Pisma różne "do" i "z" instytucji oraz osób fizycznych w Wydziale Budownictwa.

[Ewcia]

Witam,
W naszym Starostwie wydział budownictwa posiada kilka segregatorów z różnymi pismami z instytucji i od osób fizycznych dot. różnych udzielonych informacji związanych z budownictwem. Nie bardzo wiemy jaki numer z JRWA nadać tym pismom. Bardzo prozę o pomoc. Z góry dziękuję.

[łucja]

A w jakich sprawach są te pisma?

[Danutka]

U mnie w urzędzie też pracownicy pozakładali takie teczki, gdzie wrzucali wszystkie pisma dot. spraw budowlanych, których nie mieli bądź nie potrafili gdzieś odpowiednio przyporządkować. Tytuł teczki nadano "Pisma różne", co dla mnie jest najgorszą z opcji, ponieważ pod takim hasłem może kryć się wszystko. Oczywiście przy próbie brakowania takiej teczki, archiwum państwowe zwróciło uwagę (słusznie) że jest to nieprawidłowe. Przynajmniej teraz mam podkładkę dla pracowników, żeby nie zakładali takich teczek, bo potem są problemy z ich brakowaniem itd. Ale te które już założono parę lat temu, to już tak zostały.

[liteona]

I jak to zostało rozwiązane?

[Dory]

Witam,
W naszym Starostwie wydział budownictwa posiada kilka segregatorów z różnymi pismami z instytucji i od osób fizycznych dot. różnych udzielonych informacji związanych z budownictwem. Nie bardzo wiemy jaki numer z JRWA nadać tym pismom. Bardzo prozę o pomoc. Z góry dziękuję.

      Kocham. Zmora chyba każdego archiwisty w tym kraju...

[Agatka1986]

A jak to się zakończyło?  Trzeba było poprawiać teczki i ewentualnie kto miał to zrobić. W kwestii podkladek - zastanawia mnie to, bo w mojej jednostce komórka zajmująca się placami postanowiła nie drukować pitow, absencji bo ma w systemie dziedzinowym. Nie zrobiła wyłączenia klasy elektronicznej a mamy system tradycyjny. Wszelkie próby tłumaczenia, jaki system jest obowiązujący nie pomagają i straszą pójściem do kierownika. W związku z tym pojawił się pomysł co by napisać do AP czy aby napewno muszą drukować jak wskazano w ik. Nie jestem zwolennikiem pisania pisma w kwestiach oczywistych zapisów ik.

[Barsa]

Trzeba podzielić teczkę na mniejsze teczki odpowiadające poszczególnym symbolom z JRWA - tak powinno się zrobić... ale
to też zależy od kategorii (oczywiście zdaje sobie sprawę, że nie powinno się tak wartościować dokumentacji, ale piszę nazwijmy to "z praktyki"). Jeżeli wszystko dotyczy B5 i wiemy, że na takie coś AP daje zgodę to wrzucamy wszystko pod jedno hasło i "zgrabnie" opisujemy. Modlimy się też, żeby AP nie sprawdziło tej teczki jeżeli będzie miało wizję robić ekspertyzę, a jak już nawet sprawdzi, żeby to była osoba z AP, która nie ma kija w.... i machnie ręką.

Przerabiałem i układanie kilku metrów "korespondencji", "pismo różnych" na 20 symboli, jak i "machanie ręką", ale słyszałem też o nieprzyjemnej sytuacji na ekspertyzie - także każdy ma wybór

[Barsa]

ma w systemie dziedzinowym

.... aha i ten system spełnia warunki odpowiedniego rozporządzenia, archiwizuje się tam, brakuje, klasyfikuje i kwalifikuje

[Agatka1986]

.... aha i ten system spełnia warunki odpowiedniego rozporządzenia, archiwizuje się tam, brakuje, klasyfikuje i kwalifikuje

Jeśli Chodzi o moją sytuację z placami to system dziedzinowy oczywiscie nie ma modułu archiwum i nie zapewnią archiwizacji zgodnie z przepisami 

[Ewcia]

To są ogólnie pisma gdzie Wydział Budownictwa udziela różnych informacji dot. dokumentacji budowlanych, wydanych pozwoleń, decyzji itd, tylko w tym problem, że nie widzę numeru z JRWA który by ewentualnie pasował
Widziałam, że niektóre pisma miały numer 0718 kat. B5 (JRWA przed 2011r.) z nowego JRWA nie widzę odpowiedniego numeru...

[liteona]

Raczej jednej kategorii nie wynajdziesz. Trzeba poszukać najbardziej pasującego hasła. Ciężko też coś doradzić bez przejrzenia pism.

[Dory]

.... aha i ten system spełnia warunki odpowiedniego rozporządzenia, archiwizuje się tam, brakuje, klasyfikuje i kwalifikuje

Na pewno