Dzień dobry,
jako, że niedawno zaczęłam pracę na stanowisku archiwisty w Urzędzie Miasta to uznałam, że najlepiej od razu zająć się sporządzaniem wniosku na brakowanie dokumentacji. Stąd też pojawia się moje pytanie dotyczące podstawy kwalifikowania dokumentacji, czy napisałam to we właściwy sposób? Czy powinnam posłużyć się konkretnymi paragrafami?
- Jednolity rzeczowy wykaz akt organów gmin i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki., stanowiący załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
- Jednolity rzeczowy wykaz akt organów gmin i związków międzygminnych., stanowiący załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych
- Jednolity rzeczowy wykaz akt organów gmin i związków międzygminnych., stanowiący załącznik nr 4 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
Wnioskuję na dokumentację wytworzoną w latach 1999/2013.
Z góry dziękuję za podpowiedź,
pozdrawiam
Na stronie Archiwum Narodowego w Krakowie był zamieszczony wzór wniosku o brakowanie akt. Zaczynał się on tak:
"Na podstawie par. 9 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2019 poz. 246) zwracam się z wnioskiem o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ujętej w załączonym spisie. Brakowana dokumentacja niearchiwalna została wytworzona przez .................(nazwa organu której dokumentacja jest brakowana) . Dokumentacja była kwalifikowana na podstawie .................(podstawa kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej, tj. data i pełna nazwa aktu wprowadzającego JRWA - informacja zarówno o przepisach obowiązujących w danym podmiocie w momencie powstawania dokumentacji, jak i o przepisach, na podstawie których dokonano weryfikacji kwalifikacji archiwalnej akt). [ Czyli tak jak napisałaś bez jakiś dodatkowych paragrafów powinno wystarczyć, grunt żeby zaznaczyć, że dokumentacja z lat 1999-2010 była zweryfikowana z obecnym JRWA z 2011 r. ] Brakowaniu podlega dokumentacja..............(informacja o rodzaju dokumentacji, np. aktowa, techniczna itp.) z lat ............. w ilości (podać np. m.b.). Oświadczam, że upłynął okres przechowywania brakowanej dokumentacji niearchiwalnej oraz że utraciła ona znaczenie, w tym wartość dowodową dla............(nazwa organu który ją wytworzył)."
Oczywiście wniosek można inaczej skonstruować, to jest proponowany wzór zawierający potrzebne dane zgodne z przepisami.
Było już na forum , ale zapodam jeszcze raz:
dlaczego specjalista na szkoleniu powiedział że mam we wniosku o brakowanie - w podstawie użyć tylko naszego obecnego JRWA z ewentualnymi zmianami (wnioski o rozszerzenie) - co w przypadku gdy w momencie tworzenia dokumentacji obowiązywały JRWA stanowiące załączniki do Rozporządzeń Rady Ministrów ( z 1999 i 2003 ). Czy wszystko sprzed naszego JRWA mam dać jako wykaz akt nie stosowano?
Ponieważ zmieniają się kwalifikatory dokumentacji i dokumentacja może mieć teraz inne lata przechowywania. Nie ważne, że kiedyś coś miało być przechowywane dajmy na to 5 lat. Jeżeli teraz według nowego wykazu lata przechowywania to np. 10 lat to masz się stosować do nowego wykazu a nie starego nie zależnie od tego kiedy ta dokumentacja została wytworzona i kiedy przyjęta do archiwum. Może też być tak że coś wcześniej miało kategorię dajmy na to B a teraz ma BE czy A. Wtedy też się do tego stosujesz. AP nie opiera swoich decyzji na podstawie jakichś poprzednich przepisach tylko na obecnych, a JRWA jest tworzone na podstawie przepisów i aktualizowane gdy te przepisy się zmieniają. Dlatego jeżeli piszesz wniosek o brakowanie to w spisie powołujesz się na obecny JRWA.
Na wniosku umieszcza się odwołanie przede wszystkim do JRWA z lat w którym powstały dokumenty... kwalifikacja kwalifikacją, ale co z klasyfikacją? Urzędasy robiły ją na podstawie obowiązujących przepisów. Co do "powtórnej" kwalifikacji to jednak nazwijmy to "oficjalnie" powinien być w zarządzeniu wprowadzającym punkt dotyczący przekwalifikowania dokumentów, gdy kwalifikacja w nowym JRWA dla poszczególnych klas jest wyższa niż wcześniej. Nie zawsze taki pkt występuję (ja go nie umieszczam - bo jestem leń ;) ).
Nie podchodzimy bezrefleksyjnie do tego, że coś było B5 a teraz jest A to mamy "przerabiać" to na A, to tak nie działa wprost, bo mogłoby tworzyć swego rodzaju chochoły.
Ciekawostką jest, że w jednej z organizacji spotkałem się ze zmianą dla jednego z symboli kwalifikacji z A, na kat. B i mało tego dotyczyło to dokumentacji już wytworzonej i przekazanej do archiwum. Po prostu ktoś widocznie "przewartościował" tę dokumentację w starym JRWA. Może być też jednak, że koordynator, AZ czy tak ogólnie jednostka, bądź AP doszło do wniosku, że ok to będzie teraz kat. A, ale to nie oznacza, że to co zostało wytworzone przerabiane na kat. A. Nie raz brakowałem jakieś tematy powiedzmy z lat. 60-70, które tam były B10, a w 80 już były kat. A i AAN nie miało z tym problemu.
Inna sprawa, że praktyka jest jednak taką, że jak mamy te B5 a w nowym JRWA B10 to raczej "podciąga" się to kategorię jak się robi spis do brakowania, stąd też AP w Krakowie pisze o "weryfikacji". Lecz w mojej ocenie najpierw zaglądamy do zarządzeń prowadzających JRWA, bo spotkałem się też z przypadkami, że archiwiści nic nie "weryfikowali" i AP wydawało zgody, bo cóż, w sumie ich jak nie ma w kat. B materiałów archiwalnych to nie bardzo kat. B ich interesuje.
Noo i tutaj bardzo mocno to zależy od AP. Ja podlegam pod AP we Wrocławiu i oni już tutaj się czepiali, mimo że to była dokumentacja niearchiwalna. Jako że pracuję w sanatorium to miałam dokumentację medyczną. Ktoś kiedyś dokumentację medyczną wrzucił pod kat. B10. Ja jeszcze wtedy jako początkująca chciałam to wybrakować bo lata minęły i dowiedziałam się, że aaa takiego bo teraz jest B20 i tyle. Myślę więc że najlepiej w uzgodnić to ze swoim AP.
O.K ale powiedzmy że było wtedy i teraz też B5 ale hasło klasyfikacyjne było przykładowo 8521 a obecnie jest w JRWA 821 to co wpisujemy we wniosku o brakowanie? Przecież jeżeli dobrze pamiętam hasła się nie powinno zmieniać?
We wniosku nie wpisujesz symboli z JRWA (przynajmniej nie widziałem takiego draftu wniosku). Chyba, że chodzi o spis do brakowania, ten uzupełniasz zgodnie z rzeczywistością, czyli tym co jest na dokumentach. W tym przypadku będzie to "przykładowo 8521".
tak dzięki miałam na myśli spis do brakowania - tylko ten prowadzący szkolenie tak mi namieszał że sama już nie wiem
Dzień dobry,
Pytanie 1:
Co jeśli do brakowania dokumentacji nie mamy do danych kartonów z dawnych lat sporządzonych spisów??
Czy wtedy w uwagach umieszczamy zapis: Spis z natury i nic poza tym?
Pytanie 2:
Czy sporządzacie Państwo osobno spis-zdawczo odbiorczy do brakowania mp. B5, Be, Bc czy te wszystkie kategorie umieszczacie razem w jednym spisie?
Pytanie 1:
zapytaj w Twoim AP bo opinie Dyrektorów na ten temat są rozbieżne.
Pytanie 2: Masz obowiązek załączyć do wniosku spis "dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc". Ja dodatkowo na BE składam zawsze oddzielne wnioski.
Dzień dobry. Próbowałam odświeżyć wątek odnośnie nowych i starych przepisów dotyczących brakowania. Ale niestety nikt się nie odezwał. Spróbuje zatem tutaj. Proszę o pomoc w sprawie kwalifikowania dokumentacji wytypowanej do brakowania. Jestem osobą początkującą w temacie archiwizacji. A zastałam w naszym archiwum zakładowym dosyć duży bałagan. Dokumentacja była wytworzona w Urzędzie Gminy i Miasta w latach 1989-2009. Konkretnie są to: dziennik korespondencji 1989-1999, (1110) zaopatrzenie i nabór pracowników 2007-2008, (1311) absencja chorobowa 1998, (1312) absencja chorobowa 1999-2011, (1312) książki wyjść poza urząd 1996-1998, (1313) książki wyjść poza urząd 1999-2009, (1313) ewidencja delegacji służbowych 1997-1998, (2103) upłynnianie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych 1994. Proszę o pomoc- na co się powołać we wniosku do AP przy kwalifikowaniu dokumentacji wytypowanej do brakowania, skoro zakres lat jest tak duży i obowiązywały w tym czasie różne wykazy akt.
Zgodnie z zasadą wszystko przed 1990 rokiem należy przekazać do Archiwum Państwowego - ja zadzwoniłabym z pytaniem czy dzienniki korespondencji też ich interesują ;)
We wniosku na brakowanie powołujesz się na wszystkie rozporządzenia, które przez te lata obowiązywały.
Wpisujesz najpóźniej obowiązującą kategorię i numer z wykazu akt a w uwagach wpisujesz jaka była w poprzednich latach (jeżeli się różnią). oraz oczywiście co zawiera ta dokumentacja.
Jak AP coś będzie chciało uściślić to odpowiedzą na piśmie, nie obcinają od razu głowy :)
Archiwum wymaga cierpliwości :D
Jaka to nowa zasada, że wszystko przed 1990 oddajemy do archiwum państwowego?
Taką informację otrzymałam od swojego AP i archiwisty, którego stanowisko przejęłam - może to jest taka praktyka u mnie a ja uogólniłam błędnie - jeżeli tak to przepraszam.
Jednak wszystko przed 1990 rokiem przekazywaliśmy i dalej przekazuję do AP :)
Nie wynika to z żadnych przepisów.
Do AP oddajesz materiały archiwalne po 25 latach. Dodatkowo do kat. A np. jeśli chodzi o akta osobowe są kwalifikowane wszystkie akta sprzed 1950 roku (ma to oparcie w zarządzeniu dyrektora NDAP), de facto teraz 1953 i tak naprawdę to cała dokumentacja sprzed tego roku. Lecz już "młodsze" dokumenty to wedle uznania danego AP i w każdym może to być różnie. Ta granica co jest "z automatu" kat. A też w mojej ocenie ulga przesunięciu z czasem w górę, dawno nie robiłem tak starych akt, więc szczerze nie wiem jak to jest teraz dokładnie ale na pewno nie 1990, bo archiwa by nie miały tyle miejsce to raz, po po drugie nie ma sensu w tym i logiki.
U nas nie ma takich starych akt, to stosunkowo młoda gmina. Najdalej lata 70 ale to już nic prawie nie zostało w archiwum, jakieś pojedyncze odnajduję teczki, bo bałagan tez był konkretny jak zaczynałam.
Czyli najwyraźniej to ustalenia mojego AP bo tak procedura wygląda.
a czy na spisie do brakowania jak mam więcej pozycji z tym samym tytułem teczki ale różnymi oznaczeniami kancelaryjnymi - wykazu akt nie stosowano porem w późniejszych latach oznaczenie z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącego załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych a teraz z nowego JRWA a wszystko mam na jednym spisie to czy ma być pod tą samą pozycją w spisie> Bo ma to teraz uszeregowane wg oznaczenia kancelaryjnego i w sumie w trzech miejscach mam tą sama "sprawę" np. fundusz alimentacyjny?
i jeszcze drugie pytanko co piszecie w kolumnie uwagi przy spisie na brakowanie
Nie musisz porządkować spisu dokumentacji podlegającej brakowaniu wg oznaczeń kancelaryjnych ;) Obowiązek ten dotyczy spisów z-o ;)
Czy mogą być różne znaki teczek na jednej pozycji spisu? - Ja bym rozdzielił, ale jeżeli tytuł jest ten sam i chcesz to połączyć to nie sądzę aby AP miało możliwość podważania takiego zabiegu.
Jeżeli chodzi o układ to (poza archiwami wyodrębnionymi) możesz ułożyć go tak jak Tobie będzie wygodnie. Ja układam wg kolejności sygnatur, bo potem łatwiej jest mi zdjąć z półki.
Cytat: gtrafalski w Luty 20, 2026,Nie musisz porządkować spisu dokumentacji podlegającej brakowaniu wg oznaczeń kancelaryjnych ;) Obowiązek ten dotyczy spisów z-o ;)
Teoria, teoria a ja spotkałem się z minimum dwoma archiwami to wymagały takiego ułożenia. Dlatego zawsze warto pytać w konkretnym AP.
Moje AP wymaga ułożenia wg oznaczeń kancelaryjnych.
W uwagach wpisujesz co zawierają teczki, tak opisówka do informacji dla AP co brakujecie.