teczka obiektowa

[audeo]

Czy mogę prosić o wyjaśnienie o co chodzi w tym uszczegółowieniu dotyczącym niektórych klas (JRWA 2011, np. 5142, 5222, 5223, 5232, 5534) "*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej ...(w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A – por. klasa ..." - czy wtedy sprawy prowadzimy pod daną klasą ale do archiwum zakładowego przekazujemy jako teczkę obiektową (5134, 5227, 5536). Z góry dziękuję. A.

[Marcin Kapała]

Wyjaśnienie można znaleźć w § 53.6 Instrukcji kancelaryjnej (z 2011):

"W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw..."

Akta spraw z teczek od 5140 do 5148, od 5171 do 5176 oraz 5181-5183 powinny trafić do właściwych teczek zbiorczych odpowiadających zabytkom/obiektom, dla których były prowadzone sprawy - dla każdego zabytku/obiektu zakładamy odrębną teczkę zbiorczą (5134). Analogicznie postępujemy z aktami spraw z teczek od 5220 do 5224 (teczka zbiorcza 5227) oraz pozostałymi teczkami, dla których w uwagach do klasy rzeczowej przewidziana jest teczka zbiorcza. Brak teczek zbiorczych pociąga za sobą konieczność zmiany kwalifikacji archiwalnej z kategorii B10 na kategorię A wszystkich prowadzonych teczek, których akta spraw zasiliłby teczki zbiorcze (obiektów/ zabytków).

[audeo]

OK. Czyli wydział prowadzący sprawy przynależące wg jrwa do np. 5181 do 5183 przekaże je do archiwum zakładowego jak teczkę zbiorczą obiektu XYZ pod znakiem 5134 z 2024? Zakładamy w wydziale teczki dla obiektów (5134) i tam archiwizujemy wszystko co wypracuje wydział w danym roku bez względu czy to będzie sprawa prowadzona pod 5181 czy 5182 czy też 5183? Przepraszam że tak dopytuję ale chcę to móc umieć wytłumaczyć współpracownikom.

[Marcin Kapała]

Dokładnie tak - do teczki zbiorczej obiektu XYZ (5134) odłożone zostaną sprawy z klas 5181-5183, które dotyczyły obiektu XYZ. Sprawy innych obiektów z tych klas należy odłożyć do właściwych teczek obiektowych. Teczki 5181-5183 również należy przekazać do archiwum zakładowego. Ich zawartość będą stanowiły spisy spraw prowadzone w danym roku kalendarzowy.