Dzień dobry,
Jak archiwizować zarządzenia? Oprócz zastosowania się do obwiązujących przepisów tzn. paginacja,chronologiczność, itd dodatkowo słyszałam o tak zwanej praktyce oprawiania w drukarni grzbietu owych zarządzeń. Proszę o podpowiedź w jaki sposób państwo to robią?
O jakiej drukarni piszesz? :o
Archiwizujesz normalnie do teczek, kiedyś w modzie było oprawianie, przejęłam takie zbiory i moje AP zaakceptowało te tomy bo nie ma możliwości ich rozerwania, ale kolejne zarządzenia robię już normalnie.
No też mnie trochę zdziwiła ta informacja, którą usłyszałam bo chciałam po prostu normalnie zarchiwizować a nie oprawiać.... Z każdej strony są inne opinie i myślę, że co archiwista to robi inaczej.
Pozdrawiam
Odnośnie oprawiania w księgi, często słyszę że kontrole w szkołach zalecają oprawianie arkuszy ocen, oraz oprawia się m.in księgi USC - ładnie to wygląda, ale może być problem z udostępnianiem takiej dokumentacji np skanowanie (z arkuszy i aktów USC robi się odpisy więc nie ma to znaczenia) ale inna dokumentacja udostępniana jest zazwyczaj w postaci kopii. Poza tym bardziej bym była skłonna oprawiać protokoły/uchwały Rady Gminy, niż Zarządzenia, ale wszystko kwestia wypracowanej praktyki w firmie i preferencji właściwego archiwum państwowego.
Jeżeli bardzo zależy skontaktuj się ze swoim AP, a jeżeli nie, pakuj normalnie w teczki.
Dzień dobry,
mam pytanie odnośnie archiwizacji zarządzeń. Mam przyjac na stan archiwum zakładowego zarządzenia wewnętrzne od 1994 roku. Zbiór zarządzeń jest niekompletny, brakuje niemalże w każdym roku kilku zarządzeń. Komórka przekazującą podjęła próbę skompletowania szukając zarządzeń w innych komórkach ale mimo wszystko są braki. Nie był prowadzony wykaz/rejestr zarządzeń.
Czy w takiej sytuacji mogę poprosić o włączenie notatek do teczek aktowych opisujących i wyjaśniających sytuacje. Mniej więcej, żeby była zawarta informacja o brakach, podjętej probie skompletowania i w związku z brakiem wykazu, że nie można jednoznacznie ustalić czy braki są wynikiem błędów w numeracji czy po prostu zagubienia.
Nie jestem przekonany, że włączanie notatek do zamkniętych teczek byłoby zachowanie w pełni poprawnym. Ja żądałbym takiej notatki wraz ze spisem z-o
Cytat: gtrafalski w Wrzesień 11, 2025,Nie jestem przekonany, że włączanie notatek do zamkniętych teczek byłoby zachowanie w pełni poprawnym. Ja żądałbym takiej notatki wraz ze spisem z-o
Chyba źle ujęłam moja mysl chciałabym żeby na początku takiej teczki była taka notatka ale bez paginacji.
A jeśli bym przyjęła pana rozwiązanie to pod egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych podpiąć taka notatkę?
Ja bym tak zrobił
Nie włączałbym niczego do teczki bez paginacji... Co do tych notatek to ja akurat nie widzę przeszkód żeby na końcu spisu znalazła się teczka z taka zbiorczą notatką, choćby ta notatka miała 1 stronę.
Choć tak naprawdę to te notatki też nie są niezbędne. Cóż nie ma dokumentów to nie ma i tyle. Najwyżej można stworzyć z korespondencji tego dotyczącej oddzielną teczkę pod odpowiednim symbolem, np. pod czymś takim: "Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją".
Cytat: Barsa w Wrzesień 11, 2025,Nie włączałbym niczego do teczki bez paginacji... Co do tych notatek to ja akurat nie widzę przeszkód żeby na końcu spisu znalazła się teczka z taka zbiorczą notatką, choćby ta notatka miała 1 stronę.
Choć tak naprawdę to te notatki też nie są niezbędne. Cóż nie ma dokumentów to nie ma i tyle. Najwyżej można stworzyć z korespondencji tego dotyczącej oddzielną teczkę pod odpowiednim symbolem, np. pod czymś takim: "Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją".
Bardzo dziękuję za podpowiedzi.
Też stoję na stanowisku, że nie ma co tworzyć zbędnej dokumentacji, choć chciałam sie zabezpieczyć, żeby uniknąć trudności w późniejszym przekazaniu dokumentacji do AP ale rzeczywiście jak są braki to nie stworzę dokumentów zwłaszcza, że nie bylo wykazu/rejestru zarządzeń
Jak Państwo postępują w przypadku zbioru aktów normatywnych ? Jeśli zarządzenie sprzed kilku lat jest uchylone w tym roku to czekają Państwo na przyjęcie na stan archiwum zakladowego zgodnie z zapisami instrukcji kancelaryjnej czy od razu Państwo przyjmują?
Szczerze, czekam na ruch prawników ;)
Moim zdaniem czekanie na koniec obowiązywania przepisów w tym wypadku jest ślepą uliczką. Niby dlaczego, mam nie przejąć jednego z pierwszych roczników zarządzeń, w którym jest decyzja o zakazie palenia w budynku?
Uważam, że wyższym dobrem jest zabezpieczenie kompletu dokumentacji w AZ, niż oczekiwanie na zmianę adresu lub rozwiązanie jednostki.
Naturalnie to tylko mój punkt widzenia. Znam opinie, że sprawę zarządzenia należy zakończyć dopiero w momencie utracenia mocy prawnej. Myślę, że przechodząc na elektroniczne zarządzanie dokumentacją odejdziemy od tego pomysłu. Trudno mi sobie wyobrazić, że moi prawnicy będą mieli setki niezakończonych spraw na kontach, bo tu nie minął termin gwarancji wynikających z umowy, a tam ważność zarządzenia.
Zgodnie z zapisem ik przejmujemy sprawy zakończone. Obowiązujące zarządzenie nie jest zakończona sprawa. Watpliwosc raczej mam w kwestii terminu. Jeśli w tym roku zostało uchylone to Zgodnie z zapisem ik powinnam przyjąć na stan archiwum po 2 latach od zakończenia. Czy jestem już w totalnym błędzie?
Jeżeli chodzi o terminy to masz rację. Zgodnie z zapisami IK (tu bywają różne).
Trochę przewrotnie- Ale dlaczego nie jest zakończona? Prawnicy zrobili robotę, zrealizowali sprawę. To dlaczego ma "wisieć" u nich na kontach? To nawet w systemie papierowym - mam mieć w AZ luki w rocznikach zarządzeń, bo jakieś jedno, czy dwa zarządzenia nie utraciły mocy? Przy czym oczywiście nie wyobrażam sobie oddawania do AP akt aktywnych zarządzeń.
Sprawa wydawania zarządzenia wygląda mniej więcej tak: Wniosek komórki -> projekt zarządzenia (konsultacje) -> zarządzenie.
I zanim ktoś napisze wiem, że projektowanie zarządzeń można prowadzić we właściwych klasach merytorycznych. Tylko nie zawsze da się wskazać jedną klasę, a czasem zwyczajnie wygodniej jest to zrobić we wspólnym miejscu i mieć wszystkie zarządzenia wspólnie.
Cytat: liteona w Wrzesień 05, 2025,Archiwizujesz normalnie do teczek, kiedyś w modzie było oprawianie, przejęłam takie zbiory i moje AP zaakceptowało te tomy bo nie ma możliwości ich rozerwania, ale kolejne zarządzenia robię już normalnie.
U mnie mile widziane oprawione zarządzenia :)
Ja robię tak: teczka (lub księga) zawierająca Zrządzenia ma symbol 0050 i są do niej wpinane po kolei wszystkie zarządzenia. Posiadają one jedynie nr zarządzenia i datę podpisania, nie ma na nich naniesionego znaku sprawy. Jest to po prostu zbiór wszystkich zarządzeń uchwalonych przez Burmistrza i jest to dokumentacja nie tworząca sprawy tylko jednorodna, narastająca masowo dokumentacja wewnętrzna, przyporządkowana do klasy rzeczowej, o wieczystym okresie przechowywania
Cytat: gtrafalski w Wrzesień 12, 2025,Sprawa wydawania zarządzenia wygląda mniej więcej tak: Wniosek komórki -> projekt zarządzenia (konsultacje) -> zarządzenie.
I zanim ktoś napisze wiem, że projektowanie zarządzeń można prowadzić we właściwych klasach merytorycznych. Tylko nie zawsze da się wskazać jedną klasę, a czasem zwyczajnie wygodniej jest to zrobić we wspólnym miejscu i mieć wszystkie zarządzenia wspólnie.
No właśnie: sprawą jest sama procedura uchwalenia zarządzenia tj. wniosek, projekty, konsultacje, uzgodnienia zmiany, notatki z poprawek, kolejne projekty przed poprawkami i po poprawkach etc etc. Sprawa kończy się podpisaną wersją zarządzenia - i to jest data zakończenia sprawy. Sprawą jest uchwalenie zarządzenia i od tej daty liczy się okres przechowywania w komórce do momentu przekazania do archiwum zakładowego
Teczki z tego rodzaju dokumentacją są przechowywane w komórkach których w zakresie działania znajduje się problematyka podlegająca regulacji danego zarządzenia, i mają tytuł ,,wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw .......... (również kategoria A)
Szanowni Państwo jeżeli będziemy czekać na czas w którym zarządzenie przestanie obowiązywać, by je przekazać do az, to należałoby takie postępowanie stosować także np. co do uchwał Rady Miasta, i doprowadzi to do sytuacji, że nigdy nie trafią one do archiwum zakładowego, a w następstwie do do archiwum państwowego, bo tak statut miasta, herb czy jakieś wieloletnie plany będą obowiązywać dłużej niż nam się wydaje.
Cytat: Agatka1986 w Wrzesień 10, 2025,Dzień dobry,
mam pytanie odnośnie archiwizacji zarządzeń. Mam przyjac na stan archiwum zakładowego zarządzenia wewnętrzne od 1994 roku. Zbiór zarządzeń jest niekompletny, brakuje niemalże w każdym roku kilku zarządzeń. Komórka przekazującą podjęła próbę skompletowania szukając zarządzeń w innych komórkach ale mimo wszystko są braki. Nie był prowadzony wykaz/rejestr zarządzeń.
Czy w takiej sytuacji mogę poprosić o włączenie notatek do teczek aktowych opisujących i wyjaśniających sytuacje. Mniej więcej, żeby była zawarta informacja o brakach, podjętej probie skompletowania i w związku z brakiem wykazu, że nie można jednoznacznie ustalić czy braki są wynikiem błędów w numeracji czy po prostu zagubienia.
Ratować co się da, żeby reszta nie poginęła. Niech komórka przygotuje te materiały zgodnie z przepisami, nie zaszkodzi do spisu zdawczo-odbiorczego dołączyć notatkę, że nie można ustalić przyczyn braku, ale w tym okresie często numeracja się myliła, albo zarządzenia trafiały do dokumentacji komórek merytorycznych. Na pewno trzeba je jak najszybciej zabezpieczyć.