W jednym wątku ujmę 3 sprawy, by nie tworzyć bytów ponad potrzeby:

1.
Dlaczego należy przechowywać akta spraw zakończonych  w komórce przez 1 /czy 2 - jak zazwyczaj bywa/ rok  kalendarzowy licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy? Dlaczego nie można przekazać np. po miesiącu od zakończenia sprawy? Jakie są tego przesłanki /poza tym, że przepisy tak stanowią/ ?

2.
Ile czasu powinno przechowywać się w komórce zbiór przepisów i zarządzeń własnych dotyczących organizacji danej komórki /jej powolania, zasad jej działania, regulamin pracy w danej komórce, zmiany w strukturze/ przy założeniu, że taki zbiór ma kat. A, więc musi trafić do archiwum?
W sumie taka dokumentacja może być komórce potrzebna stale /poza tym czy istnieje w przypadku tej grupy akt "zakończenie sprawy", skoro są one ciągle aktualne? a nawet jeśli nastąpi zmiana, komórka może uważać, że przepis wcześniejszy też jest dla niej istotny. zresztą zwykle nie jest to duży zbiór, trudno wyłączać dwa zarządzenia z teki i oddawać do archiwum, a resztę pozostawiać, bo wciąż są istotne/, z drugiej strony należy określić moment przekazania. Jak powinno się postąpić?

3.
CZy pisma które odkłada się do akt osobowych pracownika mają mieć znak sprawy zgodnie z wykazem akt czy też mogą mieć znak sprawy z wykorzystaniem nr ewidencyjnego pracownika /pod jakim kadry rejestrują nowo zatrudnionego/? Ten drugi spsób rozwiązałby w pewnym stopniu konieczność rejestrowania w zbiorczych rejestrach każdego jednego pisma, byłoby wpisane po prostu do akt w którejś sekcji A, B, C /tak jak to ma miejsce/. Czy faktycznie trzeba rejestrować każde jedno pismo? Przepisy resortowe mówią jedynie o rejestracji pism w samych aktach, mają być wpisane chronologicznie i ponumerowane. Przepisy nie odnoszą się do znakowania pism. Więc jak?
I w zasadzie kontynuacja powyższego - Czy dokument zwany "notką do płac" określający nowe zasady wynagrodzenia również należy odnotowywać w rejestrze zbiorczym tego typu spraw wszystkich pracowników czy można przyjąć, że tenże wspomniany nr ewidencyjny i nazwisko pracownika będą wystarczające na takiej notce /ewentualnie samo nazwisko pracownika/ - wszak ta notka i tak trafi do akt pracownika?

ad. 1
Obowiązujący przepis to zwykle wystarczająca przesłanka 
Do archiwum przekazuje się teczki, a nie poszczególne sprawy z nich. Zwykle też w kolejnym roku bieżącym zamyka się sprawy założone jeszcze w roku poprzednim itd.
Bezdziennikowy system kancelaryjny opiera się na latach kalendarzowych - na kolejne lata zakłada się nowe teczki rzeczowe, w ich obrębie numeruje się sprawy, latami określa się okres przechowywania akt.

Ad. 1. Dlatego, że takie sprawy muszą być pod ręką, żeby np. wrócić do nich szybko a nie musieć wypożyczać z archiwum! Przede wszystkim zdrowy rozsądek! Ponadto nie przekazujesz konkretnych spraw tylko całą teczkę, a tą zamyka się po roku, prawda?? Najczęściej w instrukcji jest sformułowanie, że dokumentacje do archiwum zakładowego przekazuje się kompletnymi rocznikami!! To ma ułatwić ewidencjonowanie dokumentacji w archiwum zakładowym, a co za tym idzie kontrolę dokumentacji przez archiwistę.
Ponadto jeśli chcą Państwo mieć inaczej trzeba to ustalić w normatywach (instrukcja archiwalna, kancelaryjna) i już Tylko nikt rozsądny tego nie zatwierdzi !

Ad. 2. Mało jest instytucji, które działają bez żadnych zmian bez przerwy na tych samych przepisach przez kilkadziesiąt lat. Najczęściej przepisy się zmieniają. Wtedy można rozliczyć dokumentację całej "starej" instytucji. Ponadto najczęściej tego typu dokumenty są w kilku egzemplarzach i nic nie stoi na przeszkodzie, żeby jeden egzemplarz przekazać do AP . Wyłączyć z teczki zaś nie można bo dokumenty należy przekazywać w komplecie!! Można zawsze jednak zrobić zastrzeżenie że część dokumentacji zostaje niejako w depozycie, aż do momentu kiedy przestaje być potrzebna, prawda??

Ad.3. Tu mocno namieszane. Wszelka dokumentacja odkładana do akt osobowych ma znak spawy pod która jest prowadzona i albo w takiej teczce zbiorczej jest kolejny egzemplarz (drugi do akt, trzeci dla pracownika) albo zostaje tylko sam spis spraw z adnotacją, że dokument odłożony do właściwej teczki osobowej i tutaj podaje się jej numer. Ten drugi system jest prostszy więc lepszy . Natomiast w samej teczce aktowej rejestrujemy każdy dokument (np. przeszeregowanie, zaświadczenie o szkoleniu, naganę) we właściwej części akt. I tutaj wpisujemy każdy dokument! A czegoś takiego jak "notka do płac" nie ma! Pokaż mi jakiś wykaz w którym jest taka teczka? Uczulam, żeby nie tworzyć "własnego" nazewnictwa. Jeden nazwie sobie "notka do płac", potem inny "ala ma kota" i mamy bałagan w spisach.
Polecam jakiś dobry kurs archiwalny!

Cytat: Berserk w Luty 16, 2008,
Ad. 1. Dlatego, że takie sprawy muszą być pod ręką, żeby np. wrócić do nich szybko a nie musieć wypożyczać z archiwum! Przede wszystkim zdrowy rozsądek!
Ad.3. Tu mocno namieszane. Wszelka dokumentacja odkładana do akt osobowych ma znak spawy pod która jest prowadzona i albo w takiej teczce zbiorczej jest kolejny egzemplarz (drugi do akt, trzeci dla pracownika) albo zostaje tylko sam spis spraw z adnotacją, że dokument odłożony do właściwej teczki osobowej i tutaj podaje się jej numer. Ten drugi system jest prostszy więc lepszy . Natomiast w samej teczce aktowej rejestrujemy każdy dokument (np. przeszeregowanie, zaświadczenie o szkoleniu, naganę) we właściwej części akt. I tutaj wpisujemy każdy dokument! A czegoś takiego jak "notka do płac" nie ma! Pokaż mi jakiś wykaz w którym jest taka teczka? Uczulam, żeby nie tworzyć "własnego" nazewnictwa. Jeden nazwie sobie "notka do płac", potem inny "ala ma kota" i mamy bałagan w spisach.
Polecam jakiś dobry kurs archiwalny!

Dziękuję za odzew, ale z mojej strony muszę uzupełnić:
1.
- Wiem, że nie przekazuje się pojedynczej sprawy.
- Jednak dlaczego przyjęto, że akurat przez 1 rok będzie potrzeba "szybkiego sięgnięcia do akt"? Np. po teki pracownicze sięga się stale i często zaczyna się to dobrze po roku od ich zakończenia, a wtedy i tak akta są już w archiwum. To dotyczy i innych akt, więc dla mnie ten termin jest nie zrozumiały.

2.
- Tu doszło do nieścisłości /z mojej strony/. Chodziło mi o przepisy pojedynczej komórki organizacyjnej /nie całej instytucji/. Chociaż w sumie podane tu wyjaśnienia da się zastosować i w tej mniejszej skali.
3.
Czyli każdą sprawę trzeba rejestrować w zbiorczym spisie założonym dla danego typu spraw.
Czyli tę "notkę do płac" także? /wiem, nie ma takiego hasła, posłuzyłam się terminen uzywanym przez kadry - przy okazji gdzie taki dokument zaszeregować? ogólnie to sprawy wynagrodzenia/
No i mam problem z tą rejestracja poszczególnych spraw - jeśli kilku referentów prowadzi sprawy wielu pracowników, to nie bardzo wiem jak ci referenci mają zarejestrować każdą sprawę /to będzie jednak wiele pism/ i każdą jedną w odpowiednim rejestrze.
Bo muszą być te wspólne zbiorcze spisy danych typów akt, [a nie że każdy referent będzie zakładał swoje spisy dla spraw /a dla nich teczki/ jakie prowadzi -  nie da się, różni referenci prowadzą sprawy danego pracownika, więc gdyby każdy miał swój spis i swoje teczki to powtarzałyby się znaki sprawy i nie byłoby wiadomo który pierwszy który następny].
Co więc zrobić, by tę rejestrację przeprowadzić?
Odpada rejestracja w zbiorczym spisie w wykonaniu każdego pojedynczego referenta /musieliby stać w kolejce do spisu, żeby swoją sprawę zarejestrować/, czyli potrzebny jest jeden referent, który będzie się tylko zajmował rejestracją. To przecież wydłuża cały proces obiegu dokumentacji. Jeden referent /który nota bene też załatwia sprawy pracowników/ siedzi i rejestruje, a pozostali stoją nad nim i czekają na swój dokument, zamiast od razu dostarczyć do miejsca docelowego?
Aktualnie gdy referent sporządzi tę przykładową "notkę do płac",  to tenże referent dostarcza ją do płac - wcześniej wpisuje ją w tece osobowej. Ta "notka" ma nazwisko pracownika i jego nr ewidencyjny, z takim oznaczeniem wychodzi z działu. Nie ginie, wszyscy wiedzą kogo i czego dotyczy. Zarejestrowana /tj. wpisana jako kolejny dokument/ została /tyle, że w tece osobowej/.
Zdaję sobie sprawę, że to nie do końca / w zasadzie wcale/ zgodne z instrukcją, ale w tym konkretnym przypadku, procedura wg instrukcji, wydłuża proces obiegu dokumentacji, a przecież chodzi o to, by było odwrotnie.
Poza tym, jeśli w dziale, rejestracja sprawy sprowadzała się do wpisu w tece osobowej, to wiadomo, że jakby nie patrzeć rejestracja w spisach, to dodatkowa praca dla działu pt: kiedy, po co i kto ma to robić?
W sumie i dla mnie - wiem herezja - w tym konkretnym przypadku, czyli oznakowanie pism dotyczących danego pracownika jego nazwiskiem oraz nr ewidencyjnym i wpisanie ich do teki osobowej wystarczyłoby za rejestrację, zwłaszcza jeśli sprawdzało się to od lat.
Co innego jeśli sprawa dotyczy grupy pracowników jednocześnie, wtedy rejestracja w zbiorczym spisie.
Jak sobie z tym radzą w innych instytucjach, bo ja już jestem w totalnej kropce?

Ad.1
Akta osobowe nie są aktami „typowymi” w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym (w sensie ich prowadzenia, a nie częstości występowania) – właśnie ze względu na tę konieczność najpierw rejestrowania dokumentów w teczkach rzeczowych a dopiero później odkładania ich do akt osobowych – ale tak naprawdę nic to nie zmienia. Zwiększone zapotrzebowanie na korzystanie nawet ze starych akt osobowych jest czasowe i ustanie wraz z zakończeniem spraw związanych z kapitałem początkowym, wcześniejszymi emeryturami etc.
No to jeszcze raz:
W systemie bezdziennikowym sprawa założona w danym roku może być kontynuowana i zamknięta w roku następnym. To pierwszy powód przekazywania akt po roku.
Drugi powód – docelowym miejscem przechowywania dokumentacji w jednostce organizacyjnej jest archiwum zakładowe, przechowywanie akt w komórkach org. zredukowano więc do niezbędnego minimum, opierając się na jedynej miarze czasu stosowanej w tym systemie kancelaryjnym, czyli roku.
Trzeci powód - proszę mi wierzyć, że w przypadku „typowej” dokumentacji aktowej bywa ona rzeczywiście przydatna w komórce org. zwykle jeszcze przez rok następny, potem konieczność korzystania z niej znacząco i wyraźnie maleje.
Czwarty powód – brak racjonalnego uzasadnienia by miało być inaczej.

Proszę nie oczekiwać że archiwiści wykażą zrozumienie dla jawnego łamania zasad systemu kancelaryjnego, bo to „sprawdzało się od lat”.
Polecam używanie elektronicznego systemu obiegu i rejestracji pism, umożliwiającego równoczesną pracę wielu użytkownikom.

Cytat: Jarek w Luty 14, 2008,
ad. 1
Obowiązujący przepis to zwykle wystarczająca przesłanka 

Czy chodzi o Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, czy jeszcze jakiś inny przepis?

Chodzi o każdą instrukcję kancelaryjną wprowadzoną w sposób określony w art. 6 ustawy archiwalnej.
Warto jeszcze dodać, że par. 63 instrukcji kancelaryjnej o którą pytasz, przedłuża ten okres do dwóch lat.