KSeF

[Lidka65]

Witam wszystkich, mam pytanie odnośnie KSeF. Zajmuję się składnicą akt w moim zakładzie pracy (biblioteka). Czynności kancelaryjne wykonywane są u nas w systemie tradycyjnym. Czy w związku z KSeF i "pojawieniem" się faktur elektronicznych powinnam uaktualnić Instrukcję Kancelaryjną i JRWA? W JRWA faktury ujmowane są w "Dokumentach księgowych". Czy tam przy okresie przechowywania umieścić uwagę np. że faktury ustrukturyzowane przechowywane są w systemie KSeF 10 lat? Zupełnie nie wiem natomiast jaki zapis zrobić w Instrukcji Kancelaryjnej. Może wystarczy nanieść zmiany tylko w Regulaminie Obiegu Dokumentów?

Pozdrawiam   

[lukas_drill]

witam,
również bardzo chętnie dowiem się tych rzeczy...
U nas twierdzą, że KSeF w zasadzie nic nie zmienia w kwestii archiwizacji, bo nie ma możliwości dodawania dopisków, opisów na fakturach itp. No ja już nie wiem, bo gdzieś czytałem (hmmm, tylko gdzie...), że będzie jakaś edytowalna stopka czy coś w tym stylu, no i to można wykorzystać...
Może warto swoje AP zapytać...?
Wg. mnie cała sytuacja bardzo podobna jest do CEDiG. Przy obsłudze dowodów w JRWA jest informacja, że inny jest okres przechowywania kopert dowodowych od czasu działalności CEDiG. Tutaj też mógłby się pojawić podobny zapis, ale zapewne KSeFotwórca o tym nawet nie pomyślał...

[Barsa]

Co ma za znaczenie ile to będzie przechowywane w jakimś tam systemie? Gdy są wasze sprawozdania w GUS itd. to patrzycie ile oni przechowują?
Jeżeli macie jakieś inne regulaminy na obieg dokumentów niż IK to może coś tam trzeba zmienić, ale w archiwizacji wiele się nie zmienia a w sumie w mojej ocenie nic. Chyba, że ktoś zmieni formę z papierowej na elektroniczną i wyjmie dowody księgowe z wyjątków jeżeli tam je ma.

[gtrafalski]

Zmienia o tyle, że faktura jest teraz naturalnym dokumentem elektronicznym w .xml . Poza tym, w systemie papierowym, niewiele się zmienia (nadal trzeba jakoś zarejestrować wpływ, przeprocesować i zarchiwizować). To, że będzie to leżało w systemie przez 10 lat niewiele zmienia, bo przecież e-maile też leżą na serwerze a przecież drukujemy je do akt spraw. 

[łucja]

https://www.prawo.pl/podatki/dr-pietrzyk-ksef-nie-pelni-roli-archiwow-panstwowych,1539190.html

Wykładnia NDAP na temat KSeF.

[archiwumUM]

https://www.prawo.pl/podatki/dr-pietrzyk-ksef-nie-pelni-roli-archiwow-panstwowych,1539190.html

Wykładnia NDAP na temat KSeF.

No właśnie w temacie. Na ten moment postępujemy w ten sposób: drukujemy faktury z KSeF (bo mamy nadal obieg tradycyjny ze wspomaganiem EZD), następnie dekretacja następuje na papierze i dalej potwierdzany jest odbiór na papierze do komórek merytorycznych. Czy wystarczyłoby tyle czy jednak rejestrować takie faktury w EZD w rejestrze faktur?

[Barsa]

Takie coś jak rejestr faktur nie jest obowiązkowe (w odróżnieniu od np. rejestru korespondencji wpływającej )... ale skoro już prowadzicie to powinien być raczej kompletny.

[Aleksandra]

Mam inne pytanie, o praktykę w Waszych jednostkach. Przenosimy fakturę z KSEF do ezd, kancelaria rejestruje i dekretuje na księgowość. Co dzieje się w księgowości? (u nas cała księgowość w zasadzie jest na wyjątku papierowym). Czy księgowość powinna każdą jedną fakturę rejestrować jako sprawę? jako nietworzącą sprawy? Czy może zrobić jeden "worek" typu rejestr, tj. założyc jedną sprawę (czy NS-a) na rok i podpinać tam każdą kolejną fakturę? A może jeszcze inaczej - ponieważ jest na papierze, to może wziąć tylko DW?

[Agatka1986]

Mam inne pytanie, o praktykę w Waszych jednostkach. Przenosimy fakturę z KSEF do ezd, kancelaria rejestruje i dekretuje na księgowość. Co dzieje się w księgowości? (u nas cała księgowość w zasadzie jest na wyjątku papierowym). Czy księgowość powinna każdą jedną fakturę rejestrować jako sprawę? jako nietworzącą sprawy? Czy może zrobić jeden "worek" typu rejestr, tj. założyc jedną sprawę (czy NS-a) na rok i podpinać tam każdą kolejną fakturę? A może jeszcze inaczej - ponieważ jest na papierze, to może wziąć tylko DW?

Tez mam problem z obiegiem jeśli chodzi o księgowość. Wydaje mi się, że skoro nie tworzy akt sprawy to się nie rejestruje tylko oznacza jako nietworzaca akt sprawy. Wtedy tylko przyporzadkowuje się do klasy z JRWA. 

[Świeżynka2]

Właśnie u mnie ten sam problem  mamy obieg papierowy i wspomagające EZD.
KSeF wpada na sekretariat tutaj dekretacja potem jest przekazany do działu administracyjnego (opis FV) udostępniany na administrację, żeby dołączyć do sprawy a następnie administracja przekazuje do działu finansowego.

[Zuzka]

U nas wyłączyliśmy zarządzeniem faktury z obiegu w EZD ponieważ mamy program do obiegu faktur i jest on zintegrowany z KSeF. Cały obieg (opisy faktur) odbywa się w tym programie i nikt już niczego nie drukuje. Archiwizowane w formie papierowej są tylko te faktury, które dostarczone są jeszcze papierowo oraz paragony.
Producent oprogramowania zrobił wielkie oczy, kiedy zapytaliśmy jak zgrać faktury z KSeF na nośnik, żeby ich nie drukować a zgodnie z JRWA i przepisami oddać do archiwum. Stwierdził, że one są integralną częścią całej bazy i nie nagrywa się ich do archiwizacji. Księgowość więc stwierdziła, że w takim razie skoro się informatyzujemy to nie będziemy robić papierowych KSefów, stąd to wyłączenie z obiegu EZD.
Myślę, że archiwa państwowe mają dokładnie ten sam problem
Znów się okazuje, że technologia poszła dużo dalej niż przepisy.

[Danutka]

A jak w takim programie jest z kwestią brakowania tych faktur w przyszłości? Czy program wytypuje już przedawnione faktury, czy samemu trzeba je wyszukać?

[Zuzka]

A jak w takim programie jest z kwestią brakowania tych faktur w przyszłości? Czy program wytypuje już przedawnione faktury, czy samemu trzeba je wyszukać?

Z tego co mi przekazano, nie ma takiej możliwości w tych programach. One są jako XML włączone we wszystkie procesy i połączone są z innymi przypisanymi do nich dokumentami. Autorzy oprogramowania jakby nie wiedzą o co się pytamy, a drukowana wizualizacja nie jest fakturą więc to się mija z celem.

Podobnie jest np. w obiegu urlopów składanych w sposób elektroniczny w programach/modułach kadrowych.

[Dory]

Z tego co mi przekazano, nie ma takiej możliwości w tych programach. One są jako XML włączone we wszystkie procesy i połączone są z innymi przypisanymi do nich dokumentami. Autorzy oprogramowania jakby nie wiedzą o co się pytamy, a drukowana wizualizacja nie jest fakturą więc to się mija z celem.

Podobnie jest np. w obiegu urlopów składanych w sposób elektroniczny w programach/modułach kadrowych.

Skoro nie ma możliwości, jak macie zamiar wykonać brakowanie zgodnie z przepisami??

[Zuzka]

Skoro nie ma możliwości, jak macie zamiar wykonać brakowanie zgodnie z przepisami??

No właśnie jestem też ciekawa jak robią to inni użytkownicy, szczególnie w instytucjach centralnyh, bo co z tego że zmarnuje się tony papieru na wydruk wizualizacji faktur czy kilogramy płyt na ich na nośniki skoro skoro to nie będą oryginalne dokumentu, a pliki i tak pozostaną. Tak jest zresztą we wszystkich programach dziedzinowych czy dedykowanych bez funkcji archiwizacji.

Technologia się rozwija w kwestii gromadzenia danych, a już nie konieczne w stronę archiwizacji.

Zarchiwizujemy faktury, rachunki i paragony te, które trafiają i będą trafiać w formie papierowej.