Błędy we wnioskach na brakowanie wysłanych do AP

[Archeownia2025]

Dzień dobry. Przejęłam niedawno  obowiązki w archiwum zakładowym urzędu gminy i miasta. Jestem osobą początkującą w tym temacie.  Archiwum jest w stanie dosyć zaniedbanym. Kolega, który zajmował się tym od 2022 roku niestety zostawił mnie z masą problemów. Otóż w roku 2022 utworzył kilka spraw odnośnie brakowanie, zrobił spis dokumentacji niearchiwalnej i uzyskał zgody kierowników. Następnie kolejno w latach 2023, 2024 i 2025 utworzył następne sprawy odnośnie brakowania- zrobił spis dokumentacji niearchiwalnej i również uzyskał zgody kierowników. W każdym roku utworzył kilka lub kilkanaście takich spraw. Natomiast w roku 2025 utworzył kolejne jeszcze sprawy, które to są połączeniem spraw z lat wcześniejszych. Po prostu sprawy z 2022, 2023, 2024 i 2025 pomieszał i połączył w 2025 roku w kolejne sprawy. Zrobił to myląc numery spisów i wpisując błędne ilości. I takie wnioski z nowymi numerami spraw w 2025 roku wysłał do AP z prośbą o zgodę na brakowanie. Problem w tym, że na część tych wniosków AP wydało zgodę na brakowanie. Proszę o poradę doświadczonych forumowiczów, co z tym teraz zrobić. Chociaż zdaję sobie sprawę, że nie obejdzie się bez konsultacji z moim AP. Strasznie ciężko było mi odszyfrować które sprawy tak pociął i wymixiwał. Jak wybrnąć z tej sytuacji, kiedy numery spisów i ilości są pomylone, a sprawy tak wymieszane?

[liteona]

Nie obejdzie się bez konsultacji z AP
Bałabym się brakować w takiej sytuacji, najlepiej od nowa utworzyć spisy, wnioski i uzyskać zgody AP na brakowanie.

[Archeownia2025]

Wiem, że prędzej czy później czeka mnie konsultacja z moim AP w tym temacie. Ale zastanawiam się czy nie utworzyć całkiem nowych spraw i prawidłowo wszystko spisać i ująć i wtedy przedstawić sytuację AP.

[liteona]

Jeżeli nie masz daleko do AP możesz się umówić na konsultację. Ja tak jeździłam i wtedy łatwiej wytłumaczyć i pokazać ale moje AP, a zwłaszcza Pani Kierownik jest bardzo miła i pomocna.
Myślę, że nowe spisy są jedynym wyjściem w takiej sytuacji.

[Archeownia2025]

Taka konsultacja na miejscu w AP będzie najrozsądniejszym wyjściem. Bo ciężko ten temat wytłumaczyć na odległość. Szkoda tylko, że moją znajomość z AP będę rozpoczynać od takich spraw   

[gtrafalski]

Spokojnie! Moje doświadczenia pracy w nadzorze archiwalnym wskazują, że ludzi najczęściej poznaje się przy okazji kontroli, lub przy okazji konsultacji jakiś zawiłych i trudnych spraw. W Twoim AP też na pewno są przyzwyczajeni do tego rodzaju problemów.
Zadzwoń i umów się na spotkanie! Na pewno dostaniesz pomoc!

[Archeownia2025]

Wielkie dzięki za uspokojenie. Mam trochę tych zawiłych spraw do konsultacji, bo dopiero niedawno zaczęłam się zajmować archiwum zakładowym, które jest dosyć zaniedbane.   Pozdrawiam forumowiczów!