wspólnego z układem akt komórkami , a w nich wg JRWA ?

Cytat"Trick" jest bardzo prosty - przesuwasz akta i odnotowujesz ewentualne zmiany miejsca przechowywania  Uśmiech
Tyle że to przesunięcie jest możliwościa a nie obowiązek, a przynajmniej takiego obowiązku nie znalazłem w rozporzadzeniu z 18.01.2011. Więc robisz to wtedy kiedy potrzebujesz wolnego miejsca.
Inna rzecz to sam sposób odnotowywania miejsca przechowywania. Jest to konieczne, ale moim zdaniem wystarczy odnotować regał, i niekoniecznie trzeba robić to na spisie zd-odb

Jarku , jeżeli po przesunięciu ,odnotujesz  regał ,ale nie w spisie to nie bedzie zgodne z rzeczywistością, bo na spisie będzie regał 5 , a rzeczywiście to po przesunięciu będzie regał 4. Kierując sie srodkiem ewidencji -spisem nie znajdziemy potrzebnych dokumentówe na regale 5-ym. Przesunięcie to nie tylko możliwość , ale konieczność , bo po kilku latach połowa magazynu była by niewykorzystane , kto pozwoli sobie na takie cosik? , jak miejsca ciagle brak. Jeżeli nie koniecznie poprawiamy na spisie to gdzie? co jest w takim razie środkiem ewidencyjnym?

Jak już Jarek wspominał, u Niego środkiem ewidencji dot. rozmieszczenia akt w AZ jest inwentarz topograficzny.
Przypuszczam, że stosując inwentarz  w ogóle nie wypełnia na spisach z/o rubryki dot. miejsca przechowywania akt.

Inwentarz jest u nas uzupełnieniem ewidencji a nie zamiast niej.
Stany, nadawanie aktom określonego fizycznego układu ze względu na możliwość ich wyszukania to czysty przeżytek. Trzeba mieć mało akt, a za to dużo wolnego miejsca i czasu żeby w to się bawić. Kto wyszuka szybciej akta bez spisu? Ten kto ma ich mniej. Tylko i wyłącznie.
Mieszają się w tym wątku dwie rzeczy - układ akt w magazynach i zasadność wpisywania miejsca przechowywania. Nad tym pierwszym jeszcze można dyskutować ale możliwość wyszukania czegoś bez ewidencji nie jest tu niestety argumentem.

Cytat
Jeżeli nie koniecznie poprawiamy na spisie to gdzie? co jest w takim razie środkiem ewidencyjnym?

To jest właśnie to co budzi moją wątpliwość.

Przepraszam, ale ja z kolei nie rozumiem problemu dotyczącego zmiany miejsca przechowywania. Brakowanie robię raz w roku, zaraz po nim skontrum, wszystkie teczki sobie przesuwam i po skontrum wpisuję nowe miejsce przechowywania. Nigdy nie miałam problemu ze znalezieniem odpowiedniej teczki.

       Wszystkiego dobrego Ewo w dniu Waszego Święta ,ale wracając do tematu  sama mówisz na czym polega problem zmiany miejsca przechowywania i zarazem piszesz , że nie rozumiesz na czym on polega.
Ja też nie mam problemu z wyszukaniem teczki, dwie i pół minuty bez pomocy środków ewidencyjnych i szukana teczka znaleziona- jak jest porządek w archiwum to nie ma problemu. 

Tak a propos przesuwania akt po brakowaniu. Właśnie wybrakowałem ponad 100 mb akt i jestem w trakcie przesuwania. Po raz kolejny dochodzę do wniosku, że to jest "głupiego robota" - przenoszenie akt o kilka regałów, zmiana rozstawu półek (oprócz teczek w az stosowane były różne rozmiary pudeł), aktualizacjia miejsca przechowywania na spisach z/o (x2). Ogólnie strata czasu, a za kilka miesięcy kolejne brakowanie i wszystko od nowa...

Rovan mam identyczne odczucia  Takie archiwalne dejavu  co roku to samo. Choć teraz też dochodzi inny problem - ponieważ przez nowy jrwa dużo akt zyskało kat. A,  mniej się brakuje, ale zaczyna brakować miejsca na przyjęcie nowych  Robimy co możemy ale coraz bardziej kiepsko to widzę a kanciap brak 

Cytat: stany w Marzec 08, 2013,
       Wszystkiego dobrego Ewo w dniu Waszego Święta ,ale wracając do tematu  sama mówisz na czym polega problem zmiany miejsca przechowywania i zarazem piszesz , że nie rozumiesz na czym on polega.

Drogi stany - źle to ujęłam - nie rozumiem, w czym tu problem
Jak piszę - ja łączę brakowanie i skontrum, uwagi nt. przechowywania dokumentacji piszę ołówkiem, wbrew pozorom nie ma aż tak dużo poprawek do naniesienia...
Może rzeczywiście przy bardzo dużych brakowaniach jest z tym dużo pracy, ale z drugiej strony - wówczas brakowanie można połączyć z przyjęciami i układać dokumentację w lukach.

Mam taką wątpliwość...
U mnie w firmie, działają 4 wydziały, a jeden z nich ma 9 pracowników. Każdy pracownik tworzy własny spis zdawczo-odbiorczy. Każdy z nich realizuje własny program, ale także posiada dokumentację, którą mają wszyscy pracownicy, uchwały, protokoły. Jak myślicie, który układ dokumentacji jest właściwy w ramach tego opisanego wydziału:
-ułożenie dokumentów w kolejności jrwa każdego pracownika, najpierw interpretacje prawne 1 pracownika,  korespondencja 1 pracownika, interpretacje prawne 2 pracownika, korespondencja 2 pracownika
- ułożenie dokumentów w kolejności jrwa, każdego działu, (np. w pierwszej kolejności będzie dokumentacja wg haseł klasyfikacyjnych D022 interpretacje prawne - z różnych spisów zdawczo-odbiorczych, potem D311 korespondencja z innymi urzędami - z różnych spisów zdawczo-odbiorczych

Nie daje mi to spokoju Dzięki za wszelkie rady

Na uspokojenie proponuję trochę poczytać - najlepsze do tego będą instrukcja kancelaryjna i archiwalna które u Ciebie obowiązują  

Ja nie dziele na praconików z danego wydziału tylko po prostu wydziałami, a w ramach wydziału kolejnymi sygnaturami i jakoś leci

Cytat: Rovan w Luty 07, 2013,
Chyba też sobie sprawię taki inwentarz topograficzny. Tylko muszę przekonać AP do idei rezygnacji z wypełniania kol. 7 spisu z/o

ja kolumny 7 lub 8 nie wypełniam, uważam, że to tylko strata czasu

Czasem jednak bywają przydatne, a co na to nadzorujące Twoją jednostkę AP?